Процедура предоставления трудового отпуска состоит из нескольких этапов.

Допустим, нужно оформить отпуск инженеру А. Ашурову с 20 июня 2025 года. Для этого кадровой службе необходимо:

• проверить право работника на трудовой отпуск;
• уточнить продолжительность основного трудового отпуска;
• проверить право работника на дополнительные отпуска;
• провести сверку с графиком отпусков;
• известить работника о предстоящем отпуске;
• подготовить приказ и передать его в бухгалтерию для выплаты отпускных;
• внести запись о трудовом отпуске в личный листок работника формы Т-2;
• проконтролировать выход работника из отпуска.

Остановимся на каждом этапе подробно.

Этап 1. Проверка права на отпуск

Действие: убедиться, что А. Ашуров имеет право на ежегодный трудовой отпуск в зависимости от того, за какой рабочий год этот отпуск предоставляется – за первый или последующие рабочие годы. Подробно об этом мы писали в рекомендации «Когда возникает право на трудовой отпуск».

Документы:

• личный листок работника формы Т-2 – содержит информацию о:

– дате приема на работу;
– переводах на другую работу;
– использованных трудовых отпусках (их остатках);
– периодах работы, не включаемых в стаж работы, дающий право на трудовой отпуск (например, отпуск без сохранения зарплаты свыше 14 дней;

• трудовой договор – содержит данные о дате начала работы. Также в трудовом договоре может присутствовать оговорка о праве работника получить отпуск за первый рабочий год до истечения 6 месяцев работы; 
• табель учета рабочего времени – позволяет проверить, действительно ли работник фактически проработал 6 месяцев (если речь идет об отпуске за первый рабочий год). По табелю можно увидеть периоды, исключаемые из отпускного стажа (отпуск без сохранения зарплаты свыше 14 дней, время отсутствия на работе без уважительных причин (прогулы), отпусков по уходу за ребенком и т.д.). Подробно о том, какие периоды включаются в трудовой стаж, дающий право на ежегодный трудовой отпуск, а какие – нет, читайте в рекомендации.

Этап 2. Уточнение продолжительности основного трудового отпуска

Действие: определить продолжительность ежегодного основного трудового отпуска А. Ашурова. Обо всем, что связано с предоставлением этого вида отпуска, мы писали в рекомендации.

Документы: 

• трудовой договор – в нем может быть указана продолжительность основного трудового отпуска, особенно если она превышает установленный минимум. Например, – для работников с инвалидностью, несовершеннолетних (30 календарных дней ) и т.д.;
• коллективный договор – если он заключен в организации – может предусматривать:

– удлиненные отпуска, помимо установленных законодательством;
– увеличение продолжительности основного удлиненного отпуска, по сравнению с гарантированной законодательством.

Например, компания дает работникам с инвалидностью не 30, а 35 календарных дней отпуска );

• личное дело работника – включает копии документов, подтверждающих принадлежность к той или иной категории работников, имеющих право на удлиненный основной отпуск. Если это лицо с инвалидностью – медицинские документы об установлении инвалидности. Если это несовершеннолетний работник – свидетельство о рождении, ID-карта;
• график отпусков – утверждается ежегодно и содержит информацию о планируемом времени отпусков и их продолжительности. Также по графику можно узнать об «остатках» отпуска, не использованных за прошлый рабочий год при разделении отпуска на части или отзыве работника из отпуска. Подробно о графике отпусков мы писали в рекомендации «Как составить и утвердить график отпусков», о разделении отпуска на части – в рекомендации «Как разделить ежегодный трудовой отпуск на части», об отзыве из отпуска – в рекомендации «Как отозвать из трудового отпуска».

Этап 3. Проверка права работника на дополнительные отпуска

Действие: установить, на какие дополнительные отпуска имеет право А. Ашуров согласно статье 219 ТК. Обо всех видах дополнительных отпусков мы писали в рекомендации «Кому и как предоставляются трудовые отпуска».

Документы:

• трудовой договор – содержит информацию о характере работы (например, она может быть связана с вредными условиями труда), льготах и гарантиях, включая дополнительные отпуска. По дате заключения трудового договора (начала работы) можно также понять, имеет ли работник право на дополнительный отпуск за продолжительный стаж работы в одной организации согласно статье 220 ТК;
• коллективный договор (при наличии) – перечень работ, профессий и должностей, дающих право на дополнительный отпуск за работу в неблагоприятных условиях труда, продолжительность отпусков, порядок и условия их предоставления определяются коллективными соглашениями, коллективным договором на основании аттестации рабочих мест по условиям труда ст. 481 ТК. Если колдоговора нет, такой перечень утверждает работодатель по согласованию с представительным органом работников. Кроме того, в колдоговоре организация может установить для своего персонала дополнительные отпуска помимо предусмотренных законодательством. Например, – за высокие показатели труда, работникам, получившим звания или награды, и т.п.;
• заключение по аттестации рабочих мест по условиям труда и травмоопасности оборудования – устанавливает список рабочих мест, пользующихся правом на дополнительные отпуска за неблагоприятные условия труда, – с указанием конкретной продолжительности отпуска;
• трудовая книжка – позволяет узнать, имеет ли право работник на дополнительный отпуск за продолжительный стаж работы в одной отрасли согласно статье 220 ТК;
• личный листок формы Т-2, табель учета рабочего времени. Например, дополнительный отпуск за работу в неблагоприятных природно-климатических условиях предоставляется при условии, если работник проработал полный рабочий год. А если – неполный, продолжительность этого отпуска определяется пропорционально отработанному времени путем деления полного размера отпуска на 12 и умножения на число полных месяцев работы. Т-2 и табель помогут проверить фактически проработанное работником время на момент предоставления этого вида дополнительного отпуска;
• личное дело работника – содержит копии документов, которые помогут определить его принадлежность к категории работников, имеющих право на определенный вид дополнительного отпуска. Например, это могут быть:

– инвалиды-пенсионеры, служившие на ядерных полигонах или других радиационно-ядерных объектах. Они вправе ежегодно получать минимум 12 рабочих дней дополнительного отпуска (изменения в документ, регулирующий предоставление этого дополнительного отпуска, еще не внесены);
– лица, пострадавшие вследствие Чернобыльской катастрофы, – 14 календарных дней дополнительного отпуска п. 14 прил. к Постановлению ПВС и КМ №170 от 06.04.1992 г.;

Также в личном деле могут храниться копии документов, являющихся основанием для предоставления дополнительного отпуска продолжительностью не менее 4 календарных дней одному из родителей детей в возрасте до 12 лет или ребенка с инвалидностью в возрасте до 16 лет: свидетельства о рождении детей, медицинские справки и пр. ст. 401 ТК.

Этап 4. Сверка с графиком отпусков

Действие: проверить, включен ли А. Ашуров в график отпусков на 2025 год – с отпуском в июне.

Но тут нужно учитывать такой нюанс. Есть категории работников, которым отпуск по их желанию предоставляется в удобное для них время. Они перечислены в части 4 статьи 228 ТК. Такие работники вправе требовать изменить им время отпуска, установленного графиком отпусков.

Также время использования отпуска может быть изменено по соглашению между работником и работодателем ч. 6 ст. 228 ТК.

Документ: График отпусков, утвержденный до начала 2025 года. Как его правильно составить и утвердить, мы писали в рекомендации.

Если А. Ашуров в график отпусков включен, нужно проверить, как именно указан в графике период использования отпуска. Если указан только календарный месяц использования отпуска (например, июнь) – А. Ашурова следует известить о конкретной дате начала отпуска не менее чем за 15 дней. А если в графике отпусков уже есть дата начала отпуска и работник был с ним ознакомлен, извещать снова нет необходимости. При этом в обоих случаях работник, как правило, пишет заявление о предоставлении отпуска с конкретной даты. Хотя ТК этого и не требует, но так сложилась практика. В любом случае подача работником заявления о предоставлении отпуска – это не нарушение, а, скорее, дополнительный уровень документального подтверждения. Тем более, что у работника есть право письменно обращаться к работодателю по тому или иному вопросу.

Если А. Ашуров в график отпусков не включен – допустим, его приняли на работу в начале года, в январе, когда график отпусков был уже утвержден. По общему правилу, работник вправе взять отпуск за первый рабочий год по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Но есть категории работников, которым ежегодный трудовой отпуск по их желанию предоставляется до истечения 6 месяцев работы. Они перечислены в части 3 статьи 227 ТК. Соответственно, кадровику нужно проверить, не относится ли к ним А. Ашуров. Кроме того, отпуск до истечения 6 месяцев работы может быть предоставлен по взаимному соглашению сторон . Во всех вышеуказанных случаях процедура, как правило, оформляется путем подачи работником заявления о предоставлении отпуска с конкретной даты.

Этап 5. Извещение работника о предстоящем отпуске

Срок: не позднее чем за 15 дней до начала отпуска. Значит, если А. Ашурову отпуск предоставляется с 20 июня, известить его об этом нужно не позднее 5 июня.

Действие: подготовить извещение работника о начале трудового отпуска

Форма извещения: ТК не уточняет, в какой форме нужно извещать работника о предстоящем отпуске, но целесообразно делать это письменно. Письменная форма извещения – наиболее надежный способ уведомления работника о предстоящем отпуске. Наличие «живой» собственноручно сделанной подписи работника на экземпляре извещения работодателя служит прямым доказательством факта и даты извещения. К тому же бумажные копии можно хранить в личном деле работника, что удобно при проверках и разбирательствах.

Также допустима электронная форма извещения, если:

• она обеспечивает надежную идентификацию отправителя и получателя;
• есть подтверждение доставки и прочтения извещения;
• работник согласен на использование электронных коммуникаций и это регламентировано внутренними документами. Например, – трудовым договором, локальными актами, с которыми работник ознакомлен под подпись (правилами внутреннего трудового распорядка, положением о документообороте и т.п.).

К примеру, некоторые компании используют внутренние корпоративные электронные системы для взаимодействия с персоналом. Доступ к системе, защищенный паролем, имеют только работники этой компании, и идет четкая фиксация: от кого, кому и когда отправляется то или иное сообщение. Документооборот с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), если она есть у обеих сторон (и работника, и работодателя), – тоже вполне надежный и удобный способ извещения, тем более – при дистанционной работе.

Справка

Существует такое понятие, как «цифровые доказательства». Это – электронные данные, содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, в т.ч. файлы в электронном виде, аудио-, видеозаписи, сведения, хранящиеся во всемирной информационной сети Интернет, а также другие электронные данные.

Варианты формы извещения:

Примерный текст извещения:

«Уважаемый(ая) [Ф. И. О.]!

В соответствии с графиком отпусков на 2025 год Вам предоставляется ежегодный трудовой отпуск с 20 июня 2025 года продолжительностью 21 календарный день. Подробно все данные об отпуске будут отражены в приказе о предоставлении ежегодного трудового отпуска, с которым Вас ознакомят под подпись.
Просим подтвердить получение данного уведомления.

С уважением,
Отдел кадров ООО «Навруз».
Дата: 01 июня 2025 г.».

Известить работника об отпуске можно также приказом, если он издан не менее чем за 15 дней до начала отпуска.

Этап 6. Подготовка приказа

Действия:

1) составить приказ о предоставлении ежегодного трудового отпуска. Обязательно укажите дату начала отпуска и выхода из отпуска. Обратите внимание, не выпадают ли на период отпуска праздничные нерабочие дни. Такие дни при определении длительности трудовых отпусков не учитываются.

Как правильно рассчитывать продолжительность трудового отпуска, мы подробно рассказали в рекомендации;

2) подписать приказ у руководителя организации или иного лица, уполномоченного подписывать кадровые приказы;

3) ознакомить с приказом отпускника под подпись.

Основание: график отпусков, заявление работника.

Срок: когда именно нужно оформить приказ о предоставлении трудового отпуска ТК не регламентирует, но целесообразно сделать это заблаговременно. Приказ необходим, в т.ч. для бухгалтерии: на его основании работнику начисляют «отпускные». А согласно части 3 статьи 233 ТК оплата времени трудового отпуска производится не позднее последнего рабочего дня до начала отпуска. Значит, если отпуск А. Ашурова начинается 20 июня 2025 года (пятница), выплатить ему «отпускные» следует не позднее 19 июня 2025 года.

Этап 7. Передача приказа в бухгалтерию для выплаты отпускных

Срок: сразу после подписания приказа.

Цель: чтобы бухгалтерия рассчитала и выдала отпускные не позднее последнего рабочего дня до начала отпуска. Если, к примеру, первый день отпуска выпадает на понедельник, а в компании – 5-дневная рабочая неделя, выплатить работнику отпускные следует перед выходными, в пятницу. Если выходным предшествует праздник, отпускные выдаются перед праздником. Например, работнику, работающему в условиях 5-дневной рабочей недели, предоставлен отпуск с понедельника 12 мая 2025 года. Отпускные должны выплатить не позднее 8 мая, четверга, поскольку 9 мая, пятница, – это праздничный нерабочий день, День памяти и почестей.

Сумма отпускных: за время нахождения в ежегодном трудовом отпуске за работником сохраняется его средняя зарплата, исчисляемая в соответствии со статьей 257 ТК и Положением об особенностях исчисления средней заработной платы работников для отдельных случаев. Подробно о том, как правильно рассчитать отпускные, читайте в рекомендации.

Этап 8. Внесение записи о трудовом отпуске в личный листок формы Т-2

Действие: кадровик вносит данные об отпуске в форму Т-2 в раздел III «Предоставление очередных отпусков» прил. №4 к Инструкции, рег. МЮ №402 от 29.01.1998 г.. С записями в этом разделе ознакомьте работника под подпись в графе 6.

III. Предоставление очередных отпусков

Этап 9. Контроль выхода из отпуска

Дата выхода: считаем продолжительность отпуска в календарных днях начиная с первого дня отпуска. Допустим, если отпуск продолжительностью 21 календарный день начинается 20 июня 2025 года, работник должен выйти на работу 11 июля 2025 года.

Действие: проверить явку, отметить в табеле учета рабочего времени.