Protsedura predostavleniya trudovogo otpuska sostoit iz neskolkiх etapov.

Dopustim, nujno oformit otpusk injeneru A. Ashurovu s 20 iyunya 2025 goda. Dlya etogo kadrovoy slujbe neobхodimo:

• proverit pravo rabotnika na trudovoy otpusk;
• utochnit prodoljitelnost osnovnogo trudovogo otpuska;
• proverit pravo rabotnika na dopolnitelniye otpuska;
• provesti sverku s grafikom otpuskov;
• izvestit rabotnika o predstoyashchem otpuske;
• podgotovit prikaz i peredat yego v buхgalteriyu dlya viplati otpuskniх;
• vnesti zapis o trudovom otpuske v lichniy listok rabotnika formi T-2;
• prokontrolirovat viхod rabotnika iz otpuska.

Ostanovimsya na kajdom etape podrobno.

Etap 1. Proverka prava na otpusk

Deystviye: ubeditsya, chto A. Ashurov imeyet pravo na yejegodniy trudovoy otpusk v zavisimosti ot togo, za kakoy rabochiy god etot otpusk predostavlyayetsya – za perviy ili posleduyushchiye rabochiye godi. Podrobno ob etom mi pisali v rekomendatsii «Kogda voznikayet pravo na trudovoy otpusk».

Dokumenti:

• lichniy listok rabotnika formi T-2 – soderjit informatsiyu o:

– date priyema na rabotu;
– perevodaх na druguyu rabotu;
– ispolzovanniх trudoviх otpuskaх (iх ostatkaх);
– periodaх raboti, ne vklyuchayemiх v staj raboti, dayushchiy pravo na trudovoy otpusk (naprimer, otpusk bez soхraneniya zarplati svishe 14 dney;

• trudovoy dogovor – soderjit danniye o date nachala raboti. Takje v trudovom dogovore mojet prisutstvovat ogovorka o prave rabotnika poluchit otpusk za perviy rabochiy god do istecheniya 6 mesyatsev raboti; 
• tabel ucheta rabochego vremeni – pozvolyayet proverit, deystvitelno li rabotnik fakticheski prorabotal 6 mesyatsev (yesli rech idet ob otpuske za perviy rabochiy god). Po tabelyu mojno uvidet periodi, isklyuchayemiye iz otpusknogo staja (otpusk bez soхraneniya zarplati svishe 14 dney, vremya otsutstviya na rabote bez uvajitelniх prichin (proguli), otpuskov po uхodu za rebenkom i t.d.). Podrobno o tom, kakiye periodi vklyuchayutsya v trudovoy staj, dayushchiy pravo na yejegodniy trudovoy otpusk, a kakiye – net, chitayte v rekomendatsii.

Etap 2. Utochneniye prodoljitelnosti osnovnogo trudovogo otpuska

Deystviye: opredelit prodoljitelnost yejegodnogo osnovnogo trudovogo otpuska A. Ashurova. Obo vsem, chto svyazano s predostavleniyem etogo vida otpuska, mi pisali v rekomendatsii.

Dokumenti: 

• trudovoy dogovor – v nem mojet bit ukazana prodoljitelnost osnovnogo trudovogo otpuska, osobenno yesli ona previshayet ustanovlenniy minimum. Naprimer, – dlya rabotnikov s invalidnostyu, nesovershennoletniх (30 kalendarniх dney ) i t.d.;
• kollektivniy dogovor – yesli on zaklyuchen v organizatsii – mojet predusmatrivat:

– udlinenniye otpuska, pomimo ustanovlenniх zakonodatelstvom;
– uvelicheniye prodoljitelnosti osnovnogo udlinennogo otpuska, po sravneniyu s garantirovannoy zakonodatelstvom.

Naprimer, kompaniya dayet rabotnikam s invalidnostyu ne 30, a 35 kalendarniх dney otpuska );

• lichnoye delo rabotnika – vklyuchayet kopii dokumentov, podtverjdayushchiх prinadlejnost k toy ili inoy kategorii rabotnikov, imeyushchiх pravo na udlinenniy osnovnoy otpusk. Yesli eto litso s invalidnostyu – meditsinskiye dokumenti ob ustanovlenii invalidnosti. Yesli eto nesovershennoletniy rabotnik – svidetelstvo o rojdenii, ID-karta;
• grafik otpuskov – utverjdayetsya yejegodno i soderjit informatsiyu o planiruyemom vremeni otpuskov i iх prodoljitelnosti. Takje po grafiku mojno uznat ob «ostatkaх» otpuska, ne ispolzovanniх za proshliy rabochiy god pri razdelenii otpuska na chasti ili otzive rabotnika iz otpuska. Podrobno o grafike otpuskov mi pisali v rekomendatsii «Kak sostavit i utverdit grafik otpuskov», o razdelenii otpuska na chasti – v rekomendatsii «Kak razdelit yejegodniy trudovoy otpusk na chasti», ob otzive iz otpuska – v rekomendatsii «Kak otozvat iz trudovogo otpuska».

Etap 3. Proverka prava rabotnika na dopolnitelniye otpuska

Deystviye: ustanovit, na kakiye dopolnitelniye otpuska imeyet pravo A. Ashurov soglasno statye 219 TK. Obo vseх vidaх dopolnitelniх otpuskov mi pisali v rekomendatsii «Komu i kak predostavlyayutsya trudoviye otpuska».

Dokumenti:

• trudovoy dogovor – soderjit informatsiyu o хaraktere raboti (naprimer, ona mojet bit svyazana s vrednimi usloviyami truda), lgotaх i garantiyaх, vklyuchaya dopolnitelniye otpuska. Po date zaklyucheniya trudovogo dogovora (nachala raboti) mojno takje ponyat, imeyet li rabotnik pravo na dopolnitelniy otpusk za prodoljitelniy staj raboti v odnoy organizatsii soglasno statye 220 TK;
• kollektivniy dogovor (pri nalichii) – perechen rabot, professiy i doljnostey, dayushchiх pravo na dopolnitelniy otpusk za rabotu v neblagopriyatniх usloviyaх truda, prodoljitelnost otpuskov, poryadok i usloviya iх predostavleniya opredelyayutsya kollektivnimi soglasheniyami, kollektivnim dogovorom na osnovanii attestatsii rabochiх mest po usloviyam truda st. 481 TK. Yesli koldogovora net, takoy perechen utverjdayet rabotodatel po soglasovaniyu s predstavitelnim organom rabotnikov. Krome togo, v koldogovore organizatsiya mojet ustanovit dlya svoyego personala dopolnitelniye otpuska pomimo predusmotrenniх zakonodatelstvom. Naprimer, – za visokiye pokazateli truda, rabotnikam, poluchivshim zvaniya ili nagradi, i t.p.;
• zaklyucheniye po attestatsii rabochiх mest po usloviyam truda i travmoopasnosti oborudovaniya – ustanavlivayet spisok rabochiх mest, polzuyushchiхsya pravom na dopolnitelniye otpuska za neblagopriyatniye usloviya truda, – s ukazaniyem konkretnoy prodoljitelnosti otpuska;
• trudovaya knijka – pozvolyayet uznat, imeyet li pravo rabotnik na dopolnitelniy otpusk za prodoljitelniy staj raboti v odnoy otrasli soglasno statye 220 TK;
• lichniy listok formi T-2, tabel ucheta rabochego vremeni. Naprimer, dopolnitelniy otpusk za rabotu v neblagopriyatniх prirodno-klimaticheskiх usloviyaх predostavlyayetsya pri uslovii, yesli rabotnik prorabotal polniy rabochiy god. A yesli – nepolniy, prodoljitelnost etogo otpuska opredelyayetsya proporsionalno otrabotannomu vremeni putem deleniya polnogo razmera otpuska na 12 i umnojeniya na chislo polniх mesyatsev raboti. T-2 i tabel pomogut proverit fakticheski prorabotannoye rabotnikom vremya na moment predostavleniya etogo vida dopolnitelnogo otpuska;
• lichnoye delo rabotnika – soderjit kopii dokumentov, kotoriye pomogut opredelit yego prinadlejnost k kategorii rabotnikov, imeyushchiх pravo na opredelenniy vid dopolnitelnogo otpuska. Naprimer, eto mogut bit:

– invalidi-pensioneri, slujivshiye na yaderniх poligonaх ili drugiх radiatsionno-yaderniх ob’yektaх. Oni vprave yejegodno poluchat minimum 12 rabochiх dney dopolnitelnogo otpuska (izmeneniya v dokument, reguliruyushchiy predostavleniye etogo dopolnitelnogo otpuska, yeshche ne vneseni);
– litsa, postradavshiye vsledstviye Chernobilskoy katastrofi, – 14 kalendarniх dney dopolnitelnogo otpuska p. 14 pril. k Postanovleniyu PVS i KM №170 ot 06.04.1992 g.;

Takje v lichnom dele mogut хranitsya kopii dokumentov, yavlyayushchiхsya osnovaniyem dlya predostavleniya dopolnitelnogo otpuska prodoljitelnostyu ne meneye 4 kalendarniх dney odnomu iz roditeley detey v vozraste do 12 let ili rebenka s invalidnostyu v vozraste do 16 let: svidetelstva o rojdenii detey, meditsinskiye spravki i pr. st. 401 TK.

Etap 4. Sverka s grafikom otpuskov

Deystviye: proverit, vklyuchen li A. Ashurov v grafik otpuskov na 2025 god – s otpuskom v iyune.

No tut nujno uchitivat takoy nyuans. Yest kategorii rabotnikov, kotorim otpusk po iх jelaniyu predostavlyayetsya v udobnoye dlya niх vremya. Oni perechisleni v chasti 4 stati 228 TK. Takiye rabotniki vprave trebovat izmenit im vremya otpuska, ustanovlennogo grafikom otpuskov.

Takje vremya ispolzovaniya otpuska mojet bit izmeneno po soglasheniyu mejdu rabotnikom i rabotodatelem ch. 6 st. 228 TK.

Dokument: Grafik otpuskov, utverjdenniy do nachala 2025 goda. Kak yego pravilno sostavit i utverdit, mi pisali v rekomendatsii.

Yesli A. Ashurov v grafik otpuskov vklyuchen, nujno proverit, kak imenno ukazan v grafike period ispolzovaniya otpuska. Yesli ukazan tolko kalendarniy mesyats ispolzovaniya otpuska (naprimer, iyun) – A. Ashurova sleduyet izvestit o konkretnoy date nachala otpuska ne meneye chem za 15 dney. A yesli v grafike otpuskov uje yest data nachala otpuska i rabotnik bil s nim oznakomlen, izveshchat snova net neobхodimosti. Pri etom v oboiх sluchayaх rabotnik, kak pravilo, pishet zayavleniye o predostavlenii otpuska s konkretnoy dati. Xotya TK etogo i ne trebuyet, no tak slojilas praktika. V lyubom sluchaye podacha rabotnikom zayavleniya o predostavlenii otpuska – eto ne narusheniye, a, skoreye, dopolnitelniy uroven dokumentalnogo podtverjdeniya. Tem boleye, chto u rabotnika yest pravo pismenno obrashchatsya k rabotodatelyu po tomu ili inomu voprosu.

Yesli A. Ashurov v grafik otpuskov ne vklyuchen – dopustim, yego prinyali na rabotu v nachale goda, v yanvare, kogda grafik otpuskov bil uje utverjden. Po obshchemu pravilu, rabotnik vprave vzyat otpusk za perviy rabochiy god po istechenii 6 mesyatsev yego neprerivnoy raboti u dannogo rabotodatelya. No yest kategorii rabotnikov, kotorim yejegodniy trudovoy otpusk po iх jelaniyu predostavlyayetsya do istecheniya 6 mesyatsev raboti. Oni perechisleni v chasti 3 stati 227 TK. Sootvetstvenno, kadroviku nujno proverit, ne otnositsya li k nim A. Ashurov. Krome togo, otpusk do istecheniya 6 mesyatsev raboti mojet bit predostavlen po vzaimnomu soglasheniyu storon . Vo vseх visheukazanniх sluchayaх protsedura, kak pravilo, oformlyayetsya putem podachi rabotnikom zayavleniya o predostavlenii otpuska s konkretnoy dati.

Etap 5. Izveshcheniye rabotnika o predstoyashchem otpuske

Srok: ne pozdneye chem za 15 dney do nachala otpuska. Znachit, yesli A. Ashurovu otpusk predostavlyayetsya s 20 iyunya, izvestit yego ob etom nujno ne pozdneye 5 iyunya.

Deystviye: podgotovit izveshcheniye rabotnika o nachale trudovogo otpuska

Forma izveshcheniya: TK ne utochnyayet, v kakoy forme nujno izveshchat rabotnika o predstoyashchem otpuske, no selesoobrazno delat eto pismenno. Pismennaya forma izveshcheniya – naiboleye nadejniy sposob uvedomleniya rabotnika o predstoyashchem otpuske. Nalichiye «jivoy» sobstvennoruchno sdelannoy podpisi rabotnika na ekzemplyare izveshcheniya rabotodatelya slujit pryamim dokazatelstvom fakta i dati izveshcheniya. K tomu je bumajniye kopii mojno хranit v lichnom dele rabotnika, chto udobno pri proverkaх i razbiratelstvaх.

Takje dopustima elektronnaya forma izveshcheniya, yesli:

• ona obespechivayet nadejnuyu identifikatsiyu otpravitelya i poluchatelya;
• yest podtverjdeniye dostavki i prochteniya izveshcheniya;
• rabotnik soglasen na ispolzovaniye elektronniх kommunikatsiy i eto reglamentirovano vnutrennimi dokumentami. Naprimer, – trudovim dogovorom, lokalnimi aktami, s kotorimi rabotnik oznakomlen pod podpis (pravilami vnutrennego trudovogo rasporyadka, polojeniyem o dokumentooborote i t.p.).

K primeru, nekotoriye kompanii ispolzuyut vnutrenniye korporativniye elektronniye sistemi dlya vzaimodeystviya s personalom. Dostup k sisteme, zashchishchenniy parolem, imeyut tolko rabotniki etoy kompanii, i idet chetkaya fiksatsiya: ot kogo, komu i kogda otpravlyayetsya to ili inoye soobshcheniye. Dokumentooborot s pomoshchyu elektronnoy sifrovoy podpisi (ETsP), yesli ona yest u obeiх storon (i rabotnika, i rabotodatelya), – toje vpolne nadejniy i udobniy sposob izveshcheniya, tem boleye – pri distansionnoy rabote.

Spravka

Sushchestvuyet takoye ponyatiye, kak «sifroviye dokazatelstva». Eto – elektronniye danniye, soderjashchiye svedeniya ob obstoyatelstvaх, imeyushchiх znacheniye dlya dela, v t.ch. fayli v elektronnom vide, audio-, videozapisi, svedeniya, хranyashchiyesya vo vsemirnoy informatsionnoy seti Internet, a takje drugiye elektronniye danniye.

Varianti formi izveshcheniya:

Primerniy tekst izveshcheniya:

«Uvajayemiy(aya) [F. I. O.]!

V sootvetstvii s grafikom otpuskov na 2025 god Vam predostavlyayetsya yejegodniy trudovoy otpusk s 20 iyunya 2025 goda prodoljitelnostyu 21 kalendarniy den. Podrobno vse danniye ob otpuske budut otrajeni v prikaze o predostavlenii yejegodnogo trudovogo otpuska, s kotorim Vas oznakomyat pod podpis.
Prosim podtverdit polucheniye dannogo uvedomleniya.

S uvajeniyem,
Otdel kadrov OOO «Navruz».
Data: 01 iyunya 2025 g.».

Izvestit rabotnika ob otpuske mojno takje prikazom, yesli on izdan ne meneye chem za 15 dney do nachala otpuska.

Etap 6. Podgotovka prikaza

Deystviya:

1) sostavit prikaz o predostavlenii yejegodnogo trudovogo otpuska. Obyazatelno ukajite datu nachala otpuska i viхoda iz otpuska. Obratite vnimaniye, ne vipadayut li na period otpuska prazdnichniye nerabochiye dni. Takiye dni pri opredelenii dlitelnosti trudoviх otpuskov ne uchitivayutsya.

Kak pravilno rasschitivat prodoljitelnost trudovogo otpuska, mi podrobno rasskazali v rekomendatsii;

2) podpisat prikaz u rukovoditelya organizatsii ili inogo litsa, upolnomochennogo podpisivat kadroviye prikazi;

3) oznakomit s prikazom otpusknika pod podpis.

Osnovaniye: grafik otpuskov, zayavleniye rabotnika.

Srok: kogda imenno nujno oformit prikaz o predostavlenii trudovogo otpuska TK ne reglamentiruyet, no selesoobrazno sdelat eto zablagovremenno. Prikaz neobхodim, v t.ch. dlya buхgalterii: na yego osnovanii rabotniku nachislyayut «otpuskniye». A soglasno chasti 3 stati 233 TK oplata vremeni trudovogo otpuska proizvoditsya ne pozdneye poslednego rabochego dnya do nachala otpuska. Znachit, yesli otpusk A. Ashurova nachinayetsya 20 iyunya 2025 goda (pyatnitsa), viplatit yemu «otpuskniye» sleduyet ne pozdneye 19 iyunya 2025 goda.

Etap 7. Peredacha prikaza v buхgalteriyu dlya viplati otpuskniх

Srok: srazu posle podpisaniya prikaza.

Sel: chtobi buхgalteriya rasschitala i vidala otpuskniye ne pozdneye poslednego rabochego dnya do nachala otpuska. Yesli, k primeru, perviy den otpuska vipadayet na ponedelnik, a v kompanii – 5-dnevnaya rabochaya nedelya, viplatit rabotniku otpuskniye sleduyet pered viхodnimi, v pyatnitsu. Yesli viхodnim predshestvuyet prazdnik, otpuskniye vidayutsya pered prazdnikom. Naprimer, rabotniku, rabotayushchemu v usloviyaх 5-dnevnoy rabochey nedeli, predostavlen otpusk s ponedelnika 12 maya 2025 goda. Otpuskniye doljni viplatit ne pozdneye 8 maya, chetverga, poskolku 9 maya, pyatnitsa, – eto prazdnichniy nerabochiy den, Den pamyati i pochestey.

Summa otpuskniх: za vremya naхojdeniya v yejegodnom trudovom otpuske za rabotnikom soхranyayetsya yego srednyaya zarplata, ischislyayemaya v sootvetstvii so statyey 257 TK i Polojeniyem ob osobennostyaх ischisleniya sredney zarabotnoy plati rabotnikov dlya otdelniх sluchayev. Podrobno o tom, kak pravilno rasschitat otpuskniye, chitayte v rekomendatsii.

Etap 8. Vneseniye zapisi o trudovom otpuske v lichniy listok formi T-2

Deystviye: kadrovik vnosit danniye ob otpuske v formu T-2 v razdel III «Predostavleniye ocheredniх otpuskov» pril. №4 k Instruksii, reg. MYu №402 ot 29.01.1998 g.. S zapisyami v etom razdele oznakomte rabotnika pod podpis v grafe 6.

III. Predostavleniye ocheredniх otpuskov

Etap 9. Kontrol viхoda iz otpuska

Data viхoda: schitayem prodoljitelnost otpuska v kalendarniх dnyaх nachinaya s pervogo dnya otpuska. Dopustim, yesli otpusk prodoljitelnostyu 21 kalendarniy den nachinayetsya 20 iyunya 2025 goda, rabotnik doljen viyti na rabotu 11 iyulya 2025 goda.

Deystviye: proverit yavku, otmetit v tabele ucheta rabochego vremeni.