Как написать грамотное деловое письмо

В деловом взаимодействии очень важно сохранять «историю», поэтому, как правило, важные коммуникации с коллегами, руководством, заказчиками и клиентами происходят по электронной почте. К сожалению, в такой переписке часто нарушаются правила делового общения, что приводит к непониманию и разногласиям.

HR-консультант Ирина ШАКИРОВА подготовила для читателей kadrovik.uz рекомендации, как составить деловое письмо:

 

 

1. Всегда указывайте тему письма.

Это помогает адресату сориентироваться, быстро найти нужное письмо, быстрее с ним ознакомиться и дать ответ. Формулировка темы должна быть информативной:

Неправильно: Отчет

Правильно: Отчет о движении денежных средств_03.02.2024

Если в ходе переписки поменялась тема и открыто обсуждение по новому вопросу, не надо менять тему письма, открывайте новую цепочку писем. Соблюдайте правило: для каждого большого вопроса – отдельная переписка.

2. Называйте получателя по имени.

Иногда между коллегами это правило нарушается, и письмо начинается сразу с изложения рабочего вопроса. Это задевает адресата. Если вы не назвали имя, не поздоровались или поздоровались, но не назвали имени того, кому пишите, это воспринимается как скрытая агрессия.

Кроме того, обращение по имени предполагает, что вы ждете ответа от этого человека, и что письмо относится только к нему. Если получателей несколько, нужно перечислить всех, а также указать, от кого и каких действий вы ожидаете.

3. Пишите кратко и по делу:

• сократите ваше сообщение до 3-4 основных пунктов, которые должен узнать ваш адресат, четко сформулируйте, определите и разделите их. Изложите в логической последовательности. Данные пункты не должны повторять друг друга, каждый из них должен касаться только одного аспекта проблемы;
• убедитесь, что ваше сообщение содержит все, что нужно знать адресату, что оно полностью объясняет ситуацию;
• чтобы сообщение было понято, оно должно быть структурировано, и эта структура должна быть ясна.

4. Указывайте точный срок.

Не пишите в теме или основной части письма «срочно». Это понятие растяжимое. Лучше укажите в конце письма точное время и дату, когда вы ждете ответа или результата.

5. Форматируйте текст.

Разделяйте текст отступами: по одному после каждого абзаца и по два после приветствия и перед подписью. Ссылки лучше разместить не в середине текста, а в конце абзаца или письма списком. Каждую ссылку нужно пояснять: на какой документ она ведет и зачем получателю переходить по ней. Текст не должен пестрить цветом, жирным шрифтом, курсивом.

6. Пишите в деловом стиле.

7. Сохраняйте историю переписки.

Оставляйте всю предыдущую цепочку сообщений в письме. Особенно это актуально для работников, которые получают много писем с проблемами и вопросами.

8. Подписывайте письма.

Называйте почту для рабочей переписки нейтрально, желательно по шаблону имя_фамилия@работодатель вместо businesslady или superboy.

В подписи укажите имя, фамилию, должность и название компании. Добавьте способы связи: телефон, мессенджеры, соцсети и ссылку на корпоративный сайт.

Вежливую фразу в конце письма лучше ограничить нейтральным «С уважением» или «Всего доброго». Не стоит в автоматической подписи размещать рекламу, ставить ссылки на другие проекты. Это лучше сделать отдельным письмом.

9. Добавляйте сразу все ссылки и файлы.

Бывает, что только после отправки обнаруживается, что важный файл не прикреплен или не указана нужная ссылка. Многие высылают вложения и дополнения отдельным письмом – «вот документ, который я забыл». И переписка раздваивается: в одной истории – обсуждение, в другой – нужные документы. На какое письмо ответит получатель, неизвестно: возможно, на то, в котором нет истории переписки. Поэтому лучше продублировать предыдущее письмо и добавить к нему файл. В сообщении стоит попросить получателя удалить письмо без файла, чтобы избежать путаницы. Отправляйте все вложения по одной теме вместе. Если их слишком много, присылайте ссылку на файлообменник.

 

 

10. Называйте понятно файлы и документы.

Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится. Пример: Отчет о прибылях и убытках_03.03.24.

11. Перечитайте письмо перед отправкой.

Перечитайте письмо, проверьте на ошибки. Если оно написано под воздействием эмоций, не высылайте сразу, вернитесь к нему через полчаса. Просмотрите еще раз – возможно, вы были слишком резки в суждениях и оценках. Смените тон и перефразируйте моменты, которые могут вызвать у адресата сопротивление и негатив. 

12. Отвечайте быстро.

Сроки ответа на письма в разных компаниях выводятся из особенностей бизнес-процессов, следуйте корпоративным правилам. Регулярно проверяйте рабочую почту и отвечайте на входящие при первой возможности.

Не копите письма. Если ваша основная работа не связана с перепиской, запланируйте в течение дня 2 интервала на разбор почты и ответы. Например, в 11:00 и в конце дня, в 17:00. Так вы не пропустите важные сообщения и сохраните порядок в почтовом ящике.

Не переживайте: если возникнет экстренный вопрос, с вами свяжутся другим способом – через мессенджер или по телефону.

13. Отправляйте письма в рабочее время.

Это правило деловой этики, защищающее личное время ваших партнеров. Обращение в неурочное время вызывает негативные эмоции, а также ваше письмо может просто затеряться среди других.

14. Не пишите в письме конфиденциальную информацию.

Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних. Может случиться сбой в работе почтовых или поисковых систем или контрагент выложит скрины закрытой переписки. Иногда обсуждения случайно попадают к человеку, для которого не были предназначены. Будьте внимательны и аккуратны.