Пригодится каждому кадровику в январе:
Как оформить прогул на работе без увольнения работника
Прогулы сотрудника могут быть признаны серьёзным нарушением трудовой дисциплины и повлечь за собой увольнение. Но не всегда это лучший выход для работодателя. Иногда целесообразнее обойтись без расторжения трудового договора, например, если работник является ценным специалистом или его нарушение связано с временными трудностями. В статье разберем, как правильно оформить прогул, чтобы сохранить баланс интересов обеих сторон, соблюсти трудовое законодательство и избежать конфликтов.
Что такое прогул
Режим рабочего времени (время начала и окончания работы, продолжительность работы и перерывы) устанавливается в ПВТР и одной из обязанностей работника является соблюдение этого режима 
. Если работник отсутствует на своем рабочем месте в течение рабочего времени более 3 часов и, следовательно, не соблюдает режим рабочего времени без уважительной причины, то его отсутствие признается прогулом.
Внимание
Отсутствие сотрудника на работе по уважительным причинам не может расцениваться как прогул. К уважительным причинам могут относиться болезни, ЧП, командировка и другие обстоятельства, которые подтверждены соответствующими документами
Прогул может стать основанием для дисциплинарного взыскания :
- выговор;
- штраф;
- увольнение.
Внимание
Уволить сотрудника можно за систематическое нарушение своих трудовых обязанностей в течение года или за однократное грубое нарушение . Перечень грубых нарушений может быть представлен в ПВТР, трудовом договоре и других локальных актах о дисциплине.
Как оформить прогул сотрудника
Пока работник не сообщит причину своего пропуска работы или не откажется предоставить письменное объяснение, у работодателя нет законного основания признавать прогул. Ведь когда причина неизвестна, ее нельзя считать неуважительной. А вот зафиксировать отсутствие работника необходимо сразу. Для этого следует:
1. Задокументировать факт отсутствия сотрудника на рабочем месте с помощью докладной записки. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя руководителя компании. Иногда ее могут составить и коллеги отсутствующего. В докладной указывается:
- дата, когда сотрудник не явился на работу;
- Ф.И.О. и должность сотрудника.
2. Составить акт о неявке.
В акте указывается Ф.И.О. и должность сотрудника, дата и время неявки сотрудника, основания для составления акта, подписи руководителя сотрудника и его коллег, которые были свидетелями пропуска работы.
3. Отметить в табеле пропуск работы.
Kadrovik.uz рекомендует
Если сотрудник не явился на работу и причина неявки неизвестна, то в табеле учета рабочего времени необходимо указать код «НН» (неявка по невыясненной причине). За дни, где будет проставлен такой код, заработная плата не начисляется.
4. Уведомить сотрудника о том, что его отсутствие было зафиксировано.
Уведомить можно через письмо-уведомление, если сотрудник так и не явился на работу, или представить ему на ознакомление под подпись акт о неявке. В случае, когда сотрудник отказывается подписывать акт, следует составить об этом акт.
Внимание
Акт об отказе работника не стоит недооценивать. Если дело дойдет до судебного разбирательства, акт будет признан дополнительным доказательством правильного оформления процедуры
5. Запросить у сотрудника объяснительную записку. Важно понимать, что этот шаг работодатель обязан выполнить согласно части 2 статьи 313 ТК. Желательно, чтобы к своей объяснительной работник приложил документы, подтверждающие уважительную причину отсутствия на рабочем месте. Составляется объяснительная в свободной форме на имя руководителя компании.
Внимание
Работник вправе отказаться писать объяснительную и объяснять причину прогула. Но это не будет считаться препятствием для применения меры дисциплинарного взыскания. Отказ работника необходимо оформить актом с указанием присутствующих при этом свидетелей
Далее проводится служебное расследование на основании докладной записки, акта, объяснительной и представленных от работника документов, и по его итогу руководитель издает:
- приказ о признании причины отсутствия на работе уважительной. Тогда в табеле проставляется количество рабочих часов, если работник отсутствовал не весь рабочий день, или код уважительной причины, например «Т» – неоплачиваемая нетрудоспособность на основании медицинской справки;
- приказ о дисциплинарном взыскании (выговоре, штрафе). В этом случае в табеле проставляется код ПР (прогулы).
Работника необходимо ознакомить с приказом под подпись.
Рекомендуем прочитать
Как доказать причину прогула
В трудовом законодательстве не перечислены уважительные причины отсутствия на рабочем месте. Поэтому работодателю в каждом конкретном случае приходится принимать решение по ситуации.
Тем не менее, исходя из судебной практики, причина признается уважительной, если она подтверждена:
- медицинскими документами: справка из больницы, поликлиники или вызова скорой помощи, а также больничный лист;
- документами о семейных обстоятельствах: свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о смерти близкого родственника, справка о госпитализации родственника;
- документами о форс-мажоре: справка о ДТП, уведомление об опасных природных явлениях (штормовой ветер, сильные морозы, наводнение);
- другими документами: повестка в суд, письмо из образовательного учреждения;
- показаниями свидетелей (коллег, соседей, врачей), если нет документов.
Стоит отметить, что на решение работодателя о признании причин уважительными может повлиять заблаговременное уведомление. И даже если работник не смог заранее сообщить о своем отсутствии, он должен сделать это как можно скорее по телефону, электронной почте или через мессенджеры и сохранить доказательства отправки.
Если работник действовал добросовестно, то предоставленные доказательства вместе с объяснительной обычно признаются достаточными.
Kadrovik.uz рекомендует
