Как рассчитать отпуска, если кадровая документация утеряна

Читать на узбекском языке
preview

«Новый кадровик принял кадровую документацию не в полном объеме. Организация существует с 2013 года, кадровые приказы переданы только за последние 3 года. Штат – 150 человек. Карточки Ф.Т-2 не ведутся».

Как в такой ситуации определить работникам количество ранее не использованных отпусков за длительное время, чтобы правильно оформить и предоставить текущие отпуска или размер денежной компенсации при увольнении, подсказала эксперт «Нормы» Валерия ЛЯНДРЕС:

 

– Решить эту проблему будет нелегко, но нужно. Данная ситуация еще раз доказывает, насколько важно вести в каждой организации карточки Ф.Т-2, где предусмотрен раздел по предоставлению отпусков. Официально этот документ называется личный листок формы Т-2 .

Кадровику, в первую очередь, придется заполнить карточку Ф.Т-2 на каждого работника. Для этого понадобятся:

  • трудовые книжки работников, чтобы определить по записям дату приема на работу каждого работника, занимаемые должности;
  • трудовые договоры работников, по которым можно определить общий размер ежегодного трудового отпуска (минимальный + дополнительный);
  • личные дела работников – помогут уточнить необходимые детали, которые необходимо внести в Ф.Т-2 (реквизиты работника, данные об образовании, повышения квалификации, составе семьи, сведения о занимаемых должностях и т.д.);
  • все кадровые приказы, какие есть. Постарайтесь выяснить, где находятся приказы прошлых лет. Возможно, в организации есть свой архив. Если документы сданы на хранение в государственные архивы, – обратитесь туда, чтобы получить допуск к книгам приказов организации, если невозможно будет без них установить рабочие периоды и данные об использовании отпусков – трудовых и без сохранения заработной платы;
  • табели учета рабочего времени за все годы, по которым возможно определить общее количество использованных дней отпусков;
  • бухгалтерия также может помочь в данном вопросе, предоставив данные по количеству оплаченных использованных дней трудовых отпусков и отпусков без сохранения заработной платы.

 

С чего начать

1. Чтобы создать карточки Ф.Т-2 на каждого действующего работника в электронном виде, сформируйте ее шаблон в Excel (образец ниже). И желательно далее оформлять на всех работников Т-2, в т.ч. в бумажном виде. Ведение карточек в бумажном виде предусмотрено п. 2.3. Инструкции №402.

2. Каждому работнику в алфавитном порядке определите отдельную страницу в этом документе.

3. Заполните на каждого работника все известные графы в карточке по данным паспорта, трудовой книжки и личного дела.

Труднее всего будет заполнить раздел «Отпуска»:

Вид отпуска

Период работы

Количество дней

Итого дней отпуска

Дата

Основание

основного

дополнит.

начала

окончания

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Попробуем заполнить строки положенных отпусков работнику, принятому в организацию с 01.11.2013 года:

Вид отпуска

Период работы

Количество дней

Итого дней отпуска

Дата

Основание

основного

дополнит.

начала

окончания

1

2

3

4

5

6

7

8

трудовой

01.11.2013–31.10.2014

15

3

18

 

 

 

трудовой

01.11.2014–31.10.2015

15

3

18

 

 

 

трудовой

01.11.2015–31.10.2016

15

3

18

 

 

 

трудовой

01.11.2016–31.10.2017

15

3

18

 

 

 

трудовой

01.11.2017–31.10.2018

15

3

18

 

 

 

трудовой

01.11.2018–31.10.2019

15

3

18

 

 

 

трудовой

01.11.2019–31.10.2020

15

3

18

 

 

 

трудовой

01.11.2020–31.10.2021

15

3

18

 

 

 

трудовой

01.11.2021–31.10.2022

15

3

18

 

 

 

 

Теперь можно посчитать, сколько всего дней трудового отпуска полагается работнику с момента начала трудовой деятельности (с 01.11.2013 г.) по текущий период (по 31.10.2022 г.). Как видим, получилось всего 162 рабочих дня (18 дней х 9 периодов). Такая картина получится, если утвержденное количество дней отпуска не менялось. Это можно определить по дополнительным соглашениям к трудовым договорам и, соответственно, – правильно заполнить данные.

По данным бухгалтерии и табелям можно определить, сколько фактически использовано и оплачено дней отпуска, и вычесть из их из общего количества. Таким образом, можно узнать, сколько дней отпуска работник недополучил, и далее уже предоставлять работнику оставшиеся неиспользованные дни отпуска.

Например, по данным бухгалтерии, видно, что работник использовал 108 рабочих дней отпуска. По табелям видны даты использования отпусков – целиком или частями.

Бухгалтерские данные помогут узнать количество отпусков, периоды же можно определить приблизительно.

Вид отпуска

Период работы

Количество дней

Итого дней отпуска

Дата

Основание

основного

дополнит.

начала

окончания

1

2

3

4

5

6

7

8

трудовой

01.11.2013–31.10.2014

15

3

18

01.04.2014

21.04.2014

 

трудовой

01.11.2014–31.10.2015

15

3

18

07.07.2015

27.07.2015

 

трудовой

01.11.2015–31.10.2016

15

3

18

.....

.....

 

трудовой

01.11.2016–31.10.2017

15

3

18

.....

.....

 

трудовой

01.11.2017–31.10.2018

15

3

18

.....

.....

 

трудовой

01.11.2018–31.10.2019

15

3

18

.....

.....

 

трудовой

01.11.2019–31.10.2020

15

3

18

 

 

 

трудовой

01.11.2020–31.10.2021

15

3

18

 

 

 

трудовой

01.11.2021–31.10.2022

15

3

18

 

 

 

 

Теперь можем определить, что на текущий момент работник имеет право использовать отпуск в количестве 54 рабочих дней.

У нас остается незаполненным последний столбец – «Основание». Сюда внесите номера и даты приказов о предоставлении отпусков.

4. Останется самая кропотливая работа – полистная проверка всех приказов с 2013 года. Приказы покажут нам:

  • даты предоставления отпусков, целиком они предоставлялись или частями. Это нужно отметить в карточке согласно приказам;
  • случаи отзывов из отпусков – отмечаются в карточках под строками о предоставлении отпуска, выводятся остатки;
  • отпуска без сохранения заработной платы, длительность которых влияет на рабочие периоды. Это тоже отображается в карточке, что позволяет не только изменить рабочий период, но и определить норму предоставления отпусков без сохранения заработной платы (не более 3 месяцев в 12-месячном периоде ;
  • случаи выплаты денежных компенсаций работнику по его просьбе .

Теперь, после выверки всех приказов, вырисовывается четкая картина по использованию отпусков:

Вид отпуска

Период работы

Количество дней

Итого дней отпуска

Дата

Основание

основного

дополнит.

начала

окончания

1

2

3

4

5

6

7

8

трудовой

01.11.2013–31.10.2014

15

3

18

01.04.2014

21.04.2014

Приказ №____ от

трудовой

01.11.2014–31.10.2015

15

3

18

07.07.2015

27.07.2015

Приказ №____ от

отозван

факт. использован

16

07.07.2015

25.07.2015

Приказ №____ от

доп. использовал после отзыва

 

 

2

05.12.2015

06.12.2015

Приказ №____ от

трудовой

01.11.2015–31.10.2016

15

3

18

.....

.....

Приказ №____ от

трудовой

01.11.2016–31.10.2017

15

3

18

.....

.....

Приказ №____ от

трудовой

01.11.2017–31.10.2018

15

3

6

.....

.....

Приказ №____ от

12

.....

.....

Приказ №____ от

трудовой

01.11.2018–31.10.2019

15

3

18

.....

.....

Приказ №____ от

без сохр.

(период сдвигается на 13 дней (27 – 14))

 

 

27

.....

.....

Приказ №____ от

трудовой

(новый период)

13.11.2019–12.11.2020

15

3

18

 

 

 

трудовой

13.11.2020–12.11.2021

15

3

18

 

 

 

трудовой

13.11.2021–12.11.2022

15

3

18

 

 

 

 

Внимание
Чтобы в дальнейшем избежать подобных ситуаций, не забывайте указывать в приказах на отпуска периоды, за которые они предоставляются.