В рекомендации:

– какие данные относят к персональным;

– как хранить и использовать персональные данные;

– какие документы необходимо разработать;

– ответственность за несоблюдение правил хранения и обработки персональных данных.

Работодатель обязан сохранять персональные данные работников в безопасности. Законодательство возлагает на работодателя ответственность за несоблюдение требований хранения, использования и защиты персональных данных.

Какие данные относят к персональным

Персональные данные работника – конфиденциальная информация о фактах, событиях и обстоятельствах жизни работника и членов его семьи . Сотрудники предоставляют персональные данные работодателю в связи с трудовыми отношениями.

К персональными данным относятся следующие сведения о работнике:

• Ф.И.О., дата и место рождения;
• ПИНФЛ, при наличии;
• информация и документы об образовании;
• выполняемая работа с момента начала трудовой деятельности, включая военную службу;
• адрес регистрации по месту постоянного или временного проживания;
• данные паспорта или ID-карты – серия, номер, кем и когда выдан;
• номер личного телефона, адрес электронной почты;
• отношение к воинской обязанности, сведения по воинскому учету – для граждан, пребывающих в запасе, и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• ИНН, при наличии;
• ИНПС;
• результаты обязательного медосмотра;
• основания прекращения с работником трудового договора;
• семейное положение, Ф.И.О. и даты рождения близких родственников;
• иные сведения о ставших известными работодателю фактах, событиях и обстоятельствах жизни работника и членов его семьи.

К персональным данным относят в том числе и биометрические данные, характеризующие анатомические и физиологические особенности работника .

Ситуация

Относится ли размер заработной платы сотрудника к его персональным данным  

В нашей организации работники обсуждают между собой размер установленной им зарплаты. Если бухгалтер по начислению зарплаты обсуждает с другими работниками размер зарплаты их коллег, считается ли это нарушением и можно ли его наказать?

– Да, можно.

Размер зарплаты сотрудника, как правило, считается частью его персональных данных. Персональные данные включают в себя любую информацию, имеющую отношение к определенному физическому лицу. Размер зарплаты является конфиденциальной информацией, которая связана с конкретным сотрудником, и ее обработка подпадает под закон о защите персональных данных. Поэтому, если бухгалтер распространяет информацию о начисленных доходах работников организации, работодатель вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности.

Ситуация

Является ли фотография персональными данными 

При приеме на работу кандидат принес резюме. Относится ли к персональным данным фотография на резюме?

– Да, относится, если по фотографии можно узнать её обладателя.

Персональные данные – это зафиксированная на электронном, бумажном и ином материальном носителе информация, которая относится к определенному физическому лицу или дает возможность его идентификации .

Фото – это изображение, которое передает информацию в виде картинки. Она помогает опознать человека. Следовательно, фотографию можно считать личными данными сотрудника. Поэтому при обработке документов с фотографиями, как в данном случае – резюме, применяются общие правила обработки такого рода информации.

При этом к персональным данным, указанным в резюме, относят также и сведения о национальности, семейном положении, трудовом стаже, воинском звании и т. д.

Как хранить и работать с персональными данными

Храните и используйте персональные данные работников в соответствии с законодательством  . Это касается и документов сотрудников, в которых есть информация с персональными данными.

При обработке персональных данных работников ТК обязывает работодателя :

• руководствоваться положениями законодательства о персональных данных;
• получать персональные данные непосредственно у самого работника;
• получать персональные данные от третьих лиц только с письменного уведомления работника и с его согласия
• сообщать работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения, а также о характере этих данных;
• сообщать работнику о последствиях, если он отказывается дать согласие на получение личных данных;
• обеспечивать защиту персональных данных работника;
• знакомить работников под подпись о порядке обработки персональных данных;
• вырабатывать меры по защите персональных данных работников;
• не допускать разглашения персональных данных, которые стали известны в процессе трудовой деятельности.

Внимание

За нарушение закона о персональных данных могут оштрафовать. В частности, за незаконный сбор, хранение, изменение, использование, предоставление, распространение; передачу и уничтожение персональных данных.

 Штраф составит: для граждан – от 3 до 5 БРВ, для должностных лиц – от 5 до 10 БРВ .

Собственник или оператор при обработке биометрических и генетических данных принимает организационные и технические меры по их защите и хранению . При этом предусматриваются 4 степени защиты персональных данных в зависимости от условий :

Таблица 1

Четыре степени защиты персональных данных

Какие документы необходимо подготовить для работы с персональными данными

Законодательство регулирует общий порядок работы с персональными данными, поэтому в организации дополнительно должно быть Положение о работе с ними. При разработке Положения ориентируйтесь на требования законодательства и учтите специфику и особенности организации, например:

• личную информацию сотрудников, которая нужна работодателю для выполнения трудовых обязанностей;
• список лиц, которые вправе получать, хранить и осуществлять контроль за личными данными работников;
• правила хранения, обработки, передачи, защиты и предоставления личной информации;
• перечень прав и обязанностей самих работников о необходимости предоставления достоверной информации, а также соблюдения конфиденциальности.

При этом, помимо Положения о работе с персональными данными, разработайте и утвердите:

1. Приказ о назначении ответственного по работе с персональными данными. В приказе установите правила хранения и обработки персональных данных, а также меры ответственности за их разглашение.
2. Политику обработки персональных данных, если обрабатываете персональные данные на официальном сайте организации.
3. Положение о защите персональных данных, в котором определите меры предотвращения утечки персональных данных.
4. Обязательство о неразглашении персональных данных.
5. Регламент и требования к допуску к работе с персональными данными. В регламенте утвердите порядок доступа и перечень сотрудников, которые вправе работать с персональными данными.

Таблица 2

Что включить в документы организации по работе с персональными данными

Чтобы обеспечить сохранность документов с персональной информацией в целях защиты ее от неправомерного использования, следуйте общим правилам хранения:

1. Разместите документы в отдельном помещении с сейфами и запираемыми шкафами. В несгораемые сейфы размещают трудовые книжки, в шкафы – личные карточки, приказы, справки и прочие документы.
2. Ограничьте доступ к документам. Работать с ними может только уполномоченное лицо и сам сотрудник, чьи данные хранятся у работодателя. Другие лица получают доступ только по письменному разрешению или для решения конкретной задачи.
3. Установите требования к получению и использованию данных. Эти требования не должны нарушать ТК и конституционные права. Так, их нельзя передавать без согласия сотрудника, использовать в личных целях и т. д.
4. Ознакомьте лиц, которых наделили доступом к персональными данным, с требованиями по работе с ними и мерами ответственности за несоблюдение этих требований под подпись.

Кроме того, для хранения биометрических и генетических данных необходимо строго соблюдать требования пожарной безопасности, санитарных правил, а также принять меры во избежание затопления помещений, том числе :

• иметь надежные средства защиты, исключающие возможность проникновения посторонних лиц;
• хранить данные в сейфах, на металлических стеллажах или полках;
• оборудовать помещения охранной сигнализацией и приборами видеонаблюдения;
• входные двери и окна подключить к службе охраны.

Ситуация

Согласие работника на обработку персональных данных 

У нас небольшое предприятие и коллектив компании практически не менялся уже много лет. Нужно ли нам получать письменное согласие на обработку персональных данных, если мы все друг друга знаем и доверяем?

– Да, нужно.

Получать согласие на обработку персональных данных требует законодательство. При этом, если работодатель планирует получать информацию о работнике от третьих лиц, он обязан уведомить об этом работника и получить его письменное согласие  . Работник в этом случае вправе затребовать информацию о всех своих персональных данных, имеющихся у работодателя, в том числе узнать порядок их обработки, а также когда и для чего их использовали.

Таким образом, вам необходимо получить от каждого работника письменное согласие на обработку персональных данных и оформить его в соответствии с законом.

Внимание

Работник вправе в любое время отозвать свое согласие на обработку персональных данных.

Ситуация

Работник отказывается предоставлять персональные данные своих родственников для заполнения данных в ЕНСТ 

В организацию приняли нового сотрудника, но при заполнении данных в ЕНСТ он отказался предоставлять информацию о своих родственниках.

Обязан ли работник предоставлять информацию о родственниках?

– Все персональные данные работника необходимо получать у самого работника . А для того, чтобы внести информацию в ЕНСТ о родственниках работника, потребуется согласие непосредственно самих этих родственников. Поэтому работодатель не вправе требовать от работника эти данные.

Таким образом, если работник отказывается предоставить какие-либо данные о своих родных, работодатель не вправе их требовать.

Как накажут за нарушение требований к обработке и хранению персональных данных

За нарушение правил хранения и использования персональных данных ответственность несет должностное лицо, которое уполномочено работать с такими документами . К нарушениям правил хранения и использования персональных данных относят:

• неправомерную передачу документов третьим лицам;
• ошибки при заполнении документов, их утерю;
• неправильное хранение.

Виновных в нарушении положений законодательства при обработке персональных данных работника привлекают к дисциплинарной и материальной ответственности. Более того, их также могут привлечь к административной и даже уголовной ответственности.

Таблица 3

Ответственность за нарушение правил хранения и использования
персональных данных