Пригодится каждому кадровику в феврале:
Обязательно ли вести журнал регистрации приказов об отпусках
Оборот документов в организации необходимо четко систематизировать. Это касается и приказов об отпусках. Но обязательно ли регистрировать такие приказы в специальном журнале? В статье подробно разберем, зачем вести журнал регистрации приказов на отпуск, как фиксировать информацию об изданных приказах и может ли работодатель отказаться от его ведения.
Зачем нужен журнал регистрации приказов на отпуск
Журнал регистрации приказов об отпусках – это документ, предназначенный для учета и систематизации приказов о предоставлении отпусков сотрудникам. Работодателю данный журнал помогает:
- фиксировать все приказы об отпусках;
- контролировать сроки и продолжительность ежегодных, трудовых, дополнительных отпусков, отпусков без сохранения зарплаты и другие;
- быстрее делать анализ и отчетность по отпускам, так как вся информация аккумулирована в одном документе.
Рекомендация
Подробнее о том, как организовать кадровое делопроизводство в организации, читайте в рекомендации экспертов системы Kadrovik PRO
Как заполнять журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков
Типовой формы для журнала нет. Компания вправе сама разработать свой образец, но с соблюдением определенной табличной структуры, которая включает:
- номер приказа;
- дату приказа;
- Ф. И. О. сотрудника;
- должность;
- период отпуска;
- продолжительность отпуска;
- тип отпуска;
- примечание, где будут вноситься при необходимости пометки и уточнения;
- подпись лица, ответственного за оформление приказа.
Что касается титульного листа журнала, то на нем должны быть указаны следующие данные:
- название документа;
- наименование компании;
- дата начала ведения журнала;
- дата завершения, количество листов и т. д.
Журнал заполняется каждый раз после того, как издается новый приказ об отпуске.
Так как законодательство не устанавливает четких правил по ведению журнала, то его можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.
Ведет журнал кадровик или работник, на которого возложили обязанности по оформлению приказов на отпуска. Например, это может быть сотрудник бухгалтерии или секретарь-референт.
Kadrovik.uz рекомендует
Обязательно ли вести журнал регистрации приказов об отпусках
Законодательство не обязывает работодателя вести книгу учета приказов о предоставлении отпусков. Это означает, что работодатель имеет свободу выбора в этом вопросе. Он также самостоятельно решает, вести ли ему единый журнал учета всех приказов, отдельные журналы для различных типов приказов или вообще не вести учет. Это дает гибкость в управлении кадровыми процессами.
При этом ведение отдельных журналов для каждого типа приказов позволяет сотрудникам кадровой службы быстрее находить нужную информацию. А разделение информации по типам приказов может обеспечить дополнительную защиту от потери данных. Если один журнал будет утерян или поврежден, другие журналы останутся целыми.
Решение о ведении журнала регистрации приказов об отпусках и процедурах его оформления должны быть прописаны в локальном документе компании, например, положение о кадровом производстве.
Рекомендуем прочитать
