Ҳар бир кадрлар бўйича мутахассис ишга қабул қилиш, бошқа ишга ўтказиш, меҳнат шартларини ўзгартириш ёки меҳнат шартномасини бекор қилиш тўғрисидаги буйруқларни расмийлаштириш заруриятига дуч келади. Уларни тузишда йўл қўйилган хатолар жарималар, ходимлар билан низолар ва назорат қилувчи органларнинг текширувларига олиб келиши мумкин.

Тавсияномада буйруқларни расмийлаштиришдаги асосий хатоларни таҳлил қиламиз, уларнинг олдини қандай олиш ҳамда ҳужжатлар тўғри, қонуний ва тушунарли бўлиши учун уларни қандай тузишни кўрсатамиз.

Буйруқлардаги одатий хатолар

1 хато. Буйруқ ҳужжатлар билан расмийлаштирилмаган ёки ўз вақтида чиқарилмаган

Хатонинг моҳияти:
Баъзан кадрлар бўйича мутахассислар буйруқни расмийлаштиришни кечиктиришади ёки ҳодисани (ишга қабул қилиш, бошқа ишга ўтказиш, ишдан бўшатиш) оғзаки қайд этиш билан чекланишади. Натижада ҳақиқатда меҳнат муносабатлари бошланган, буйруқ эса мавжуд эмас ёки белгиланган муддатда имзоланмаган.

Нима учун бу муҳим:

• буйруқнинг йўқлиги иш берувчининг ҳаракатлари қонунийлигини тасдиқлашни қийинлаштиради;
• ДМИ текширувлари чоғида буйруқнинг ўз вақтида расмийлаштирилмаганлиги меҳнат қонунчилигини бузиш сифатида баҳоланиши ва ноқонуний деб топилиши мумкин.

Хатонинг олдини қандай олиш керак:

1. Буйруқни МКда белгиланган муддатларда расмийлаштиринг.
2. Буйруқларни имзолаш санаси ва вақтини қайд этган ҳолда журнал ёки электрон тизимда рўйхатдан ўтказинг.

2 хато. Буйруқнинг мазмун қисмидаги нотўғри маълумотлар

Хатонинг моҳияти:
Буйруқда сана, меҳнат шартномаси шартлари, меҳнат фаолияти, меҳнатга ҳақ тўлаш миқдори, шартнома муддатлари ёки иш вақти режими тўғрисидаги маълумотлар нотўғри кўрсатилади, бу эса кадрлар ҳисобидаги ноаниқликларга олиб келади.

Нима учун бу муҳим:

• кўпинча ишга қабул қилиш, бошқа ишга ўтказиш ва ишдан бўшатиш саналарида хатоларга йўл қўйилади;
• иш ҳақи, шартнома муддатлари ёки иш вақти режими тўғрисидаги нотўғри маълумотлар текширувларда саволлар туғдиради ва ходим ҳуқуқларининг бузилиши сифатида баҳоланиши мумкин.

Хатонинг олдини қандай олиш керак:

1. Буйруқ чиқаришдан олдин ходим ҳақидаги маълумотларни ва шартнома шартларини текширинг.
2. Хатоларни ўзгартиришлар киритиш тўғрисида буйруқ чиқариш йўли билан тузатинг:

• хатога йўл қўйилган буйруққа ҳавола беринг;
• аниқ ўзгаришларни кўрсатинг;
• асословчи ҳужжатлар (масалан, хато аниқланганлиги тўғрисидаги ёзма доклад) мавжуд бўлса, уларни буйруқ матнида акс эттиринг;
• ходимни буйруқ билан имзо қўйдириб таништиринг.

3 хато. Буйруқ ваколатга эга бўлмаган шахс томонидан имзоланган

Хатонинг моҳияти:
Ишга қабул қилиш, бошқа ишга ўтказиш, ишдан бўшатиш ёки бошқа кадрларга оид ҳодиса тўғрисидаги буйруқни бунга ваколати бўлмаган шахс: ишончномасиз ўринбосар, бўлинма раҳбари ёки ваколатлари локал ҳужжатлар билан тасдиқланмаган бошқа мансабдор шахс имзолайди.

Нима учун бу муҳим:

• ваколати бўлмаган шахс томонидан имзоланган буйруқ ҳақиқий эмас деб топилиши ва  бу эса жарималарга олиб келиши мумкин;
• ДМИ текширувларида бундай буйруқлар меҳнат муносабатларини расмийлаштириш тартибини бузиш сифатида баҳоланади.

Хатонинг олдини қандай олиш керак:

1. Буйруқларни фақат ташкилот раҳбари ёки тегишли ваколатлар берилган шахс имзолаши керак.
2. Агар буйруқни бошқа шахс имзоласа:

• ишончнома ёки ваколат бериш тўғрисидаги буйруқни расмийлаштиринг;
• ваколатлар доирасига бевосита кадрлар бўйича буйруқларни имзолаш ҳуқуқини киритилганлигини текширинг;
• ваколатларни тасдиқловчи ҳужжатларни кадрлар бўйича ҳужжатлар билан бирга сақланг.

4 хато. Буйруқ чиқариш учун асоснинг йўқлиги

Хатонинг моҳияти:
Буйруқда уни чиқаришга асос бўлган ҳужжатлар ёки ҳоллар (ходимнинг аризаси, меҳнат шартномаси, қўшимча келишув, хизмат хати ва бошқалар) кўрсатилмаган.

Нима учун бу муҳим:

• асоссиз буйруқни текшириш ёки меҳнат низоси чоғида асослаш қийин бўлади;
• текширув чоғида тарафларнинг хоҳиш билдириши ва кадрлар бўйича қарор ўртасидаги боғлиқликни аниқлаш қийин;
• ходим билан низолар ва назорат қилувчи органлар томонидан эътирозлар хавфи ортади.

Хатонинг олдини қандай олиш керак:

1. Кадрларга оид ҳодиса ва уни тасдиқловчи ҳужжатларга қараб буйруқ чиқариш учун асосни кўрсатинг, масалан:

• меҳнат шартномаси ёки қўшимча келишув;
• ходимнинг аризаси;
• тиббий хулоса;
• ёзма доклад ёки хизмат хати ва бошқалар.

1. Асос-ҳужжатнинг тўғри расмийлаштирилганлигига ишонч ҳосил қилинг.
2. Асосни, ҳужжатнинг реквизитларини кўрсатган ҳолда, аниқ ифодаланг.

5 хато. Буйруқда ходимнинг имзоси йўқ

Хатонинг моҳияти:
Ходим буйруқ билан имзо қўйдириб таништирилмаган ёки иш берувчининг нусхасида имзо йўқ.

Нима учун бу муҳим:

• иш берувчи ходимларни кадрлар буйруқлари билан имзо қўйдириб таништириши шарт;
• ходим буйруқ ҳақида билмаганлиги ва унинг шартларига рози бўлмаганлигини маълум қилиши мумкин;
• ДМИ текширувлари чоғида бу кадрлар ҳисобини юритиш тартибини бузиш сифатида баҳоланади.

Хатонинг олдини қандай олиш керак:

1. Ходимни буйруқ билан белгиланган муддатда имзо қўйдириб таништиринг.
2. Агар ходим буйруқни имзолашни рад этса – рад этишни далолатнома билан қайд этинг.
3. Электрон ҳужжат айланишида таништиришнинг тўғри электрон қайд этилишини таъминланг.

Буйруқлар турлари бўйича ўзига хос хатолар 

Буйруқларни расмийлаштиришда, умумий хатолардан ташқари, аниқ кадрлар тартиб-таомилларига хос бўлган бузилишлар ҳам учрайди. Бундай хатолар ишга қабул қилиш, бошқа ишга ўтказиш, меҳнат шартномасини бекор қилиш, таътиллар бериш ва бошқа кадрларга оид ҳаракатлар тўғрисидаги буйруқлар мазмунининг хусусиятлари билан боғлиқ.

Энг кўп учрайдиган хатоларни буйруқларнинг ҳар бир тури бўйича алоҳида кўриб чиқамиз.

Қабул қилиш тўғрисидаги буйруқлар

Ишга қабул қилиш тўғрисидаги буйруқлар – асосий кадр ҳужжатларидан биридир. Улар асосида меҳнат фаолияти тўғрисидаги маълумотлар шакллантирилади, иш ҳақи ҳисобланади ва ишга қўйишнинг қонунийлиги тасдиқланади.

Ишга қабул қилиш тўғрисидаги буйруқларни расмийлаштиришдаги хатолар молиявий йўқотишларга ёки судлар одатда ходимлар фойдасига ҳал қиладиган меҳнат низоларига олиб келиши мумкин. Қуйида қабул қилиш тўғрисидаги буйруқни тузишда йўл қўйиладиган одатий хатолар, уларнинг оқибатлари ва тузатиш усуллари кўриб чиқилган.

1 хато. Ходимнинг ишга чиқиш санаси нотўғри

Хатонинг моҳияти:
Ишга қабул қилиш тўғрисидаги буйруқда ишга чиқиш санаси кўрсатилган ва у ходим ҳақиқатда ишга қўйилган санага тўғри келмайди. Баъзан кадрлар бўлими ходимлари санани ҳақиқатда ишга чиқилган кундан кейинроқ ёки олдинроқ қўйишади, ёхуд ходим ҳақиқатда иш бошлаган кунга эмас, балки меҳнат шартномаси имзоланган санага асосланишади.

Нима учун бу муҳим:

• Қандай тўғрилаш керак: МК 128-моддасига кўра, ходимнинг ҳақиқатда ишга қўйилиши меҳнат фаолиятининг бошланиши деб ҳисобланади, ҳатто буйруқ ёки меҳнат шартномаси расмийлаштирилмаган бўлса ҳам.
• Агар ходим ишга киришган, буйруқ эса кечроқ расмийлаштирилган бўлса, иш берувчи меҳнатга оид муносабатларни тўғри расмийлаштириш мажбуриятидан озод этилмайди.
• Саналар мос келмаса, бухгалтерия иш ҳақини нотўғри ҳисоблаши мумкин, ходим эса ҳақиқий ишлаган вақти учун ҳақ талаб қилиши мумкин.

• Буйруқ чиқаришдан олдин ходимнинг ҳақиқатда ишга чиқиш санасини текширинг.
• Агар ходим буйруқсиз ёки ваколатли шахснинг имзосисиз ҳақиқатда ишга қўйилган бўлса, тегишли малакадаги ишни бажарганлик учун белгиланган маош/тариф ставкасидан келиб чиққан ҳолда, ҳақиқатда ишланган вақт учун ҳақ тўланг.

Муаммонинг ечими:
Ходимнинг ҳақиқатда ишга чиққан санасини кўрсатган ҳолда, ўзгартиришлар киритиш тўғрисида буйруқ чиқариш. Ходимни имзо қўйдириб таништириш ва, иш ҳақини тўғри ҳисоблаш учун, бухгалтерияни хабардор қилиш.

2 хато. Иш ҳақи миқдорида хатога йўл қўйилган ёки у умуман кўрсатилмаган

Хатонинг моҳияти:
Ишга қабул қилиш тўғрисидаги буйруқда «штат жадвалига мувофиқ ҳақ тўлаш билан» ибораси кўрсатилган.

Нима учун бу муҳим:

• Буйруқда кўрсатилган меҳнатга ҳақ тўлаш миқдори меҳнат шартномасида кўрсатилган миқдорга мос келиши керак.
• Агар буйруқдаги иш ҳақи меҳнат шартномасидаги иш ҳақидан юқори бўлса, ортиқча тўланган суммани суд орқали ҳам ундириш мумкин эмас. Бундай хато ҳисоблаш хатосига кирмайди, ходим томонидан суиистеъмол йўқ. Ходим ортиқча тўланган суммани фақат ихтиёрий равишда қайтариши мумкин.
• Агар буйруқдаги иш ҳақи меҳнат шартномасидагидан кам бўлса, ушбу вақтда амалда бўлган МБ қайта молиялаштириш ставкасидан келиб чиқиб, фоизларни ҳисобга олган ҳолда, фарқни тўлашга тўғри келади.

Хатонинг олдини қандай олиш керак:

Ҳар доим маош/тариф ставкасининг аниқ суммасини (кунлик, соатлик) кўрсатинг ҳамда қўшимча ҳақ ва устамаларнинг турлари ва миқдорларини алоҳида қайд этинг.

Муаммонинг ечими:

Тўловнинг аниқ суммасини, шу жумладан ходимнинг тариф ставкаси ёки маоши миқдорини, қўшимча тўловлар, устамалар ва рағбатлантирувчи тўловларни (агар улар мавжуд бўлса) кўрсатган ҳолда, ўзгартиришлар киритиш тўғрисида буйруқ чиқариш. Ходимни имзо қўйдириб таништириш ва иш ҳақини тўғри ҳисоблаш учун бухгалтерияни хабардор қилиш.

3 хато. Меҳнат шартномасида бўлмаган дастлабки синов кўрсатилган

Хатонинг моҳияти:
Ишга қабул қилиш тўғрисидаги буйруқда дастлабки синов тўғрисидаги шарт кўрсатилади, гарчи бу меҳнат шартномасида назарда тутилмаган бўлса ҳам. Ёки қонунчиликда белгиланганидан ортиқ муддат кўрсатилган.

Нима учун бу муҳим:
Дастлабки синов тўғрисидаги шарт тарафларнинг меҳнат шартномасида қайд этилган келишувига биноан белгиланиши мумкин (МК 129-моддаси). Буйруқ шартнома шартларини тўлдириши ёки ўзгартириши мумкин эмас.
Агар синов фақат буйруқда кўрсатилган бўлса, у ҳақиқий эмас, ходим эса синов муддатисиз ишга қабул қилинган деб ҳисобланади.

Бу иш берувчига қандай хавф туғдиради:
Ходим синовдан ўтмаган деб ишдан бўшатилган тақдирда ходим, компенсация тўланган ҳолда, ишга тикланиши мумкин.
Хатонинг олдини қандай олиш керак:

1. Буйруқ чиқарилгунга қадар меҳнат шартномасида синов тўғрисидаги шарт назарда тутилган ёки тутилмаганлигини текширинг.
2. Буйруқда дастлабки синов муддатини фақат шартномада шундай шарт мавжуд бўлганда ва худди шундай давомийлик билан кўрсатинг.

Муаммонинг ечими:
Агар синов янглиш равишда фақат буйруқда кўрсатилган бўлса – ўзгартиришлар киритиш тўғрисида буйруқ чиқаринг ва бу шартни чиқариб ташланг. Ходимни имзо қўйдириб таништиринг.

4 хато. Буйруқда ишнинг хусусияти кўрсатилмаган

Хатонинг моҳияти:
Қабул қилиш тўғрисидаги буйруқда ишнинг асосий, ўриндошлик бўйича, масофавий, касаначилик ҳисобланиши ёки бошқа шартларда бажарилишига аниқлик киритилмайди.

Нима учун бу муҳим:

• ишнинг хусусияти иш вақти режимига, меҳнатга ҳақ тўлашга ва ходимнинг кафолатларига таъсир кўрсатади;
• бухгалтерия иш ҳақини ҳисоблашда айнан буйруққа асосланади;
• текширув чоғида кўрсатманинг йўқлиги меҳнат муносабатларини расмийлаштиришнинг бузилиши сифатида баҳоланиши мумкин;
• агар ходим ўриндошлик бўйича ёки вахта ишига қабул қилинган бўлса, лекин бу буйруқда акс эттирилмаган бўлса, бу ўта жиддий ҳол.

Хатонинг олдини қандай олиш керак:

1. Буйруқ чиқаришдан олдин меҳнат шартномаси шартларини солиштиринг.
2. Ишнинг хусусиятини алоҳида таъриф билан албатта кўрсатинг.

Қандай тўғрилаш керак:
Ўзгартиришлар киритиш тўғрисида буйруқ чиқаринг, унда ишнинг хусусиятини аниқлаштиринг. Буйруқда меҳнат шартномасига ҳавола қилинг ва ходимни имзо қўйдириб таништиринг.

5 хато. Лавозимнинг номи нотўғри

Хатонинг моҳияти:
Буйруқда меҳнат шартномасида кўрсатилган ёки ММКда белгиланган лавозимга мос келмайдиган лавозим кўрсатилади.

Нима учун бу муҳим:

Лавозимнинг номи – расмиятчилик эмас. У ходимнинг ҳуқуқий мақомига бевосита таъсир кўрсатади:

• меҳнат функциясига: ходим айнан қандай вазифаларни бажаради ва нима учун жавоб беради;
• имтиёзлар ва кафолатларга бўлган ҳуқуқига, масалан, қўшимча тўловлар, қисқартирилган иш вақти, махсус меҳнат шароитлари;
• кадрлар ва бухгалтерия ҳисобининг тўғрилигига – ҳисоботларда маълумотларни акс эттириш, иш ҳақи, стажни ҳисоблаш.

Бу иш берувчига қандай хавф туғдиради

Лавозим номидаги хатолар қуйидаги реал хавфларга олиб келиши мумкин:

• текширувлар чоғидаги саволлар – ДМИ хатони меҳнат муносабатларини расмийлаштириш тартибини бузиш сифатида баҳолаши мумкин;
• суд низолари – низода суд лавозимнинг расмий номидан эмас, балки ҳақиқатда бажариладиган ишдан келиб чиқади;
• меҳнат шартларини нотўғри белгилаш хавфи – айниқса, агар лавозим махсус кафолатлар ёки чекловлар билан боғлиқ бўлса.

Хатони қандай олдини олиш керак:

1. Лавозим номини меҳнат шартномаси, ММК ва штат жадвали билан солиштиринг.
2. Барча ҳужжатларда бир хил таърифлардан фойдаланинг.

Муаммонинг ечими:
Хато аниқланган тақдирда, лавозим номи тўғри кўрсатилган ҳолда, ўзгартиришлар киритиш тўғрисида буйруқ чиқаринг ва ходимни имзо қўйдириб таништиринг.

Чек-варақ ва видеойўриқнома

Kadrovik PRO экспертларининг ишга қабул қилиш тўғрисидаги буйруқни расмийлаштириш, ҳужжатларда хатоларга йўл қўймаслик, вақтни тежаш ва жарималар хавфини камайтиришга ёрдам берадиган чек-варақ ва видеойўриқномасидан фойдаланинг