Что такое объяснительная записка и как ее требовать от работника

Работник опоздал на работу, и руководитель требует написать объяснительную записку. Что собой представляет этот документ? Как работодателю требовать объяснительную с работника по закону? Как ее оформить? И что делать, если работник отказывается писать объяснительную? На все эти вопросы ответим в статье.

Что такое объяснительная на работе

Объяснительная записка – это служебный документ с письменными разъяснениями работника о причинах возникшей ситуации. С помощью объяснительной работник может донести до своего непосредственного руководителя или руководителя компании обстоятельства, которые привели к опозданию, прогулу, невыполнению своих должностных обязанностей, конфликту в коллективе и прочее. Грамотно составленная объяснительная позволяет работодателю разобраться в произошедшей ситуации и зафиксировать факт нарушения работником трудовой дисциплины, а работнику избежать ответственности или смягчить дисциплинарное взыскание (выговор, штраф, увольнение).

На практике используют два вида объяснительных записок:

1. Оправдательная – работник объясняет причины своих неправильных действий или бездействия.
2. Пояснительная – работник описывает, что происходило, кто и что делал в этой ситуации. Такую объяснительную пишут, когда участников в произошедшей ситуации несколько и работодателю надо разобраться, кто виновен, а кто нет.

Зачем требовать у сотрудника написать объяснительную на работе

Согласно трудовому законодательству (ст. 313 ТК) работодатель обязан затребовать письменную объяснительную у работника до применения к нему дисциплинарных взысканий, в том числе, если проступок был обнаружен по итогам служебного расследования. То есть потребовать объяснительную – это обязанность работодателя, и отказаться от нее он не имеет право. При этом работник вправе как писать объяснительную, так и отказаться ее предоставлять.

Рекомендуем прочитать

 

• Как провести служебное расследование
• Как применить дисциплинарное взыскание
• Как снять дисциплинарное взыскание

Как написать объяснительную записку: правила оформления

Работодатель не может просто так затребовать у работника объяснительную – это может быть расценено как нарушение его трудовых прав. Чтобы сделать все в соответствии с законодательством, работодателю необходимо сначала зафиксировать нарушение, составив акт. В акте надо указать время нарушения и что именно произошло, а также перечислить всех участников ситуации. И только после этого потребовать объяснительную.

Установленной единой формы для объяснительной нет. Поэтому документ составляется по общим правилам делопроизводства компании. Изложенная в объяснительной записке информация должна содержать только факты и обстоятельства, то есть коротко и ясно.

В объяснительной указывается:

1. Кому пишется объяснительная: Ф.И.О. руководителя и название компании. И от кого: Ф.И.О. работника и должность.
2. Название документа «Объяснительная записка».
3. Основная часть. Излагаются причины нарушения, место и время, когда это произошло, роль работника в нарушении (что именно делал, чем руководствовался и т. д.). Лучше, чтобы все было написано без эмоций и обещаний. Также необходимо указать последствия нарушения, которые помогут определить степень наказания. Например, если был потерян документ, но есть возможность его восстановить, то последствия незначительные и может быть только выговор.
4. Дата и подпись работника с расшифровкой.
5. Приложение. К документу могут быть прикреплены документы, которые подтверждают доводы работника: выписки из больницы, штрафы, скрины и прочее.

Что делать, если работник отказывается писать объяснительную

Если работник не хочет писать объяснительную, то работодатель составляет акт об этом с указанием присутствующих при этом свидетелей. Акт позволяет работодателю подтвердить тот факт, что работнику было предложено написать объяснительную, но он не захотел. Составляют акт не менее трех человек: руководитель и еще два работника, причем это должны быть незаинтересованные лица или акт можно будет оспорить.

В акте об отказе прописывают:

• наименование компании и название документа;
• дату и место составления;
• описание нарушения, причины которого работник отказался разъяснять;
• причины отказа писать объяснительную, записанные со слов работника;
• подписи тех, кто составил акт, и подпись работника о том, что он ознакомлен с актом. Если работник отказывается подписывать акт, то это фиксируется в самом акте или составляется отдельный акт об отказе от подписи.

Kadrovik.uz рекомендует

 

Акт о нарушении трудовой дисциплины

Акт об отказе работника писать объяснительную о причинах проступка

Приказ о применении дисциплинарного взыскания