Как организовать кадровое делопроизводство

4 июля 2025 г.

Трудовой кодекс обязывает работодателя обеспечить правильное и законное ведение трудовых отношений с работником. Чтобы регулировать трудовые отношения, работодатель создает и хранит в организации различные документы. Именно поэтому работодатель должен позаботиться и о кадровом делопроизводстве. В статье расскажем, что включает в себя кадровое делопроизводство, кто им занимается и какая кадровая документация обязательна для всех предприятий.

Что включает в себя кадровое делопроизводство на предприятии

Кадровое делопроизводство – это деятельность, направленная на организацию работы с кадровыми документами. Она обеспечивает соблюдение требований законодательства в ходе трудовых отношений между работодателем и работником.

Основная цель кадрового делопроизводства – выстроить эффективное и качественное взаимодействие с кадровой документацией. Кадровое делопроизводство создает эффективную систему управления персоналом, формирует организационно-правовые основы трудовой деятельности и предотвращает трудовые споры с сотрудниками.

Деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя не только подготовку документов для оформления будущих сотрудников на работу, но и:

оформление прекращения трудовых договоров;
разработку и утверждение коллективного договора и локальных актов компании: положений, инструкций, регламентов и т. д.;
формирование штатного расписания;
заполнение регистрационных журналов и книг;
составление графика отпусков;
ведение трудовых книжек и личных карточек;
заполнение табеля учета рабочего времени;
оформление и выдачу справок работникам.

Чтобы организовать кадровое делопроизводство, рекомендуем придерживаться нескольких шагов.

Шаг 1. Определить нормативно-правовую базу и назначить ответственное лицо за ведение кадрового делопроизводства в компании.

Шаг 2. Составить перечень основных кадровых документов и утвердить локальные акты.

Шаг 3. Создать безопасные условия хранения кадровых документов.

Шаг 4. Составить планировщик для обновления и утверждения кадровой документации.

Кто занимается ведением кадрового делопроизводства

Масштаб компании, ее финансовые возможности и численность работников влияет на то, на кого в компании возложат ведение кадровой документации. Это может быть как целое подразделение, так и отдельный сотрудник. В частности:

руководитель, если компанию только недавно создали и штат работников небольшой;
специалист по кадровому делопроизводству. Такого специалиста можно нанять по договору аутсорсинга или оформить в штат компании по трудовому договору;
отдел кадров – специальное подразделение, в обязанности которого входит решение вопросов кадрового делопроизводства. Как правило, такой отдел формируется в крупных компаниях с большим штатом сотрудников, где один специалист не в силах справиться со всем объемом кадровых задач;
внутренний совместитель – работник компании, например, бухгалтер, секретарь или офис-менеджера. Чтобы возложить на работника дополнительные обязанности по ведению кадрового делопроизводства понадобиться его письменное согласие.

Основные кадровые документы

Кадровый учет подразумевает под собой составление и ведение кадровых документов. Список всех документов достаточно большой, но есть основной, который могут запросить уполномоченные органы при проведении проверок. К основным кадровым документам, например, относятся положение о работе с персональными данными, инструкции по охране труда, график отпусков и т. д.

Кроме того, есть дополнительные документы, которые не обязательно утверждать, но они рекомендуемые. К примеру, положение об оплате труда, премировании, оказании материальной помощи и др.

Допускается ли автоматизация кадрового делопроизводства на предприятии

Вести кадровое делопроизводство в электронном виде в Узбекистане разрешено. Более того, Закон об электронном документообороте позволяет обмениваться кадровыми документами, в частности, трудовым договором, через информационные системы и с помощью электронной подписи. Электронные документы приравниваются к документам на бумажном носителе и имеют одинаковую с ними юридическую силу.

Перевод кадрового документооборота в цифровой формат помогает компании уйти от бумажной волокиты, уменьшить количество ошибок, иметь быстрый доступ к необходимой информацию и защитить документы от несанкционированного использования. Такие задачи как трудоустройство сотрудников, прекращение трудового договора, предоставление отпусков и отгулов и многое другое возможно выполнять в единой кадровой программе, без лишних временных и финансовых затрат.