Приказы по личному составу организации: оформление, учет, хранение и образцы

Оформление приказов по личному составу – это обязательное требование трудового законодательства. Такие приказы служат основанием для оформления, изменения и прекращения трудовых отношений с работниками, а также иных кадровых процедур. В статье узнаете, какие виды приказов по личному составу бывают и как составлять, оформлять, хранить и вести учет таких приказов.

 

Виды приказов по личному составу

Приказы по личному составу – это документы, которыми оформляют кадровые решения работодателя и фиксируют основные этапы трудовой деятельности работников. Выделяют следующие виды таких приказов:

1. Приказы по основной деятельности организации.

Такими приказами оформляют решения руководителя, которые непосредственно связаны с деятельностью организации или ее структурных подразделений. Например, об утверждении локальных актов, внесения изменений в них, проведении мероприятий по работе с персоналом и др.

2. Приказы по кадровым вопросам.

В них могут входить приказы, которые касаются личного состава и трудовых отношений с работниками в целом. Такие приказы – это основа для ведения кадрового учета. К приказам по кадровым вопросам можно отнести приказы:

• о приеме на работу;
• увольнении;
• переводе на другую должность или в другой филиал;
• применении дисциплинарных взысканий, поощрений и т. п.

6. Приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Такими приказами работодатель решает вопросы организации хозяйственных вопросов в компании. К такому виду приказов можно отнести решения об обслуживании зданий, ремонту и др.

 

Как составить и оформить приказы по личному составу

У всех индивидуальных актов, таких как приказы по личному составу, стандартная структура. Общая структура приказа следующая.

1. Шапка документа. В ней указывают наименование организации, дату и номер приказа.

2. Название документа, например, «Приказ о приеме на работу» или «Приказ о прекращении трудового договора».

3. Основное содержание приказа. В нем описывают, что именно постановляет документ, цели и причины, которые послужи его изданию. Например, это может быть информация о приеме на работу, увольнении или переводе.

4. Распорядительная часть, в которой конкретно указано, что постановляет работодатель своим решением.

5. Основания. Указывают, что послужило основанием для издания приказа.

6. Подписи ответственных лиц.

7. Дата, когда издали приказ, подпись лица, которое утвердило документ и печать организации (если есть).

 

Как вести учет приказов по личному составу

Все приказы необходимо регистрировать – это позволяет легко отслеживать все изменения в кадровом учете, а также упрощает поиск и учет приказов в будущем. Кадровые приказы регистрируют в отдельном журнале. В законодательстве нет строго установленной для него формы, поэтому работодатель вправе разрабатывать собственные форматы, которые будут ему удобны.

В зависимости от размеров компании и объема кадровой документации, можно вести как один общий журнал для всех приказов, так и отдельные журналы для различных категорий приказов. Например:

1. Журнал для приказов по личному составу (прием, перевод, увольнения и др.).
2. Журнал для приказов об отпусках.
3. Журнал для приказов о командировках.

Журнал приказов должен быть прошит и пронумерован, что обеспечивает его целостность и предотвращает возможность добавления или удаления страниц.

 

Хранение приказов по личному составу

Все приказы, которые касаются трудовых отношений сотрудников, должны храниться 75 лет. Документы, которые служат основанием для издания приказов, хранят только 3 года и отдельно от самих приказов.

Выездные дела, включая характеристики, анкеты, справки и копии приказов о служебных поездках специалистов, выехавших за границу, хранят 45 лет. Документы по специалистам, которые не выезжали хранить 5 лет.

У журналов регистрации приказов также есть свой срок хранения. Так, например, журнал приказов о приеме на работу необходимо хранить 75 лет, а вот журнал приказов направления работников в командировку – 5 лет.

 

Где хранить приказы по личному составу

Приказы по личному составу хранят в специально отведенном месте: отдельное помещение, шкаф или сейф. В законодательстве нет прямого указания на обязательное хранение текущих приказов по личному составу в сейфе. Однако нормативные акты предусматривают меры по обеспечению сохранности таких документов. Использование сейфов или других защищенных мест хранения может быть разумной практикой для предотвращения несанкционированного доступа, потери или повреждения.

Утеря или порча приказов по личному составу может привести к серьезным последствиям для компании, включая штрафы. Дело в том, что такие документы важны при соблюдении трудового законодательства и могут понадобиться как для проверки кадрового учета, так и для решения трудовых споров.

 

Образец приказа по личному составу 

Готовые образцы приказов по личному составу в справочной системе Kadrovik PRO от экспертов значительно упрощают работу кадровых специалистов, позволяя им быстро и эффективно оформлять документы без необходимости разрабатывать новые формы. Здесь мы представили все основные кадровые приказы.