Штатное расписание – это внутренний акт организации, в котором зафиксирована ее структура, штатный состав и штатная численность. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, а также сведения о должностных окладах, надбавках и месячном фонде зарплаты.

Целесообразность наличия штатного расписания предусмотрена следующими нормативными актами:

• Классификатора основных должностей служащих и профессий рабочих (КОДП-2024) 
• Закона «О частном предприятии» ;
• Закона «Об акционерных обществах и защите прав акционеров» .

Прямые указания на наличие штатного расписания также содержатся:

• Положении о порядке составления, утверждения и регистрации смет расходов и штатных расписаний бюджетных организаций и получателей бюджетных средств ;
• МАПК «ЕНСТ»;
• других нормативно-правовых актах.

Штатное расписание пригодится не только в случае проверки. Составление штатного расписания позволяет определиться с количеством работников, необходимых предприятию, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации.

Штатное расписание – документ обезличенный, т.е. в нем указываются не конкретные работники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения штатного расписания. Также в штатном расписании могут отражаться размеры надбавок и доплат, которые применяются к конкретным должностям.

Штатное расписание на предприятии обычно одно. Но если у юридического лица есть филиалы или представительства, то оно самостоятельно решает, утверждать штатные расписания для каждого обособленного подразделения или сделать единое на всю организацию.

Ситуация

Как часто нужно утверждать штатное расписание

Как часто организация обязана утверждать новое штатное расписание? Нужно ли утверждать его ежегодно, например, с начала календарного года, или же законодательство позволяет вносить изменения только по мере необходимости? Кроме того, интересует, как правильно оформить такие изменения: нужно ли утверждать полностью новое штатное расписание или достаточно приказа о внесении изменений в действующее?

Штатное расписание меняется при необходимости, когда в организации происходят изменения, затрагивающие структуру, численность или условия оплаты труда.

Штатное расписание – это внутренний организационно-распорядительный документ работодателя, в котором закрепляется:

• структура организации;
• наименование должностей;
• количество штатных единиц;
• размеры тарифных ставок и надбавок.

Важно

В бюджетных организациях наличие штатного расписания обязательно. Оно составляется и действует сроком на один финансовый год. Небюджетные организации могут его не оформлять.

На практике многие работодатели утверждают новое штатное расписание с 1 января каждого года, увязывая это с планированием бюджета и изменением окладов. Если в течение года в организации не меняется структура, не появляются новые должности и не корректируются условия оплаты труда, то действующее штатное расписание может оставаться в силе без каких-либо изменений.

Однако если, например, вводятся новые должности, сокращаются существующие, изменяется фонд оплаты труда или оклады по отдельным должностям, то работодатель обязан внести изменения в штатное расписание. Это можно сделать двумя способами: утвердить новое штатное расписание, либо внести изменения в действующее.

Важно учитывать, что штатное расписание утверждается приказом руководителя, и в нем должна быть отражена актуальная информация о численности работников и оплате их труда. Поэтому любое изменение организационной структуры или системы оплаты труда должно сопровождаться корректировкой штатного расписания, чтобы избежать несоответствий между фактическим положением дел и внутренними документами работодателя.

Таким образом, менять штатное расписание ежегодно «по календарю» не требуется, если это не бюджетная организация. Работодатель утверждает его и поддерживает в актуальном состоянии столько времени, сколько оно соответствует реальной ситуации в организации. А при любых изменениях кадровой или организационной политики достаточно своевременно учесть корректировки – оформив новое штатное расписание, либо приказ о внесении изменений.

Как составить штатное расписание

Прежде чем приступить к составлению штатного расписания, необходимо определиться с организационной структурой предприятия.

Составляя штатное расписание, необходимо помнить, что указанные в штатном расписании должности должны соответствовать должностям по Классификатору - КОДП-2024.  

Порядок составления штатного расписания законодательно не утвержден. Но обычно этот документ содержит перечень и сведения:

• о структурных подразделениях,
• должностях,
• количестве штатных единиц,
• должностных окладах,
• надбавках
• месячном фонде заработной платы.

Что указать в штатном расписании

 1. При заполнении формы укажите наименование организации, номер документа и дату составления, проставьте номер и дату приказа, которым утверждается штатное расписание.

2. Графы 1-2 «Структурное подразделение»

Наименование структурных подразделений в штатном расписании укажите в соответствии с оргструктурой организации. Также можете указать код каждого подразделения. Его организация устанавливает самостоятельно.

3. Графа 3 «Профессия (должность)»

Наименование должности укажите без сокращений, в строгом соответствии с Классификатором должностей КОДП-2024. Не вносите в штатное расписание должности на иностранном языке.

Сверяйте наименование должностей с линейкой должностей в ЕНСТ. База создавалась еще по КОДП-2017, поэтому на данный момент имеются различия в наименованиях должностей.

Если возникает вопрос о внесении в штатное расписание специальности, не указанной в Классификаторе должностей, обратитесь в Минтруд. Оно установит тождественность этой профессии или должности указанным в Классификаторе.

При наличии в подразделении двух одинаковых должностей рекомендуется наименование должности указать с уточнением функций или направления. Например: «заместитель начальника отдела по маркетингу», «заместитель начальника отдела по сбыту». В этом случае в штатном расписании будут две различные должности.

При создании производных должностей к основной (ключевой) должности из КОДП-2024 добавьте слова:

• по профессиям рабочих: старший, помощник, принадлежность к первому, второму или третьему классу;
• по должностям служащих: вице, заместитель, главный, старший, младший, первый, второй и т.д.;

• категории квалификации должности: высшая, первая, вторая, третья. Квалификационные категории по должностям служащих устанавливаются, как правило, по результатам аттестации;
• классность и классные чины. Перечень должностей, по которым устанавливаются классность и классные чины, а также порядок их установления, определяется законодательством.

4. Графа 4 «Количество штатных единиц»

Укажите число конкретных должностей. К примеру, если в организации предусмотрен один офис-менеджер и три менеджера по продажам – в соответствующих графах укажите 1 и 3. Если же по какой-то должности предусматривается неполная штатная единица, то укажите долю, например:  0,25 или 0,5. Если на одной должности работают три человека, допустим, каждый по 0,5 рабочего времени, то в штатном расписании указывайте 1,5.

При наличии единых функций для двух одинаковых должностей в штатном расписании указывайте необходимое количество штатных единиц по указанной должности, что предусмотрено и при создании должности в ЕНСТ.

5. Графа 5 «Оклад (тарифная ставка)»

Размер оклада или тарифной ставки указывайте в зависимости от системы оплаты труда, установленной в организации.

Укажите месячную зарплату в сумах с учетом всех налогов и начислений. Для одинаковых должностей оклад должен быть равным. Если для людей одной специальности надо установить разные оклады, можно ввести дополнительные или производные должности: бухгалтер 1 категории, бухгалтер-кассир, бухгалтер по учету материалов.

Внимание

Минимальный размер оплаты труда работника не может быть ниже тарифной ставки по первому разряду ЕТС

Если нельзя определить фиксированный размер зарплаты, например, для работников с почасовой сдельной оплатой труда, графу 5 «Оклад» не заполняйте. В Графе «Примечание» укажите основание «Оплата по часовой тарифной ставке», «Сдельная оплата труда». При этом дайте ссылку на документ, который регулирует размер оплаты труда в организации.

6. Графы 6-8 «Надбавки»

Укажите стимулирующие и компенсационные выплаты, например, за подвижной или разъездной характер работы, за работу в неблагоприятных природно-климатических условиях, либо за работу во вредных или тяжелых условиях труда, за интенсивность труда и другие.

Выплату надбавок можно указать как в твердой сумме, так и в процентах от оклада, либо в виде коэффициента.

7. Графа 9 «Всего за месяц»

В этой графе укажите месячный размер оплаты работнику за месяц: общую сумму оклада и надбавки, умноженную на количество штатных единиц.

8. Графа 10 «Примечание».

Здесь можно пометить, к примеру, вакантные должности. Или сделать ссылку на конкретный пункт локального акта организации, который регулирует размер оплаты труда в организации.

Как утвердить и ввести в действие штатное расписание

Чтобы штатное расписание вступило в силу, его нужно оформить и утвердить:

1. Готовое расписание подписывают главбух и руководитель кадровой службы. При этом руководители структурных подразделений, принимавшие участие в разработке штатного расписания, также могут завизировать документ. Если таких сотрудников нет, документ заверяет руководитель компании.
2. Чтобы штатное расписание ввести в действие, руководитель или другое уполномоченное лицо издает приказ.

Указывать срок действия штатного расписания необязательно, оно может быть бессрочным. Нормативов, указывающих с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, нет. Если в организации не было никаких изменений, документ можно не менять.

Как вносить изменения в штатное расписание

При необходимости, например, если вводятся новые должности, в организации появятся новые отделы или, наоборот, сокращение штата – вносите изменения в штатное расписание. Изменения штатного расписания оформляют приказом «О внесении изменений в штатное расписание». Но если правок в документе много, проще составить новое штатное расписание и утвердить его отдельным приказом.

Важно строгое соответствие занимаемых должностей, указанных в трудовых договорах работников,  должностям, указанным в штатном расписании. При любом утвержденном изменении наименований должностей в штатном расписании необходимо трудовые договора работников в части, касающейся наименования должностей, приводить в соответствие со штатным расписанием:

• при сохранении прежних функций работников – должность переименовывается (заключается дополнительное соглашение к трудовому договору о переименовании должности и издается приказ);
• при исключении из штатного расписания определенных должностей и создании новых с новыми функциями – работник с прежней должности переводится на новую должность (заключается дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе должности и издается приказ).

Сколько хранить штатное расписание

Штатные расписания, утратившие силу, не уничтожаются, а передаются на хранение. Срок хранения штатных расписаний – постоянно (п. 46 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций Республики Узбекистан, с указанием сроков хранения (приказ № 40 от 21.02.2020 Агентства Госархив)), а проектов штатных расписаний, переписки об утверждении и изменении штатов – 3 года (п. 47, 48 Перечня).