Ишдан бўшатилган ходимларнинг шахсий йиғмажилдларини архивлаш: қандай ташкил этиш лозим

Ходим билан меҳнат шартномаси бекор қилинганда унга меҳнат дафтарчаси ва буйруқнинг кўчирма нусхаси берилади. Бироқ компанияда ходимнинг шахсий йиғмажилди қолади. Мақолада ишдан бўшатилган ходимларнинг шахсий йиғмажилдларини қанча вақт ва қандай сақлаш лозимлиги, шунингдек ҳужжатларни архивга топшириш қоидалари тушунтирилган.

Ишдан бўшатилган ходимларнинг шахсий йиғмажилдларини қаерда ва қандай сақлаш керак 

Ходимнинг шахсий йиғмажилди у билан меҳнат шартномаси тузилаётган вақтда яратилади. Бутун иш даври мобайнида ходимнинг шахсий йиғмажилди унинг меҳнат фаолияти билан боғлиқ бўлган махфий ҳужжатлар билан тўлдириб борилади:

• сўровномалар;
• буйруқларнинг кўчирма нусхалари;
• тавсифномалар;
• қўшимча келишувлар;
• аттестация варақалари ва бошқалар билан.

Ходим билан меҳнат шартномаси бекор қилинганидан кейин, иш берувчи унинг шахсий йиғмажилдини кадрлар архивида сақлаши шарт.

Ўқишни тавсия этамиз

 

• Ходимнинг шахсий йиғмажилдини қандай юритиш керак
• Меҳнат шартномасини бекор қилишни қандай расмийлаштириш лозим

Ходимларнинг шахсий йиғмажилдларини сақлашда, ушбу ҳужжатлар махфий ахборотни ўз ичига олиши сабабли, улардан фойдаланиш имкониятига чекланган доирадаги шахслар эга бўлишини ҳал қилиш лозим. Шу боис сақлаш учун алоҳида хонадан ёки махсус мўлжалланган шкаф ва сейфлардан фойдаланилади. Шахсий йиғмажилдлар билан фақат лавозим йўриқномаларига шундай мажбурият киритилган ходимларгина ишлаши мумкин. Сақлаш учун жавобгар этиб кадрлар бўлими раҳбари тайинланади. Бундай штат бирлиги мавжуд бўлмаган тақдирда эса – кадрларга оид ҳужжатларни юритувчи ходим жавобгар ҳисобланади.

Агар текширув чоғида Давлат меҳнат инспекцияси шахсга доир маълумотлар мавжуд бўлган ҳужжат нусхаларини аниқласа, корхона раҳбариятини маъмурий жавобгарликка тортишга ҳақли –БҲМнинг 50 баравари миқдоридаги жаримага .

Ишдан бўшатилган ходимларнинг шахсий йиғмажилдларини қанча вақт сақлаш лозим

Корхонанинг кадрлар архивида меҳнат шартномаси бекор қилинган ходимларнинг шахсий йиғмажилдлари 1 йил давомида сақланади. Сўнгра шахсий йиғмажилдлар корхона архивига топширилади. Агар бундай архив мавжуд бўлмаса, шахсий йиғмажилдларни шаҳар ёки туман архивига депозитар сақлаш учун топшириш мумкин .

Корхона ходимларининг шахсий йиғмажилдлари давлат архивларида 75 йил давомида сақланади . Сақлаш муддати ходим ишдан бўшатилган йилдан кейинги йилнинг 1 январидан бошланади.

Ишдан бўшатилган ходимларнинг шахсий йиғмажилдларини архивга қандай топшириш керак 

Шахсий йиғмажилдни архивга топшириш учун, уни тўғри тайёрлаш зарур. Бунинг учун қуйидагиларни бажариш лозим:

1. Барча саҳифаларнинг рақамланишини текшириш.
2. Ички рўйхатни текшириш ёки, у мавжуд бўлмаса, уни тузиш.
3. Уни тузган ходимнинг имзоси билан тасдиқловчи варақни расмийлаштириш.
4. Барча саҳифаларни тўрт жойидан тешиб, қаттиқ йиғмажилдга тикиш ёки сифатли муқовалаш. Ҳеч қандай қисқич ва зажимлар бўлмаслиги керак. Рўйхат – титул варағи, тасдиқловчи варақ эса – охирги варақ ҳисобланади.
5. Олд муқовада: йиғмажилдни ёпиш санасини, рўйхат ва тасдиқнома билан биргаликда варақлар сонини, шахсий йиғмажилдни сақлаш муддатини кўрсатиш.

Шахсий йиғмажилдни архивга қабул қилиш-топшириш тартиб-таомилининг ўзи шахсий йиғмажилд мавжудлиги қайд этилган рўйхат бўйича амалга оширилади. Архив ходими рўйхатнинг тўғри тайёрланганлигини, унда тақдим этилган барча ҳужжатларнинг мавжудлигини, расмийлаштирилганлиги ва тасдиқланганлигини текширади. Агар текширув чоғида камчиликлар ёки хатолар аниқланган бўлса, уларни корхонанинг кадрлар бўлими бартараф этади.,

Kadrovik PROтавсия қилади

 

• Кадрлар ишини юритиш учун кимни масъул этиб тайинлаш керак
• Кадрларга оид ҳужжатларнинг ишончли сақланишини қандай таъминлаш ва уларни қанча вақт сақлаш лозим