Что такое объяснительная записка и как ее требовать от работника

preview

Работник опоздал на работу, и руководитель требует написать объяснительную записку. Что собой представляет этот документ? Как работодателю требовать объяснительную с работника по закону? Как ее оформить? И что делать, если работник отказывается писать объяснительную? На все эти вопросы ответим в статье.

 

Что такое объяснительная на работе

Объяснительная записка – это служебный документ с письменными разъяснениями работника о причинах возникшей ситуации. С помощью объяснительной работник может донести до своего непосредственного руководителя или руководителя компании обстоятельства, которые привели к опозданию, прогулу, невыполнению своих должностных обязанностей, конфликту в коллективе и прочее. Грамотно составленная объяснительная позволяет работодателю разобраться в произошедшей ситуации и зафиксировать факт нарушения работником трудовой дисциплины, а работнику избежать ответственности или смягчить дисциплинарное взыскание (выговор, штраф, увольнение).

 

Рекомендация

Можно ли понизить сотрудника в должности в качестве наказания за нарушение трудовой дисциплины, читайте в публикации экспертов системы Kadrovik PRO

 

На практике используют два вида объяснительных записок:

  1. Оправдательная – работник объясняет причины своих неправильных действий или бездействия.
  2. Пояснительная – работник описывает, что происходило, кто и что делал в этой ситуации. Такую объяснительную пишут, когда участников в произошедшей ситуации несколько и работодателю надо разобраться, кто виновен, а кто нет.

 

Зачем требовать у сотрудника написать объяснительную на работе

Согласно трудовому законодательству (ст. 313 ТК) работодатель обязан затребовать письменную объяснительную у работника до применения к нему дисциплинарных взысканий, в том числе, если проступок был обнаружен по итогам служебного расследования. То есть потребовать объяснительную – это обязанность работодателя, и отказаться от нее он не имеет право. При этом работник вправе как писать объяснительную, так и отказаться ее предоставлять.

 

Как написать объяснительную записку: правила оформления

Работодатель не может просто так затребовать у работника объяснительную – это может быть расценено как нарушение его трудовых прав. Чтобы сделать все в соответствии с законодательством, работодателю необходимо сначала зафиксировать нарушение, составив акт. В акте надо указать время нарушения и что именно произошло, а также перечислить всех участников ситуации. И только после этого потребовать объяснительную.

Установленной единой формы для объяснительной нет. Поэтому документ составляется по общим правилам делопроизводства компании. Изложенная в объяснительной записке информация должна содержать только факты и обстоятельства, то есть коротко и ясно.

 

Рекомендация

Перед тем, как затребовать объяснительную, документально зафиксируйте факт нарушения. Как можно документально подтвердить факт нарушения, читайте в публикации экспертов системы Kadrovik PRO

 

В объяснительной указывается:

  1. Кому пишется объяснительная: Ф.И.О. руководителя и название компании. И от кого: Ф.И.О. работника и должность.
  2. Название документа «Объяснительная записка».
  3. Основная часть. Излагаются причины нарушения, место и время, когда это произошло, роль работника в нарушении (что именно делал, чем руководствовался и т. д.). Лучше, чтобы все было написано без эмоций и обещаний. Также необходимо указать последствия нарушения, которые помогут определить степень наказания. Например, если был потерян документ, но есть возможность его восстановить, то последствия незначительные и может быть только выговор.
  4. Дата и подпись работника с расшифровкой.
  5. Приложение. К документу могут быть прикреплены документы, которые подтверждают доводы работника: выписки из больницы, штрафы, скрины и прочее.

 

Внимание

Работник не обязан прикладывать документы, которые будут подтверждать его вину

 

Что делать, если работник отказывается писать объяснительную

Если работник не хочет писать объяснительную, то работодатель составляет акт об этом с указанием присутствующих при этом свидетелей. Акт позволяет работодателю подтвердить тот факт, что работнику было предложено написать объяснительную, но он не захотел. Составляют акт не менее трех человек: руководитель и еще два работника, причем это должны быть незаинтересованные лица или акт можно будет оспорить.

В акте об отказе прописывают:

  • наименование компании и название документа;
  • дату и место составления;
  • описание нарушения, причины которого работник отказался разъяснять;
  • причины отказа писать объяснительную, записанные со слов работника;
  • подписи тех, кто составил акт, и подпись работника о том, что он ознакомлен с актом. Если работник отказывается подписывать акт, то это фиксируется в самом акте или составляется отдельный акт об отказе от подписи.

 

 

Консультации по общим вопросам по кадровому учету и делопроизводству в Узбекистане – актуальные вопросы для кадровиков консультации по общим вопросам по кадровому учету, консультации по общим вопросам по делопроизводству, советы по общим вопросам по кадровому учету, советы по общим трудовым вопросам, консультации по общим вопросам по кадровому учету в узбекистане Консультации по общим вопросам по кадровому учету и делопроизводству в Узбекистане. На сайте kadrovik.uz представлены консультации по общим вопросам кадрового учета и делопроизводства в Узбекистане. Здесь кадровики найдут актуальные ответы на важные трудовые вопросы, рекомендации по управлению персоналом и соблюдению трудового законодательства /ru/publish/doc/text201180_chto_takoe_obyasnitelnaya_zapiska_i_kak_ee_trebovat_s_rabotnika