В рекомендации:

- Кто отвечает за составление номенклатуры дел

- Как провести анализ документооборота

- Как сгруппировать дела в номенклатуре

- Как согласовать и утвердить номенклатуру дел

В процессе деятельности организации образуется большое количество различных документов. Для того чтобы их правильно формировать, систематизировать, обеспечить быстрый поиск и учет, а также для упрощения архивирования документов разрабатывают номенклатуру дел организации.

Номенклатура поможет:

Кто отвечает за составление номенклатуры дел

Обычно составлением номенклатуры дел занимаются сотрудники канцелярии, отдела кадров и архива организации. Но для того чтобы разобраться в документах структурных подразделений, следует привлекать руководителей и специалистов этих подразделений, хорошо знающих функции, задачи, объем, план работы. Структурные подразделения должны подготовить свои номенклатуры дел.

Прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо подготовить приказ руководителя организации. В приказе следует создать рабочую группу, назначить ответственное лицо, дать указание о подготовке номенклатур дел структурными подразделениями (в разрезе направлений их деятельности), установить личную ответственность руководителей подразделений за выполнение данной задачи, а также определить точные сроки выполнения работы.

На основе номенклатуры дел структурных подразделений ответственное лицо готовит проект общей номенклатуры.

Как провести анализ документооборота

Шаг 1. Определите вид документов    

• Проведите инвентаризацию всех документов, которые создаются, обрабатываются и используются в каждом подразделении.
• Составьте перечень документов, включая внутренние и внешние письма, договоры, отчеты, приказы, акты и т.д.

Шаг 2. Установите сроки хранения

Для этого используйте «Перечень типовых документов с указанием сроков хранения», утвержденный в соответствии с ПКМ №140 от 29.03.1999 г.

Шаг 3. Сгруппируйте документы

Объедините документы по темам (например, «Кадровые документы», «Бухгалтерская отчетность»). Учитывайте функциональное назначение (планирование, учет, контроль).

Шаг 4. Выявите документы на архивирование и уничтожение:

Отсортируйте документы, подлежащие передаче в архив или на уничтожение в связи с истечением срока хранения.

Пример таблицы анализа документооборота:

Как сгруппировать дела в номенклатуре

После анализа документооборота составляется структура номенклатуры. Обычно номенклатура строится по структурному принципу в соответствии со штатным расписанием, то есть в качестве разделов номенклатуры используют наименования структурных подразделений (отделов).

Например:

1. Администрация
2. Финансовый отдел
3. Экономический отдел
4. Бухгалтерия
5. Производственно-технологический отдел
6. Отдел техники безопасности
7. Отдел кадров
8. Канцелярия
9. …

Определите единый подход к индексации дел (например, по отделам или функциональным направлениям).    

• 01 — Организационные документы
• 02 — Финансовые документы
• 03 — Кадровые документы

Графа 1. Разработайте краткие пояснения для каждого индекса. Индекс дела состоит из двух элементов: номера отдела и порядкового номера дела в пределах данной структурной части (01 - 01, 01 - 02, ...02 - 01 и т. д.). Например, 08-07, где 08 – обозначение структурного подразделения, 07 – порядковый номер по номенклатуре.

Графа 2. Заголовки дел в номенклатуре должны отражать состав и содержание документов, находящихся в деле. При этом в заголовках дел, включающих в себя распорядительные документы или протоколы, необходимо указать подлинность или копийность документов.

Графа 3. Заполняется по окончании календарного года, когда становится известно, сколько документов сформировалось в деле. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Максимальный размер одного дела не может превышать 250 листов.

Графа 4 «Сроки хранения»  Для заполнения данной графы проставьте сроки хранения, используя Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций Республики Узбекистан, рег. МЮ №2347 от 29.03.2012 г.

Графа 5 «Примечание». В последней графе делают отметки о состоянии и движении дел, к примеру:

• отметки о переходящих делах, если срок их исполнения не зависит от календарного года;
• о передаче дел в архив;
• об уничтожении дел и пр.

Так например:

«На государственное хранение не передаются. Хранятся в организации» – таким образом уточняется место хранения документов, имеющих длительный справочный характер;

«При условии завершения проверки (ревизии)» – конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации;

«По истечении срока действия договора», «после замены новыми» и т.д. – указывают, что исчисление срока хранения документа осуществляется с определенного момента.

Пример оформления номенклатуры

Возникшие в течение года новые и непредусмотренные дела дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел подготавливается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения (от 1 года до 5 лет) и долговременного хранения (свыше 10 лет).

Как согласовать и утвердить номенклатуру дел

Разработанный проект номенклатуры дел необходимо передать на согласование руководителям подразделений. После согласования утвердите номенклатуру приказом руководителя организации.

Процедура утверждения зависит от типа организации. Если это госпредприятие, которое обязано сдавать документы в Госархив, то номенклатуру не только ежегодно утверждает руководитель, но и каждые пять лет ее согласуют с внутренней ЭПК, а далее передают документ на согласование с ЭПК вышестоящей организации или госархива.

Номенклатура дел в организации на предстоящий календарный год составляется и утверждается в последнем квартале текущего года и вводится в действие с 1 января.

Однако в случае если произошло коренное изменение функций, направления деятельности или организационной структуры организации, номенклатуру необходимо вновь согласовать и утвердить.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом с постоянным сроком хранения и включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства.