Что такое докладная записка на сотрудника

Докладная записка является инструментом делового общения, позволяющим эффективно передавать информацию, анализировать ситуацию и предлагать решения. В статье расскажем, как написать докладную записку, кто в компании отвечает за ее оформление и в каких случаях она составляется. Образцы докладных записок представлены в статье для скачивания.

 

В каких случаях пишется докладная записка

Докладная записка – это документ, который подается на имя вышестоящего начальства для информирования о каком-либо инциденте, проблеме или значимом событии, связанным с работой конкретного сотрудника.

В зависимости от случая, докладная записка может носить как положительный, так и отрицательный характер. А именно:

1. Положительная докладная записка составляется, когда:

• сотрудник достиг отличных результатов (перевыполнил план, достиг цели, справился с нестандартной ситуацией и прочее);
• сам сотрудник хочет предложить руководству свои идеи или инициативы для улучшения рабочих процессов, экономии ресурсов и другое;
• сотрудник или команда успешно выполнили проект или поставленную задачу;

2. Отрицательная докладная записка составляется в случае:

• неудовлетворительной работы сотрудника;
• нарушения дисциплины и внутренних правил компании (прогулы, неисполнение обязанностей, создание конфликтных ситуаций);
• возникновение происшествия, аварии или других негативных событий, которые повлияли на безопасность, здоровье или производительность других сотрудников.

 

Как составить докладную записку: порядок оформления

Порядок составления докладной записки достаточно простой. При этом важно соблюдать основные требования, чтобы документ был официальны и понятным для руководства, так как через него доносится суть проблемы или просьбы.

Основные этапы оформления докладной:

1. В правом верхнем углу:

• кому адресован документ: Ф.И.О. и должность руководителя;
• от кого: Ф. И. О. и должность отправителя, название подразделения компании.

2. В центре название документа и тема, например, «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».

3. Основной текст, в котором прописывается:

• что произошло;
• какие обстоятельства стали поводом;
• как это повлияло на рабочие процессы или на других сотрудников;
• просьба или предложение о дальнейших действиях (например, просьба о поощрении сотрудника или применение к нему дисциплинарного взыскания).

4. Дата составления документа и подпись автора с указанием фамилии и инициалов.

После составления докладная записка передается руководству и может быть включена в личное дело сотрудника, особенно если она касается дисциплинарных нарушений.

 

Докладная записка: образец

Унифицированных форм для докладных записок законодательством не установлено. В компании они разрабатываются самостоятельно с учетом правил документооборота. Эксперты советуют подготовить шаблоны для разных ситуаций. Это ускорит процесс оформления докладных и предоставление их руководству, что особенно важно при возникновении аварийных ситуаций или инцидентов.

 

 

Кто пишет докладную записку

Докладную записку вправе написать любой сотрудник компании, который имеет информацию и хочет ее сообщить вышестоящему руководству.

В зависимости от цели докладной, ее могут составить:

• руководители подразделений для информирования высшего руководства о результатах работы своего отдела, важных событиях или необходимости принятия решений;
• сотрудники и менеджеры для представления предложений по улучшению процессов, отчетов о ходе выполнения работы или возникших трудностях;
• кадровые работники для решения вопросов, касающихся трудовой дисциплины или других аспектов работы сотрудников.

Таким образом, любой работник, имеющий информацию, требующую официального оформления и передачи, может написать докладную записку.