Путевой лист: правила заполнения

Путевые листы не только помогают отслеживать пробег и затраты на топливо, но и служат основой для бухгалтерского учета. В данной статье мы расскажем, что такое путевой лист, какие основные функции он выполняет, как его оформить и сколько хранить. Также представлены образцы путевых листов для скачивания.

 

Для чего нужен путевой лист

Путевой лист представляет собой первичный документ для учета движения транспортных средств. В нем содержится информация о маршруте, водителе, времени выезда и прибытия, грузе и других важных данных.

У путевого листа есть несколько важных функций:

• Учет пробега автомобиля: фиксируется начальный и конечный километраж маршрута;
• Контроль расхода топлива: указываются данные о количестве использованного топлива;
• Организация работы транспорта: путевой лист помогает планировать маршруты и расписание поездок;
• Документирование поездок: путевой лист является официальным документом, который подтверждает выполнение перевозок и расходы на обслуживание и использование техники (заправка, запчасти, горюче-смазочные материалы), что важно как для бухгалтерского, так и налогового учета;
• Безопасность и ответственность: в путевом листе содержится информация о маршруте, водителе и состоянии транспорта, что позволяет отслеживать местонахождение автомобиля и обеспечивать помощь в экстренных ситуациях.

 

Кто в организации заполняет путевые листы

Путевой лист заполняется при использовании транспортного средства. При этом оно может находиться как в собственности компании, так и в аренде или лизинге.

Заполняют путевые листы, как правило, руководители структурных подразделений, диспетчеры или бухгалтера. Водители за заполнение этого документа не отвечают. Их задача – лишь подтвердить прием и возврат автомобиля, поставив свою подпись по окончанию смены или поездки, а также сделать отметки о выполненных транспортировках.

 

Заполнение путевого листа в командировке

Командировочный путевой лист служит доказательством того, что сотрудник уехал по служебным делам и поэтому имеет право получать за это все необходимые выплаты.

Для длительной командировки может быть выписан один путевой лист с указанием точных дат поездки, но если:

• неизвестно, когда водитель вернется, то указывается приблизительная дата с несколькими дополнительными днями;
• сотрудник не успевает выполнить все задания и вернуться к указанной дате, то оформляется новый путевой лист на обратную дорогу. В этом случае водитель сам может заполнить документ, предварительно уточнив все необходимые данные у своего работодателя.

 

Форма путевого листа

Форму путевого листа при эксплуатации легковых автомобилей компания может разработать самостоятельно или скачать образец путевого листа от экспертов Kadrovik PRO. Унифицированной формы нет.

Для использования грузовых транспортных средств заполняются путевые листы по формам:

• № 4-с – при сдельной оплате на услуги транспортировки;
• № 4-п – при повременной оплате на услуги транспортировки;
• № 4-м – междугородная транспортировка;
• № 1 – междугородная транспортировка.

 

Форма путевого листа обычно состоит из:

1. Шапки документа:

• полное название компании;
• номер путевого листа;
• дата заполнения путевого листа;

2. Данных о водителе: Ф.И.О. и должность;

3. Данных об автомобиле:

• марка и модель автомобиля;
• государственный номер;

4. Даты и времени поездки:

• дата начало поездки и время, когда автомобиль покинул место стоянки;
• дата завершения поездки и время, когда автомобиль вернулся;

5. Маршрута поездки:

• пункт отправления;
• пункт назначения;
• промежуточная точка, если есть.

6. Цели поездки, например, доставка груза;

7. Показаний спидометра на момент выезда и на момент прибытия;

8. Расхода топлива во время поездки, количества заправленного топлива и его стоимости;

9. Подписей:

• водителя, подтверждающая получение автомобиля и правильность указанных данных;
• ответственного лица, выдавшего путевой лист;

10. Дополнительных отметок: если во время поездки возникли какие-либо происшествия или особые обстоятельства, их следует зафиксировать в документе.

 

Период действия путевого листа

Путевой лист легкового автомобиля обычно действует в течение одного рабочего дня. Однако, в некоторых случаях, его действие может быть продлено на несколько дней, например, если поездка запланирована на более длительный срок или если автомобиль используется для выполнения нескольких задач в рамках одной командировки.

Хранятся путевые листы в бухгалтерии в течение установленного законодательством срока – 5 лет, но в нормативных документах компании этот срок может быть увеличен.