Пригодится каждому кадровику в июне:
Архивация личных дел уволенных сотрудников: как организовать
При расторжении трудового договора с работником ему отдается трудовая книжка и копия приказа. Однако в компании остается личное дело сотрудника. В статье разъяснили, сколько и как хранить личные дела уволенных сотрудников, а также правила передачи документов в архивы.
Где и как хранить личные дела уволенных сотрудников
Личное дело сотрудника создают при заключении с ним трудового договора. На протяжении всего периода работы личное дело работника пополняется конфиденциальными документами, которые связаны с его трудовой деятельностью:
- анкетами;
- копиями приказов;
- характеристиками;
- дополнительными соглашениями;
- аттестационными листами и др.
После того, как трудовой договор с сотрудником будет расторгнут, работодатель обязан хранить его личное дело в кадровом архиве.
Рекомендуем прочитать
При хранении личного дела сотрудников следует позаботиться о том, чтобы доступ к личным делам был у ограниченного круга лиц, так как документы содержат конфиденциальную информацию. Поэтому для хранения используется либо отдельное помещение, либо специально предназначенные для этого шкаф и сейф. Работать с личными делами могут только сотрудники, в должностные инструкции которых входит такая обязанность. Ответственным за хранение назначается руководитель отдела кадров. А при отсутствии такой штатной единицы, ответственный – сотрудник, который ведет кадровую документацию.
Важно
В личном деле запрещено хранить копии документов, содержащие персональные данные работников: копию паспорта или ID-карты, дипломов, свидетельства о браке, военного удостоверения, свидетельства о рождении и смерти.
Если при проверке Госинспекция по труду обнаружит копии документов с персональными данными, то вправе привлечь руководство предприятия к административной ответственности – штраф 50 БРВ (ст. 46-2 КоАО).
Сколько хранить личные дела уволенных сотрудников
В кадровом архиве предприятия личные дела сотрудников, с которыми был расторгнут трудовой договор, хранятся 1 год. После личные дела передаются в архив предприятия. Если такого архива нет, личные дела можно передавать на депозитарное хранение в архив города или района (ст. 32 № ЗРУ-252 от 15.06.2010 г.).
Внимание
Личное дело уволенного сотрудника должно быть передано в государственный архив в течение трех лет со дня окончания делопроизводства по нему.
Личные дела работников предприятия хранятся в государственных архивах 75 лет (п. 8 прил. № 1 к ПКМ № 482 от 30.10.1999 г.). Срок хранения начинается с 1 января года, который следует за годом увольнения сотрудника.
Рекомендация
Эксперты системы Kadrovik PRO разъяснили, как хранить и использовать персональные данные работников
Как передать личные дела уволенных сотрудников в архив
Чтобы передать личное дело в архив, его необходимо правильно подготовить. Для этого следует:
- Проверить нумерацию всех страниц.
- Проверить внутреннюю опись или, если ее нет, необходимо составить.
- Оформить лист-заверитель за подписью работника, который его составил.
- Прошить все страницы на четыре прокола в твердый скоросшиватель или сделать хороший переплет. Не должно быть никаких скрепок и зажимов. Титульным листом является опись, а последним – лист-заверитель.
- На лицевой обложке указать – дату закрытия дела, количество листов вместе с описью и заверением, срок хранения личного дела.
Напомним
Подготовка личного дела для архивации – это обязанность отдела кадров или сотрудника, который ведет кадровые документы в компании.
Сама процедура приема-передачи личного дела в архив осуществляется по описи, где отмечено наличие личного дела. Работник архива проверяет правильность подготовки описи, наличие всех представленных в ней документов, оформление и заверение. Если в ходе проверки были обнаружены недостатки или ошибки, устраняет их отдел кадров предприятия.
Kadrovik PRO рекомендует
