Для разработки и утверждения KPI (Key Performance Indicators – ключевых показателей эффективности) необходимо следовать четкой процедуре, чтобы убедиться, что показатели отражают стратегические цели компании и служат инструментом для измерения прогресса.

Прежде чем разрабатывать KPI нужно:

• понять, чего компания хочет достичь в ближайшие месяцы или годы. Это могут быть цели, связанные с увеличением прибыли, улучшением обслуживания клиентов или развитием новых продуктов;
• продумать, какие процессы или задачи особенно важны для успеха компании. Это могут быть: продажи, маркетинг, производство, обслуживание клиентов и другие направления.

Каждый отдел и сотрудник в частности должен работать на достижение этих общих целей. Например, если цель компании – улучшить обслуживание клиентов, то KPI сотрудников отдела продаж должны быть связаны с этим.

Что измерять и как

Система KPI представляет собой систему финансовых и нефинансовых показателей, оказывающих влияние на количественное или качественное изменение результатов относительно стратегических целей. Перечень показателей системы KPI на разных уровнях (организации в целом, функциональных подразделений и каждого сотрудника) должен быть сбалансированным.

Чтобы легче было выбрать KPI, разбейте их на группы: финансовые (например, прибыль), операционные (скорость выполнения заказов), клиентоориентированные (уровень удовлетворенности клиентов) и так далее.

Но чаще всего работодателя интересуют четыре вида метрик:

• затраты – определяются объемы расходов ресурсов (как материальных, так и денежных) для выполнения конкретных целей;
• производительность – оценка нагрузки на все трудовые ресурсы, включая бюджет, сотрудников компании и отделов;
• эффективность – отношение одного показателя к другому. Например, количество проданного продукта в сравнении с предыдущим месяцем/кварталом/полугодием;
• результат – оценка результатов деятельности в рамках отдельно взятого сотрудника, отдела, подразделения, всей компании.

При этом одни метрики помогают прогнозировать успех (например, количество новых клиентов), а другие показывают, что уже сделано (например, прибыль за квартал).

Одним из наиболее значимых этапов разработки и формирования матрицы KPI является расчет индекса KPI. Индекс наглядно демонстрирует в процентном соотношении степень выполнения того или иного показателя и рассчитывается по формуле:

• База – это худшее допустимое значение, от которого начинается отсчет результата;
• Норма – плановый уровень, которого сотрудник должен достичь обязательно. Если он ниже, то считается, что работник не справился со своими обязанностями;
• Цель – сверхнормативный уровень, к которому нужно стремиться.

Факт показывает фактические результаты работы.

Не вносите в систему показателей KPI большое количество коэффициентов – это не сделает ее эффективней, а только усложнит работу.

Как понять, что цель достигнута

Для каждого KPI нужно определить: что считается успешным результатом.

Каждому показателю можно присвоить коэффициент, который будет уменьшать или увеличивать премию за выполнение конкретного показателя. Например: «хорошо» – это выполнить план на 100 %, «отлично» – превысить план на 20 %.

Для общей наглядности и корректного расчета значения качественных показателей их значения можно перевести в проценты или баллы.

Оценочная шкала может выглядеть следующим образом:

Оценка качественных показателей KPI производится в первую очередь его руководителем. Базой для анализа всегда является общее качество всей проделанной сотрудником работы за отчетный период.

Привяжите выполнение KPI к бонусам, премиям или другим видам поощрения, чтобы сотрудники были заинтересованы в достижении этих целей.

Как оформить и утвердить

Прежде всего участвовать в разработке должны те сотрудники, которые будут работать с KPI. Они могут предложить идеи или подсказать, насколько реалистичны цели. Важно, чтобы сотрудники понимали, почему именно эти KPI были выбраны, и как они могут повлиять на успех компании.

После того как KPI разработаны, оформите их в виде документа, где будет указано, кто за что отвечает, как будут измеряться результаты и в какие сроки.

Утвердить ключевые показатели эффективности можно в отдельном локальном акте или прописать их в ПВТР, Положении об оплате труда, Положении о премировании и т.д.

Кроме того, если применение KPI влияет на расчет заработной платы, условия оплаты труда нужно отразить в трудовом договоре – это обязательное условие (ст. 104 ТК). В действующий трудовой договор условие о внедрении KPI можно внести по соглашению сторон, заключив допсоглашение. Если работодатель в одностороннем порядке внедряет KPI в связи с изменениями в технологии, организации производства и труда, при которых невозможно сохранить прежние условия, необходимо предупредить сотрудников не позднее чем за два месяца до вступления в силу изменений (ст.137 ТК).

Для того, чтобы выплатить KPI, издайте приказ. Приказ составьте в произвольной форме или по образцу, разработанному экспертами КадровикПРО. Скачать образец вы можете по ссылке>>

Как следить за выполнением

Регулярно проверяйте результаты. Организуйте систему, по которой можно будет регулярно, не реже одного раза в месяц отслеживать, как идут дела по каждому KPI. Если большинство сотрудников не достигают плановых показателей KPI, необходимо выявить причину данных отклонений. Возможно, что нормативы завышены и требования неадекватны, либо сотрудники не прилагают соответствующих усилий для их достижения.

После того как показатели будут измерены, обсудите с сотрудниками что получилось, а что можно улучшить. Это поможет не только понять, что работает, но и найти пути для улучшения.

Какие плюсы и минусы системы KPI

Система KPI эффективна, если она грамотно разработана и правильно внедрена. Она может существенно повысить результативность работы, помочь сосредоточить внимание на важных задачах и объективно оценивать результаты. Однако при неправильном использовании она может стать источником демотивации и препятствовать долгосрочному развитию. Важно находить баланс между количественными и качественными показателями и регулярно пересматривать систему KPI в зависимости от изменений в бизнесе.

Система KPI имеет как преимущества, так и недостатки:

10 ошибок при внедрении KPI

При внедрении системы ключевых показателей эффективности (KPI) могут возникать следующие основные ошибки:

Ошибка 1. Неправильный выбор KPI: Иногда компании выбирают показатели, которые не соответствуют реальным целям бизнеса. Если KPI не отражают стратегические задачи или ключевые аспекты деятельности, они могут оказаться бесполезными и не улучшат результативность.

Ошибка 2. Отсутствие ясности в определении показателей: KPI должны быть четко определены, чтобы сотрудники понимали, что от них ожидается. Размытые, слишком сложные или непонятные показатели могут демотивировать персонал.

Ошибка 3. Недостаток вовлеченности сотрудников: Если сотрудники не понимают, как рассчитываются KPI или почему они важны, они могут сопротивляться их внедрению. Важно обеспечить коммуникацию и объяснить, как KPI влияют на общий успех компании.

Ошибка 4. Игнорирование индивидуальных особенностей: KPI должны быть адаптированы к различным подразделениям и уровням компании. Универсальные показатели могут не учитывать специфику конкретной деятельности, что снижает их эффективность.

Ошибка 5. Чрезмерное количество KPI: Когда устанавливается слишком много показателей, фокусируется внимание на всех аспектах сразу, что может привести к рассеиванию усилий. Лучше выбрать ограниченное количество ключевых показателей, которые наиболее важны для достижения целей.

Ошибка 6. Отсутствие привязки к реальным данным: KPI должны основываться на реальных и доступных данных. Если данные недоступны или их сложно собрать, система не будет работать корректно, и результаты могут быть неверными.

Ошибка 7. Игнорирование качественных аспектов: Иногда акцент ставится исключительно на количественные показатели, что может привести к снижению качества работы. Например, стремление достичь количественных KPI любой ценой может ухудшить клиентский сервис.

Ошибка 8. Неправильная мотивация: Если KPI привязаны к системам вознаграждения (бонусам), но не учитывают контекст выполнения задач, это может привести к манипуляциям показателями или попыткам формального их выполнения без фокуса на реальный результат.

Ошибка 9. Отсутствие регулярного пересмотра KPI: Показатели эффективности должны регулярно пересматриваться и обновляться в соответствии с изменяющимися стратегиями и внешними условиями. Неактуальные KPI могут помешать адаптивности и инновациям.

Ошибка 10. Нарушение баланса между краткосрочными и долгосрочными целями: KPI, ориентированные только на краткосрочные результаты, могут препятствовать устойчивому развитию компании в долгосрочной перспективе.