- По каким уважительным причинам работник может не возвращать расходы на обучение

- Как взыскать расходы на обучение

- Как рассчитывать сумму затрат, подлежащих возмещению

- Как считать срок отработки после обучения

Когда работник проходит обучение за счет работодателя, ключевым документом становится договор производственного обучения. Именно он определяет, обязуется ли работник отработать определенный срок и должен ли он возместить расходы, если увольняется раньше.

Работодатель вправе установить обязательный срок отработки после обучения, но он должен быть соразмерен длительности обучения и понесенным работодателем затратам. При этом максимальный срок отработки – не более трех лет. Это требование защищает работника от чрезмерных обязательств, а работодателя – от необоснованных расходов.

Если работник увольняется до истечения срока, прописанного в договоре, работодатель вправе взыскать компенсацию за обучение. Но важно помнить: взыскание возможно только тогда, когда в договоре четко указаны:

• период обязательной отработки;
• сумма расходов или порядок ее расчета;
• обязанность работника компенсировать стоимость обучения при досрочном увольнении без уважительных причин.

В договоре также можно предусмотреть обязанность работника вернуть часть средств не позднее определенного срока или поэтапно.

Важно

Работник обязан возместить затраты на обучение, если увольняется без уважительных причин. Компенсация должна быть выплачена пропорционально фактически неотработанному после окончания обучения времени (если только работник и организация не установят более льготный режим расчета компенсации)

По каким уважительным причинам работник может не возвращать расходы на обучение

Чтобы избежать споров и судебных разбирательств, рекомендуем в договоре перечислить уважительные причины, при наличии которых работник освобождается от обязанности возместить расходы на обучение (полностью или частично).

1. Состояние здоровья работника, подтвержденное медицинскими документами. Например, серьезные заболевания, потеря трудоспособности, признанная МСЭК.
2. Необходимость ухода за ребенком (до 14 лет) или за ребенком-инвалидом / ребенком до 16 лет – при наличии свидетельства о рождении и/или документов, подтверждающих необходимость ухода.
3. Уход за тяжело больным членом семьи, подтвержденный медзаключением (врачебное направление, справка о необходимости ухода).
4. Переезд по семейным обстоятельствам, например, перевод супруга(и) на работу в другую местность либо изменение состояния здоровья члена семьи, требующее переезда. Подтверждается документами работодателя, супруга / члена семьи или медицинскими справками.
5. Зачисление в образовательную организацию на очную форму обучения, подтвержденное приказом о зачислении.
6. Выход на пенсию – подтверждается соответствующим документом.
7. Призыв на военные службу при наличии повестки/приказа.
8. Иные объективные и документально подтвержденные обстоятельства, согласованные сторонами при подготовке договора.

Как взыскать расходы на обучение

Если работник не выполнил условие об обязательной отработке после обучения, работодатель может потребовать возмещение затрат. Процедура должна быть строго документальной – это снижает риски и позволяет отстоять позицию в суде.

1. Направьте работнику письменное уведомление

Это позволит зафиксировать позицию работодателя и предложить работнику добровольно погасить сумму долга. В уведомлении укажите:

• на основании какого договора и условий возникла обязанность работника;
• расчет суммы к возврату и перечень расходов;
• срок добровольного погашения;
• предложение представить документы об уважительных причинах, если они имеются.

Уведомление вручайте лично под подпись или отправляйте заказным письмом.

2. Дождитесь добровольного ответа

Если работник согласен погасить долг – оформите:

• заявление работника;
• соглашение о порядке и сроках погашения.

Таким образом, взыскание возможно, если:

• в договоре производственного обучения установлен срок обязательной отработки после обучения;
• работник увольняется до окончания этого срока без уважительных причин;
• работодатель соблюдает добровольный и, при необходимости, судебный порядок взыскания.

Как рассчитывать сумму затрат, подлежащих возмещению

Компенсация должна быть выплачена пропорционально отработанному с момента окончания обучения времени (если только работник и организация не установят более льготный режим расчета компенсации).
Формулу расчета мы рекомендуем зафиксировать в ученическом договоре, например,

К = О / Р × (Р – Х)

где:

К – сумма компенсации;

О – общая сумма расходов Работодателя на обучение Работника;

Р – количество месяцев/лет, подлежащих отработке;

Х – количество месяцев/лет, фактически отработанных Работником.

Как считать срок отработки после обучения

На практике возникает много вопросов, какие периоды включать, а какие нет в срок отработки. К примеру, включать ли в срок отработки периоды, когда работник временно не выполняет свои обязанности. Или, например, когда работник находится в отпуске, на больничном или в отпуске без сохранения зарплаты. ТК прямого ответа не дает. Именно поэтому важно выработать четкий подход внутри компании и закрепить его в договоре производственного обучения.

Чтобы избежать конфликты и финансовые потери, работодатель должен заранее определить, какие периоды включаются в срок обязательной отработки, а какие – его прерывают, и обязательно закрепить это в тексте договора.

Два ключевых принципа расчета срока отработки

1. Принцип оплаты

Если период оплачивается работодателем, то, по логике, он должен включаться в срок отработки. Например, ежегодные трудовые отпуска, учебные отпуска.

2. Принцип независимости от воли работника

Если отсутствие работника происходит по причинам, не зависящим от него, возлагать негативные последствия некорректно, например:

• болезнь (по листку нетрудоспособности);
• выполнение государственных или общественных обязанностей (например, военные сборы);
• участие в судебных заседаниях и т.п.

Есть периоды, которые во многом связаны с волей работника. Если включать их в срок обязательной отработки, то баланс интересов сторон может быть нарушен. Например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком.

Именно поэтому работодатели иногда закрепляют в договоре, что такие виды отпусков прерывают течение срока отработки. Это допустимо, но важно закрепить такое правило заранее. Суд по-разному может оценить ситуацию, поэтому четкая детализация снижает риски споров.