Инвентаризация при увольнении материально ответственного лица: как провести и оформить

Один из ключевых этапов прекращения трудового договора с материально ответственным сотрудником – проведение инвентаризации. Она помогает выявить фактическое состояние имущества, за которое сотрудник был ответственным, возможные недостачи или излишки. В статье расскажем, как правильно провести и оформить инвентаризацию и что делать, если не провели инвентаризацию при увольнении материально ответственного лица.

 

Порядок оформления документов при увольнении материально ответственного лица

При увольнении материально ответственного лица необходимо соблюдать определенный порядок оформления документов. Инициировать увольнение может работник, работодатель или обе стороны трудового договора. При прекращении трудового договора по своей инициативе работник оформляет заявление за две недели до предполагаемой даты увольнения . Далее руководитель инициирует инвентаризацию имущества, за которое отвечает увольняемый сотрудник, чтобы зафиксировать наличие и состояние материальных ценностей .

Если работник и работодатель пришли к решению о прекращении трудового договора по соглашению сторон, условия о проведении инвентаризации можно прописать в самом соглашении. Когда инициатором увольнения был работодатель, важно также соблюдать 2-недельный срок предупреждения.

В последний день работы сотрудника издают приказ об увольнении с указанием даты и основания. Кроме того, необходимо составить акт передачи дел. В акте зафиксируйте передачу материальных ценностей другому сотруднику или их возврат. Все документы, связанные с увольнением, храните в архиве компании, пока срок хранения не подойдет к передаче их в архив.

Увольнение материально ответственного лица по собственному желанию имеет свои юридические тонкости, на которые следует обратить внимание:

1. работодатель должен успеть провести инвентаризацию в течение срока предупреждения, чтобы избежать проблем с учетом имущества ;
2. работник не вправе требовать немедленного прекращения трудового договора сразу после подачи заявления. Исключение – случаи, когда есть веские причины для срочного увольнения и нет возможности продолжать работу .

 

Как провести инвентаризацию при увольнении материально ответственного лица

НСБУ № 19 предусматривает, что при смене материально ответственного лица необходимо провести инвентаризацию . Перед началом инвентаризации работодатель издает приказ о ее проведении  . Это официальный документ, подтверждающий необходимость и целесообразность проведения инвентаризации. Он также определяет состав комиссии, сроки и ответственных лиц.

При инвентаризации комиссия сверяет наличие материальных ценностей и их состояние с учетными данными, а также составляет инвентаризационную опись. В ней указывают выявленные материальные ценности, их количество и состояние. Опись подписывают члены инвентаризационной комиссии и сам работник. Далее оформляют акт передачи дел другому материально ответственному лицу.

 

Что делать, если выявили нарушения при проведении инвентаризации

Если при инвентаризации комиссия обнаружила отклонения материальных ценностей от учетных данных, необходимо заполнить сличительную ведомость  . В сличительной ведомости фиксируют все расхождения, включая недостачи, излишки, а также возможные ошибки в учете.

После заполнения сличительной ведомости проводится анализ причин отклонений. Комиссия должна не только установить причины, но и подготовить предложения:

• по списанию;
• ликвидации;
• восстановлению;
• ремонту;
• списанию ущерба.

Есть несколько вариантов, чтобы устранить отклонения, которые выявили после инвентаризации. Если нарушения связаны с недостатками в организации учета или контроля, необходимо разработать меры для их устранения. Когда нарушения вызваны действиями материально ответственного работника, с него можно взыскать материальный ущерб.

Стоит отметить, что работник также может подать иск в суд с просьбой уменьшить сумму возмещения или вовсе ее отменить. Суд учитывает степень вины, обстоятельства произошедшего и финансовое положение работника . Однако, если работник причинил ущерб в корыстных целях в результате преступления, сумму возмещения снижать не будут .

 

Увольнение материально ответственного лица без инвентаризации

Если при увольнении материально ответственного лица не провели инвентаризацию, необходимо организовать ее как можно скорее, чтобы определить фактическое состояние материальных ценностей. Это связано с тем, что на взыскание ущерба у работодателя всего 1 месяц.

В некоторых случаях сотрудник настаивает на увольнении до завершения инвентаризации и не желает присутствовать на ней после увольнения. Однако прекращение трудового договора не освобождает сторону договора от материальной ответственности за причиненный ущерб.

Рекомендуем проводить и завершать инвентаризацию до увольнения материально ответственного лица. Если недостача будет выявлена после увольнения, работодателю будет сложнее доказать в суде, что ущерб возник именно из-за действий уволенного работника. Некоторые суды могут признать, что инвентаризация, проведенная без участия материально ответственного лица, нарушает процедуру. А сличительная ведомость, составленная по итогам инвентаризации, будет признана недействительной.