В рекомендации:

- для чего нужен табель учета рабочего времени 

- кто заполняет табель

- как и в какой форме ведется табель

- пошаговая инструкция по заполнению табеля

- как отражать в табеле отдельные периоды

Для чего нужен табель учета рабочего времени

Работодатель обязан организовать учет рабочего времени каждого работника . Это нужно для того, чтобы контролировать:

• своевременную явку персонала на работу и уход с работы по окончании рабочего дня (смены);
• правильное использование рабочего времени и перерывов в работе;
• фактически отработанное работником время в нормальных условиях труда и при отклонении от нормальных условий (простои, «сверхурочка», работа в ночное время, в выходные и праздничные дни и т.п.).

ТК обязывает работодателя вести учет рабочего времени персонала, но не предписывает делать это именно в табелях. Это могут быть и другие документы (журналы, карточки), в том числе электронные. Кроме того, в этих целях допускается использовать аппаратные, аппаратно-программные и программные средства . Поэтому каждая организация вправе самостоятельно в локальном порядке определить, где и каким способом фиксировать отработанное каждым работником время.

Однако на практике наиболее оптимальной и удобной формой учета рабочего времени, которую используют чаще всего, является именно табель. Поэтому далее рассмотрим все нюансы ведения этого документа.

Учету в табеле подлежат:

• фактически отработанное рабочее время, т. е. время, в течение которого работник действительно находился на рабочем месте и исполнял свои трудовые обязанности;
• отдельные периоды, засчитываемые в рабочее время, когда работа фактически не выполнялась (периоды простоев не по вине работника, перерывы для кормления ребенка и пр.);
• периоды, когда работник не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) – отпуска, время выполнения государственных или общественных обязанностей и пр.

Фиксирование всех таких периодов в свою очередь помогает бухгалтерии правильно начислять сотрудникам те или иные выплаты: оклад, доплаты, отпускные, командировочные расходы, компенсации и пр. 

Кто заполняет табель

Работодатель обязан организовать ведение учета рабочего времени персонала. Поэтому ему необходимо четко определить, какой конкретно специалист (или отдел организации) будет вести табель учета рабочего времени. Оформить это можно путем издания специального приказа с указанием ФИО работника, на которого возлагается данная функция. Также этот вопрос можно урегулировать в локальном акте предприятия, например, в Положении о (кадровом) делопроизводстве, в Положении о структурном подразделении и пр. Если в организации разработаны должностные инструкции, то обязанность по ведению табеля учета рабочего времени следует включить в должностную инструкцию по соответствующей должности (специальности / профессии). С вышеуказанными документами (будь то приказ, локальный акт или должностная инструкция) ответственного работника необходимо ознакомить под подпись, чтобы он знал, что ему в обязанность вменяется ведение табеля. Если должностных инструкций в организации нет – обязанность по ведению табеля прописывается непосредственно в трудовом договоре работника.

Как и в какой форме ведется табель

Как правило, табель составляют ежемесячно, поскольку бухгалтерия начисляет работникам заработную плату по итогам месяца.   

Законодательно установленной формы табеля нет. Можете разработать ее самостоятельно, исходя из специфики деятельности и режима рабочего времени в вашей организации.

Все периоды времени, подлежащие учету, обозначаются в табеле условными или цифровыми (кодовыми) знаками. То есть это сокращенные обозначения тех или иных периодов работы. Использовать сокращения удобно для того, чтобы не перегружать табель.

Условные обозначения указывают, по какой причине сотрудник находился в организации или отсутствовал. Законодательно такие обозначения не утверждены. Каждая организация вправе самостоятельно разработать и утвердить их для табеля. Но обязательно укажите расшифровку каждого кода, чтобы не было проблем и недопонимания при заполнении и использовании табеля.

Вот примерные обозначения, которые вы можете взять за основу для вашей организации.

Пошаговая инструкция по составлению и заполнению табеля учета рабочего времени 

Как заполнять табель покажем на примерном образце. Вы можете взять этот образец за основу, при необходимости видоизменив бланк или дополнив другими графами, исходя из специфики деятельности вашей организации и действующего режима рабочего времени. 

Шаг первый. Укажите наименование организации.
Если вы ведете табель не на всю организацию, а на отдельное подразделение, укажите это в графе ниже.

Шаг второй. Внесите номер документа и дату его составления.
Номер табелю присваивается по соблюдаемому на предприятии порядку нумерации внутренних документов, по состоянию на последний день текущего месяца.

Шаг третий. Выберите отчетный период.

Обычно это промежуток между началом и концом периода отчета. В нашем примере – это период, равный одному месяцу, с 1 по 31 мая.

Шаг четвертый. Введите данные о работнике: ФИО и должность (профессию, специальность).

Каждому работнику в табеле присваивается отдельная строка и отдельный табельный номер, который он получает при приеме на работу. Этот номер проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы и, как правило, сохраняется за ним не менее 1-2 лет после прекращения трудового договора. Следовательно, работник вносится в табель не под порядковым номером, а с указанием табельного номера.

Шаг пятый. Внесите информацию по часам и явках на работу по числам месяца.

Самый понятный и распространенный метод ведения табеля – метод сплошной регистрации явок и неявок на работу, где каждая клетка заполняется своим кодом. То есть в табеле ежедневно делаются отметки о фактически отработанном работником времени, в том числе и сверхурочном, времени простоев, выходных днях, отпусках, прогулах и т.д.  При нормальном 8-часовом рабочем дне ставят «Я» или «01», а ниже 8. При 6-дневной рабочей неделе – 7, при суммированном учете рабочего времени – не более 12.

Шаг шестой. Вычислите конечное количество дней явок за отчетный период.

Укажите полученную цифру в графе 6. 

Шаг седьмой. Внесите сведения о причинах и продолжительности неявок. 

Эта графа заполняется в том случае, если сотрудника не было на рабочем месте. Проставьте код, который обозначает причину неявки, а также количество пропущенных дней и часов. В нашем примере работник в мае месяце 4 дня находился в очередном трудовом отпуске. Информацию об этом следует внести в столбцы 7-8. Если вы не знаете причину неявки работника, ставьте код «НН» (26) – «Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)»

Шаг восьмой. Вычислите конечное количество проработанных часов за отчетный период. Укажите полученную цифру в графе 12.

Шаг девятый. После заполнения табеля в конце календарного месяца распечатайте табель и отдайте на подпись ответственным лицам.  

Целесообразно распечатать табель, чтобы не возникло претензий со стороны контролирующих органов. В документе должны расписаться три человека: работник, ответственный за ведение табеля, руководитель структурного подразделения (если есть) и работник кадровой службы. Если все эти функции выполняет руководитель организации, то заверяет документ только он. Ставить печать организации в табеле необязательно.

Шаг десятый. Заполненный и подписанный табель передайте в бухгалтерию для начисления работникам зарплаты и других полагающихся выплат.

В бухгалтерию сдается оригинал табеля, а в отделе кадров можете оставить его ксерокопию, в целях сохранения табельных сведений на случай утери документа. 

Согласно Типовому перечню управленческих документов, образующихся в деятельности организаций Республики Узбекистан, срок хранения табеля в архиве организации – 5 лет.

Как отражать в табеле отдельные периоды 

На практике, у кадровиков возникают вопросы по отражению в табеле отдельных периодов.

Работа в выходные или праздничные нерабочие дни.  Если работника привлекли к работе в его выходные дни или в праздники, в табеле ставится код РВ (03) с указанием отработанных часов. А за день отгула, если таковой будет предоставлен работнику в качестве компенсации за работу в выходной день, следует указать НВ (25) – «Дополнительные выходные дни (неоплачиваемые)».

Сокращенный день (смена) накануне праздника. В некоторых месяцах есть праздничные нерабочие дни, накануне которых продолжительность ежедневной работы (смены) сокращается не менее чем на 1 час .   Например, 9 мая – День памяти и почестей. Отмечая в табеле такой сокращенный предпраздничный день, применяйте код «ЛЧ» (15) – «Сокращенная продолжительность рабочего дня против нормальной продолжительности в случаях, установленных законодательством». Поставьте его вместо обычного кода «Я» (01) для правильной оплаты, поскольку труд работников при сокращенном предпраздничном рабочем дне оплачивается в полном размере. Вместе с кодом укажите фактическое количество часов, которые сотрудник отработал в этот день.

Суммированный режим рабочего времени

На практике, суммированный учет рабочего времени применяется при сменной работе. При сменной работе табель ведется по фактически отработанному времени согласно графику рабочих смен.

Перед началом месяца (учетного периода) работодатель утверждает график работы сотрудников со сменным режимом работы. В нем указывают время начала и окончания работы дневных и ночных смен.

В табеле указывается фактическое количество часов, отработанных работником в смену. Можно отдельно вести табели для дневной и ночной смены. Также можно в табеле делить сутки на дневную и ночную части. И уже по умолчанию отработанные ночные часы – с 22:00 до 06:00 оплачивать работнику не ниже, чем в полуторном размере.

При этом не забывайте, что:

1. Продолжительность рабочего дня (смены) не должна превышать 12 часов . Продолжительность отдыха между окончанием текущего рабочего дня (смены) и началом следующего не может быть менее 12 часов .
2. Длительность отработанного времени за неделю, месяц или иной календарный период не должна превышать норму рабочего времени, установленную для работника на этот период. Норма рабочего времени ежегодно устанавливается Министерством занятости. На 2024 год они установлены приказом № 01/00-03/15-13037 от 25.12.2023 г.

Ночное время.

В табеле рабочего времени ночная работа фиксируется кодом «Н» (02), а работа в дневное время – Я (01). Если смена сотрудника приходится и на дневное, и на ночное время, укажите его рабочее время через дробь или отведите для этого отдельную строку.  Допустим, сотрудник  работает по сменному графику таким образом, что его рабочее время переходит на следующий день. В первый день он отработал 4 дневных часа: с 18:00 до 22:00 и 2 ночных: с 22:00 по 00:00. Во второй день – 6 ночных: с 00:00 по 06:00. В этом случае табель заполняем так

Сверхурочная работа.

При сверхурочной работе в верхней ячейке за соответствующий день будет указано 2 кода, а в нижней проставлены соответствующие им часы. Так, если сотрудник проработал сверхурочно два часа, то в верхней графе табеля за такой день нужно проставить «Я/С» (01/04), а в нижней — «8/2».

Гибкий график работы

В табеле ставят код «Я» (01) и указывают фактически отработанное время. При этом следите, чтобы за учетный период фактическая продолжительность рабочего времени сотрудника не превысила норму. Например, по общему правилу, нормальная продолжительность рабочей недели – 40 часов.