Как выплачивать командировочные расходы при поездках за пределы Узбекистана
В рекомендации:
– оформление зарубежной командировки;
– определение срока зарубежной командировки;
– перечень возмещаемых командировочных расходов;
– суточные расходы;
– расходы на проживание;
– транспортные расходы;
– представительские, непредвиденные и другие расходы;
– аванс на командировочные расходы;
– командировочные расходы в случае болезни командированного работника;
– отчет по зарубежной командировке.
Расчеты с командированными работниками при служебных поездках за пределы Узбекистана осуществляйте в соответствии с Положением о порядке выдачи средств на командировочные расходы при командировках работников министерств, ведомств, предприятий и организаций за пределы Республики Узбекистан .
Как оформить зарубежную командировку
Для направления работника в служебную командировку :
- издайте приказ, в котором укажите цель, место, срок командировки и другие необходимые сведения;
- утвердите план-задание. Законодательством не утверждена форма этого документа, поэтому вы можете оформить задание в произвольной форме.
Если командировка связана с деловыми переговорами, предусмотрите в плане-задании обязанность работника информировать руководство предприятия о ходе проведения переговоров.
Положением не предусмотрена выдача командировочного удостоверения в обязательном порядке. Но вы можете предусмотреть его оформление в локальном акте предприятия.
Как поступить в случае, если отправляете в поездку исполнителя по договору ГПХ, см. «Как оформить поездку по гражданско-правовому договору».
Сотрудник находился в зарубежной командировке (Китай) со 2 по 13 декабря. 8 декабря в Узбекистане – праздничный день (День Конституции). В этот день сотрудник фактически работал, так как за рубежом это рабочий день. Нужно ли оплачивать 8 декабря в двойном размере, если сотрудник находился в командировке за границей?
Работа сотрудника в заграничной командировке 8 декабря должна быть оплачена не ниже чем в двойном размере.
8 декабря в Республике является официальным праздничным нерабочим днем
. Для работника этот день, по общему правилу, также считается праздничным, независимо от того, где он в этот момент находится – в стране или за ее пределами.
Поскольку сотрудник в этот день фактически выполнял трудовые обязанности по заданию работодателя, такая работа является работой в праздничный нерабочий день. Соответственно, она подлежит оплате в повышенном размере: не ниже чем в двойном размере. При этом по желанию работника работа в праздник может быть компенсирована предоставлением другого дня отдыха.
Таким образом, работа 8 декабря подлежит оплате в повышенном размере, несмотря на то, что сотрудник в этот день находился в зарубежной командировке.
Как определить срок зарубежной командировки
Срок командировки работников определяет руководитель организации с учетом цели и задач поездки.
При командировании по приглашению принимающей стороны срок командировки устанавливайте с учетом времени проведения мероприятия, а также времени, необходимого на проезд.
Днями выезда и приезда являются дни пересечения государственной границы Узбекистана. Определите их по отметкам контрольно-пограничных пунктов республики в паспорте командированного лица.
. Но это не означает, что 60 дней – это предельный срок пребывания в командировке. В отличие от установленного предельного срока пребывания в командировке в пределах Республики, который не может превышать 30 календарных дней. Однако командировка рабочих, руководителей и специалистов для выполнения монтажных, пуско-наладочных, строительных и поисковых работ в пределах Узбекистана ограничен 12 месяцами.Какие командировочные расходы возмещаются работнику
Возместите командированному работнику следующие расходы :
- суточные;
- по найму жилого помещения;
- транспортные;
- представительские;
- непредвиденные;
- другие.
Как рассчитать суточные расходы
Суточные расходы определяйте по утвержденным нормам в иностранной валюте за каждый день нахождения в командировке, включая дни выезда и приезда. В случае пребывания в командировке более 60 суток, начиная с 61-го дня применяйте пониженные нормы суточных.
Определенные категории лиц имеют право на надбавки к нормам суточных.
Суточные выплачивайте без документального подтверждения фактически произведенных затрат.
Дополнительно к установленным нормам суточных вы можете утвердить доплаты.
Доплаты можно установить, если у предприятия есть собственные валютные средства, свободные от обязательств по:
- погашению кредитов в иностранной валюте;
- платежам по импортным контрактам;
- платежам в бюджет.
Доплаты не производятся, если предприятие покупает иностранную валюту для расчетов по командировочным расходам.
Суточные расходы не начисляйте за дни :
- вылета, если дата прилета в иностранное государство является следующим днем после даты вылета международного авиарейса из аэропорта Узбекистана (согласно авиабилету);
- прилета, если дата прилета в Узбекистан является следующим днем после даты вылета международного авиарейса из аэропорта иностранного государства (согласно авиабилету).
- представлены подтверждающие документы;
- у предприятия есть собственные валютные средства, свободные от обязательств по погашению кредитов в иностранной валюте, платежам иностранному партнеру по импортным контрактам, перед госбюджетом.
Как возмещать расходы на проживание
Расходы на проживание возмещайте исходя из установленных предельных норм в иностранной валюте с учетом доплат к ним, если они установлены руководителем организации.
Эти расходы должны быть подтверждены документально.
Окончательный расчет расходов на проживание произведите исходя из фактически произведенных затрат, но не выше установленных норм с учетом доплат.
- за первые 3 суток – в пределах нормы 390 евро (130 х 3 дня).Зачет перерасхода в 60 евро ((150 – 130) х 3 дня) в счет следующих дней – не производится;
- за последующие 5 суток – по фактическим затратам: 110 х 5 дней = 550 евро.
- о стоимости гостиницы от приглашающей организации, дипломатического представительства или консульского учреждения за рубежом;
- об отсутствии гостиниц со стоимостью в пределах утвержденных норм.
- отсутствует гостиница;
- стоимость проживания в гостинице превышает установленные нормы;
- низкая стоимость аренды жилого помещения, не являющегося гостиницей, и т. д.
В этом случае работник должен заключить с частным лицом договор аренды жилого помещения согласно законодательству страны командирования, а арендодатель – подтвердить получение оплаты за проживание. При этом расходы по проживанию не должны превышать установленные законодательством нормы.
Суммы расходов на питание и другие личные услуги (мини-бар, кабельное телевидение, стирка одежды и др.), в том числе включенные в счета за проживание, командированный работник оплачивает за счет суточных расходов. Отдельно такие расходы ему не возмещаются .
Не возмещайте работнику расходы на проживание, если принимающая сторона предоставляет ему бесплатно жилое помещение либо выплачивает компенсацию за его наем .
При проведении массовых мероприятий (семинаров, спортивных соревнований, конференций и др.) их организаторы могут устанавливать свои нормы расходов на проживание, питание, проезд.
В этих случаях возмещайте расходы по нормам, установленным организаторами, но не выше установленных норм.
Как возмещать транспортные расходы
Транспортные расходы возмещайте по фактическим расходам с условием их документального подтверждения .
Также возмещайте подтвержденные расходы по проезду по территории иностранного государства от аэропорта, вокзала и пристани, если они находятся за чертой населенного пункта или в другом населенном пункте, к месту проживания и обратно .
Не возмещайте расходы:
- за пользование внутригородским транспортом, так как они входят в состав суточных расходов;
- в случае отсутствия подтверждающих документов.
Авиабилеты для заграничной командировки приобретайте за национальную валюту .
..Как возмещать представительские, непредвиденные и другие расходы
К представительским расходам относятся затраты на :
- проведение официального приема (завтрака, обеда или аналогичного мероприятия) представителей (участников);
- транспортное обеспечение участников приема;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Представительские расходы включите в расходы периода при наличии подтверждающих первичных документов с указанием:
- основания для проведения официального приема;
- даты и места его проведения;
- количества участников и приглашенных лиц;
- их транспортного обеспечения;
- буфетного обслуживания во время переговоров;
- оплаты услуг переводчика;
- суммы представительских расходов в иностранной валюте.
К непредвиденным расходам относятся затраты, связанные с задержкой или изменением рейса, маршрута, программы пребывания по решению главы делегации и другими форс-мажорными обстоятельствами .
Возместите также следующие документально подтвержденные расходы :
- по получению виз;
- по временной прописке (регистрации);
- по уплате сборов (процентов, комиссий) при покупке или продаже иностранной валюты в стране пребывания;
- по провозу багажа до 30 кг (сверх нормы бесплатного провоза багажа на том виде транспорта, которым следует работник);
- аэропортские, страховые (обязательные для въезда в страну назначения), таможенные и комиссионные сборы (при проведении выставок, презентаций, конференций и гастролей);
- регистрационные сборы участников конференций, спортивных соревнований, по аренде спортивного инвентаря;
- по оплате услуг платных стоянок, приобретению автобензина, транспортировке груза (только для командированных водителей);
- по обслуживанию через зал «VIP» в аэропортах стран СНГ для командированных лиц, выезжающих по решениям Кабмина, которым установлены надбавки в размере 20 % и выше;
- по оплате медицинских услуг, оказанных командируемым лицам в экстренных и неотложных случаях;
- по оплате штрафов или дополнительных расходов, связанных с возвратом, обменом или неиспользованием проездных билетов, возникших в связи с документально обоснованной отменой командировки, изменением маршрута следования или сроков пребывания в иностранном государстве.
Вы можете возместить и другие расходы, произведенные в производственных целях, при наличии документов, подтверждающих их необходимость для выполнения командировочного задания . Для этого издайте приказ о возмещении дополнительных командировочных расходов, связанных с производственной необходимостью.
Как выплачивать аванс на командировочные расходы
Размер аванса на командировочные расходы рассчитайте исходя из:
- срока командировки;
- страны командирования;
- утвержденных норм командировочных расходов;
- установленных на предприятии доплат к нормам.
Выплатите аванс на командировочные расходы в иностранной валюте :
- за счет собственных валютных средств предприятия
или
- путем приобретения валюты у уполномоченного банка или на внебиржевом валютном рынке.
Для снятия с валютного счета наличной иностранной валюты на командировочные расходы представьте в обслуживающий банк следующие документы :
- заявление на выдачу средств на командировочные расходы;
- копию приказа о командировке с указанием в нем фамилий, инициалов командируемых работников, места и срока командировки;
- расчет суммы аванса в иностранной валюте, подписанный руководителем и главным бухгалтером;
- план-задание на командировку, утвержденный руководителем предприятия;
- копии писем, факсов, телексов приглашающей стороны с указанием условий финансирования данной поездки (при их наличии);
- копию решения Кабмина (для лиц, выезжающих по решению Правительства).
Как выплачивать командировочные расходы в случае болезни работника
Положением не предусмотрен отдельный порядок возмещения командировочных расходов в случае временной нетрудоспособности работника в зарубежной командировке. Воспользуйтесь порядком выплаты командировочных расходов при командировке в пределах Узбекистана.
Для оплаты дней нетрудоспособности работник должен представить документ, подтверждающий его болезнь, выданный лечебным учреждением иностранного государства. По возвращении из командировки необходимо :
- перевести документ о болезни на узбекский или русский язык;
- перевод нотариально заверить;
- предоставить его врачебно-консультационной комиссии (ВКК) поликлиники по месту жительства или работы сотрудника.
На основании перевода ВКК оформит листок нетрудоспособности.
Сотрудник находился в командировке за рубежом в течение 5 дней. В это время он заболел и потратил на лечение 500 долларов США. Должны ли мы компенсировать ему эти расходы?
В случае если работник заболел, находясь в загранкомандировке, он имеет право на пособие по временной нетрудоспособности. Но при наличии подтверждающих болезнь документов, которые работник сможет предоставить в ЛПУ по месту жительства для оформления листка временной нетрудоспособности.
Однако в Положении о порядке выдачи средств на командировочные расходы при командировках работников министерств, ведомств, предприятий и организаций за пределы Республики Узбекистан ничего не сказано о выплатах и порядке учета дней во время болезни. Это связано с тем, что лечебное учреждение за рубежом не может выдать листок нетрудоспособности вашему работнику. Соответственно, предприятие не может оплатить ему пособие по временной нетрудоспособности. Более того, если во время болезни он не выполнял командировочное задание, то и зарплата за эти дни ему так же не начисляется.
На основании заявления работника и с одобрения руководителя организация может оформить работнику компенсацию расходов на лечение в виде сверхнормативных суточных либо материальной помощи. Эта выплата включается в доход работника в форме оплаты труда и облагается НДФЛ и социальным налогом.
Если работник во время выполнения трудовых обязанностей в командировке получил повреждение здоровья, то по возвращении из поездки он должен пройти освидетельствование в медицинских учреждениях РУз. Только после этого, в зависимости от степени утраты профессиональной трудоспособности, он будет иметь право на выплаты по возмещению вреда.
Как отчитаться по зарубежной командировке
По возвращении из командировки работник обязан в течение 3 рабочих дней представить в бухгалтерию авансовый отчет об использовании средств, выданных на командировочные расходы. Авансовый отчет представляется в той валюте, в которой был получен аванс .
Окончательный расчет по результатам командировки производите:
- по фактическим расходам, подтвержденным документально;
- с учетом установленных норм и доплат;
- по курсу Центробанка на дату принятия авансового отчета.
Для подтверждения целевого расходования средств предусмотрите в приказе на командировку предоставление работником письменного отчета о результатах командировки с последующим его утверждением руководителем предприятия.
По представительским расходам составьте отдельный отчет. К отчету приложите документы, подтверждающие обоснованность произведенных расходов .
После проверки авансового отчета:
- остаток неиспользованной иностранной валюты работник должен вернуть в кассу предприятия в течение 2 банковских дней с даты представления авансового отчета. Неиспользованные средства возвращаются в той валюте, в которой были выданы . Если валюта приобретена на внутреннем валютном рынке, при сдаче ее в банк представьте банку заявку на ее продажу;
- при наличии подтверждающих документов предприятие возмещает работнику перерасход в наличной иностранной валюте или с согласия работника – в эквиваленте в сумах по курсу на дату сдачи авансового отчета.
Для получения с валютного счета суммы перерасхода по командировочным расходам представьте в банк следующие документы :
- заявление на выдачу средств;
- авансовый отчет, заверенный руководителем и (или) главным бухгалтером;
- копии документов, подтверждающих расходы за пределами Узбекистана;
- расчет суммы, подлежащей возмещению.
Если документы не представлены в полном объеме либо заявленная сумма не соответствует фактическим расходам, банк не выдаст суммы возмещения перерасхода.
Чек-лист и Блок-схема
Воспользуйтесь чек-листом и блок-схемой от экспертов Kadrovik PRO, которые помогут оформить командировку за пределы Республики Узбекистан, избежать ошибок в документах, сэкономить время и снизить риски штрафов. Документы также можно скачать, распечатать и раздать коллегам.
Канал в телеграм 