Ишга алоқадор хатларни ёзиш тартиби

Ишбилармонлик муносабатларида «тарих»ни сақлаш жуда муҳим, шунинг учун, қоида тариқасида, ҳамкасблар, раҳбарлар, буюртмачилар ва мижозлар билан муҳим алоқалар электрон почта орқали амалга оширилади. Афсуски, бундай ёзишмаларда кўпинча ишбилармонлик мулоқоти қоидалари бузилади, бу эса тушунмовчилик ва келишмовчиликларга сабаб бўлиши мумкин.

HR-маслаҳатчи Иринa ШАКИРОВА kadrovik.uz ўқувчилари учун ишга алоқадор хатни ёзиш бўйича тавсиялар тайёрлади:  

 

 

1. Ҳамиша хат мавзусини кўрсатинг. 

Бу қабул қилувчига хат мазмунини тушуниш, керакли хатни тезда топиш, у билан тезроқ танишиб чиқиш ва жавоб беришга ёрдам беради. Хат мавзуси зарур маълумотга эга бўлиши керак:

Нотўғри: Ҳисобот

Тўғри: Пул маблағларининг ҳаракати тўғрисида ҳисобот_03.02.2024

Агар ёзишмалар давомида мавзу ўзгарган бўлса ва янги масала бўйича мунозара очилган бўлса, хат мавзусини ўзгартириш шарт эмас, янги хатлар туркумини очинг. Қоидага риоя қилинг: ҳар бир катта савол учун – алоҳида ёзишма.

2. Қабул қилувчининг исмини ёзинг.

Баъзан ҳамкасблар ўртасида бу қоида бузилади ва хат дарҳол иш масаласини баён қилишдан бошланади. Бу қабул қилувчига таъсир қилиши мумкин. Агар сиз исмни ёзмаган, саломлашмаган бўлсангиз ёки саломлашиб, ёзаётган одамнинг исмини кўрсатмаган бўлсангиз, бу яширин тажовуз сифатида қабул қилинади.

Бундан ташқари, исм билан мурожаат қилиш сиз ушбу одамдан жавоб кутаётганингизни ва хат фақатгина унга тегишли эканлигини англатади. Агар қабул қилувчилар бир нечта бўлса, уларнинг барчасини санаб ўтишингиз, шунингдек кимдан ва қандай ҳаракатлар кутаётганингизни кўрсатишингиз керак.

3. Қисқа ва иш бўйича ёзинг.

• Хабарингизни қабул қилувчингиз билиши керак бўлган 3-4 та асосий бандгача қисқартиринг, уларни аниқ шакллантиринг, белгиланг ва бўлинг.  Хатни мантиқий кетма-кетликда баён қилинг. Мазкур бандлар бир-бирини такрорламаслиги керак, уларнинг ҳар бири муаммонинг фақат бир жиҳатига тегишли бўлиши керак;
• сизнинг хабарингизда қабул қилувчи билиши керак бўлган ҳамма нарса ёзилганига, у вазиятни тўлиқ тушунтиришига ишонч ҳосил қилинг;
• хабар тушунарли бўлиши учун у структурали ва  аниқ бўлиши керак.

 

4. Аниқ муддатни кўрсатинг.

Мавзуга ёки хатнинг асосий қисмига «шошилинч» деб ёзманг. Яхшиси, хатнинг охирида жавоб ёки натижа кутилаётган аниқ вақт ва сана кўрсатилгани маъқул.

5. Матнни форматланг.

Матнни хатбошига ажратинг: ҳар бир хатбошидан кейин биттадан, саломлашгандан кейин ва имзо олдидан иккитадан маълум бир чегарани қолдиринг. Ҳаволаларни матннинг ўртасида эмас, балки хатбоши ёки хат охирида жойлаштирган маъқул. Ҳар бир ҳаволани тушунтириш керак: у қайси ҳужжатга олиб боради ва нима учун қабул қилувчи унга ўтиши керак. Матн рангли, қалин шрифт, курсив билан ёзилмаслиги керак.

6. Ишбилармонлик услубида ёзинг.

7. Ёзишмалар тарихини сақланг.

Хатда аввалги хабарлар билан боғлиқ маълумотларни қолдиринг. Бу айниқса, муаммолар ва саволлар акс этган кўплаб  хат оладиган ходимлар учун долзарб.

8. Хатларга имзо қўйинг.

Иш ёзишмалари учун почтани нейтрал тарзда номланг, яхшиси, businesslady ёки superboy ўрнига фамилия@иш берувчи шаблонидан фойдаланинг.

Имзода исм, фамилия, лавозим ва компания номини кўрсатинг. Алоқага чиқиш усулларини қўшинг: телефон, месенжерлар, ижтимоий тармоқлар ва корпоратив сайтга ҳавола.

Хат охиридаги мулойим иборани нейтрал «Ҳурмат билан» ёки «Яхши ишланг» ибораси билан чеклаган маъқул. Автоматик имзога реклама жойлаштириш, бошқа лойиҳаларга ҳаволалар қўйиш шарт эмас. Буни алоҳида хат билан қилган маъқул.

9. Бир вақтнинг ўзида барча ҳаволалар ва файлларни қўшинг.

Фақатгина юборилгандан кейингина муҳим файл бириктирилмаган ёки керакли ҳавола кўрсатилмаган ҳолатлар ҳам учраб туради. Кўпчилик иловалар ва қўшимчаларни «мана мен унутган ҳужжат» деган ёзув билан алоҳида хат орқали юборади. Натижада ёзишмалар иккига бўлинади: биттасида – мунозара, иккинчисида – керакли ҳужжатлар. Қабул қилувчи қайси хатга жавоб бериши номаълум: эҳтимол ёзишмалар тарихи бўлмаганига жавоб берар. Шунинг учун аввалги хатни такрорлаш ва унга файл қўшган маъқул.  Хабарда чалкашлик юз бермаслиги учун қабул қилувчидан файлсиз хатни ўчиришни сўраш керак. Бир мавзу бўйича барча иловаларни биргаликда юборинг. Агар улар жуда кўп бўлса, файл алмашиш хизматига ҳаволани юборинг.

 

 

10. Файллар ва ҳужжатларни тушунарли номланг.

Файлни шундай номлангки, у нима ҳақида ва нимага киритилиши дарҳол тушунарли бўсин. Мисол: фойда ва зарарлар тўғрисида ҳисобот_03.03.24.

11. Хатни юборишдан аввал қайта ўқиб чиқинг.

Хатни қайта ўқинг, хатоларни текширинг. Агар у ҳис-туйғулар таъсири остида ёзилган бўлса, уни дарҳол юборманг, ярим соатча кутинг. Уни яна бир марта кўриб чиқинг – эҳтимол сиз ўз ҳукмларингиз ва баҳоларингизда жуда кескин бўлгандирсиз. Оҳангни ўзгартиринг ва хатни қабул қилувчида қаршилик ва негатив чақириши мумкин бўлган жойларни ўзгартиринг.

12. Тез жавоб беринг.

Турли компанияларда хатларга жавоб бериш муддати бизнес жараёнларининг ўзига хос хусусиятларидан келиб чиқади, корпоратив қоидаларга риоя қилинг. Ишчи  почтангизни мунтазам текшириб туринг ва иложи борича кирувчи хатларга жавоб беринг.

Хатларни йиғманг. Агар сизнинг асосий ишингиз ёзишмалар билан боғлиқ бўлмаса, почта таҳлили ва жавоблар учун кун давомида 2 та интервални режалаштиринг. Масалан, соат 11:00 да ва кун охирида, соат 17:00 да. Шундай қилиб, сиз муҳим хабарларни ўтказиб юбормайсиз ва почта қутингизда тартибни сақлайсиз.

Хавотир олманг: фавқулодда савол юзага келса, сиз билан бошқа йўл – мессенжер ёки телефон орқали боғланишади.

13. Хатларни иш вақтида юборинг.

Бу ҳамкорларингизнинг шахсий вақтини ҳимоя қиладиган бизнес этикаси қоидаси саналади. Ишдан ташқари вақтда мурожаат қилиш салбий ҳис-туйғуларни келтириб чиқаради, шунингдек сизнинг хатингиз бошқа хатлар орасида йўқолиб қолиши мумкин.

14. Хатда махфий маълумотни ёзманг.

Сиз ёзган ҳамма нарса оммага очиқ бўлиши мумкинлигига тайёр туринг. Ҳеч ким махфий маълумот бегоналарнинг қўлига тушиб қоладиган вазиятлардан ҳимояланмаган. Почта ёки қидирув тизимларининг ишидa носозлик рўй бериши мумкин ёки контрагент ёпиқ ёзишмаларнинг скриншотларини очиқлантиради. Баъзида мунозаралар тасодифан унинг учун мўлжалланмаган одамга тушиб қолади. Диққатли ва  тартибли бўлинг.