Как бороться с завалом срочных дел
В рекомендации:
- Как справляться с приоритетами и срочными задачами
- Метод помидора
- Тест на «синдром срочности»
Завал срочных дел часто требует быстрого и грамотного подхода. Организация работы, правильная расстановка приоритетов и умение делегировать помогают справиться с большим количеством задач, без перегрузки.
Как справляться с приоритетами и срочными задачами
Все задачи можно разделить на группы по приоритетности:
1. «Важно и срочно». Эти задачи требуют внимания сегодня. Сначала выполняете самые важные задачи. Если не успели, продолжаете на следующий день. Не переключайтесь на другие дела, пока не закончите текущие. «Важное и срочное» – это не менее 4-5 часов вашего рабочего времени в день.
2. «Важное» – это долгосрочные задачи, влияют на качество работы и деятельность компании. Необходимо выделить 6–8 часов в неделю, чтобы работать над этим, иначе через два месяца задачи станут срочными и вызовут стресс.
3. «Срочное» – это задачи, которые нужно выполнять ежедневно, или неожиданные поручения. Зарезервируйте на такие задачи 2 часа в день, чтобы быть готовым к изменениям в расписании. Если изменений не будет, используйте это время для более важных дел.
Оптимизируйте задачи: создавайте шаблоны, чек-листы, прописывайте порядок выполнения. Это поможет быстрее справляться с ними или делегировать их.
Если должность позволяет, установите регламент для срочных дел. Определите время для общения с коллегами и подчиненными, составьте список вопросов, которые нужно решать лично, и тех, по которым можно обратиться к кому-либо из коллектива. Шаблоны и инструкции тоже помогут.
4. «Ни важное, ни срочное». Это отвлекающие факторы, отнимающие рабочее время: ненужные разговоры, интернет, соцсети, личные звонки, частые перекуры и другие. Желательно отслеживать и сокращать эти потери. Часто это происходит из-за отсутствия четкого плана или приоритетов, и человек откладывает задачи. Переключение между делами также снижает эффективность. Важно следить за этими моментами и стараться уменьшить их влияние.
Для того чтобы эффективно работать, важно правильно расставлять приоритеты. Когда появляются новые задачи сначала оценивайте: что нужно сделать срочно, а что можно отложить. Важно не бояться делегировать задачи коллегам, если они выходят за рамки вашей работы. Старайтесь минимизировать отвлечения, создавая блоки времени для важных дел. Обсуждайте нагрузку с командой, чтобы никто не перегружался. И не забывайте регулярно пересматривать свои задачи, потому что планы могут меняться.
Метод помидора
Метод помидора – это метод тайм-менеджмента, который помогает эффективно управлять временем и улучшать концентрацию. Суть метода в том, чтобы работать по 25 минут, называемых «помидорами», с коротким перерывом после каждой сессии. После четырех «помидоров» делают более длительный перерыв (15–30 минут).
Шаги метода:
1. Выберите задачу или несколько задач для работы.
2. Настройте таймер на 25 минут и начните работать.
3. Когда таймер прозвенит, сделайте короткий перерыв (5 минут).
4. После 4-х «помидоров» сделайте длинный перерыв (15–30 минут).
Этот метод помогает уменьшить прокрастинацию, улучшить концентрацию и снизить усталость.
Подвержен ли человек «синдрому срочности», можно проверить с помощью теста.
Тест на «синдром срочности»
Отметьте в каждом пункте цифру, которая больше всего соответствует вашему обычному поведению или отношению к суждениям, приведенным в левой колонке, ориентируясь на шкалу:
0 – никогда, 1 – довольно редко, 2 – иногда, 3 – достаточно часто, 4 – всегда.
|
№ |
Утверждения |
Н |
ДР |
И |
ДЧ |
В |
|
1 |
Я работаю лучше всего, когда приходится спешить |
0 |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
2 |
В своей неспособности уделить время глубоким раздумьям о самом себе я виню суету и давление внешних обстоятельств |
0 |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
3 |
Меня раздражает медлительность событий и людей, окружающих меня. Я не люблю ждать или топтаться на месте |
0 |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
4 |
Я испытываю чувство вины, когда отрываюсь от работы |
0 |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
5 |
Я постоянно мечусь между делами и мероприятиями |
0 |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
6 |
Я отмахиваюсь от людей, когда мне нужно закончить работу |
0 |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
7 |
Я ощущаю беспокойство, если теряю контакт с офисом более чем на несколько минут |
0 |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
8 |
Я занимаюсь каким-то одним делом, но думаю о другом |
0 |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
9 |
Лучше всего мне удается разрешение кризисных ситуаций |
0 |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
10 |
Всплеск адреналина от нового кризиса приносит мне больше удовлетворения, чем равномерное движение к долгосрочной цели |
0 |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
11 |
Я отказываюсь провести время с дорогими мне людьми ради преодоления какого-нибудь кризиса |
0 |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
12 |
Я ощущаю |
0 |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
13 |
Я ем, не отрываясь от работы |
0 |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
14 |
Я продолжаю думать, что когда-нибудь смогу, наконец, заняться тем, чего действительно хочу |
0 |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
15 |
Большое количество решенных дел к концу рабочего дня наполняет меня ощущением, что я поработал по-настоящему продуктивно |
0 |
1 |
2 |
3 |
4 |
Сложите свои баллы и оцените себя в соответствии с ключом:
0–25 – слабая подверженность срочности;
26–45 – сильная подверженность срочности;
Больше 46 – пагубная зависимость от срочности.
Телеграм канали 