Пригодится каждому кадровику в марте:
Как оформить внутреннюю опись документов личного дела
Внутренняя опись документов используется для упорядочивания данных и быстрого доступа к ним. Она также помогает не допускать утери документов и делает их хранение более надежным. Что такое внутренняя опись документов? Когда необходимо составить опись документов в личном деле сотрудника? Какие документы следует вносить в опись? Ответы на эти вопросы читайте далее.
Что такое внутренняя опись личного дела сотрудника
Внутренняя опись – это таблица, в которой отображается перечень всех документов из личного дела работника. Опись предназначена для фиксации документов в личном деле, а также для учета изменений в нем. К примеру, изъятие или добавление документов. Опись обеспечивает быстрый доступ к необходимой информации и контроль целостности дела.
Составление внутренней описи документов
Неотъемлемая часть полного оформления личного дела – это составление внутренней описи документов. Личное дело начинают формировать с трудового договора и постепенно опись заполняют другими документами, поступающими в личное дело на протяжении всей трудовой деятельности сотрудника.
Унифицированной формы внутренней описи нет, работодатель разрабатывает и утверждает свой бланк самостоятельно.
На практике опись оформляют в виде таблицы, в которую вносят одни из следующих граф:
- порядковый номер документа;
- регистрационный номер или код документа (при наличии);
- дата создания или утверждения документа и т. д.;
Kadrovik.uz рекомендует
При включении нового документа в личное дело в опись вносят соответствующую запись и указывают все требуемые сведения. При изъятии или замене документа это также отражается в графе «Примечание».
Под таблицей размещается итоговая запись с отображением общего количества документов, листов внутренней записи, информации о сотруднике и др.
Итоговую запись делают после того, как с сотрудником прекращают трудовой договор. После этого прекращают вести его личное дело передают его в архив предприятия. Если в таблице описи остались пустые строки, их зачеркивают, чтобы нельзя было внести в них дополнительные сведения.
Внутреннюю опись документов помещают в начало личного дела. Если личное дело подшили без внутренней описи, ее необходимо подклеить на внутренней стороне обложки.
Рекомендация
Подробнее о том, как вести личное дело сотрудника и какие документы в него включать, читайте в рекомендации экспертов системы Kadrovik PRO
К каким делам составляется внутренняя опись документов
Внутреннюю опись документов составляют для всех личных дел сотрудников, независимо от их должности или категории. Это обеспечивает систематизацию всех документов, связанных с работой персонала. Если в кадровый учет компании не предусматривает ведение внутренней описи личного дела в ходе трудовой деятельности сотрудника, внутреннюю опись составляют только перед передачей его дела в архив.
Какие документы нужно внести в опись личного дела сотрудника
Во внутреннюю опись вносятся все документы, которые хранятся в личном деле сотрудника и непосредственно связаны с его трудовой деятельностью. К ним относятся документы, которые:
- предоставляет сам сотрудник;
- фиксируют прием сотрудника на работу;
- связаны с трудовой деятельностью сотрудника, например, приказы, допсоглашения и т. п.
Внимание
Нельзя хранить в личных делах и вносить во внутреннюю опись документы и их копии, которые содержат персональные данные сотрудника и его членов семьи: паспорт, свидетельство о браке и рождение, военный билет и другие.
Разъяснения экспертов по изменениям в ТК
