Тавсияда:

– электрон ҳужжат айланиши нима;

– кадрлар бўйича ишни электрон форматда юритиш;

– корпоратив ва шартномавий ишларни электрон шаклда юритиш;

– бухгалтерия ҳисобини электрон шаклда юритиш;

– электрон ҳужжатларни сақлашнинг ўзига хос хусусиятлари;

– электрон ҳужжат айланишига ўтиш босқичлари.

Электрон ҳужжат айланиши (ЭҲА) –  «қоғозсиз иш юритиш» тартибини амалга оширадиган электрон ҳужжатларни қайта ишлашнинг автоматлаштирилган жараёнлар тизими. Бундай тизим, биринчи навбатда, иш вақтидан фойдаланиш самарадорлиги ошириши ва ҳужжатларни қўлда қайта ишлаш харажатларини минималлаштириши билан қулайдир. Аммо шу билан бирга, дастурий таъминот маҳсулотини сотиб олиш ва дастурни аниқ бир корхонага мослаштириш учун мутахассисларни таклиф қилишга моддий харажатлар талаб этилади. Йирик солиқ тўловчиларда ҳаттоки қўшимча харажатлар сезилмайди, фақат вақт ўтиши билан қоғоздаги иқтисод сезилиб боради.

Корхонанинг иш юритишини оптималлаштириш электрон ҳужжат айланишига ўтишни назарда тутади. Бундай ўтиш тез амалга оширилмагани маъқул, сабаби ходимларга дастурий маҳсулотдан қандай фойдаланишни ўрганиш учун вақт керак бўлади. ЭҲАга тўлиқ ўтишнинг қийинчилиги бир томондан шундаки, фақат электрон шаклда юритилиши керак бўлган ҳужжатларнинг аниқ ва тўлиқ рўйхати қонуний равишда белгиланмаган. Кўпинча ушбу муаммони мустақил равишда ҳал этишга тўғри келади. Бошқа томондан, кадрлар ва бухгалтерия хизмати ходимлари электрон ҳужжат айланишига ўтишга шошилишмаяпти, чунки бу одатий ҳол эмас. Тажрибали ходимлар электр қуввати узилиб қолса, ҳамма ҳужжатлар бир вақтнинг ўзида йўқ бўлиб кетишидан қўрқишади, бунда корхона фалаж ҳолатда қолади. Бунинг асосий сабаби шундаки, эски усулда ишлашга одатланган кекса авлод ходимлари янгиликларга ўрганишлари осон бўлмайди.

Кадрлар бўйича ишни электрон форматда юритиш 

Ҳозирги вақтда кадрлар иши юритуви – қоғозсиз вариантига ўтишнинг энг қийин йўналишларидан биридир. Бунинг сабаби шундаки:

• кадрлар хужжатларининг сезиларли қисми қоғоз шаклида бўлиши назарда тутилган;
• кўп ҳолларда электрон ҳужжатнинг ишончлилигини таъминловчи ходимларнинг электрон имзоси йўқ. Бусиз шартнома тузиш ва бошқа ҳужжатларни имзолаш мумкин эмас;
• электрон ҳужжатларни сақлаш усуллари ва муддатлари масаласи ҳал қилинмаган. Кадрлар ҳужжатлари узоқ муддатли, баъзилари эса муддатсиз сақланиши керак.

Кадрлар ҳужжатларида мажбурий тартибда қоғозда акс этиши  керак бўлганлари бор. Булар:

• жамоа шартномаси МК 80-м.;
• меҳнат шартномаси ва унга киритилган ўзгартиришлар МК 106-м. МК 149-м.;
• ишга қабул қилиш буйруғи МК 127-м.;
• ходимни бошқа ишга ўтказиш тўғрисида буйруқ МК 149-м.;
• меҳнат шароитларида бўлажак ўзгаришлар тўғрисида хабар бериш МК 137-м.;
• интизомий жазони қўллаш тўғрисидаги буйруқ МК 313-м.;
• меҳнат шартномасини бекор қилиш тўғрисида буйруқ МК 170–171-м.;
• ишга қабул қилишни рад этиш МК 119-м.;
• меҳнат низолари бўйича комиссия қарори МК 555-м.;
• ходимнинг шахсий картаси (Т-2-сон шакл ) ва бошқалар.

Кадрлар тўғрисидаги ҳужжатни электрон шаклда юритиш ҳақида қарор қабул қилишда Меҳнат кодекси ва бошқа меъёрий-ҳуқуқий ҳужжатлар қоғоз шаклини талаб қилмаслигига ишонч ҳосил қилинг.

Мажбурий қоғоз шаклини тасдиқловчи матнларнинг шаклланиши қуйидагича бўлиши мумкин: «Имзо чекади...», «Нусхаси берилади (топширилади)», «Имзолатиб эълон қилиш...»  Электрон рақамли имзо қоғоз ҳужжатга қўйилган имзога тенглаштирилишини ҳисобга олинг 12.10.2022 йилдаги ЎРҚ-793-сон 4-м. Бундан ташқари, электрон ҳужжат айланиши тизими юридик шахсга корхонанинг турли ходимлари (бош бухгалтер, кадрлар бўлими бошлиғи ва бошқалар) муайян мақсадларда фойдаланиши учун бир неча ЭРИни рўйхатдан ўтказиш имконини беради. Жисмоний ва юридик шахслар бир нечта электрон рақамли имзо калитларига эга бўлишлари мумкин. Ҳар бир ЭРИ калитининг сертификатини рўйхатга олиш белгиланган тартибда алоҳида амалга оширилади 12.10.2022 йилдаги ЎРҚ-793-сон 22-м.

Мажбурий қоғоз шаклини талаб қилмайдиган ҳужжатлар корхонанинг ўз эҳтиёжлари учун мустақил равишда ишлаб чиқилган кадрларга оид ички ҳужжатлар бўлиши мумкин. Ушбу ҳужжатлар имзо қўйилишини талаб қилмайди, ҳужжат билан келишиш ёки танишиш электрон тизимдаги шахсий аккаунти орқали ходим томонидан тасдиқланадиган ягона ҳужжат айланиш тизимига эга бўлиш кифоя.

Булар қуйидагилар бўлиши мумкин:

• хизмат ёзишмалари;
• аризалар;
• тушунтириш хатлари;
• ходимга йиллик ҳақ тўланадиган таътил бериш тўғрисидаги буйруқлар;
• йиллик ҳақ тўланадиган таътил бериш тўғрисидаги ариза;
• меҳнат шартномалари ва уларга киритиладиган ўзгаришларни рўйхатдан ўтказиш журнали;
• буйруқлар ҳисобини юритиш журнали;
• иш вақтини ҳисобга олиш табеллари;
• ходимларни ҳисобга олиш бўйича турли хил журналлар ва ҳоказолар.

Кадрлар ишини юритишда электрон шаклда рўйхатга олиш учун ягона мажбурий талаб – Ягона миллий меҳнат тизими орқали электрон меҳнат дафтарчаларини юритиш 05.12.2019 йилдаги 971-сон ВМҚ.. Ушбу тизимда қоғоз шаклидаги меҳнат шартномалари рўйхатга олинади ва электрон меҳнат дафтарчалари юритилади.

Корпоратив ва шартномавий ишларни юритиш

Таъсис ҳужжатларига келадиган бўлсак, уларнинг асосий қисми ҳам қоғоз  ва ҳам электрон шаклда бўлиши мумкин. Масалан, таъсисчиларнинг умумий йиғилишини сиртдан сўров йўли билан ўтказишга қонуний йўл қўйилади 06.12.2001 йилдаги ЎРҚ-310-II-сон, 36-м.. Шунга қарамай, узатиладиган ва қабул қилинадиган хабарларнинг асл нусха кўринишида сақланиши ва уларнинг ҳужжатли тасдиқланишини қонун талаб қилади. Яъни, сўров тарзида ўтказилган йиғилиш натижалари бари бир ҳақиқий имзо билан тасдиқланади, чунки техник сабабларга кўра жорий даврда ҳар бир таъсисчи томонидан баённомани ЭРИ билан тасдиқлаш қийинчилик туғдиради. Бошқа ҳужжатлар ҳам электрон, ҳам қоғозда расмийлаштирилиши мумкин 09.02.2017 йилдаги 66-сон ВМҚга 1-илова. Улар:

• таъсис шартномаси;
• таъсисчилар ва директор ўртасидаги шартнома;
• қайта ташкил этиш тўғрисидаги шартномалар (қўшиб олиш, бўлиб юбориш ва ҳоказолар).

Даъво-шикоят ишларида даъво, шикоятлар ва уларга илова қилинган ҳужжатларни ҳам электрон шаклда расмийлаштириш мумкин ИПК 3-м. Лекин, бундай ҳужжатлар ЭРИ билан тасдиқланиши керак ИПК 4-м. Хўжалик ишларини иқтисодий судда юритиш учун уларни ҳам электрон шаклда шакллантириш мумкин бўлади. Бундай ҳолатда судья суд ҳукмини ЭРИси билан имзолайди. Бироқ, мазкур суд ишининг сақланиши ёки сақланмаслиги масаласи ҳозирча номаълум. Шунингдек, ижро ишининг қандай шаклда бўлиши ҳам ҳеч қандай меъёрий-ҳуқуқий ҳужжат билан тартибга солинмаган.

Шундай қилиб, ҳар қандай бошқа соҳа сингари юридик ишларни юритиш ички ҳамда қарорлар меъёрий-ҳуқуқий ҳужжатлар билан солиштирилиши зарур ҳисобланадиган ташқи ишларни юритишга бўлинади.

Шартнома асосида юритиладиган ишларга тўхталадиган бўлсак, 2021 йил апрель ойидан бошлаб шартномаларни электрон рўйхатдан ўтказиш имконияти пайдо бўлди Низом, 28.04.2021 йилдаги 249-сон ВМҚга 2-илова. Электрон шартномаларнинг ягона ахборот порталига  солиқ тўловчининг шахсий кабинети орқали кириш мумкин. Бундан ташқари, Ўзбекистонда илгари фақат электрон ҳисобварақ-фактураларни шакллантириш хизматини кўрсатадиган  аксарият онлайн-сервислар эндиликда шартномаларни электрон шаклда расмийлаштириш имкониятини беради.

Электрон шаклда шартнома тузиш сиз ва сизнинг контрагентингиз ўртасидаги келишувга боғлиқ. Электрон шаклнинг қулайлиги  шундаки, шартнома бўйича барча зарур ҳужжатларни у тугагунга қадар (ишончномаларни, қўшимча келишувларни, ҳисобварақ-фактураларни) юритиш учун шароит яратилганлигидир. Шартномага тегишли имзоларнинг қўйилишини талаб қилмайдиган барча ҳужжатларни (низом нусхаси, директор паспортининг нусхаси, тўлов қобилиятини тасдиқловчи далиллар ва бошқаларни) корхонанинг расмий электрон почтаси орқали юбориш мумкин.

Ҳуқуқий хулосалар ва шартнома келишувларини мустақил равишда электрон шаклга ўтказиш мумкин. Бироқ, барча шартномаларни ҳам электрон расмийлаштириш мумкин эмас. Нотариал тасдиқлаш талаб қилинадиган битимлар қоғоз шаклида расмийлаштирилади Йўриқнома, АВ рўйхат рақами 3113, 04.01.2019 й..

Бухгалтерияни юритиш 

Бугунги кунда бухгалтерия  электрон шаклга ўтказилган ҳужжат айланишининг ҳажми бўйича бир қадам олдинда. Бухгалтерияда дастурлардан (1C Бухгалтерия; 1UZ Бухгалтерия) кўпдан бери фойдаланилмоқда. Эндиликда электрон ҳисобварақ-фактуралар мажбурий тартибда расмийлаштирилади Низом, 14.08.2020 йилдаги 489-сон ВМҚга 2-илова ТМБларни олиш учун  электрон ишончномаларни расмийлаштириш Низом, 28.04.2021 йилдаги 249-сон ВМҚга 3-илова ва шартномаларни электрон рўйхатдан ўтказиш имконияти мавжуд Низом, 28.04.2021 йилдаги 249-сон ВМҚга 2-илова. Бунда, мазкур ҳаракатларни солиқ тўловчининг шахсий кабинети орқали амалга ошириш мумкин. Электрон ҳисобварақ-фактуралар билан ишлашни қандай ташкил қилиш кераклиги ҳақида бу ерда қаранг.

Электрон ҳужжатларни сақлашнинг ўзига хос хусусиятлари  

Электрон ҳужжатларни сақлаш муддатига қоғоздаги сингари талаб қўйилади.

Ишлов берилган электрон ҳужжатларни архивлаштириш ва компьютернинг ўзида сақлаш мумкин. Бунда четда кузатиб турувчи сервер ёки ташқи ташувчиларда (USB-флешка, CD-дисклар ёки олинадиган қаттиқ дискда) уларнинг электрон архив нусхасини сақлаган маъқул.

Қонун ҳужжатларида назарда тутилган ҳолларда (масалан, назорат органлари текширув ўтказганда, иш судда кўрилаётганда ва ҳоказолар) электрон ҳужжат нусхаларини қоғоз ташувчида бериш ва улардан фойдаланиш имконияти назарда тутилган бўлиши керак. Хусусан, бундай талаблар Молиявий ва солиқ ҳисоботларини алоқанинг телекоммуникация каналлари воситасида давлат солиқ хизмати органларига тақдим этиш тартиби тўғрисидаги Низомда электрон молиявий ва солиқ ҳисоботларига қўйилади.

Электрон ҳужжатлардан фойдаланишга халақит бериши мумкин бўлган эҳтимолий форс-мажор ҳолатларни (электр энергияси бўлмаслиги, интернетга уланмаганлик, электрон ташувчининг шикастланиши ва ҳоказолар) инобатга олиб, уларнинг қоғоз ташувчидаги архив нусхаси бўлиши мақсадга мувофиқдир.

Солиқ ва молиявий ҳисоботлардан фақат йиллик ҳисоботлар, улар бўлмаган тақдирда чораклик ёки ойлик ҳисоботлар нусхасини қоғоз ташувчига кўчириш мумкин. Агар аниқлаштирилган ҳисоб-китоблар топширилган бўлса, ҳисобот йили учун охирги аниқлаштирилган ҳисоб-китоб нусхасига эга бўлишнинг ўзи кифоя. Электрон тўлов ҳужжатларининг қандай сақланиши кераклиги ҳақида бу ерда қаранг.

Электрон ҳужжат айланишига ўтишни нимадан бошлаш керак  

Ишни бошлашдан олдин корхонада қисман электрон ҳужжат айланишига ўтиш тўғрисида буйруқ чиқаринг. Сўнг  корхонанинг барча ҳужжатларини (бухгалтерия, кадрлар, шартномавий, корпоратив ва бошқаларни) қуйидаги учта гуруҳга бўлинг:

1. меъёрий-ҳуқуқий ҳужжатлар асосида ёзма равишда расмийлаштирилиши талаб қилинадиган ҳужжатлар;
2. меъёрий-ҳуқуқий ҳужжатларда назарда тутилган, лекин ёзма равишда расмийлаштирилиши аниқ талаб қилинмаган ҳужжатлар;
3. қоғоз ташувчиларида расмийлаштирилиши талаб этилмайдиган ёки  тўғридан-тўғри электрон шаклда расмийлаштирилиши қайд этилган ҳужжатлар.

Ҳужжатларнинг қайси тоифага мансублигидан қатъи назар, электрон ҳужжат айланишига тайёргарлик кўришда барча ҳужжатларни рақамлаб чиқинг. Келгусида улар билан ишлаш сизга енгиллик туғдиради, шунингдек электрон нусхалар ҳам ортиқчалик қилмайди.

Келгусида электрон ҳужжат айланишининг юритилиши жараёнини ва ушбу тизимга ўтишни тартибга соладиган ички ҳужжатни ишлаб чиқинг ва тасдиқланг. Унда корхонада фақат электрон шаклда бўладиган ҳужжатлар, иккита ташувчидаги (қоғоз ва электрон) ҳужжатлар ва фақат қоғозда ташувчи рўйхатни белгиланг.

Шундан сўнг корхонадаги ҳужжат айланишини босқичма-босқич оптималлаштиришни бошланг.

I босқич. Корхонадаги кундалик жараёнларнинг ва уларга тегишли ҳужжатларнинг тавсифи.  Электрон ҳужжат айланишига ўтиш учун корхонанинг бутун ишини шартли равишда жараёнларга (кадрлар, бухгалтерия, юридик ва ҳ.к.) ажратиш керак бўлади. Жараёнларни тавсифлашда унга ҳаракатлар тартиби, масъул шахслар, тегишли ҳужжатлар рўйхати, уларни топшириш тартиби, келишилиши, улардан фойдаланиш ва сақлаш тартибини тикиб қўйинг. Шунингдек, ЭҲАга ўтишнинг биринчи босқичида жараёнлар ўртасидаги ўзаро муносабатларнинг намунавий шакли, келишиш тартиби, тасдиқланишини белгиланг олинг. Ҳар бир ходимга ЭРИ олиниши ёки корхонанинг ички тизимида ҳужжатлар билан ишлаш учун уникал ID белгиланиши мумкин.

II босқич. Ҳужжатларни ЭҲАга ўтказиш хавф-хатарларини баҳолаш. Жараёнлар тавсифлангандан сўнг ҳар бир ҳужжат ЭҲАга ўтиш хусусиятларининг имконияти баҳоланиши зарур бўлади. Бундай таҳлил ҳужжатларнинг бир-бирини такрорлашининг олдини олади. Қўшимча равишда ушбу босқичда қонун ҳужжатларини ҳисобга олган ҳолда ҳар бир ҳужжатни электрон шаклга ўтиш хусусиятлари имконияти ва ўтказиш даврида юзага келиши мумкин бўлган хавф-хатарларни таҳлил қилинг.

Ҳужжатларни электрон шаклга ўтказишда хавф-хатарларни баҳолашнинг умумий параметрлари:

• қонуний равишда электрон шаклга ўтиш:

- рухсат берилган;
- аниқ белгиланмаган;
- тақиқланган;

• имзо орқали ҳужжат билан танишишнинг қонуний талаби:

- кўрсатилмаган;
- тўғридан-тўғри кўрсатилмаган;
- талаб қилинади;

• сақлаш муддатларига қўйиладиган талаблар (мавжуд бўлганда):

- 10 йилдан кам;
- 10 йилдан ортиқ;
- муддатсиз;

• бошқа ташкилотларга ҳужжатларни тақдим этиш талаби:

- талаб қилинмайди;
- электрон шаклда тақдим этиш мумкин;
- фақат қоғоз кўринишида тақдим этиш талаб қилинади.

Электрон шаклга ўтиш имконияти ва хавф-хатарни баҳолаш учун барча ҳужжатларни тавсифланган параметрларга мувофиқ кўриб чиқинг.

III босқич. Ҳужжатлар аудити. Ҳужжатларни электрон шаклга ўтказиш бўйича хавф-хатарни баҳолагач, уларни хавф-хатар даражасига қараб уч гуруҳга бўлинг:

• ЭҲАга ўтказишнинг кучсиз (паст) хавф-хатари: ҳужжатлар мажбурий ҳисобланмайди ёки уларни электрон шаклда юритишга рухсат берилади. Масалан, меҳнат дафтарчалари, хизмат эслатмалари, ЭҲФлар, баъзи бир аризалар, ички жараёнлар бўйича ҳужжатлар;
• ЭҲАга ўтказишда мўътадил хавф-хатар: гуруҳ электрон шаклда юритишга тўғридан-тўғри тақиқ бўлмаган ҳужжатларни бирлаштиради. Масалан, иш вақтини ҳисобга олиш табеллари, таътиллар жадвали, хизмат сафарига юбориш тўғрисидаги буйруқлар ва ҳоказолар;
• ЭҲАга ўтказилган ҳолатдаги одатдагидан юқори хавф-хатар: қонун ҳужжатларида уларнинг электрон шаклда юритилиши назарда тутилмаган ҳужжатлар. Масалан, меҳнат шартномалари, нотариал тасдиқланиши талаб қилинадиган шартномалар, унинг электрон шаклига контрагент рози бўлмаган контрактлар ва ҳоказолар.

Электрон шаклга ўтказиладиган ҳужжатлар рўйхати тузилгач, ходимларнинг ички тизимлар ва порталларга кириш ваколатлари мавжудлиги ёки мавжуд эмаслиги борасида техник жиҳозларни аудитдан ўтказинг:

Шунингдек қуйидаги тамойиллар асосида бутун меҳнат жамоасини таҳлил қилинг:

• қўшимча ўқитиш талаб қилинмайдиган ходимлар;
• ЭҲА билан ишлашга ўқитиш керак бўлган ходимлар;
• ҳужжат айланишининг янги тизимини ўзлаштириш қобилиятига эга бўлмаган ёки уни истамаган ходимлар.

Кейин меҳнат жамоасини қўшимча ўқитиш учун кетадиган моддий харажатларни ҳисоб-китоб қилинг.

IV босқич. Жараёнларни оптималлаштириш.

Ҳужжатлар аудитдан ўтказилгандан сўнг, ҳужжатларнинг тасдиқланиши ва келишилиши жараёнларини имконият доирасида соддалаштиринг. Агар соддалаштириш корхона сиёсатида назарда тутилган бўлса, ҳужжатларнинг бир нечта версияларда сақланишидан воз кечинг. Юқори даражада намунавий шакллардан фойдаланинг ва уларни ишлаб чиқинг. Ҳужжатга кераксиз маълумотларни киритишдан воз кечиш орқали унинг қайта ишланишини автоматлаштириш имкониятига эга бўласиз. ЭҲА тизимини жорий этиш ҳужжатларни шахсан учрашиб келишишдан, уларни қоғозда узатишдан воз кечиш имконини бериб, уларни тасдиқлаш вақтини сезиларли даражада қисқартиради.