Как вести учет рабочего времени

В рекомендации:

– какой вид учета рабочего времени выбрать;
– как рассчитать допустимую продолжительность рабочего времени за учетный период;
– заполнение табеля учета рабочего времени.

Какой вид учета рабочего времени выбрать

На практике используют два вида учета рабочего времени:

• поденный;
• суммированный.

При поденном учете рабочее время распределяется так, чтобы продолжительность каждого рабочего дня и каждой рабочей недели не превышала установленную норму для соответствующей категории работников.  То есть отработанные каждым работником часы учитываются ежедневно.

При нормальной продолжительности рабочего времени в день не может быть больше 8-ми часов работы при 5-дневной и 7 часов – при 6-дневной рабочей неделе. Рабочая неделя, в свою очередь, не должна превышать 40 часов . Но, чтобы не было переработки при 6-дневной рабочей неделе (6 х 7 = 42), можно предусмотреть разные варианты распределения рабочих часов. Например:

5 дней в неделю – по 7 часов, в субботу – 5 часов (35 + 5 = 40);

4 дня в неделю – по 7 часов, 2 дня – по 6 часов (28 + 12 = 40) и т. п.

Время работы свыше указанной продолжительности считайте сверхурочным.

Иначе говоря, нельзя компенсировать переработку (недоработку) работника в один рабочий день недоработкой (переработкой) в другие дни этой же или другой недели.

Не забывайте, что у некоторых работников может быть сокращенное или неполное рабочее время. Поэтому ежедневная норма их рабочего времени будет меньше общеустановленной. 

Пример

Расчет нормы рабочего времени для работника с инвалидностью  

Работник-инвалид не должен работать свыше 36 часов в неделю . Следовательно, в день ему необходимо установить не более 6-ти часов работы при 6-дневной и 7-ми часов при 5-дневной рабочей неделе.

При суммированном учете рабочего времени его норма соблюдается не ежедневно, а за более длительный промежуток времени (учетный период) – месяц, квартал, полугодие, но не более одного года.  То есть ежедневная или еженедельная продолжительность работы может варьироваться, а возникающая в связи с этим переработка или недоработка балансируется в рамках учетного периода.

Обычно длительный учетный период (квартал, полугодие, год) устанавливается, если объем выполняемых задач на предприятии не носит равномерного характера (строительно-монтажные работы, сельское хозяйство и т. д.).

Также суммированный учет целесообразно вести при гибком или сменном графике работы, при непрерывном производстве, вахтовом методе и т. д.

Если же в вашей организации стабильный график работы с одинаковой ежедневной продолжительностью рабочего времени, например, с 8.00 до 17.00, с 9.00 до 18.00 и т. д., используйте поденный учет.

Порядок применения суммированного учета рабочего времени устанавливается коллективным договором, а если он не заключен, – работодателем по согласованию с представительным органом работников . В нем нужно указать:

• круг лиц, на которых распространяется суммированный учет рабочего времени;
• продолжительность учетного периода и прочее.

Продолжительность рабочей смены, время начала и окончания ежедневной работы, порядок чередования смен и другие вопросы суммированного учета рабочего времени можно отразить в Правилах внутреннего трудового распорядка, Положении о режиме рабочего времени и отдыха, графиках сменности и иных локальных актах предприятия.

Внимание

При суммированном учете рабочий день (смена) не может быть больше 12 часов, а продолжительность ежедневного отдыха между окончанием работы и ее началом на следующий день (в смену) – меньше 12 часов   .

Нельзя устанавливать суммированный учет рабочего времени для:

• работников младше 18 лет  ;
• беременных и женщин с детьми в возрасте до 14 лет (детьми-инвалидами – до 16 лет) – без их согласия ;
• лиц с инвалидностью независимо от группы инвалидности – без их согласия и без положительного медицинского заключения .

Следите за тем, чтобы отработанное за учетный период время не превышало установленную норму. Например, если за учетный период принят месяц, то в отдельно взятую неделю сотрудник может отработать и более 40 часов, однако в расчете за месяц переработок быть не должно. Общее количество проработанных часов должно уложиться в допустимую продолжительность рабочего времени за учетный период. Работа сверх нормы рабочего времени за учетный период считается сверхурочной.

Как рассчитать допустимую продолжительность рабочего времени за учетный период

Министерство занятости и трудовых отношений ежегодно разрабатывает рекомендуемый расчет рабочего времени на предстоящий год. Он содержит информацию о количестве рабочих часов/дней и норме рабочего времени в разрезе каждого месяца, квартала, полугодия и года в целом исходя из вида рабочей недели.

Рекомендуемый расчет рабочего времени на 2021 год см. здесь.

Руководствуйтесь им при учете рабочего времени ваших сотрудников, в том числе для установления баланса переработанных или недоработанных часов в рамках учетного периода.

Вы сами можете рассчитать норму рабочего времени на определенные периоды. Она исчисляется в зависимости от установленной работнику продолжительности рабочего времени в неделю (40 час., 36 час., 24 час. и т. д.). Число часов в неделю разделите на количество рабочих дней в неделю (5 – при 5-дневной и 6 – при 6-дневной неделях). Полученное число умножьте на количество рабочих дней в месяце.

Рекомендуемый календарь рабочего времени на 2021 год со всеми праздничными, в том числе дополнительными и перенесенными нерабочими днями см. здесь.

Как заполнять табель учета рабочего времени

Работодатель обязан вести точный учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником . В какой именно форме осуществляется такой учет, в Трудовом кодексе не отражено. На практике оптимальной и удобной формой фиксации рабочего времени сотрудников является табель. Законодательно установленной его формы нет. Можете разработать ее самостоятельно исходя из специфики деятельности и режима рабочего времени вашей организации.

Обычно каждому работнику присваивается табельный номер, который проводится во всех документах по учету труда и заработной платы.

Учету в табеле подлежат:

• фактически проработанное рабочее время, т. е. время, в течение которого работник действительно находился на рабочем месте и исполнял свои трудовые обязанности;
• отдельные периоды, засчитываемые в рабочее время, когда работа фактически не выполнялась (периоды простоев не по вине работника, перерывы для кормления ребенка и пр.).

Все периоды времени, подлежащие учету, могут обозначаться условными или цифровыми знаками, которые разрабатываются и утверждаются предприятием самостоятельно.

К примеру, продолжительность фактически отработанного рабочего времени (в часах) при 5-дневной рабочей неделе – 8, при 6-дневной рабочей неделе – 7, при суммированном учете рабочего времени – 12; время нахождения работника в командировке – К, в отпуске – О, на больничном – Б, дни праздников·– П, выходные дни – В.

Заполнение табеля см. здесь.

Учет рабочего времени при совместительстве

Совместитель может работать только половину нормы рабочего времени, установленной для данной категории работников на работе по совместительству (кроме врачебного персонала организаций системы здравоохранения). В дни, когда сотрудник свободен от работы по основному месту, он может работать по совместительству полный рабочий день .

Если для совместителей нельзя соблюсти ежедневную половинную норму рабочего времени, введите суммированный учет рабочего времени так, чтобы общая продолжительность работы (смены) по совместительству не превышала половину нормы рабочего времени по совмещаемой должности за учетный период. При этом учетный период не должен быть более одного месяца, а продолжительность ежедневной работы (смены) – свыше 12 часов.

При внутреннем совместительстве учет рабочего времени ведите раздельно по основной работе и работе по совместительству .