В рекомендации:

- зачем нужна должностная инструкция

- что писать в должностной инструкции

- кто должен составлять должностные инструкции

- срок действия должностной инструкции

- как изменять должностную инструкцию

Зачем нужна должностная инструкция

Крайне сложно принять какие-то меры к работнику, не исполняющему или нарушающему трудовые обязанности, если эти обязанности нигде не прописаны. К примеру, ваш продавец консультант продает один товар в день вместо десяти и, соответственно, не выполняет план продаж. Намерение руководства уволить этого работника вполне понятно, но с точки зрения трудового законодательства не все так однозначно.  Ведь если в трудовом договоре прописано, что работник должен «консультировать клиентов и реализовывать товар», то даже одна проданная вещь в день уже дает ему право сохранить за собой рабочее место.

На практике нередко происходит так: в трудовом договоре указывают лишь название должности и самые общие обязанности, в основном касающиеся соблюдения трудовой дисциплины и внутреннего трудового распорядка. А что конкретно должен делать работник в рамках своей трудовой функции – обговаривается устно. Это чревато тем, что при отказе выполнять ту или иную работу руководитель ничего не сможет сделать: ведь такая обязанность работника нигде не указана. Чтобы этого избежать, необходимо по максимуму детализировать все функциональные обязанности работника. И вот тут на помощь приходит должностная инструкция. Обязательна ли она для работодателя? Нет, Трудовой кодекс не требует от работодателя составлять должностные инструкции. Поэтому их отсутствие не расценивается как нарушение трудового законодательства и не влечет ответственность работодателя. Весь круг обязанностей работника можно указать непосредственно в трудовом договоре. Но если таких обязанностей много, и они имеют специфический характер, все же целесообразно не «перегружать» ими трудовой договор, а расписать в отдельном документе. Тем более, в должностной инструкции, помимо функциональных обязанностей, указываются также:

• основные права, обязанности и ответственность работника;
• квалификационные требования по данной должности – уровень образования, опыт работы и пр.;
• порядок подчинения руководству и взаимодействия с другими подразделениями;
• иные важные условия работы.

Также инструкции помогают распределить работу между сотрудниками со схожими обязанностями. Например, в офисе работают два референта. Чтобы понимать, кто чем занимается, в одной инструкции пишем «принимает звонки и консультирует посетителей», в другой – «отвечает за входящую и исходящую документацию». Если в офисе потеряется корреспонденция, отвечать за это будет второй референт.

Поэтому не стоит подходить к составлению инструкций формально, используя общие слова. Тут важна максимальная конкретизация с учетом особенностей деятельности организации и специфики выполняемой работы по этой должности.

Правильно составленная должностная инструкция сможет помочь работодателю: 

• обоснованно отказывать в приеме на работу, если кандидат не соответствует квалификационным или другим требованиям, указанным в должностной инструкции: нет соответствующего образования, недостаточно стажа работы для занятий этой должности, непрохождение профессиональной переподготовки, курсов повышения квалификации и пр.);
• объективно оценивать деятельность работника в период испытательного срока;
• распределять трудовые функции между работниками;
• оценивать качество и полноту исполнения трудовых функций и т.д.

Что писать в должностной инструкции

Зачастую возникает вопрос: если речь идет о рабочих профессиях, скажем, слесаре, механике и пр., уместно ли использовать по отношению к инструкции слово «должностная»? В принципе, это не будет ошибкой. Но обычно, для лиц, работающих не по должности, а по профессии, то есть для рабочих, аналог должностной инструкции принято называть рабочей или производственной инструкцией. Далее по тексту будем использовать выражение «должностная инструкция», подразумевая под ним в том числе и рабочие (производственные) инструкции.

Должностная инструкция носит обезличенный характер, т.е. составляется не на работника, а на должность (профессию). Законодательно утвержденной формы инструкции – нет. Также законодательно не определен общий для всех порядок составления, утверждения и изменения инструкций. Но при этом целый ряд нормативных актов устанавливает порядок утверждения инструкций для отдельных категорий работников. К примеру, должностная инструкция государственного гражданского служащего утверждается руководителем государственного органа или устанавливается законодательством . Должностные инструкции работников отдела ЗАГС утверждает хокимият района (города), а должностные инструкции работников архива ЗАГС — руководители территориальных управлений Агентства госуслуг при Минюсте .

При составлении инструкций примите во внимание:

• корпоративные документы, в которых отражена стратегия юридического лица, приведены схемы организационных связей, определены полномочия сотрудников и т. д.;
• типовые формы должностных инструкций, если они есть.

В каждую должностную инструкцию внесите название организации; дату и место составления; гриф утверждения; полное наименование документа.

Включите в текст инструкции общие положения, функции, должностные обязанности, права и ответственность сотрудника. Разберем содержание этих разделов детально.

1. Общие положения

Включите сюда:

• наименование должности по штатному расписанию;
• принадлежность к структурному подразделению;
• подчиненность работника;
• порядок приема (назначения) на должность и освобождения от нее;
• порядок замещения должности в период временного отсутствия работника;
• квалификационные требования: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт (стаж работы на аналогичной должности);
• нормативно-правовые, методические и внутренние организационные и распорядительные документы (приказы и распоряжения руководителя, положение о структурном подразделении, ПВТР и др.), которыми должен руководствоваться работник.

2. Функции 

В этом разделе укажите: 

• основные задачи работника;
• виды выполняемых работ. К примеру, основная задача работника канцелярии – регистрировать документы. Но в разных организациях он может выполнять разные функции в рамках этой задачи. В одном случае регистрация документов ограничивается ведением одного или нескольких журналов. В других к этому добавляются заполнение карточек, ведение компьютерного банка данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек и т. д.
• участок работы;
• особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения отдельных функций, порядок исполнения поручений руководства.

Учитывайте принятую в организации технологию работы с документами и особенности применяемых технических средств.

3. Должностные обязанности

В предыдущем разделе вы перечислили функции работника, виды выполняемых им работ и отдельных поручений. В этом – установите конкретный порядок их исполнения. Также при необходимости закрепите здесь этические нормы и требования, которые обязан соблюдать работник.

4. Права

Закрепите полномочия работника, необходимые для выполнения возложенных обязанностей, и порядок их осуществления:

• доступ работника к определенной информации;
• порядок получения необходимых в работе данных;
• принятие решений;
• визирование определенных документов;
• контроль оформления документов;
• контроль работы подчиненных;
• контроль соблюдения трудовой дисциплины и т. д.

5. Ответственность

Перечислите виды ответственности работника (дисциплинарная, материальная) за ненадлежащее выполнение обязанностей, причинение ущерба работодателю.

Пишите текст простыми короткими формулировками – без двусмысленного толкования.

Если в организации есть положения об оценке работы персонала и премировании, правила внутреннего трудового распорядка, не дублируйте их содержимое в должностных инструкциях. Упомяните лишь, что сотрудник в своей работе руководствуется перечисленными документами.

Глаголы употребляйте в изъявительном наклонении, настоящем времени и третьем лице. Например: «инспектор выполняет», «руководитель отдела организует», «референт составляет» и т. д.  

Кто должен составлять должностные инструкции

Должностную инструкцию вряд ли может полностью подготовить какой-то один специалист. Скажем кадровик или юрист не могут знать, какие именно технические функции должен выполнять инженер-механик, какова специфика его работы. А сам инженер-механик не знает правила оформления этого документа. Поэтому при составлении инструкции по возможности применяйте комплексный подход и поручите это дело:

1) руководителям структурных подразделений (если их нет – непосредственно самим специалистам), которые сформулируют должностные обязанности, определяют взаимосвязи и зону ответственности;

2) кадровой службе – для систематизации полученной информации и оформления проекта инструкции.

Далее готовые проекты целесообразно согласовать с юридической службой (если она есть) и должностными лицами, курирующими соответствующие направления деятельности компании. Затем инструкции подписывают руководители подразделений (при наличии), а утверждают – директор или его заместитель (при наличии таких полномочий). И, наконец, последний штрих: если у вас есть печать, заверьте ею готовый документ.

Издавать приказ об утверждении должностной инструкции – необязательно. Достаточно грифа утверждения на самой инструкции – с указанием даты подписания директором или иным уполномоченным должностным лицом.

А вот ознакомить работника с должностной инструкцией - нужно обязательно и под роспись, а в идеале – вручить ему один экземпляр, чтобы всегда был под рукой. Запись ознакомления, которую делает работника включает в себя текст «С должностной инструкцией ознакомлен(а)», личную подпись, инициалы и фамилию работника, дату ознакомления. При необходимости прошейте должностные инструкции и скрепите на обороте подписью директора (иного должностного лица) и печатью организации (при наличии). С должностной инструкцией знакомят работника не только при приеме на работу, но и при переводе на другую работу, в том числе при предложении вакансий в порядке трудоустройства в случаях, предусмотренных ТК .

На какой срок утверждать должностную инструкцию

Как правило, сроки действия должностных инструкций не устанавливаются, кроме случаев, когда это необходимо ввиду объективных факторов. Например, при создании организации на определенный срок, временном введении в штатное расписание той или иной должности (скажем, на период установки оборудования) и пр.  

Может быть и так, что сроки должностных инструкций устанавливаются локальными актами самой организации (или вышестоящей). Если сроки, установленные в таком порядке, истекли, инструкции следует пересмотреть и утвердить заново. Кроме того, обновить инструкции целесообразно, когда их содержание потеряло актуальность (например, внедрили автоматизацию вместо ручного труда).

Как вносить изменения в должностную инструкцию

Допустим, работодатель хочет расширить круг обязанностей некоторых работников новыми требованиями по их специальности. Для этого требуется дополнить должностные инструкции. Как сделать это правильно? Нужно ли получать согласие работника на расширение трудовых обязанностей и соответствующее изменение должностной инструкции? Давайте разбираться.

Работник перед подписанием трудового договора знакомится с должностной инструкцией и соглашается на трудовые отношения, ориентируясь на объем и содержание своих обязанностей, закрепленные в его должностной инструкции. Поэтому инструкции с измененным содержанием будут распространяться лишь на вновь принимаемые кадры.

Для того, чтобы действующие работники выполняли новые нормы, устанавливаемые в должностных инструкциях, следует не просто ознакомить их с изменениями, но и получить их согласие.

Сотрудник, не давший письменного согласия на изменение своих должностных обязанностей, имеет право продолжать работать на прежних условиях.

Внимание

Нельзя вносить изменения в должностную инструкцию работника (например, в части его прав и обязанностей), ухудшающие его положение по сравнению с законодательством и иными правовыми актами о труде .

Если говорить об изменении трудовой функции работника, работодатель не вправе это делать в одностороннем порядке, в том числе - внеся изменения в должностную инструкцию. Ведь трудовая функция работника (т.е. специальность, квалификация, должность, по которой он будет работать), определяется по соглашению сторон трудового договора. Изменение трудовой функции – это, по сути, перевод на другую постоянную работу, который оформляется только с согласия работника  . 

Что касается чисто технических корректировок (изменение наименования организации, структурного подразделения и т. д.) согласие работника получать не нужно, достаточно ознакомить его с обновленной инструкцией под роспись.

А что насчет изменения условий труда?  Можно ли при изменении условий труда изменить и должностную инструкцию работника?  

Действительно, иногда работодателю приходится изменять условия труда работников, чтобы совершенствовать производственные процессы и рационально использовать персонал. Напомним, что согласно статье 137 ТК работодатель вправе изменить условия труда без согласия работника, только если это вызвано изменениями в технологии, организации производства и труда, сокращением объемов работ (продукции, услуг).

Но сначала нужно понять, что же такое «условия труда». Это – совокупность социальных и производственных факторов, в которых осуществляется трудовая деятельность работника.

К социальным условиям относятся:

• размер оплаты труда;
• продолжительность рабочего времени;
• продолжительность отпусков;
• организация досуга работников и членов их семей, путевки в санатории и т.п.

Производственными признаются технические, санитарные, гигиенические, производственно-бытовые и другие факторы, связанные непосредственно с производственным процессом.

 Должностная инструкция, как мы уже разобрали, предусматривает должностные (функциональные) обязанности, права, ответственность и различные аспекты взаимодействия работника, занимающего данную должность, с другими сотрудниками или подразделениями компании.

В инструкции не указываются ни размер оплаты труда, ни продолжительность рабочего времени и отпуска, ни технические, санитарные, гигиенические или производственно-бытовые условия. Все это содержится в трудовом договоре и локальных актах организации. Должностная инструкция регулирует трудовую функцию работника. А изменение трудовой функции – это не изменение условий труда, а перевод на другую работу, который возможен только с согласия работника, о чем мы говорили выше.

Поэтому, как правило, если трудовая функция работника сохраняется, а изменения затрагивают только режим работы, оплаты труда, продолжительность рабочего времени и т.п., должностную инструкцию не меняют. Но если в ней, к примеру, отражена схема взаимодействия сотрудника с руководством и другими подразделениями, которая изменилась при структурной реорганизации (притом, что должностные обязанности остаются прежними), – корректировку можно внести без согласия работника. Но – с обязательным его ознакомлением с изменениями под роспись.