Какие виды документов относятся к локальным актам и как их правильно оформить? Что делать, если локальный акт должен быть согласован с представительным органом работников, а в организации его нет? Обязательны ли локальные акты в микрофирмах?

– Локальные акты – это внутренние документы организации, регламентирующие отдельные вопросы рабочего процесса и трудовых взаимоотношений у конкретного работодателя (положения, инструкции, правила, графики и т.п.).

Они:

• распространяются на весь персонал организации или на отдельные категории работников (несовершеннолетних, женщин, работников с неблагоприятными условиями труда и других);
• позволяют:

– решать вопросы, прямо не урегулированные ТК и другими актами законодательства;

– конкретизировать положения трудового законодательства;

– устанавливать для работников дополнительные трудовые права и гарантии по сравнению с законодательством.

Какие локальные акты обязательны

ТК не содержит единого перечня локальных актов, обязательных для всех организаций. В тех случаях, когда нормы ТК, связанные с определенным локальным актом, носят императивный (категоричный) характер, – такой локальный акт обязателен. Например, ст. 228 ТК четко устанавливает, что очередность предоставления ежегодных трудовых отпусков определяет график отпусков. Или – ст. 178 ТК требует от работодателя передавать персональные данные работника в пределах одной организации в соответствии с локальным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись. Если в организации – сменная работа, режим рабочего времени определяется графиком сменности . И так далее...

Помимо обязательных, работодатель вправе разрабатывать любые другие локальные акты, не противоречащие законодательству, исходя из специфики деятельности, особенностей организации производства и труда в компании.

Что регулируют локальные акты

Закон не ограничивает круг вопросов, которые могут регулировать локальные акты. В них можно прописать:

• особенности режима рабочего времени и отдыха в организации;
• вопросы охраны труда;
• порядок поощрения персонала и применения дисциплинарных взысканий;
• систему и сроки оплаты труда;
• виды материального стимулирования работников (надбавки, премии, доплаты и т.д.);
• порядок обработки и защиты персональных данных работников;
• особенности соблюдения коммерческой тайны;
• порядок ведения внутреннего делопроизводства;
• структуру организации и порядок взаимодействия подразделений между собой;
• порядок конкурсного отбора при приеме на работу, аттестации работников;
• другие вопросы.

Ситуация

Контроль за служебной перепиской 

В работе нашей организации активно используется корпоративная электронная почта для обмена рабочими документами, поручениями и внутренней переписки. Хотим закрепить ответственность работников, а также право работодателя контролировать служебную переписку. Как правильно это оформить и в каком документе лучше закрепить? Допустимо ли отслеживание переписки, что считается нарушением и кто отвечает за соблюдение этих правил использования корпоративной почты?

Работодатель может установить правила использования корпоративной почты, а также закрепить ответственность работников и свое право на контроль служебной переписки. Это не нарушает законодательство, если закреплено локальным актом и работники с ним ознакомлены. Положения о работе с корпоративной почтой можно включить в ПВТР – как локальный акт организации, регулирующий трудовую дисциплину работников на рабочем месте. Поэтому работодатель вправе включить в ПВТР любые вопросы, которые регулируют трудовые отношения с работниками, в том числе порядок работы с корпоративной почтой. Также работодатель может разработать Политику информационной безопасности или отдельное Положение об использовании информационных ресурсов.

В ПВТР или локальном акте можно закрепить:

• что корпоративная почта предоставляется исключительно для рабочих целей;
• запрет на использование корпоративной почты в личных целях;
• право работодателя проверять служебную переписку – при условии, что это делается в целях контроля за выполнением трудовых обязанностей, соблюдением стандартов безопасности и защиты интересов организации;
• ответственность работников за несанкционированное использование, передачу третьим лицам конфиденциальной информации, загрузку вредоносных файлов и т. д.;
• назначение лица либо службы, ответственных за контроль и соблюдение этих правил (например: ИТ-специалист, специалист по информационной безопасности, кадровая служба).

Важно

Контроль должен быть соразмерным и не нарушающим права работника на личную жизнь.

Работодатель вправе контролировать корпоративную почту работников, если это прямо закреплено в ПВТР или другом локальном акте организации. Работник должен быть ознакомлен с локальным актом под подпись и обязан в дальнейшем соблюдать установленные правила .

Какие локальные акты нужно согласовать с представительным органом работников

Ненадлежащее оформление локальных актов может повлечь признание их недействительными. Более того, нарушение установленного порядка утверждения локального акта чревато отменой вынесенных на его основе приказов или распоряжений работодателя, судебными разбирательствами, привлечением руководителя к административной ответственности.

Чтобы избежать этого, компаниям следует с особой внимательностью подходить к процессу утверждения локальных актов. В частности, – тех, которые работодатель принимает не единолично, а по согласованию с профсоюзным комитетом или иным представительным органом работников (ПОР).

Ст. 12 ТК устанавливает два вида локальных актов: 1) принимаемые работодателем единолично; 2) принимаемые по согласованию с ПОР. Перечень локальных актов, принимаемых по согласованию с  ПОР, может быть установлен:

• Трудовым кодексом;
• коллективными соглашениями или коллективным договором;
• самими локальными актами.

Трудовой кодекс обязывает работодателя согласовывать с ПОР:

• положение о конкурсном отборе при приеме на работу ;
• график отпусков ;
• правила внутреннего трудового распорядка ;
• иные локальные акты:

– регулирующие порядок применения суммированного учета рабочего времени , а также разделения рабочего дня на части и предусматривающие перечень работ, на которых вводится такой режим ;

– связанные с любыми видами выплат работникам (в т.ч. гарантийного, стимулирующего, компенсационного характера), а также устанавливающие системы оплаты труда и премирования ;

– о порядке проведения служебного расследования ;

– о дистанционной работе ;

– о вахтовом методе работы, включая графики рабочего времени и времени отдыха ;

– о дополнительных гарантиях работникам, осуществляющим трудовую деятельность в неблагоприятных условиях труда и природно-климатических условиях ;

– иные локальные акты в случаях, предусмотренных ТК.

Как разработать и утвердить локальный акт

Придерживайтесь следующего алгоритма: 

I. Определите, какая служба, отдел, или конкретный сотрудник будут готовить проект локального акта. Обычно ПВТР разрабатывает юрист предприятия, график отпусков – отдел кадров, положение об оплате труда – бухгалтерия и т.п.

Чтобы исключить конфликты по этому вопросу между подразделениями и сотрудниками, советуем прописать порядок подготовки проектов локальных актов в отдельном документе. Например, – в инструкции о делопроизводстве. Кроме того, желательно включить обязанность по разработке определенных локальных актов в должностные инструкции работников.

Порядок и сроки подготовки проекта локального акта можно отразить в приказе.

II. На стадии разработки документа ознакомьте с ним все заинтересованные отделы  или конкретных работников, получите письменные замечания и предложения.

III. Скорректированный с учетом упомянутых замечаний документ с сопроводительным письмом направьте в ПОР для согласования. Пусть председатель или иной член ПОР, который принял письмо, проставит отметку об этом на втором экземпляре письма (с подписью и датой приема).  Сохраните этот второй экземпляр.

ПОР должен сообщить свое решение работодателю в письменной форме в 20-дневный срок со дня получения письменного обращения работодателя. Если по истечении этого срока обращение работодателя осталось без ответа, он вправе принять локальный акт без согласия ПОР . 

IV. ПОР обсуждает проект локального акта на заседании. Итоги рассмотрения оформляются протоколом, где отражаются результаты голосования. Копию протокола или выписку из него вместе с сопроводительным письмом ПОР направляет работодателю.

В письме обычно фиксируется положительное или отрицательное решение ПОР. Если ПОР сочтет, что отдельные нормы документа противоречат закону или снижают гарантии прав работников, он может представить в письме работодателю свои мотивированные поправки. В этом случае работодатель отдает проект локального акта вместе с мнением ПОР на доработку, после чего вновь направляет его на рассмотрение ПОР.

V. После согласования с ПОР работодатель утверждает локальный акт приказом. На титульном листе локального акта делается отметка:

• «Утверждено приказом №____ от ____».

Гриф согласования с ПОР ставится на титуле или последней странице документа:

• «С профсоюзным комитетом ООО «NAVRUZ» согласовано (протокол от ___________ № ___)».

Копии приказа и протокола заседания ПОР (или выписку из протокола) прикладываются к локальному акту.

Если ПОР в 20-дневный срок не ответил на письменное обращение работодателя о согласовании локального акта, на нем делается отметка:

• «Представительный орган ООО «NAVRUZ» свое решение о согласовании локального акта в установленный срок не представил».

Если в организации нет представительного органа работников

Если работодатель хочет принять локальный акт, который по ТК должен быть согласован с ПОР, а в организации такого органа нет, он письменно обязан информировать трудовой коллектив:

1) о намерении принять локальный акт;

2) о праве работников создать представительный орган. 

Информировать можно разными способами:

• направить документ на электронный корпоративный портал организации или личную электронную почту каждого сотрудника;
• вывесить объявление в общедоступном месте и т.п.

Но какой бы вариант вы не выбрали, главное – доказать, что обращение действительно доведено до сведения трудового коллектива. 

Можно, к примеру, созвать общее собрание (конференцию) трудового коллектива, на котором  зачитать обращение работодателя присутствующим, и это будет зафиксировано в протоколе собрания.

Если в течение 2 недель после письменного информирования трудовой коллектив не проведет общее собрание (конференцию) по вопросу создания ПОР, работодатель вправе принять локальный акт самостоятельно . В этом случае на локальном акте делается отметка:

• «На момент утверждения локального акта представительный орган в ООО «NAVRUZ» не создан по причине отсутствия по этому вопросу решения трудового коллектива».

Нужно ли принимать локальные акты в микрофирмах

ТК позволяет микрофирмам по своему усмотрению решать вопрос, – какие локальные акты им принимать . Микрофирма может отказаться от локальных актов полностью или частично. Но тогда все условия, которые должны регулироваться этими документами, нужно включать в трудовые договоры работников:

• конкретный режим рабочего времени;
• продолжительность ежегодного трудового отпуска;
• сроки выплаты заработной платы (не менее чем 2 раза в месяц);
• доплаты и надбавки компенсационного характера (если они предусмотрены);
• другие условия труда.