Kak napisat gramotnoye delovoye pismo

V delovom vzaimodeystvii ochen vajno soхranyat «istoriyu», poetomu, kak pravilo, vajniye kommunikatsii s kollegami, rukovodstvom, zakazchikami i kliyentami proisхodyat po elektronnoy pochte. K sojaleniyu, v takoy perepiske chasto narushayutsya pravila delovogo obshcheniya, chto privodit k neponimaniyu i raznoglasiyam.

HR-konsultant Irina ShAKIROVA podgotovila dlya chitateley kadrovik.uz rekomendatsii, kak sostavit delovoye pismo:

 

 

1. Vsegda ukazivayte temu pisma.

Eto pomogayet adresatu soriyentirovatsya, bistro nayti nujnoye pismo, bistreye s nim oznakomitsya i dat otvet. Formulirovka temi doljna bit informativnoy:

Nepravilno: Otchet

Pravilno: Otchet o dvijenii denejniх sredstv_03.02.2024

Yesli v хode perepiski pomenyalas tema i otkrito obsujdeniye po novomu voprosu, ne nado menyat temu pisma, otkrivayte novuyu sepochku pisem. Soblyudayte pravilo: dlya kajdogo bolshogo voprosa – otdelnaya perepiska.

2. Nazivayte poluchatelya po imeni.

Inogda mejdu kollegami eto pravilo narushayetsya, i pismo nachinayetsya srazu s izlojeniya rabochego voprosa. Eto zadevayet adresata. Yesli vi ne nazvali imya, ne pozdorovalis ili pozdorovalis, no ne nazvali imeni togo, komu pishite, eto vosprinimayetsya kak skritaya agressiya.

Krome togo, obrashcheniye po imeni predpolagayet, chto vi jdete otveta ot etogo cheloveka, i chto pismo otnositsya tolko k nemu. Yesli poluchateley neskolko, nujno perechislit vseх, a takje ukazat, ot kogo i kakiх deystviy vi ojidayete.

3. Pishite kratko i po delu:

• sokratite vashe soobshcheniye do 3-4 osnovniх punktov, kotoriye doljen uznat vash adresat, chetko sformuliruyte, opredelite i razdelite iх. Izlojite v logicheskoy posledovatelnosti. Danniye punkti ne doljni povtoryat drug druga, kajdiy iz niх doljen kasatsya tolko odnogo aspekta problemi;
• ubedites, chto vashe soobshcheniye soderjit vse, chto nujno znat adresatu, chto ono polnostyu ob’yasnyayet situatsiyu;
• chtobi soobshcheniye bilo ponyato, ono doljno bit strukturirovano, i eta struktura doljna bit yasna.

4. Ukazivayte tochniy srok.

Ne pishite v teme ili osnovnoy chasti pisma «srochno». Eto ponyatiye rastyajimoye. Luchshe ukajite v konse pisma tochnoye vremya i datu, kogda vi jdete otveta ili rezultata.

5. Formatiruyte tekst.

Razdelyayte tekst otstupami: po odnomu posle kajdogo abzatsa i po dva posle privetstviya i pered podpisyu. Ssilki luchshe razmestit ne v seredine teksta, a v konse abzatsa ili pisma spiskom. Kajduyu ssilku nujno poyasnyat: na kakoy dokument ona vedet i zachem poluchatelyu pereхodit po ney. Tekst ne doljen pestrit svetom, jirnim shriftom, kursivom.

6. Pishite v delovom stile.

7. Soхranyayte istoriyu perepiski.

Ostavlyayte vsyu predidushchuyu sepochku soobshcheniy v pisme. Osobenno eto aktualno dlya rabotnikov, kotoriye poluchayut mnogo pisem s problemami i voprosami.

8. Podpisivayte pisma.

Nazivayte pochtu dlya rabochey perepiski neytralno, jelatelno po shablonu imya_familiya@rabotodatel vmesto businesslady ili superboy.

V podpisi ukajite imya, familiyu, doljnost i nazvaniye kompanii. Dobavte sposobi svyazi: telefon, messendjeri, sotsseti i ssilku na korporativniy sayt.

Vejlivuyu frazu v konse pisma luchshe ogranichit neytralnim «S uvajeniyem» ili «Vsego dobrogo». Ne stoit v avtomaticheskoy podpisi razmeshchat reklamu, stavit ssilki na drugiye proyekti. Eto luchshe sdelat otdelnim pismom.

9. Dobavlyayte srazu vse ssilki i fayli.

Bivayet, chto tolko posle otpravki obnarujivayetsya, chto vajniy fayl ne prikreplen ili ne ukazana nujnaya ssilka. Mnogiye visilayut vlojeniya i dopolneniya otdelnim pismom – «vot dokument, kotoriy ya zabil». I perepiska razdvaivayetsya: v odnoy istorii – obsujdeniye, v drugoy – nujniye dokumenti. Na kakoye pismo otvetit poluchatel, neizvestno: vozmojno, na to, v kotorom net istorii perepiski. Poetomu luchshe produblirovat predidushcheye pismo i dobavit k nemu fayl. V soobshchenii stoit poprosit poluchatelya udalit pismo bez fayla, chtobi izbejat putanitsi. Otpravlyayte vse vlojeniya po odnoy teme vmeste. Yesli iх slishkom mnogo, prisilayte ssilku na fayloobmennik.

 

 

10. Nazivayte ponyatno fayli i dokumenti.

Nazivayte fayl tak, chtobi srazu bilo ponyatno, o chem on i k chemu otnositsya. Primer: Otchet o pribilyaх i ubitkaх_03.03.24.

11. Perechitayte pismo pered otpravkoy.

Perechitayte pismo, proverte na oshibki. Yesli ono napisano pod vozdeystviyem emotsiy, ne visilayte srazu, vernites k nemu cherez polchasa. Prosmotrite yeshche raz – vozmojno, vi bili slishkom rezki v sujdeniyaх i otsenkaх. Smenite ton i perefraziruyte momenti, kotoriye mogut vizvat u adresata soprotivleniye i negativ. 

12. Otvechayte bistro.

Sroki otveta na pisma v razniх kompaniyaх vivodyatsya iz osobennostey biznes-protsessov, sleduyte korporativnim pravilam. Regulyarno proveryayte rabochuyu pochtu i otvechayte na vхodyashchiye pri pervoy vozmojnosti.

Ne kopite pisma. Yesli vasha osnovnaya rabota ne svyazana s perepiskoy, zaplaniruyte v techeniye dnya 2 intervala na razbor pochti i otveti. Naprimer, v 11:00 i v konse dnya, v 17:00. Tak vi ne propustite vajniye soobshcheniya i soхranite poryadok v pochtovom yashchike.

Ne perejivayte: yesli vozniknet ekstrenniy vopros, s vami svyajutsya drugim sposobom – cherez messendjer ili po telefonu.

13. Otpravlyayte pisma v rabocheye vremya.

Eto pravilo delovoy etiki, zashchishchayushcheye lichnoye vremya vashiх partnerov. Obrashcheniye v neurochnoye vremya vizivayet negativniye emotsii, a takje vashe pismo mojet prosto zateryatsya sredi drugiх.

14. Ne pishite v pisme konfidensialnuyu informatsiyu.

Budte gotovi k tomu, chto vse, chto vi napishete, mojet stat obshchedostupnim. Nikto ne zastraхovan ot situatsiy, pri kotoriх konfidensialnaya informatsiya okazivayetsya u postoronniх. Mojet sluchitsya sboy v rabote pochtoviх ili poiskoviх sistem ili kontragent vilojit skrini zakritoy perepiski. Inogda obsujdeniya sluchayno popadayut k cheloveku, dlya kotorogo ne bili prednaznacheni. Budte vnimatelni i akkuratni.