Как бороться с завалом срочных дел

«Приходишь на работу со своим планом на день, сядешь, только начнешь вникать, как на тебя падает срочное поручение, потом еще одно… Иногда повесят и то, что не входит в твои прямые обязанности. Вот так раз отвлекут, два отвлекут своими срочными вопросами, а в итоге получаешь выговор за не вовремя выполненную основную работу…»

Kadrovik.uz попросил прокомментировать ситуацию HR-консультанта Ирину ШАКИРОВУ:

 

 

– Для успешной работы кадровику, и вообще любому работнику, нужны не только специальные знания, но и так называемые «мягкие навыки»: коммуникации, разрешения конфликтов, планирования и организации. Один из таких «мягких навыков» – управление временем.

К сожалению, совсем исключить срочные дела невозможно. В ходе рабочего дня всегда возможна какая-либо «интервенция», нарушающая ваш хорошо продуманный план. Чтобы не терпеть стресс от завала срочных дел, разберем некоторые правила и «фишки» управления временем.

Все задачи, которые мы планируем на рабочую неделю, можно разделить на группы по приоритетности, отметив, сколько примерно времени нужно на них запланировать.

1. «Важно и срочно». Это те задачи, которые требуют Вашего внимания сегодня. Начинайте с задачи под номером 1 в этой группе приоритетов, а не с тех задач, что стоят под номером 3 или 4, какими бы привлекательными и интересными они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми «важными и срочными» задачами, то продолжайте работу над ними в следующий день. Не выполняйте других задач, пока не закончите с первыми, если их выполнение полностью зависит от вас.

«Важное и срочное» – это не менее 4–5 часов вашего рабочего времени в день.

2. «Важное» – это стратегические долгосрочные задачи, которые существенно влияют на качество вашей работы и в целом на деятельность организации. Например, в компании идет автоматизация, вы – участник команды проекта, сам проект завершится через полгода, ваши разработки для проекта нужны будут через два месяца. Это означает, что уже сейчас вы должны запланировать не менее 6–8 часов в неделю, чтобы работать над этими вопросами последовательно и постепенно, учитывая запланированные сроки. Если вы не сделаете этого, то через два месяца эти вопросы станут срочными, горящими и станут для вас источником стресса.

3. «Срочное» – это либо рутинные каждодневные операции, не терпящие отлагательств, либо задания и поручения, поступающие неожиданно, как в случае, который мы обсуждаем.

Чтобы не раздражаться и не возмущаться, время на срочные дела нужно планировать заранее. То есть вы резервируете в рабочем дне время для неожиданных дел, которые могут на вас свалиться (около 2 часов в день). Таким образом, вмешательство в ваш график уже будет запланировано, вы к нему будете морально готовы. Если этого не произойдет, тем лучше, вы сможете использовать это время для дел «Важно и срочно» и «Важно».

Кроме резервирования времени на срочные дела, нужно все время работать над оптимизацией повторяющихся рутинных дел – создать шаблоны документов, сделать чек-листы, прописать порядок их исполнения. Тогда вы сможете быстрее выполнять их либо делегировать (если есть кому).

Если ваша должностная позиция позволяет, можно установить регламент и график обращения к вам по срочным делам. Определите время, когда вы готовы принимать подчиненных или коллег, составьте список вопросов, по которым можно обращаться, а которые нужно решать самостоятельно. Здесь опять пригодится «банк» шаблонов и инструкций по типовым рабочим вопросам.

4. «Ни важное, ни срочное». Это помехи, забирающие наше рабочее время даром: ненужные разговоры, интернет, соцсети, личные звонки, частые перекуры и другое. Желательно отслеживать эти потери и последовательно сокращать их.

Надо сказать, что в бизнес-компаниях многие люди подвержены так называемому «синдрому срочности». Если дела организованы плохо, нет планирования, складывается ситуация, когда работники находятся в ситуации постоянной гонки, решения вопросов, которые нужно было решать вчера. Это ситуация опасная и для психологического здоровья работников, и для компании в целом. Но… она также часто является своеобразным «допингом» для человека, к которому можно привыкнуть.

Подвержен ли человек «синдрому срочности», можно проверить с помощью теста.

 

Тест на «синдром срочности»

Отметьте в каждом пункте цифру, которая больше всего соответствует вашему обычному поведению или отношению к суждениям, приведенным в левой колонке, ориентируясь на шкалу:

0 – никогда, 1 – довольно редко, 2 – иногда, 3 – достаточно часто, 4 – всегда.

 

№	Утверждения	Н	ДР	И	ДЧ	В
1	Я работаю лучше всего, когда приходится спешить	0	1	2	3	4
2	В своей неспособности уделить время глубоким раздумьям о самом себе я виню суету и давление внешних обстоятельств	0	1	2	3	4
3	Меня раздражает медлительность событий и людей, окружающих меня. Я не люблю ждать или топтаться на месте	0	1	2	3	4
4	Я испытываю чувство вины, когда отрываюсь от работы	0	1	2	3	4
5	Я постоянно мечусь между делами и мероприятиями	0	1	2	3	4
6	Я отмахиваюсь от людей, когда мне нужно закончить работу	0	1	2	3	4
7	Я ощущаю беспокойство, если теряю контакт с офисом более чем на несколько минут	0	1	2	3	4
8	Я занимаюсь каким-то одним делом, но думаю о другом	0	1	2	3	4
9	Лучше всего мне удается разрешение кризисных ситуаций	0	1	2	3	4
10	Всплеск адреналина от нового кризиса приносит мне больше удовлетворения, чем равномерное движение к долгосрочной цели	0	1	2	3	4
11	Я отказываюсь провести время с дорогими мне людьми ради преодоления какого-нибудь кризиса	0	1	2	3	4
12	Я ощущаю, что день прожит не зря, если мне удается преодолеть какой-нибудь кризис	0	1	2	3	4
13	Я ем, не отрываясь от работы	0	1	2	3	4
14	Я продолжаю думать, что когда-нибудь смогу, наконец, заняться тем, чего действительно хочу	0	1	2	3	4
15	Большое количество решенных дел к концу рабочего дня наполняет меня ощущением, что я поработал по-настоящему продуктивно	0	1	2	3	4

 

Сложите свои баллы и оцените себя в соответствии с ключом:

0–25 – слабая подверженность срочности;

26–45 – сильная подверженность срочности;

Больше 46 – пагубная зависимость от срочности.