Шошилинч ишлар тўпланиб қолмаслиги учун нима қилиш керак

«Сиз кун давомида қилинадиган ишларни режалаштириб келасиз, энди ўтириб иш бошлайман деб турганингизда шошилинч топшириқ бериб қолишади, кейин галдагисини.... Баъзан сенинг мажбуриятларингга кирмайдиган ишларни ҳам бўйнингга илиб қўйишади. Асосий ишдан мана шу тахлит чалғитишлари натижасида ўз вақтида бажарилмаган асосий иш учун ҳайфсан ҳам оласан...»

Kadrovik.uz HR-маслаҳатчи Ирина Шакировадан вазиятни изоҳлашини сўради:

 

 

– Кадрлар бўлими ходими ва умуман ҳар қандай ходим муваффақиятли ишлаши учун нафақат махсус билимлар, балки «юмшоқ кўникмалар» ҳам керак: алоқа, низоларни ҳал қилиш, режалаштириш ва ташкил этиш. Ушбу «юмшоқ кўникмалар»дан бири – вақтни бошқаришдир.

Афсуски, шошилинч ишларни бутунлай истисно қилиш мумкин эмас. Иш куни давомида ҳар доим сизнинг пухта ўйланган режангизни бузадиган қандайдир «интервенция» эҳтимоли мавжуд. Шошилинч ишларга кўмилиб қолишдан стрессга дуч келмаслик учун биз вақтни бошқаришнинг баъзи қоидалари ва услубларни таҳлил қиламиз.

Иш ҳафтасига режалаштирган барча вазифаларни уларга тахминан қанча вақт режалаштиришимиз кераклигини белгилаб, устуворлиги бўйича гуруҳларга бўлиш мумкин.

1. «Муҳим ва шошилинч».   Бу Сизнинг эътиборингизни бугун талаб қиладиган вазифалар. Топшириқларни бажаришни улар қанчалик жозибали ва қизиқарли бўлишидан қатъи назар 3 ёки 4-рақамли вазифалардан эмас, балки ушбу устувор гуруҳдаги 1-сонли вазифадан бошланг. Агар иш кунининг охирига келиб сиз барча «муҳим ва шошилинч» топшириқларни бажаришга улгура олмаган бўлсангиз, улар устида ишлашни эртаси куни давом эттиринг. Биринчисини тугатмагунингизча, бошқа топшириқларни бажарманг, агар уларнинг бажарилиши бутунлай сизга боғлиқ бўлса.

«Муҳим ва шошилинч» – бу кунига камида 4-5 соат иш вақтингизни англатади.

2. «Муҳим» – бу сизнинг ишингиз сифатига ва умуман ташкилот фаолиятига сезиларли таъсир кўрсатадиган стратегик узоқ муддатли топшириқлар. Масалан, компанияда автоматлаштириш кетмоқда, сиз – лойиҳа гуруҳининг аъзосисиз, лойиҳанинг ўзи олти ойдан сўнг якунланади, сизнинг лойиҳа учун ишланмаларингиз икки ойдан кейин керак бўлади. Бу сиз режалаштирилган муддатларни ҳисобга олган ҳолда ҳозирдан ушбу масалалар бўйича изчил ва аста-секин ишлаш учун ҳафтасига камида 6-8 соат ажратишни режалаштиришингиз кераклигини англатади. Агар бу ишни қилмасангиз, у ҳолда икки ойдан кейин бу масала шошилинч бўлиб қолади ва сиз учун стресс манбаига айланади.

3. «Шошилинч» – бу пайсалга солинмайдиган одатий кундалик операциялар ёки биз муҳокама қилаётган ҳолатда бўлгани каби кутилмаганда келадиган вазифа ва топшириқлар.

Аччиқланмаслик ва ғазабланмаслик учун шошилинч ишлар учун вақтни олдиндан режалаштиришингиз керак. Яъни, сизга ёғилиши мумкин бўлган кутилмаган ишлар учун иш кунида вақт ажратасиз (кунига тахминан 2 соат). Шундай қилиб, сизнинг жадвалингизга аралашиш аллақачон режалаштирилган, сиз бунга руҳан тайёр бўласиз. Агар бу содир бўлмаса, янаям яхши, сиз бу вақтни «Муҳим ва шошилинч» ва «Муҳим» ишлар учун ишлатишингиз мумкин бўлади.

Шошилинч ишлар учун вақт ажратишдан ташқари, доимо такрорланадиган ҳар кунлик ишларни оптималлаштириш устида ишлашингиз керак – ҳужжатлар шаблонларини яратиш, чек-варақаларни қилиш, уларни бажариш тартибини белгилаш. Шунда сиз уларни тезроқ бажаришингиз ёки уларни топширишингиз мумкин (агар кимдир бўлса).

Агар сизнинг лавозимингиз имкон берса, шошилинч ишлар бўйича сизга мурожаат қилиш жадвали ва регламентини белгилаб қўйиш мумкин. Қўл остидагиларни ёки ҳамкасбларни қабул қилишга тайёр бўлган вақтни белгиланг, мурожаат қилиш мумкин бўлган ёки мустақил ҳал қилинадиган масалалар рўйхатини тузинг. Бу ерда яна шаблонлар «банки»  ва иш масалалари бўйича намунавий йўриқномалар қўл келади.

4. «На муҳим, на шошилинч». Бу бизнинг иш вақтимизни бекорга олиб қўядиган тўсиқлар: кераксиз суҳбатлар, интернет, ижтимоий тармоқлар, шахсий қўнғироқлар, қисқа танаффуслар ва бошқалар. Ушбу йўқотишларни кузатиб бориш ва уларни бирин-кетин қисқартириш мақсадга мувофиқ.

Айтиш керакки, бизнес компанияларида кўп одамлар «шошилинчлик синдроми»га учраган. Агар ишлар ёмон ташкил этилган бўлса, режалаштириш бўлмаса, ходимлар кеча ҳал қилиниши керак бўлган масалаларни ҳал қиладиган доимий пойга ҳолатида бўлгандек вазият юзага келади. Бу ҳолат ходимларнинг руҳий саломатлиги учун ҳам ва умуман компания учун ҳам хавфлидир. Лекин ... у шунингдек кўпинча одам учун кўникиб қолиш мумкин бўлган ўзига хос «допинг» бўлади.

Инсон «шошилинчлик синдроми»га дучор бўлганми-йўқми, тест ёрдамида текшириш мумкин.

 

«Шошилинчлик синдроми» тести

Ҳар бир бандда шкалага таянган ҳолда сизнинг одатий хатти-ҳаракатингизга ёки чап устунда келтирилган ҳукмларга бўлган муносабатингизга энг мос келадиган рақамни белгиланг:

0 – ҳеч қачон, 1 – жуда кам, 2 – баъзан, 3 – жуда тез-тез, 4 – ҳар доим.

 

№	Тасдиқлар	ҲҚ	ЖК	Б	ЖТ	ҲД
1	Шошилинч ишлашга тўғри келганда яхшироқ ишлайман	0	1	2	3	4
2	Мен ўзим ҳақимда чуқур ўйлашга вақт ажрата олмаслигим учун беҳуда уриниш ва ташқи шароитларнинг босимини айблайман	0	1	2	3	4
3	Воқеалар ва атрофимдаги одамларнинг сустлиги мени аччиқлантиради. Мен кутишни ёки бир жойда бекор туришни ёқтирмайман	0	1	2	3	4
4	Ишдан чалғиганимда айбдорлик ҳиссини туяман	0	1	2	3	4
5	Мен доимо иш ва тадбирлар орасида югуриб юраман	0	1	2	3	4
6	Ишни тугатишим керак бўлганда одамларга парво қилмайман	0	1	2	3	4
7	Агар офис билан алоқани бир неча дақиқадан кўпроққа йўқотсам, ташвишланаман	0	1	2	3	4
8	Мен қандайдир иш билан машғул бўламан, аммо бошқа нарса ҳақида ўйлайман	0	1	2	3	4
10	Низоли вазиятларни хал қилишнинг уддасидан яхши чиқаман	0	1	2	3	4
11	Янги тангликдан адреналин менга узоқ муддатли мақсад сари бир маромда ҳаракатланишдан кўра кўпроқ қониқиш келтиради	0	1	2	3	4
12	Қандайдир тангликни енгиш учун мен учун қимматли бўлган одамлар билан вақт ўтказишдан бош тортаман	0	1	2	3	4
13	Қандайдир тангликни енга олишнинг уддасидан чиқсам, кун бесамар ўтмаганини ҳис қиламан	0	1	2	3	4
14	Ишдан ажралмаган ҳолда таомланаман	0	1	2	3	4
15	Мен кун келиб ниҳоят ўзим чиндан истаётган иш билан машғул бўлишим ҳақида ўйлашда давом этаман	0	1	2	3	4
16	Иш кунининг охирига қадар ҳал қилинган кўпгина ишлар   мени ҳақиқатан ҳам самарали ишлаганимни ҳис қилишга ундайди	0	1	2	3	4

 

Балларингизни қўшинг ва калитга мувофиқ ўзингизни баҳоланг:

0–25 – шошилинчлиликка кучсиз қарамлик;

26-45 – шошилинчлиликка кучли қарамлик;

46 дан кўп – шошилинчлиликка зарарли қарамлик.