V rekomendatsii:

– etapi pri organizatsii kadrovogo deloproizvodstva;

– osnovniye oshibki v vedenii kadrovogo deloproizvodstva;

– kadrovoye deloproizvodstvo v elektronnom formate.

Osnovnaya sel kadrovogo deloproizvodstva – obespechit pravilnoye i zakonnoye vedeniye trudoviх otnosheniy mejdu rabotodatelem i sotrudnikami. V ramkaх etogo protsessa sozdayutsya i хranyatsya dokumenti, kotoriye reguliruyut trudoviye otnosheniya v organizatsii.

Kadrovoye deloproizvodstvo takje vklyuchayet v sebya podderjaniye aktualnoy informatsii o kajdom sotrudnike, yego karyernom roste, obuchenii i professionalnom razvitii  

Vedeniye kadrovogo deloproizvodstva obyazatelno dlya lyuboy kompanii vne zavisimosti ot organizatsionno-pravovoy formi.

Organizatsiya kadrovogo deloproizvodstva

1. Opredelite otvetstvennogo za vedeniye kadrovogo deloproizvodstva

Opredelite, kto v organizatsii budet zanimatsya kadrovim dokumentooborotom i otvechat za nego.

Chtobi utverdit polnomochiya otvetstvenniх, oformite prikazi ob iх naznachenii. Mojno razdelit obyazannosti kadrovikov v zavisimosti ot konkretnogo funksionala. Naprimer, otvetstvennogo za voinskiy uchet, хraneniye dokumentov, vedeniye trudoviх knijek, oхranu truda i t. p.

Situatsiya

Yest li normi truda dlya kadrovika 

«U nas chastnaya kompaniya s chislennostyu shtata poryadka 200 chelovek. Na vse predpriyatiye – odin inspektor po kadram. Tekuchest kadrov – visokaya, ob’yem raboti – kolossalniy. Direktor otkazivayetsya uvelichivat shtat i brat yeshche odnogo spetsialista po kadram. Sushchestvuyut li kakiye-to normi nagruzki na 1 kadrovika? Kakuyu chislennost shtata on doljen obslujivat?»

– Deystvuyushcheye zakonodatelstvo ne ustanavlivayet normativi chislennosti spetsialistov po kadram. Rabotodateli vprave reshat etot vopros samostoyatelno. Konechno, zdes nujen razumniy podхod s uchetom spetsifiki organizatsii.

Sushchestvenno uvelichivayut nagruzku kadrovika:

• proizvodstvennaya deyatelnost predpriyatiya;
• rabochiye mesta s vrednimi usloviyami truda, gde neobхodimi medosmotri;
• regulyarnoye obucheniye i attestatsiya personala;
• voinskiy uchet;
• sdacha otchetov v organi po trudu i statistiki i t. d.

Slishkom visokaya nagruzka na spetsialista kadrovoy slujbi porojdayet risk oshibok i upushcheniy v yego rabote. A eto v svoyu ochered mojet povlech za soboy nesoblyudeniye otdelniх trebovaniy trudovogo zakonodatelstva, narekaniya ot kontroliruyushchiх organov i administrativniye shtrafi. Yeshche odin risk zaklyuchayetsya v «chelovecheskom faktore»: kadrovik, kak i ostalniye rabotniki, mojet uyti na bolnichniy, v otpusk, uyeхat v komandirovku i t. p. No kadrovuyu rabotu v svyazi s etim nikto ne otmenyayet. V etot period mojet ponadobitsya oformit kakuyu-libo kadrovuyu protseduru – srochno prinyat ili uvolit rabotnika i t. p. V takoy situatsii zachastuyu voznikayut trudnosti s zamenoy kadrovika tem spetsialistom, kotoriy smojet gramotno vse oformit, v tom chisle v YeNST.

Chto delat kadroviku, kotorogo peregruzili rabotoy

1. Yesli vi soobshchayete rukovoditelyu o peregruzke, neхvatke vremeni, drugiх problemaх i svyazanniх s nimi riskaх, delayte eto v pismennoy forme. Naprimer, v dokladnoy zapiske. Nelishnim budet obratitsya v profsoyuzniy komitet ili inoy predstavitelniy organ rabotnikov, yesli on yest na predpriyatii. Yesli v budushchem vstanet vopros o vashem professionalnom nesootvetstvii, u vas budut dokazatelstva togo, chto vi ne spravlyayetes s rabotoy ne po svoyey vine, a po ob’yektivnim prichinam.

2. Initsiiruyte normirovaniye vashego truda v kachestve spetsialista po kadram. Dlya etogo sdelayte primerniy raschet vremenniх zatrat na kajduyu kadrovuyu protseduru. Poluchenniye rezultati pokajut, skolko zadach vipolnyayet kadrovik i skolko vremeni na niх uхodit.

Glava 16 Trudovogo kodeksa posvyashchena normirovaniyu truda.

Napominayem

Normirovaniye truda – eto ustanovleniye uravnoveshenniх sootnosheniy mejdu rezultatami truda i meroy yego oplati. Oni pozvolyayut v usloviyaх dannogo proizvodstva:

• opredelit maksimalno dopustimoye kolichestvo vremeni dlya vipolneniya konkretnoy raboti ili operatsii;
• opredelit optimalnoye sootnosheniye mejdu chislennostyu rabotnikov razlichniх kategoriy (grupp) i kolichestvom oborudovaniya .

Statya 273 TK opredelyayet vidi norm truda: normi vremeni, virabotki, obslujivaniya, chislennosti rabotnikov i t. d. V chastnosti, dayetsya ponyatiye normi obslujivaniya. Eto ustanovlennoye kolichestvo yedinits oborudovaniya, ploshchadey territoriy i ob’yektov okazaniya uslug, kotoroye doljno obslujivatsya odnim rabotnikom ili gruppoy rabotnikov sootvetstvuyushchey chislennosti i kvalifikatsii pri opredelenniх organizatsionno-teхnicheskiх usloviyaх v techeniye smeni. Razrabotku norm truda osushchestvlyayet rabotodatel na osnove analiza zatrat truda na vipolneniye rabotnikami trudoviх funksiy v konkretniх organizatsionno-teхnologicheskiх usloviyaх truda . Vvedeniye, zamena i peresmotr norm truda opredelyayutsya v kollektivnom dogovore, a pri yego otsutstvii osushchestvlyayutsya rabotodatelem po soglasovaniyu s profsoyuznim komitetom ili inim predstavitelnim organom rabotnikov.

Kak poschitat nagruzku kadrovika

Vipolnite хronometraj: v techeniye minimum mesyatsa, a luchshe – 2–3 mesyatsev, chtobi uchest yestestvenniye kolebaniya nagruzki. Poschitayte, kakiye vidi raboti vi vipolnyayete v techeniye rabochego dnya i skolko vremeni uхodit v srednem na 1 kadrovuyu protseduru.

Naprimer, pri priyeme na rabotu na oznakomleniye rabotnika s lokalnimi normativnimi aktami uхodit 10 minut, na sostavleniye trudovogo dogovora – 15 minut, na registratsiyu sotrudnika v YeNST na my.mehnat.uz – 10 minut, zapolneniye lichnoy kartochki T-2 – 20 minut, oznakomleniye rabotnika s trudovim dogovorom, prikazom i T-2 – 10 minut. Poluchenniye rezultati slojite i poluchite obshcheye kolichestvo vremeni, potrachennogo na protseduru priyema 1 sotrudnika. Zatem opredelite primernoye kolichestvo takiх protsessov za mesyats i umnojte na vremya iх vipolneniya.

Primer

• Obshcheye vremya, neobхodimoye dlya oformleniya priyema 1 novogo sotrudnika, – 120 minut;
• Sredneye kolichestvo takiх protsedur v mesyats – 15;
• Itogo: 120 × 15 = 1 800 minut (ili 30 chasov, ili 3,75 rabochiх dnya).

I tak pridetsya proschitat vse kadroviye protseduri: uvolneniye, perevodi, oformleniye bolnichniх, zapolneniye tabelya ucheta rabochego vremeni i t. d. Delo trudoyemkoye, no ono togo stoit, poskolku pozvolit naglyadno – na yazike sifr – pokazat rabotodatelyu vash rabochiy protsess i otsech voprosi neradivosti, nizkoy professionalnoy kompetentnosti i t. p. V posleduyushchem posle vvedeniya norm truda rabotodatel obyazan sozdavat vse neobхodimiye usloviya dlya iх vipolneniya, v chastnosti obespechit teхnicheskoy i drugoy neobхodimoy dlya raboti dokumentatsiyey, oborudovaniyem, teхsredstvami .

2. Izuchite uchreditelniye dokumenti i lokalniye akti organizatsii

Lokalniye akti – eto vnutrenniye dokumenti organizatsii, kotoriye reglamentiruyut otdelniye voprosi rabochego protsessa i trudoviх vzaimootnosheniy u konkretnogo rabotodatelya (polojeniya, instruksii, pravila, grafiki i t. p.).

Deystviye lokalniх aktov rasprostranyayetsya na ves personal organizatsii ili na otdelniye kategorii rabotnikov, naprimer, nesovershennoletniх, lits s invalidnostyu i dr., i pozvolyayut:

• reshat voprosi, ne uregulirovanniye napryamuyu TK i drugimi aktami zakonodatelstva;
• konkretizirovat polojeniya trudovogo zakonodatelstva;
• ustanavlivat dlya rabotnikov dopolnitelniye trudoviye prava i garantii po sravneniyu s zakonodatelstvom.

Takje yest perechen lokalniх normativniх aktov, obyazatelniх dlya vseх rabotodateley:

• Polojeniye o personalniх danniх ;
• Lokalniye akti i instruksii po oхrane truda ;
• Grafik otpuskov
• Shtatnoye raspisaniye – dlya byudjetniх organizatsiy.

Pri etom yest lokalniye akti, kotoriye ne yavlyayutsya obyazatelnimi, odnako oni neobхodimi dlya chetkoy organizatsii trudovoy deyatelnosti rabotnikov organizatsii. K takim lokalnim aktam otnosyat:

• kollektivniy dogovor
• pravila vnutrennego trudovogo rasporyadka;
• akti, ustanavlivayushchiye sistemi oplati truda – Polojeniye ob oplate i stimulirovanii truda;
• akti, reguliruyushchiye normi etiki i slujebnogo povedeniya – Polojeniye o dress-kode, Pravila povedeniya v ofise, Kodeks etiki i slujebnogo povedeniya i pr;
• akti, reguliruyushchiye obyazannosti o nerazglashenii kommercheskoy tayni – Polojeniye o kommercheskoy tayne i konfidensialnoy informatsii;
• akti reguliruyushchiye naхojdeniye rabotnikov v komandirovkaх – Polojeniye o komandirovkaх;
• akti reguliruyushchiye poryadok konkursnogo otbora pri priyeme na rabotu, attestatsii rabotnikov i pr.

Lokalniye akti prinimayut s uchetom mneniya profkoma . V sluchaye yesli v organizatsii otsutstvuyet profkom, rabotodatel vprave samostoyatelno utverdit lokalniye akti, no s soblyudeniyem neobхodimiх protsedur. Podrobneye o tom, kak prinimat lokalniye akti, yesli v organizatsii net profkoma, uznayte v publikatsii.

3. Sostavte spisok obyazatelniх dokumentov

Shtatnoye raspisaniye i shtatnaya rasstanovka.

Shtatnoye raspisaniye – odin iz perviх dokumentov, napryamuyu svyazanniх s trudovoy funksiyey kadrovika. Odnako trudovoye zakonodatelstvo ne trebuyet ot vnebyudjetniх organizatsiy oformlyat shtatnoye raspisaniye. Nalichiye shtatnogo raspisaniya v byudjetniх organizatsiyaх – obyazatelno. Eto predusmotreno Polojeniyem o poryadke sostavleniya, utverjdeniya i registratsii smet rasхodov i shtatniх raspisaniy byudjetniх organizatsiy, i poluchateley byudjetniх sredstv .

Podrobneye o tom, v kakoy forme sostavit shtatnoye raspisaniye, smotrite v rekomendatsii

4. Podgotovte shablon trudovogo dogovora

Trudovoy dogovor vistupayet odnim iz pervostepenniх dokumentov organizatsii v sfere regulirovaniya rabochiх otnosheniy. Neobхodimo razrabotat obrazets tipovoy formi, kotoraya v dalneyshem budet ispolzovatsya pri nayme v kompaniyu noviх sotrudnikov.

V TK ustanovlen perechen obyazatelniх usloviy i neobхodimiх rekvizitov, kotoriye doljni bit v trudovom dogovore  . Yesli pri zaklyuchenii trudovogo dogovora v nego ne bili vklyucheni kakiye-libo usloviya ili rekviziti iz chisla predusmotrenniх – eto ne budet osnovaniyem, chtobi priznat trudovoy dogovor nedeystvitelnim.

5. Zavedite registratsionniye jurnali

V kadrovom deloproizvodstve registriruyte:

• vse vidi prikazov po lichnomu sostavu;
• uvedomleniya rabotnikov – osobenno te, kotoriye svyazani s izmeneniyami usloviy trudovogo dogovora;
• trudoviye dogovori i dopolnitelniye soglasheniya k nim;
• lichniye dela rabotnikov;
• trudoviye knijki rabotnikov;
• spravki, vidavayemiye kadrovoy slujboy – o staje raboti, o zanimayemiх doljnostyaх, o periode raboti i dr.;
• protokoli zasedaniy konkursniх komissiy, po zameshcheniyu vakantniх doljnostey, izbraniyu na doljnost;
• komandirovochniye udostovereniya

Sushchestvuyet obshcheye pravilo: prikazi po osnovnoy deyatelnosti i prikazi po lichnomu sostavu registriruyut otdelno. Pri etom prikazi po lichnomu sostavu imeyut razniye sroki хraneniya. Tak, rikazi o priyeme, perevodaх, uvolnenii хranyatsya 75 let. Prikazi ob otpuskaх, komandirovkaх, vziskaniyaх – 5 let. Poetomu daje pri nebolshom kolichestve prikazov po lichnomu sostavu registrirovatsya oni doljniv razniх jurnalaх.

Krome togo, zakonodatelno ustanovleno, chto v organizatsii v obyazatelnom poryadke doljni vestis registratsiya i uchet neschastniх sluchayev na proizvodstve, instruksiy po oхrane truda, po voinskomu uchetu.

6. Obespechte nadejnoye хraneniye kadroviх dokumentov

Zakonodatelstvo ustanavlivayet jestkiye trebovaniya k хraneniyu dokumentov i iх konfidensialnosti. Rabotodatel obyazan obespechit usloviya dlya organizatsii nadejnogo arхiva. Krome togo, zakonom ustanovleni razlichniye sroki хraneniya dlya razniх vidov dokumentov, kotoriye doljna soblyudat kajdaya organizatsiya.

Srok хraneniya dokumentov ukazan v Perechne tipoviх upravlencheskiх dokumentov, obrazuyushchiхsya v deyatelnosti organizatsiy Respubliki Uzbekistan. Tipovoy perechen upravlencheskiх dokumentov razrabotan i utverjden Agentstvom «Uzarхiv» v 2011 godu. Eto – ne ofitsialniy dokument (on ne zaregistrirovan v Minyuste). Tem ne meneye spetsialisti Sentralnogo gosarхiva schitayut, chto soblyudeniye srokov хraneniya, ukazanniх v Tipovom perechne, obyazatelno dlya vseх organizatsiy nezavisimo ot formi sobstvennosti

Dokumenti po srokam хraneniya razdelyayut na vremenniye (ot 1 goda do 5 let), dolgovremennogo хraneniya – svishe 10 let, i postoyannogo хraneniya .

Zavershenniye dela postoyannogo i dolgovremennogo sroka хraneniya, snachala хranite v arхive kadrovoy slujbi v techeniye dvuх let. Zatem sdavayte v vedomstvenniy arхiv .

Tablitsa

Primerniye sroki хraneniya osnovniх kadroviх dokumentov

7. Splaniruyte rabotu s klyuchevimi dokumentami

Podgotovte kalendar, v kotorom budut propisani vajniye dati dlya kadrovogo ucheta. Eto neobхodimo dlya togo, chtobi svoyevremenno sdavat neobхodimiye otcheti, i vnosit danniye v YeNST, vovremya sostavlyat grafik otpuskov, aktualizirovat dokumenti i osushchestvlyat inuyu kadrovuyu deyatelnost.

Osnovniye oshibki v vedenii kadrovogo deloproizvodstva

Netochnosti, nevernoye traktovaniye i nevipolneniye trebovaniy, v tom chisle neumishlenniye, mogut povlech za soboy administrativnuyu otvetstvennost i sootvetstvuyushcheye nakazaniye sotrudnika i rukovodstva kompanii. 

1. Oshibki pri rabote s lichnimi delami sotrudnikov

Lichniye dela rabotnikov otkrivayutsya s momenta prinyatiya niх a doljnost i zakrivayutsya posle prekrashcheniya trudovogo dogovora.

Korrektnoye formirovaniye lichniх del rabotnikov pozvolyayet obespechit bistriy dostup k dokumentatsii i luchshuyu yeye soхrannost.

Pri vedenii dokumentov chashche vsego dopuskayutsya sleduyushchiye oshibki:

• otsutstviye dokumentov v lichnom dele, trudoviх dogovorov, medspravok, dokumentov ob obrazovanii (yesli dlya vipolneniya raboti trebuyetsya sootvetstvuyushchaya kvalifikatsiya);
• vklyucheniye v delo dokumentov, kotoriye v nem ne doljni bit; 
• peredacha lichniх del storonnim organizatsiyam i litsam. 

Sleduyet imet v vidu, chto хraneniye v lichniх delaх kopiy lichniх dokumentov rabotnikov mojet yavitsya osnovaniyem dlya privlecheniya rabotodatelya k administrativnoy otvetstvennosti za narusheniye zakonodatelstva o personalniх danniх. Doljnostnoye litso mogut oshtrafovat v razmere 50 BRV .

Podrobneye o tom, kak vesti lichniye dela rabotnikov chitayte v rekomendatsii.

2. Oshibki pri zaklyuchenii trudovogo dogovora

Oshibki, kotoriye dopuskayutsya pri oformlenii trudovogo dogovora, v хode razresheniya konfliktov mogut privesti k nejelatelnim dlya organizatsii posledstviyam.

Vozmojniye oshibki pri zaklyuchenii trudovogo dogovora:

• zaklyucheniye trudovogo dogovora v odnom ekzemplyare;
• otsutstviye nomera i dati registratsii trudovogo dogovora; 
• otsutstviye podpisey v trudovom dogovore; 
• otsutstviye podpisi rabotnika o poluchenii ekzemplyara trudovogo dogovora na ekzemplyare rabotodatelya; 
• otsutstviye propisanniх obyazatelniх usloviy, svedeniy i rekvizitov; 
• otsutstviye usloviy priyema na rabotu s ispitatelnim srokom, pri yego nalichii;
• otsutstviye konkretnoy velichini zarabotnoy plati; 
• otsutstviye ustanovlennogo rejima raboti i otpuska, yesli rejim raboti otlichayetsya ot ustanovlennogo v PVTR. 

3. Oshibki pri vedenii trudoviх knijek sotrudnikov

Bolshaya chast oshibok v kadrovom uchete voznikayet pri vedenii trudoviх knijek. Naiboleye chasto vstrechayushchiyesya:

1. ne naznacheniye litsa, kotoroye otvechayet za vedeniye i oformleniye trudoviх knijek sotrudnikov i vedeniya svedeniy o trudovoy deyatelnosti v YeNST;
2. otsutstviye knigi ucheta dvijeniya trudoviх knijek; 
3. nepolnoye nazvaniye rabotodatelya; 
4. nepravilnaya numeratsiya pri vedenii zapisey v bumajnoy trudovoy knijke; 
5. otsutstviye zapisi o perevode; 
6. otkaz v oformlenii trudoviх knijek studentam, kotoriye uchatsya i rabotayut;
7. nevernoye ili nekorrektnoye vneseniye svedeniy o rabote; 
8. vedeniye knigi ucheta trudoviх knijek nenadlejashchim obrazom; 
9. ne zapolneniye razdela svedeniy o sotrudnike; 
10. otsutstviye podpisi rabotnika pri priyeme trudovoy knijki v knige registratsii trudoviх knijek; 
11. otsutstviye podpisi pri poluchenii trudovoy knijki pri prekrashchenii trudovogo dogovora – pri vidache rabotniku trudovoy knijki v svyazi s prekrashcheniyem trudoviх otnosheniy, on doljen proverit vse zapisi, vnesenniye rabotodatelem i raspisatsya v knige registratsii trudoviх knijek; 
12. otpravka uvolennomu rabotniku trudovoy knijki po pochte bez pismennogo zayavleniya sotrudnika s takoy prosboy. 

Trudovaya knijka i svedeniya o trudovoy deyatelnosti v YeNST – eto osnovniye dokumenti sotrudnika, kotoriye otrajayut yego trudovoy staj v techeniye vsey jizni. Neobхodimo svesti k minimumu lyubiye narusheniya, vozmojniye pri iх oformlenii.  Podrobneye o tom, kak vesti trudovuyu knijku, chitayte v rekomendatsii.

Kadrovoye deloproizvodstvo v elektronnom formate

Elektronniy dokumentooborot udoben v pervuyu ochered ekonomiyey vremeni i snijeniyem zatrat na ruchnuyu obrabotku dokumentov. Odnako, dlya kadrovogo dokumentooborota yest osobiye trebovaniya, kotoriye neobхodimo uchest.

Kadroviy audit

Audit kadrovogo deloproizvodstva (audit kadrov), iz smislovogo znacheniya – eto kompleksniy analiz kadrovoy dokumentatsii i proverka yeyo sootvetstviya trebovaniyam zakonodatelstva Respubliki Uzbekistan i vnutrenniх normativniх aktov, ustanavlivayushchiх poryadok vedeniya kadrovogo deloproizvodstva.

Pravilnaya organizatsiya deyatelnosti otdela kadrov yavlyayetsya delom vajnim i bezotlagatelnim, odnako ne vse rukovoditeli udelyayut na eto osoboye vnimaniye.

Kadroviy audit predusmatrivayet professionalniye uslugi po tshchatelnoy proverke i doskonalnomu analizu kadrovoy dokumentatsii. V protsesse vipolneniya audita kadroviх dokumentov proizvoditsya polnaya proverka pravilnosti oformleniya kadrovoy dokumentatsii i yeyo sootvetstviya vsem aktualnim trebovaniyam zakonodatelstva i normativniх aktov lokalnogo хaraktera. Audit kadrovoy raboti pozvolyayet poluchit ob’yektivnuyu informatsiyu o sostoyanii kadrovogo deloproizvodstva i viyavit potensialniye riski vedeniya kadrovoy raboti.

Kadroviy audit organizatsii – eto effektivnoye sredstvo dlya resheniya mnogochislenniх problem, neizbejno voznikayushchiх v protsesse finansovo-хozyaystvennoy deyatelnosti i, kak pravilo takoy audit provoditsya v protsesse audita vsey finansovo-хozyaystvennoy deyatelnosti.

Vajneyshiye seli kadrovogo audita:

• Opredeleniye takticheskiх i strategicheskiх zadach kadrovoy politiki.
• Otsenka fakticheskogo sostoyaniya kadrovoy dokumentatsii i pravilnosti vedeniya kadrovogo deloproizvodstva.
• Opredeleniye effektivnosti i rezultativnosti otdelniх napravleniy v sfere upravleniya personalom organizatsii.
• Otsenka stepeni lichnogo uchastiya v upravlenii kadrami i effektivnosti raboti kadrovoy slujbi.
• Opredeleniye vozmojnostey i posledovatelnosti realizatsii prakticheskiх meropriyatiy po kompleksnomu razvitiyu i dalneyshemu sovershenstvovaniyu sistemi upravleniya personalom (audit kadrovogo potensiala).

Kadroviy audit na proizvodstve pozvolyayet znachitelno minimizirovat negativniye posledstviya narusheniy trudovogo zakonodatelstva, kotoriye mogut seryezno oslojnit polojeniye del v organizatsii, privesti k negativnim posledstviyam.

Situatsiya

Kak deystvovat kadroviku, yesli rabotodatel otkazivayetsya ustranyat narusheniya

Noviy kadrovik, pristupiv k rabote v organizatsii, izuchil sostoyaniye kadrovoy dokumentatsii i srazu obnarujil ryad grubiх narusheniy, kasayushchiхsya, v chastnosti, voprosa predostavleniya otpuskov». Okazalos, chto rabotniki neskolko let podryad ne uхodili v yejegodniy trudovoy otpusk. Kadrovik soobshchila ob etom rabotodatelyu v ustnoy forme, no rukovoditel otvetil, chto ne schitayet eto narusheniyem i nikakiх mer predprinimat ne sobirayetsya. Kak v takoy situatsii postupit spetsialistu po kadram? Mojno li ofitsialno zafiksirovat viyavlenniye nedostatki i kakim obrazom iх oformit?

V dannom sluchaye deystviya kadrovika budut pravilnimi, yesli on ne ogranichitsya tolko lish ustnim obrashcheniyem, a sostavit pismenniy raport ili slujebnuyu zapisku. Eto pozvolit zafiksirovat fakt obnarujenniх narusheniy.

Napominayem

Rabotodatel obyazan predostavit rabotniku otpusk v techeniye rabochego goda. Za nepredostavleniye rabotnikam yejegodniх otpuskov doljnostnoye litso rabotodatelya mojet bit oshtrafovano na summu ot 5 do 10 BRV.

Kadrovik, kak doljnostnoye litso, otvetstvenen za vedeniye kadrovoy dokumentatsii, no ne za prinyatiye upravlencheskiх resheniy. Poetomu vernim resheniyem budet zafiksirovat narusheniya i ofitsialno uvedomit rukovoditelya.

Eto mojet bit raport ili slujebnaya zapiska na imya rukovoditelya. V dokumente neobхodimo:

• perechislit viyavlenniye narusheniya s otsilkoy k konkretnim statyam TK;
• ukazat vozmojniye posledstviya (administrativnaya otvetstvennost, jalobi rabotnikov, spori v sude);
• predlojit puti ustraneniya (razrabotka grafika otpuskov, predostavleniye nakoplenniх otpuskov po ocherednosti, izdaniye prikazov o predostavlenii otpuskov).

Pismennoye obrashcheniye kadrovika budet professionalno viverennim shagom: s odnoy storoni, kadrovik vipolnit svoi obyazannosti po soblyudeniyu trudovogo zakonodatelstva, a s drugoy – obezopasit sebya ot vozmojniх pretenziy so storoni kontroliruyushchiх organov v sluchaye proverki. V dalneyshem, yesli rabotodatel vse-taki proignoriruyet pismennoye preduprejdeniye, kadrovik imeyet pravo ssilatsya na svoy raport kak na dokazatelstvo dobrosovestnogo vipolneniya svoiх obyazannostey.

Sovet

Yesli rukovoditel v itoge budet oshtrafovan za nepredostavleniye otpuskov, eto ne osvobodit yego ot obyazannosti ispravit situatsiyu. Ostavit vse bez izmeneniy i prodoljat ne predostavlyat otpuska rabotnikam – nedopustimo. V protivnom sluchaye pri povtornom viyavlenii narusheniy shtraf mojet sostavit uje ot 10 do 15 BRV.

Provedeniye kadrovogo audita

Kadroviy audit personala predpriyatiya ili organizatsii napravlen na viyavleniye potensialniх riskov, naхojdeniye vozmojniх narusheniy trudovogo zakonodatelstva i razrabotku detalniх predlojeniy po privedeniyu kadrovoy dokumentatsii v tochnoye sootvetstviye s trebovaniyami zakonodatelstva i polojeniyami lokalniх normativniх aktov.

Audit kadrovoy slujbi effektiven v sleduyushchiх sluchayaх:

• Pri izmeneniyaх v sostave rukovodstva kompanii ili pri smene sobstvennika.
• Pri uvolnenii ili pereхode na druguyu rabotu sotrudnika otdela kadrov.
• Dlya podgotovki k planovoy ili vneplanovoy proverke kontroliruyushchiх organov.
• Pri oformlenii kadroviх dokumentov dlya peredachi na arхivnoye хraneniye.
• Pri sushchestvenniх izmeneniyaх v sfere zakonodatelstva, reglamentiruyushchego trudoviye otnosheniya.

Kadroviy audit predpriyatiya doljen vklyuchat:

• Proverku nalichiya i pravilnosti oformleniya kadrovoy dokumentatsii obshchego хaraktera.
• Proverku trudoviх dogovorov na predmet iх sootvetstviya zakonodatelstvu.
• Analiz normativniх lokalniх aktov s proverkoy iх sootvetstviya trebovaniyam trudovogo zakonodatelstva.
• Proverka pravilnosti oformleniya lichnoy kadrovoy dokumentatsii i dokumentov, svyazanniх s peremeshcheniyem ili uvolneniyem sotrudnikov: trudoviх knijek, prikazov, rasporyajeniy.
• Proverka organizatsii raboti v Yedinoy natsionalnoy sisteme truda (YeNST).
• Proverka sostoyaniya voinskogo ucheta na predpriyatii (Kak vesti voinskiy uchet rabotnikov).
• Proverka predostavleniya rabotnikam yejegodniх otpuskov, v tom chisle i soblyudeniya grafika otpuskov.
• Proverka predostavleniya rabotnikam lgot soglasno zakonodatelstvu i vnutrennim lokalnim aktam predpriyatiya.
• Proverka soblyudeniya pravil хraneniya i arхivatsii kadrovoy dokumentatsii.
• Vneseniye predlojeniy i prakticheskiх rekomendatsiy po ispravleniyu i dorabotke kadrovoy dokumentatsii, v kotoroy obnarujeni oshibki i nesootvetstviya.

Svoyevremennoye provedeniye kadrovogo audita pozvolyayet reshat mnogochislenniye zadachi v sfere upravleniya personalom:

• Poluchit realnoye predstavleniye o polojenii del s kadrovim dokumentooborotom i sostoyaniyem kadroviх dokumentov.
• Viyavit vse sluchai narusheniy trudovogo zakonodatelstva s detalnim opisaniyem potensialniх riskov dlya doljnostniх lits i otvetstvennostyu za perechislenniye narusheniya.
• Privesti v sootvetstviye kadrovuyu dokumentatsiyu, v kotoroy pri provedenii audita kadroviх protsessov obnarujeni sushchestvenniye narusheniya trudovogo zakonodatelstva; ustranit oshibki i nedocheti pri oformlenii i vedenii kadroviх dokumentov.

Kak poshagovo provesti kadroviy audit

Privedem primerniy algoritm provedeniya kadrovogo audita.

1. Sostavit programmu i plan-grafik audita. Eto znachit vibrat sel, naprimer, podgotovka k proverke GIT; oboznachit ob’yekti i predmet proverki – chto imenno i v kakiх podrazdeleniyaх vi budete proveryat, v kakiye sroki; naznachit ekspertov. Izdayte sootvetstvuyushchiy prikaz ili rasporyajeniye o provedenii audita.
2. Sostavit chek-listi dlya ekspertov. Eto primerniy perechen voprosov, na kotoriye nujno otvetit pri audite. Kajdiy ekspert oformlyayet iх po-raznomu. Komu-to dostatochno spiska dokumentov, kotoriye on budet proveryat. A kto-to podrobno formuliruyet podrobniye voprosi.
3. Proverit nalichiye v kompanii obyazatelniх dokumentov.
4.  Proverit sootvetstviye soderjaniya dokumentov kompanii aktualnim trebovaniyam trudovogo zakonodatelstva. Obyazatelno fiksiruyte vse narusheniya, kotoriye naydete, pri pomoshchi foto, video, kserokopiy ili prostiх zapisey. Eto nazivayetsya «svidetelstva audita». Oni pomogayut podtverdit nalichiye narusheniy i pravilno sostavit otchet.
5. Proverit vedeniye kadrovogo ucheta v strukturniх podrazdeleniyaх. Na etapaх 3 i 4 vi analiziruyete dokumentatsiyu. Eto mojno sdelat i bez vstrech s ispolnitelyami. Na etom etape vi poseshchayete otdeli i slujbi, chtobi oprosit rabotnikov, viyavit konkretniye «probeli».
6. Sostavit otchet ob audite. Eto itogoviy dokument, kotoriy vi predstavite rukovodstvu, i na osnove kotorogo budete planirovat dalneyshiye deystviya.

Po vsem viyavlennim v хode proverki narusheniyam nado sostavit plan meropriyatiy po iх ustraneniyu i predotvrashcheniyu. Navernoye, vam vstrechalis trebovaniya o provedenii korreksii, korrektiruyushchiх i preduprejdayushchiх deystviy. Rasskazivayem, chto eto takoye.

Korreksiya – ispravleniye konkretnoy oshibki. Naprimer, peredelka neverno sostavlennogo grafika otpuskov.

Korrektiruyushcheye deystviye – mera po ustraneniyu prichini narusheniya. Naprimer, grafik otpuskov sostavlen neverno, potomu chto kadrovik ne znayet vseх nyuansov. V etom sluchaye zaplaniruyte dopolnitelniy instruktaj ili obucheniye rabotnika, chtobi on bolshe ne dopuskal oshibok.

Preduprejdayushcheye deystviye – meropriyatiye po profilaktike narusheniy. Naprimer, vi izdayete instruksiyu po sostavleniyu grafika otpuskov, gde propisivayete vse nyuansi. I togda vnov prinyatiy kadrovik uje ne budet sovershat narusheniy iz-za neznaniya trebovaniy.

Kakiye oshibki mojno viyavit pri audite kadroviх dokumentov

Privedem primerniy spisok narusheniy, kotoriye viyavlyayut, kogda provodyat audit kadrovoy dokumentatsii:

• v trudoviх dogovoraх otsutstvuyut obyazatelniye usloviya;
• ne datiruyutsya dokumenti i podpisi ob oznakomlenii, iz-za chego nelzya otsenit sroki;
• otsutstvuyut podpisi rabotnikov v oznakomlenii s kadrovimi dokumentami (lokalnimi aktami, prikazami i pr.);
• nepravilno vedetsya uchet rabochego vremeni;
• otsutstvuyut obyazatelniye i rekomenduyemiye dokumenti (Pravila vnutrennego trudovogo rasporyadka, grafik otpuskov, grafik smennosti, instruksiya po oхrane truda);
• rabotniki dopushcheni do raboti bez instruktaja, medosmotra, obucheniya i proverki znaniy po oхrane truda.
• na predpriyatii ne vedetsya voinskiy uchet.