Тавсияномада:

– Ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасини тузиш учун кимлар масъул

– Ҳужжат айланиши таҳлили қандай ўтказилади

– Номенклатурада йиғмажилдларни қандай гуруҳлаш керак

– Ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси қандай келишилади ва тасдиқланади

Ташкилот фаолияти жараёнида турли ҳужжатларнинг катта миқдори вужудга келади. Уларни тўғри шакллантириш, тизимлаштириш, тез излаш ва ҳисобга олишни таъминлаш, шунингдек ҳужжатларни архивлашни осонлаштириш учун ташкилотнинг ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси ишлаб чиқилади.

Номенклатура қуйидаги ҳолларда ёрдам беради:

Ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасини тузиш учун кимлар масъул

Одатда ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасини тузиш билан ташкилот канцелярияси, кадрлар бўлими ва архиви ходимлари шуғулланади. Аммо таркибий бўлинмаларнинг ҳужжатларини тушуниб олиш учун ушбу бўлинмаларнинг функциялари, вазифалари, иш ҳажми, режасини яхши биладиган раҳбарлари ва мутахассисларини жалб этиш лозим. Таркибий бўлинмалар ўзларининг ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасини тайёрлашлари керак.

Ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасини тузишга киришишдан олдин, ташкилот раҳбарининг буйруғини тайёрлаш керак. Буйруқда ишчи гуруҳни тузиш, масъул шахсни тайинлаш, таркибий бўлинмалар томонидан ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасини тайёрлаш (уларнинг фаолият йўналишлари кесимида) бўйича кўрсатма бериш, ушбу вазифанинг бажарилиши учун бўлинмалар раҳбарларининг шахсий жавобгарлигини белгилаш, шунингдек ишни бажаришнинг аниқ муддатларини кўрсатиш лозим.

Таркибий бўлинмаларининг ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси асосида масъул шахс умумий номенклатура лойиҳасини тайёрлайди.

Ҳужжат айланиши таҳлили қандай ўтказилади

1 қадам. Ҳужжатларнинг турини аниқланг

• Ҳар бир бўлинмада яратиладиган, қайта ишланадиган ва фойдаланиладиган барча ҳужжатлар инвентаризациясини ўтказинг.
• Ички ва ташқи хатлар, шартномалар, ҳисоботлар, буйруқлар, далолатномалар ва бошқаларни ўз ичига олган ҳужжатлар рўйхатини тузинг.

2 қадам. Сақлаш муддатларини белгиланг

Бунинг учун 29.03.1999 йилдаги 140-сон ВМҚга мувофиқ тасдиқланган «Сақлаш муддатлари кўрсатилган намунавий ҳужжатлар рўйхати»дан фойдаланинг.

3 қадам. Ҳужжатларни гуруҳларга ажратинг

Ҳужжатларни мавзулар бўйича бирлаштиринг (масалан, «Кадрларга оид ҳужжатлар», «Буҳгалтерия ҳисоботлари»). Функционал вазифасини ҳисобга олинг (режалаштириш, ҳисобга олиш, назорат).

4 қадам. Архивлаш ва йўқ қилиш учун ҳужжатларни аниқланг:

Сақлаш муддати тугаганлиги сабабли архивга топширилиши ёки йўқ қилиниши керак бўлган ҳужжатларни ажратиб олинг.

Ҳужжат айланишини таҳлил қилиш жадвалига мисол:

Номенклатурада йиғмажилдлар қандай гуруҳланади

Ҳужжатлар айланиши таҳлил қилингандан сўнг, номенклатура таркиби тузилади. Одатда, номенклатура штатлар жадвалига мувофиқ таркибий тамойил бўйича тузилади, яъни номенклатура бўлимлари сифатида таркибий бўлинмалар (бўлимлар) номларидан фойдаланилади.

Масалан:

1. Маъмурият
2. Молия бўлими
3. Иқтисодиёт бўлими
4. Бухгалтерия
5. Ишлаб чиқариш-технология бўлими
6. Хавфсизлик техникаси бўлими
7. Кадрлар бўлими
8. Канцелярия
9. …

Ҳужжатлар йиғмажилдларини индексация қилишда ягона ёндашувни аниқланг (масалан, бўлимлар ёки функционал йўналишлар бўйича):

• 01 – Ташкилий ҳужжатлар
• 02 – Молиявий ҳужжатлар
• 03 – Кадрларга оид ҳужжатлар

1 устун. Ҳар бир индекс учун қисқача изоҳларни ишлаб чиқинг. Йиғмажилд индекси икки элементдан иборат: бўлим рақами ва йиғмажилднинг мазкур таркибий қисм доирасидаги тартиб рақами (01-01, 01-02, ... 02-01 ва ҳоказо). Масалан, 08-07, бу ерда 08 – таркибий бўлинманинг белгиси, 07 – номенклатура бўйича тартиб рақами.

2 устун. Номенклатурадаги йиғмажилдларнинг сарлавҳалари йиғмажилддаги ҳужжатларнинг таркиби ва мазмунини акс эттириши керак. Бунда фармойиш ҳужжатлари ёки баённомаларни ўз ичига олган йиғмажилдларнинг сарлавҳаларида ҳужжатларнинг асл нусхаси ёки кўчирма нусхаси эканлиги кўрсатилиши лозим.

3 устун. Календарь йили тугагач, ишда қанча ҳужжат шаклланганлиги маълум бўлганда, тўлдирилади. Ҳужжатлар йиғмажилдига қайтариш лозим бўлган, ортиқча нусхалар, хомаки қўл ёзмалар жойланмаслиги керак. Битта йиғмажилднинг энг кўп ҳажми 250 варақдан ошмаслиги лозим.

4 устун «Сақлаш муддатлари».  Ушбу устунни тўлдириш учун, Ўзбекистон Республикаси ташкилотлари фаолиятида вужудга келадиган намунавий бошқарув ҳужжатлари Рўйхатидан фойдаланган ҳолда, сақлаш муддатларини ёзинг, 29.03.2012 й. АВ 2347-сон.

5 устун «Изоҳ». Охирги устунда йиғмажилдларнинг ҳолати ва ҳаракати тўғрисида белгилар қўйилади, масалан:

• йилдан-йилга ўтувчи йиғмажилдлар тўғрисидаги белгилар, агар уларни бажариш муддати календарь йилига боғлиқ бўлмаса;
• йиғмажилдларни архивга топшириш тўғрисида;
• йиғмажилдларни йўқ қилиш ва бошқалар тўғрисида.

Масалан:

«Давлат сақловига берилмайди. Ташкилотда сақланади» – шу тариқа узоқ муддатли маълумотнома хусусиятига эга бўлган ҳужжатларнинг сақланиш жойи аниқланади; 

«Текшириш (тафтиш) тугалланган тақдирда» – бухгалтерия ҳужжатларини сақлаш муддатларини аниқлаштиради; 

«Шартноманинг амал қилиш муддати тугагандан сўнг», «янгилари билан алмаштирилгандан сўнг» ва ҳоказо – ҳужжатнинг сақланиш муддатини ҳисоблаш маълум бир вақтдан бошлаб амалга оширилиши кўрсатилади.

Номенклатурани расмийлаштириш мисоли

Йил давомида вужудга келган янги ва назарда тутилмаган ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурага қўшимча равишда киритилади. Шу мақсадда номенклатуранинг ҳар бир бўлимида захира рақамлари қолдирилади.

Йил тугагач ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси охирида юритилган йиғмажилдларнинг тоифалари ва сони тўғрисида якуний ёзув тайёрланади. Якуний ёзувда алоҳида, йилдан йилга ўтувчи йиғмажилдларни ҳисобга олган ҳолда, доимий сақланадиган, вақтинча сақланадиган (1 йилдан 5 йилгача) ва узоқ муддат сақланадиган (10 йилдан ортиқ) йиғмажилдлар сони ҳисоблаб чиқилади.

Ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси қандай келишилади ва тасдиқланади

Ишлаб чиқилган ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси лойиҳасини бўлинмалар раҳбарларига келишиш учун топшириш зарур. Келишилгандан сўнг номенклатурани ташкилот раҳбарининг буйруғи билан тасдиқланг.

Тасдиқлаш тартиб-таомили ташкилотнинг турига боғлиқ. Агар бу ҳужжатларни Давлат архивига топшириши шарт бўлган давлат корхонаси бўлса, у ҳолда номенклатура нафақат ҳар йили раҳбар томонидан тасдиқланади, балки ҳар беш йилда у ички ЭТК билан келишилади, сўнгра ҳужжат юқори турувчи ташкилот ёки давлат архивининг ЭТК билан келишиш учун берилади.

Келгуси календарь йили учун ташкилотдаги ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси жорий йилнинг охирги чорагида тузилади ва тасдиқланади, ҳамда 1 январдан бошлаб жорий этилади.

Бироқ агар ташкилотнинг функциялари, фаолият йўналиши ёки ташкилий тузилмасида туб ўзгариш юз берган бўлса, номенклатурани қайта келишиш ва тасдиқлаш лозим.

Ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасининг тасдиқланган нусхаси доимий сақлаш муддатига эга бўлган ҳужжат ҳисобланади ва иш юритиш хизмати номенклатураси бўлимига киритилади.