Пригодится каждому кадровику в сентябре:
Журнал учета трудовых договоров – не обязательный для работодателя документ. Законодательство не относит к числу обязательных реквизитов трудового договора его регистрационный номер. С другой стороны – такой реквизит предусмотрен в ЕНСТ.
Kadrovik.uz разъясняет:
– Ни в ст. 73 ТК, ни в Рекомендациях по заключению трудового договора регистрационный номер не назван. Однако он есть в Примерной форме трудового договора (контракта). К тому же номер и дату трудового договора нужно указывать при его регистрации в ЕНСТ на my.mehnat.uz.
Поэтому все-таки желательно регистрировать трудовые договоры в специальном Журнале (книге) учета. Особенно это важно при большой численности работников. Нумерация позволяет облегчить поиск документа.
Трудовые договоры заключаются в письменной форме. Поэтому бумажные варианты (экземпляры работодателя) обязательно хранятся в личных делах сотрудников и/или в отдельных регистрах. Помимо этого, удобно сохранять и электронные варианты трудовых договоров и размещать их в электронные папки – по времени заключения договоров (год, квартал, месяц), подразделениям (отделам, департаментам, цехам, участкам) и т.п.
Регламентирована ли процедура нумерации трудовых договоров? Можно ли в каждом новом году вести нумерацию заново?
Законодательство не регламентирует этот вопрос. На практике встречается такой вариант нумерации, когда номер трудового договора состоит из двух частей: порядкового номера и цифр, обозначающих год заключения. Например, трудовому договору, заключенному в июне 2022 года, может быть присвоен номер 17/06-2022. Также можно просто нумеровать договоры по порядку (1, 2…. 10 и т.д.).
Эти примеры носят рекомендательный характер и не обязательны к применению. Каждый работодатель самостоятельно устанавливает порядок нумерации с учетом своей специфики.
Целесообразно отдельным документом (приказом, распоряжением, положением о делопроизводстве и т.п.) утвердить единый порядок, устанавливающий:
- правила нумерации трудовых договоров;
- сроки, в которые нумерация будет начинаться заново;
- форму книги учета трудовых договоров – бумажная или электронная; и т.п.
Этот документ будет обязательным для применения в пределах вашей организации.