В рекомендации:

 – общие правила ведения личных дел;

– оформление личного дела работника;

– состав личного дела;

– обновление личного дела;

– ограничения на хранение документов в личном деле;

– ошибки при ведении личных дел.

Вести личные дела сотрудников ТК не обязывает. Такая обязанность есть только в отношении определенных категорий работников, например, госслужащих. Однако ведение личных дел помогает систематизировать кадровую информацию, получать сведения о работнике и необходимых документах в короткие сроки.

Какие правила соблюдать при ведении личных дел

Формируйте личное дело каждого работника с того момента, как приняли его на работу и в течение всей трудовой деятельности, вплоть до увольнения. В личном деле храните документы, которые связаны с трудовой деятельностью работника.

В личное дело включаются:

• персональные данные работника;
• трудовой договор;
• приказы о приеме на работу и прекращении трудовых отношений;
• приказы о переводах;
• результаты аттестации и т. д.

Работодатель должен не просто оформить все документы личного дела, но и правильно его вести. Личное дело работника – конфиденциальный документ, поэтому доступ к нему должен быть ограничен.

Сотрудники имеют право знать содержание своего личного дела. Работник вправе обратиться к работодателю с просьбой предоставить ему документы, связанные с его трудовой деятельностью .

Закрытие личного дела оформляют в день, когда с работником прекращают трудовой договор, а его документы передают на архивное хранение.

Внимание

В личных делах хранят персональные данные работника. Работодатель обязан соблюдать требования по их защите – обеспечить их безопасность и конфиденциальность .

Как оформить личное дела работника

Заведите отдельную папку и заполните титульный лист.

На титульном листе личного дела сотрудника укажите:

• название организации;
• название отдела, где будет работать новый специалист;
• номер личного дела;
• ФИО работника;
• дату начала работы.

Какие документы должны быть в составе личного дела

Работодатель самостоятельно решает, какие документы будут находиться в личном деле работника – с учетом специфики своей деятельности. Порядок, форму, состав личного дела утверждайте самостоятельно в локальных актах.

Документы в личное дело складывайте в хронологическом порядке: первыми будут документы о трудоустройстве – заявление, трудовой договор, приказ. Последним – приказ о прекращении трудового договора.

Заполните внутреннюю опись документов, что находятся в деле. Эту опись нужно составлять сразу, как будет сформирована папка, то есть в день приема сотрудника на работу.

Опись составляйте в виде перечня: укажите номер документа, название и номера листов дела, которые он занимает.

Новые документы работника также вносите во внутреннюю опись. Саму опись помещают в папку к остальным документам. При этом опись можно приклеить к внутренней лицевой стороне обложки личного дела.

Храните в папке личного дела документы, которые относятся к трудовой деятельности работника или необходимы для подтверждения различных сведений о нем, например:

• согласие на обработку персональных данных;
• соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
• анкета, заполненная сотрудником при трудоустройстве.
• личный листок по учету кадров.
• дополнения к личному листку.
• трудовой договор и допоглашения к нему;
• должностная инструкция;
• копии приказов о приеме, о внутренних переводах;
• договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает).
• характеристики и письма от прежних работодателей.
• различные заявления, которые писал сотрудник в период своей работы.
• данные об аттестации и т. д.

Ситуация

Заявление при приеме 

Нужно ли брать с работника письменное заявление о приеме на работу или это не обязательно?

– Нет, это не обязательно. ТК не устанавливает такого требования.

Однако если вы берете заявления о приеме на работу у соискателей – это не нарушение. Вложите его в личное дело работника. Главное – у вас в любом случае должен быть заключен с работником трудовой договор, так как только он будет основанием для приказа о приеме на работу .

В отдельных случаях работник предоставляет работодателю дополнительные документы при трудоустройстве на определенную должность. Например, если работа предполагает обязательные медосмотры, то к общему пакету прикладывается медицинское заключение о профпригодности работника.

Ситуация

Хранение справок в личном деле работника 

Служба безопасности нашего иностранного предприятия без каких-либо официальных оснований и объяснений запросила у руководителя отдела по работе с персоналом личные дела работников и вывезла их за пределы офиса. Позднее в адрес руководителя отдела по работе с персоналом поступила жалоба о том, что в личных делах отсутствуют справки о несудимости, а также о не нахождении на учете в психоневрологическом и наркологическом диспансерах.

Просим разъяснить правомерны ли действия службы безопасности и обязаны ли мы при приеме на работу требовать от кандидатов перечисленные справки и хранить их в личных делах?

Служба безопасности не имеет права вмешиваться в работу отдела кадров (отдела по работе с персоналом), особенно в части хранения и обработки персональных данных работников.

Согласно Закону «О персональных данных» № ЗРУ-547 от 02.07.2019:

• персональные данные работника (в том числе содержащиеся в личных делах) подлежат защите,
• обрабатывать (в том числе просматривать, копировать, перемещать) их могут только уполномоченные сотрудники, определенные приказом,
• доступ к таким данным должен быть ограничен и обеспечен режим конфиденциальности.

Сотрудники службы безопасности не могут иметь доступ к личным делам работников, если они не включены в круг уполномоченных лиц, допущенных к обработке персональных данных.

Такие действия могут повлечь:

• ответственность за нарушение закона «О персональных данных»,
• административную или дисциплинарную ответственность за нарушение трудового законодательства,
• создание угрозы утечки конфиденциальной информации.

Kadrovik.uz рекомендует

Подробнее о том, как хранить и использовать персональные данные работников, в рекомендации экспертов

Трудовым законодательством определен исчерпывающий список документов, требуемых при приеме на работу:

• паспорт или ID-карта, а лица в возрасте до 16 лет - свидетельство о рождении или ID-карта;
• трудовая книжка или выписка из электронной трудовой книжки;
• военный билет либо приписное удостоверение;
• документ об образовании либо иной соответствующий документ при поступлении на работу, к выполнению которой могут быть допущены только лица, имеющие специальное образование или специальную подготовку;
• ПИНФЛ.

Внимание

При приеме на работу запрещается требовать документы, не предусмотренные трудовым законодательством. Подробнее о том, какие документы трубовать при приеме на работу, а какие – после, в рекомендации экспертов.

О психоневрологическом или наркологическом диспансерном учете работодатель сможет запросить данные только на тех работников, кому необходимо обязательное медосвидетельствование. Отдельные справки об этом от работников требовать запрещается. В том числе отсутствие у соискателя справки о несудимости не является основанием для отказа в приеме на работу. Работодатель не вправе отказать в трудоустройстве только на этом основании. Более того, отказ по причине наличия судимости, в том числе погашенной или снятой, считается незаконным.

Kadrovik.uz рекомендует

Подробнее о том, когда можно и когда нельзя отказать в приеме на работу, узнайте в рекомендации

Таким образом, запрашивать справки об отсутствии судимости либо из психо- и наркодиспансерах можно только в исключительных случаях, если это прямо предусмотрено законом (например, работа в сфере образования, медицины, госслужбы и др.). И в общем случае, в других организациях требование таких справок при приеме на работу может считаться избыточным и нарушающим принцип недопущения вмешательства в частную жизнь.

Если по закону от работника требуется представить справку (например, об отсутствии судимости), работодатель не имеет права хранить оригинал или копию этой справки без согласия работника. В таком случае справку нужно вернуть сотруднику.

Однако, если у работодателя не будет подтверждения, что сотрудник предъявил такую справку, при проверке могут возникнуть вопросы. Поэтому разумным решением будет сделать заверенную копию справки, оставить ее в личном деле и обязательно получить от работника письменное согласие на обработку и хранение этой копии.

Когда обновлять личное дело

В личном деле работодатель отмечает изменения, которые связаны с трудовой деятельностью работника. Также важно регулярно его обновлять. К примеру, если за период работы у сотрудника изменились данные или появились новые, то личное дело нужно обновить.

Обновите личное дело работника, если:

• с работником заключили дополнительное соглашение;
• оформили приказ о переводе его на другую должность;
• поощрили работника либо привлекли его к дисциплинарному взысканию;
• работник прошел периодический медосмотр и т. д.

Если у работника появились новые документы, внесите их в личное дело и внутреннюю опись.

Какие документы нельзя хранить в личном деле

Не храните в личном деле копии личных документов сотрудников, чтобы исключить претензии при проверках. После того как получили документы от работника, проверили, отметили у себя необходимую информацию, верните их сотруднику.

Так, в личном деле нельзя хранить копии:

1. паспорта;
2. военного билета;
3. диплома об образовании;
4. свидетельства о заключении или расторжении брака;
5. свидетельство о рождении ребенка.

Внимание

За нарушения, связанные с обработкой и хранением персональных данных должностное лицо могут оштрафовать в размере 50 БРВ  .

Какие ошибки могут быть при ведении личных дел

На практике, при ведении документов часто допускают следующие ошибки:

• не вкладывают в личное дело: трудовой договор, медсправки, документы об образовании.

• включают в личное дело документы, которых в нем быть не должно; 
• передают личные дела сторонним организациям и лицам. 

Если храните в личных делах копии личных документов работников – это основание для того, чтобы привлечь работодателя к административной ответственности. За нарушение законодательства о персональных данных должностное лицо могут оштрафовать в размере 50 БРВ  .

При проверке трудовая инспекция или специалист ГТИ могут потребовать актуальную документацию по каждому работнику, а работодатель обязан ее предоставить. Это документы, которые подтверждают, что работодатель соблюдает обязательные требования ТК: трудовые договоры, приказы об их заключении, изменении, прекращении, а также уведомления работников, должностные инструкции и пр.

Таким образом несмотря на то, что работодатель не обязан вести личные дела, это помогает систематизировать информацию о работниках, получать данные о работе и необходимых документах в кратчайшие сроки.