Ҳар бир ташкилотда ошкор этилиши мумкин бўлмаган маълумотлар мавжуд: мижозлар ҳақидаги маълумотлар, ички ҳисоботлар, тижорат режалари. Бундай маълумотларни ҳимоя қилиш ва ягона қоидаларни ўрнатиш учун, Махфий маълумотлар тўғрисидаги низомни ишлаб чиқиш зарур. Ушбу ҳужжатда қуйидагиларни аниқ кўрсатиш муҳимдир: нима махфий маълумот ҳисобланади, уни ким ва қандай сақлаши керак ва ушбу қоидаларни бузганлик учун жавобгарлик қандай бўлади.

Низом қандай ишлаб чиқилади

Низомни ишлаб чиқиш – бу намунавий шаблондан нусха кўчириш эмас. Ҳужжатда компаниянинг ўзига хос хусусиятлари, ходимларнинг кириш имконияти даражаси, маълумотлар билан ишлаш шакллари ва хавф-хатарлар ҳисобга олиниши керак.

Махфий маълумотлар тўғрисидаги низомни ишлаб чиқишга киришишдан олдин компанияга ушбу ҳужжат нима учун керак, ва у айнан нимани тартибга солиши кераклигини аниқлаб олиш муҳим. Жорий жараёнларни таҳлил қилинг ва қуйидагиларни белгиланг: қандай маълумотларни муҳим деб ҳисоблайсиз, уларга кириш имкониятига кимлар эга, уларнинг чиқиб кетиш эҳтимоли қандай. Фақат шундан кейин ҳужжатнинг тузилиши ва унинг мазмуни устида ишлашга ўтиш мумкин.

Низом лойиҳасини тайёрланг, унга асосий бўлимларни киритинг:

I. Умумий қоидалар

Ушбу бўлимда Низомнинг мақсади, вазифалари ва ҳуқуқий асослари берилади.

Компаниянгиз доирасида махфий маълумотлар нима эканлигини, улар нима учун ҳимоя қилинишини, Низом қандай норматив ҳужжатлар асосида тузилганлигини кўрсатинг (масалан: Меҳнат кодекси, Тижорат сири тўғрисидаги қонун ва бошқалар). Ҳужжатнинг амал қилиш соҳасини ва у татбиқ этиладиган шахслар тоифаларини белгиланг.

Масалан:
«Ушбу Низом «NAVRUZ» МЧЖда махфий маълумотлар билан ишлаш тартибини бошқаради, бундай маълумотлар рўйхатини, уларни ҳимоя қилиш чораларини ва ошкор этганлик учун жавобгарликни белгилайди».

II. Махфий маълумотларни ҳисобга олиш, сақлаш ва ҳимоя қилишни ташкил этиш

Бу ерда ахборотни ҳимоялаш учун корхонада қўлланиладиган техник ва ташкилий чора-тадбирлар баён қилинади.

Маълумот қаерда ва қандай сақланиши (серверлар, архивлар, ҳимояланган булутли хизматлар), унинг ҳисоби учун ким жавобгарлиги ва унга кириш ҳуқуқига эга бўлган шахслар рўйхатини кўрсатинг. Ташувчиларни белгилаш, нусхалаш, йўқ қилиш тартибини, шунингдек кириш журналларини юритиш, пароллардан, антивируслардан, USB бўйича чекловлардан фойдаланиш тизими ва ҳоказоларни аниқлаштиринг.

Масалан:
«Махфий маълумотларга эга ҳужжатларнинг ҳисоби тегишли журналларда қоғоз ва (ёки) электрон шаклларда юритилади.

Махфий маълумотларга эга ҳужжатлар мустаҳкам зулфинли металл шкафларда ва (ёки) сейфларда сақланиши, ҳамда ишдан ташқари вақтда албатта муҳрланиши (пломбаланиши) керак».

III. Ходимларга маҳфий маълумотларга кириш имкониятини бериш

Бўлим кимлар ва қандай шартлар асосида ҳимояланадиган маълумотлардан фойдаланиш имкониятига эга бўлишини тартибга солади.

Рухсат бериш тартибини кўрсатинг: буйруқ, ошкор қилмаслик тўғрисидаги мажбуриятни имзолаш, ўқитиш, кириш имконияти даражаларини чегаралаш. Шунингдек кириш имконияти фақат лавозим мажбуриятлари доирасида тақдим этилишини кўрсатинг.

Масалан:
«Махфий маълумотларга кириш имкониятига фақат буйруқ билан рухсат берилган ва махфий маълумотларни ошкор қилмаслик тўғрисидаги битимни имзолаган ходимлар эга».

IV. Махфий маълумотларни ҳимоя қилишни таъминлаш устидан назорат

Бу ерда компания махфийлик режимига риоя этилишини қандай назорат қилиши батафсил белгиланади.

Масъул шахсларни белгиланг (масалан: хавфсизлик хизмати, IТ-бўлими, кадрлар хизмати), назорат шаклларини кўрсатинг: режали ва режадан ташқари текширувлар, аудитлар, хизмат текширувлари. Техник назорат воситаларини қўллаш имкониятини қўшинг (кириш журналлари, лог-файллар, видеокузатув ва бошқалар).

Мисол

«Масъул шахс қуйидагиларни бажариши шарт:

• махфий ахборотни ҳимоя қилишни таъминлаш бўйича қонунчилик талабларини бузиш ҳолати аниқланганлиги тўғрисида раҳбарга дарҳол хабар бериш;
• қоидабузарликнинг содир этилиши сабабларини аниқлаш;
• аниқланган қоидабузарликларни бартараф этиш жараёнини назорат қилиш».

V. Жавобгарлик

Бўлим махфийлик режимини бузганлик учун таъсир чораларини белгилайди.
Мумкин бўлган жавобгарлик турларини санаб ўтинг:

• интизомий (ҳайфсан, жарима ёки меҳнат шартномасини бекор қилиш);
• моддий (зарарларни қоплаш);
• маъмурий ёки жиноий (қонунда назарда тутилган ҳолларда).

Қоидабузарликларни текшириш ва далолатномаларни расмийлаштириш тартибини аниқлаштиринг.

Масалан:
«Низом талабларининг бузилишида айбдор бўлган шахслар қонунчиликка мувофиқ жавобгар бўладилар».

VI. Якуний қоидалар

Ушбу бўлим Низомнинг кучга кириш ва унга ўзгартиришлар киритиш тартибини мустаҳкамлайди.

Ҳужжатнинг кучга кириш санаси, ходимларни имзо қўйдириб таништириш тартиб-таомили, ҳужжатни ким тасдиқлаши ва унга ўзгартишлар қандай киритилишини кўрсатинг. Зарур бўлганда, Низом бекор қилингунга ёки алмаштирилгунга қадар муддатсиз амал қилишини белгиланг.

Низомни қандай келишиш ва тасдиқлаш керак

Низом кучга киришидан олдин, уни келишиш ва тасдиқлаш зарур. Бу жараён барча тарафларнинг манфаатларини ҳисобга олиш, ҳужжатнинг ҳуқуқий жиҳатдан софлигини таъминлаш ва хатарларни минималлаштиришга ёрдам беради.

Агар Низом келишилган бўлса, иш берувчи буйруқ чиқаришга ҳақли, ушбу буйруқ бўйича локал ҳужжат кучга киради. Шу вақтдан бошлаб ҳужжат ижро учун мажбурий ҳисобланади, ва махфий маълумотларга кириш имкониятига эга бўлган барча ходимлар у билан, имзо қўйдириб, таништирилиши керак.

Ходимлар Низом билан қандай таништирилади

Низом тасдиқлангандан сўнг ходимларни унинг мазмуни билан таништириш жараёнини тўғри ташкил этиш муҳимдир. Бу ходимлар махфий маълумотларни ҳимоя қилиш бўйича ўз мажбуриятларини тўлиқ англашлари ва юзага келиши мумкин бўлган қоидабузарликларга жавобгар бўлишлари учун зарурдир.

Ходимларни ҳужжат билан таништириш учун, қуйидаги усуллардан бирини қўлланг:

1. Меҳнат шартномасида – меҳнат шартномасига қуйидаги мазмундаги бандни қўшинг: «Ходим ___ йил «___» _________ даги ___ -сон буйруқ билан тасдиқланган Махфий маълумотлар тўғрисидаги низомга риоя қилиш мажбуриятини олади».
2. Локал ҳужжатнинг ўзида: Низомга танишиш варақаларини тикиб қўйинг, уларга ишга қабул қилиш чоғида барча ишга кирувчилар имзо қўяди.
3. Махсус Низом билан таништириш журналида: журнал устунларини тўлдиринг (Ф.И.О., лавозими, локал ҳужжат номи, санаси) ва ходимнинг имзосини олинг.
4. Ҳар бир ходим учун алоҳида танишиш варақаларида: ишга қабул қилиш чоғида сиз шахсни таништирган локал ҳужжатларнинг тўлиқ рўйхатини келтиринг. Ходим ҳар бир локал ҳужжат қаршисига имзо қўяди.

Низомни тузишда қандай хатоларга йўл қўмаслик керак

Ҳатто намунавий шаблон мавжуд бўлса ҳам, Низомни муайян ташкилот ва унинг хавф-хатарларига мослаштириш муҳимдир. Эътиборсиз ёки расмиятчилик билан тузилган ҳужжат нафақат маълумотларни ҳимоя қилмаслиги, балки ҳимояланганлик иллюзиясини ҳам яратиши мумкин. Қуйида Низом «қоғоздаги расмиятчилик» эмас, балки иш қуролига айланиши учун йўл қўймаслик лозим бўлган одатий хатолар келтирилган.