Ishga aloqador xatlarni yozish tartibi

Ishbilarmonlik munosabatlarida «tarix»ni saqlash juda muhim, shuning uchun, qoida tariqasida, hamkasblar, rahbarlar, buyurtmachilar va mijozlar bilan muhim aloqalar elektron pochta orqali amalga oshiriladi. Afsuski, bunday yozishmalarda koʻpincha ishbilarmonlik muloqoti qoidalari buziladi, bu esa tushunmovchilik va kelishmovchiliklarga sabab boʻlishi mumkin.

HR-maslahatchi Irina ShAKIROVA kadrovik.uz oʻquvchilari uchun ishga aloqador xatni yozish boʻyicha tavsiyalar tayyorladi:  

1. Hamisha xat mavzusini koʻrsating. 

Bu qabul qiluvchiga xat mazmunini tushunish, kerakli xatni tezda topish, u bilan tezroq tanishib chiqish va javob berishga yordam beradi. Xat mavzusi zarur ma’lumotga ega boʻlishi kerak:

Notoʻgʻri: Hisobot

Toʻgʻri: Pul mablagʻlarining harakati toʻgʻrisida hisobot_03.02.2024

Agar yozishmalar davomida mavzu oʻzgargan boʻlsa va yangi masala boʻyicha munozara ochilgan boʻlsa, xat mavzusini oʻzgartirish shart emas, yangi xatlar turkumini oching. Qoidaga rioya qiling: har bir katta savol uchun – alohida yozishma.

2. Qabul qiluvchining ismini yozing.

Ba’zan hamkasblar oʻrtasida bu qoida buziladi va xat darhol ish masalasini bayon qilishdan boshlanadi. Bu qabul qiluvchiga ta’sir qilishi mumkin. Agar siz ismni yozmagan, salomlashmagan boʻlsangiz yoki salomlashib, yozayotgan odamning ismini koʻrsatmagan boʻlsangiz, bu yashirin tajovuz sifatida qabul qilinadi.

Bundan tashqari, ism bilan murojaat qilish siz ushbu odamdan javob kutayotganingizni va xat faqatgina unga tegishli ekanligini anglatadi. Agar qabul qiluvchilar bir nechta boʻlsa, ularning barchasini sanab oʻtishingiz, shuningdek kimdan va qanday harakatlar kutayotganingizni koʻrsatishingiz kerak.

3. Qisqa va ish boʻyicha yozing.

• Xabaringizni qabul qiluvchingiz bilishi kerak boʻlgan 3-4 ta asosiy bandgacha qisqartiring, ularni aniq shakllantiring, belgilang va boʻling.  Xatni mantiqiy ketma-ketlikda bayon qiling. Mazkur bandlar bir-birini takrorlamasligi kerak, ularning har biri muammoning faqat bir jihatiga tegishli boʻlishi kerak;
• sizning xabaringizda qabul qiluvchi bilishi kerak boʻlgan hamma narsa yozilganiga, u vaziyatni toʻliq tushuntirishiga ishonch hosil qiling;
• xabar tushunarli boʻlishi uchun u strukturali va  aniq boʻlishi kerak.

4. Aniq muddatni koʻrsating.

Mavzuga yoki xatning asosiy qismiga «shoshilinch» deb yozmang. Yaxshisi, xatning oxirida javob yoki natija kutilayotgan aniq vaqt va sana koʻrsatilgani ma’qul.

5. Matnni formatlang.

Matnni xatboshiga ajrating: har bir xatboshidan keyin bittadan, salomlashgandan keyin va imzo oldidan ikkitadan ma’lum bir chegarani qoldiring. Havolalarni matnning oʻrtasida emas, balki xatboshi yoki xat oxirida joylashtirgan ma’qul. Har bir havolani tushuntirish kerak: u qaysi hujjatga olib boradi va nima uchun qabul qiluvchi unga oʻtishi kerak. Matn rangli, qalin shrift, kursiv bilan yozilmasligi kerak.

6. Ishbilarmonlik uslubida yozing.

7. Yozishmalar tarixini saqlang.

Xatda avvalgi xabarlar bilan bogʻliq ma’lumotlarni qoldiring. Bu ayniqsa, muammolar va savollar aks etgan koʻplab  xat oladigan xodimlar uchun dolzarb.

8. Xatlarga imzo qoʻying.

Ish yozishmalari uchun pochtani neytral tarzda nomlang, yaxshisi, businesslady yoki superboy oʻrniga familiya@ish beruvchi shablonidan foydalaning.

Imzoda ism, familiya, lavozim va kompaniya nomini koʻrsating. Aloqaga chiqish usullarini qoʻshing: telefon, mesenjerlar, ijtimoiy tarmoqlar va korporativ saytga havola.

Xat oxiridagi muloyim iborani neytral «Hurmat bilan» yoki «Yaxshi ishlang» iborasi bilan cheklagan ma’qul. Avtomatik imzoga reklama joylashtirish, boshqa loyihalarga havolalar qoʻyish shart emas. Buni alohida xat bilan qilgan ma’qul.

9. Bir vaqtning oʻzida barcha havolalar va fayllarni qoʻshing.

Faqatgina yuborilgandan keyingina muhim fayl biriktirilmagan yoki kerakli havola koʻrsatilmagan holatlar ham uchrab turadi. Koʻpchilik ilovalar va qoʻshimchalarni «mana men unutgan hujjat» degan yozuv bilan alohida xat orqali yuboradi. Natijada yozishmalar ikkiga boʻlinadi: bittasida – munozara, ikkinchisida – kerakli hujjatlar. Qabul qiluvchi qaysi xatga javob berishi noma’lum: ehtimol yozishmalar tarixi boʻlmaganiga javob berar. Shuning uchun avvalgi xatni takrorlash va unga fayl qoʻshgan ma’qul.  Xabarda chalkashlik yuz bermasligi uchun qabul qiluvchidan faylsiz xatni oʻchirishni soʻrash kerak. Bir mavzu boʻyicha barcha ilovalarni birgalikda yuboring. Agar ular juda koʻp boʻlsa, fayl almashish xizmatiga havolani yuboring.

10. Fayllar va hujjatlarni tushunarli nomlang.

Faylni shunday nomlangki, u nima haqida va nimaga kiritilishi darhol tushunarli boʻsin. Misol: foyda va zararlar toʻgʻrisida hisobot_03.03.24.

11. Xatni yuborishdan avval qayta oʻqib chiqing.

Xatni qayta oʻqing, xatolarni tekshiring. Agar u his-tuygʻular ta’siri ostida yozilgan boʻlsa, uni darhol yubormang, yarim soatcha kuting. Uni yana bir marta koʻrib chiqing – ehtimol siz oʻz hukmlaringiz va baholaringizda juda keskin boʻlgandirsiz. Ohangni oʻzgartiring va xatni qabul qiluvchida qarshilik va negativ chaqirishi mumkin boʻlgan joylarni oʻzgartiring.

12. Tez javob bering.

Turli kompaniyalarda xatlarga javob berish muddati biznes jarayonlarining oʻziga xos xususiyatlaridan kelib chiqadi, korporativ qoidalarga rioya qiling. Ishchi  pochtangizni muntazam tekshirib turing va iloji boricha kiruvchi xatlarga javob bering.

Xatlarni yigʻmang. Agar sizning asosiy ishingiz yozishmalar bilan bogʻliq boʻlmasa, pochta tahlili va javoblar uchun kun davomida 2 ta intervalni rejalashtiring. Masalan, soat 11:00 da va kun oxirida, soat 17:00 da. Shunday qilib, siz muhim xabarlarni oʻtkazib yubormaysiz va pochta qutingizda tartibni saqlaysiz.

Xavotir olmang: favqulodda savol yuzaga kelsa, siz bilan boshqa yoʻl – messenjer yoki telefon orqali bogʻlanishadi.

13. Xatlarni ish vaqtida yuboring.

Bu hamkorlaringizning shaxsiy vaqtini himoya qiladigan biznes etikasi qoidasi sanaladi. Ishdan tashqari vaqtda murojaat qilish salbiy his-tuygʻularni keltirib chiqaradi, shuningdek sizning xatingiz boshqa xatlar orasida yoʻqolib qolishi mumkin.

14. Xatda maxfiy ma’lumotni yozmang.

Siz yozgan hamma narsa ommaga ochiq boʻlishi mumkinligiga tayyor turing. Hech kim maxfiy ma’lumot begonalarning qoʻliga tushib qoladigan vaziyatlardan himoyalanmagan. Pochta yoki qidiruv tizimlarining ishida nosozlik roʻy berishi mumkin yoki kontragent yopiq yozishmalarning skrinshotlarini ochiqlantiradi. Ba’zida munozaralar tasodifan uning uchun moʻljallanmagan odamga tushib qoladi. Diqqatli va  tartibli boʻling.