Есть ли нормативы численности персонала и как их посчитать

На практике многие компании задаются вопросов как определить необходимое количество сотрудников, чтобы обеспечить своевременное и качественное выполнение всех поставленных задач. В этом поможет расчет нормативной численности персонала. В статье разъяснили, в чем заключается эта методика и как рассчитать нормативную численность персонала. Также объяснили, почему это так важно при управлении персоналом и планировании бюджета компании.

 

Что такое норматив численности персонала

Норматив численности персонала относится к видам норм труда и представляет собой установленное количество работников, необходимое для выполнения определенного объема работы задания в определенных организационно-технических условиях . Нормативы рассчитывают с учетом норм трудозатрат, видов деятельности, планируемой производственной нагрузки, а также других факторов, таких как рабочее время, режим работы и структура организации.

Норматив может быть как внутренним, так и отраслевым. Внутренние нормативы разрабатывает само предприятие, а отраслевые утверждают соответствующие государственные и отраслевые органы. Цель расчета нормативов – определить, какое количество сотрудников должно быть в штате, чтобы закрывать все производственные и управленческие задачи без сбоев.

 

Как узнать сколько работников нанять для оптимальной продуктивности

Оптимальной численностью персонала считается такая, при которой сотрудники компании способны выполнять свои обязанности качественно и в срок. При этом затраты на содержание штата остаются в рамках утвержденного бюджета. Оптимальное число работников зависит от ряда факторов:

• объем выполняемой работы;
• структура предприятия;
• норма времени на выполнение конкретных операций;
• технологические и организационные процессы;
• используемое оборудование и уровень автоматизации;
• квалификация кадров.

Важно не только посчитать, сколько человек необходимо, но и определить, насколько текущий штат соответствует нормативу. Это позволит избежать как дефицита, так и переизбытка персонала.

Законодательство не устанавливает минимально необходимую численность персонала для всех отраслей. Но определенные нормативные документы содержат такие нормы для конкретных сфер и служб. В частности:

Категория	Законодательный акт
Микроформы и малые предприятия	прил. № 1 к ПКМ № 275 от 24.08.2016 г.
Предприятия розничной торговли, общественного питания и строительства	приказ Министра труда и социальной защиты населения № 2173 от 28.12.2010 г.
Органы государственной власти на местах	ст. 22 Закона № 913-XII от 02.09.1993 г.
Юридическая служба	прил. № 5 к ПКМ № 250 от 01.05.2017 г.
Служба охраны труда	прил. № 1 к положению № 5 ПКМ № 1066 от 31.12.2018 г.

 

Как рассчитать численность работников по нормативу

Расчет численности персонала по нормативу начинается с анализа объема работ. На практике анализ выполняют в течение определенного периода – календарного месяца, квартала, года или года. После анализа определяют фонд рабочего времени, плановую выработку на одного сотрудника и коэффициент выполнения норм.

Формула расчета численности персонала:

N = V / (Фрв × Пв × Квн)

где:

• N – нормативная численность сотрудников
• V – планируемый объем работы (в суммах, штуках, услугах и прочее)
• Фрв – фонд рабочего времени на 1 сотрудника за период (обычно в часах)
• Пв – плановая выработка на 1 сотрудника за 1 час
• Квн – коэффициент выполнения норм (насколько фактическая выработка отличается от плановой)

Обратите внимание, при расчете нормативов численности персонала также важно учитывать больничные, отпуска. В противном случае расчеты могут быть с погрешностями. Поэтому после расчета по формуле выше, итоговую цифру необходимо скорректировать, чтобы получить штатную численность, которая потребуются для замены отсутствующих сотрудников. Для этого используйте формулу расчета штатной численности:

Ш = N × Кн

где:

• Ш – штатная численность (сколько реально людей нужно в штате отдела или предприятия)
• N – нормативная численность сотрудников;
• Кн – коэффициент невыходов (отпуска, больничные, учеба, повышение квалификации и прочее), который рассчитывается как Кн =1 + Дн, где Дн – доля невыходов. Например, если сотрудник в среднем отсутствует 10 % времени, Дн = 0,10, а Кн = 1,10.

Стоит отметить, что при расчете норматива численности также важно учитывать вид деятельности: на производстве могут использовать одну методику расчета, в офисных или торговых структурах – другую. Для различных категорий персонала (рабочих, административного и вспомогательного персонала) также могут применяться свои подходы.

 

Как часто необходимо планирование и расчет численности персонала

С какой периодичностью планировать расчет нормативов численности персонала зависит от динамики бизнеса и внутренних изменений на предприятии. Как правило, пересмотр нормативов и расчет численности сотрудников необходимо проводить при:

• планировании нового отчетного периода (год, квартал);
• изменении объема выполняемых работ;
• внедрении новых технологий;
• реорганизации или реструктуризации предприятия.

Также рекомендуем проводить расчеты при появлении новых должностей, изменении функционала работников и запуске новых проектов. Регулярные расчеты нормативов численности сотрудников помогают компании поддерживать кадровую политику в актуальном состоянии и обеспечивать эффективное выполнение поставленных задач.

 

Бюджетирование, управление численностью и оптимизация расходов на персонал

Планирование численности персонала – неотъемлемая часть бюджетирования и стратегического управления ресурсами. Количество работников напрямую влияет на финансовую стабильность предприятия, от него зависит: фонд оплаты труда (ФОТ), налоговая нагрузка, расходы на обучение, адаптацию и социальные выплаты, а также планирование инвестиций в развитие. Неправильно рассчитанная численность может привести либо к нехватке кадров и перегрузке сотрудников, либо к перерасходу бюджета из-за избыточного штата.

Для эффективного управления персоналом применяют:

• методику расчета численности по нормативам;
• анализ производительности труда;
• оптимизацию рабочих процессов;
• планирование развития персонала, направленное на повышение эффективности;
• мониторинг отклонения от нормативов.

Зачем рассчитывать нормативы численности персонала? Прежде всего, точное планирование численности помогает заранее определить, сколько работников потребуется в каждом подразделении на протяжении отчетного периода. Это позволяет компании эффективно распределять ресурсы и избегать нехватки или избыточности кадров.

Кроме того, грамотная оптимизация численности способствует снижению затрат без ущерба для производительности. Здесь важно понимать: речь идет не о сокращении ради экономии, а о выстраивании сбалансированной и устойчивой кадровой структуры, где каждый сотрудник занят по назначению и труд эффективно используется.

И последний важный момент – обоснованность управленческих решений. Расчетные данные по численности становятся весомым аргументом при защите бюджета, обосновании новых штатных единиц, расширении подразделений или запуске проектов. Руководство принимает решения не интуитивно, а на основе конкретных показателей.