Выписка из штатного расписания

Работник просит предоставить ему информацию из штатного расписания по его должности. В этом случае работодатель должен подготовить не копию расписания, а выписку из него. Как выглядит выписка из штатного расписания? Где ее могут затребовать? И что следует в ней указывать? Читайте ответы на эти вопросы и скачивайте образец выписки.

 

Для чего нужна выписка из штатного расписания

Информация о структуре предприятия, подразделениях, количестве работников на каждой должности, их квалификации, окладе и надбавках к зарплате содержится в штатном расписании. Это первичный документ для юридических лиц и ИП, у которых есть постоянные сотрудники. При этом штатное расписание часто включает коммерческую тайну, поэтому ее нельзя давать для ознакомления всем желающим. А если необходимы данные из штатного расписания, то предоставляется выписка из этого документа.

Выписка из штатного расписания – это документ, в котором отображены данные из штатного расписания об одном или нескольких работников: должность, квалификация, заработная плата и прочее. По сути, это сокращенная версия штатного расписания, где отображена только та информация, которая нужна сотрудникам или контролирующей организации.

Для работодателя выписка является доказательством того, что он соблюдает трудовое законодательство.

Работнику выписка из штатного расписания может потребоваться для предоставления:

• в налоговые органы;
• трудовую инспекцию;
• суд;
• банковские или кредитные учреждения.

Работодатель может предоставлять выписку взамен штатного расписания для:

• участия в тендерах и торгах;
• вступления в другие организации;
• по требованию компетентных органов.

 

Кто ответственен за оформление выписки из штатного расписания

Выписку из штатного расписания, как и само штатное расписание, готовит работник отдела кадров. Он ответственен за правильность заполнения документа и достоверность указанных данных. Иногда выписку может подготавливать или проверять бухгалтер, если в ней требуется указать должностной оклад и все надбавки.

Когда компания маленькая и нет кадровой службы или должности кадровика, выписка из штатного расписания без окладов готовится директором или индивидуальным предпринимателем, а если с указанием окладов, то бухгалтером.

 

Может ли работодатель отказать в получении выписки

Если сотрудник запрашивает данные из штатного расписания, которые касаются только его трудовой деятельности, то работодатель не вправе отказать ему в выдаче выписки. Работодатель должен предоставить работнику данные о его трудовой деятельности в печатном или электронном виде не позднее трех дней со дня подачи работником заявления .

 

Чем выписка из штатного расписания сотрудников отличается от ее копии

Копия штатного расписания и выписка из него – это два разных документа. Копия полностью идентична оригиналу, поэтому ее нельзя предоставлять сотрудникам по их требованию, если в ней содержится коммерческая тайна.

Выписка же содержит только фрагмент текста из всего расписания, в ней нет и не должно быть: номера и даты принятия штатного расписания, периода действия, реквизитов предприятия, данных по всем подразделениям и должностям.

При этом и копия, и выписка штатного расписания обязательно должны быть заверены перед тем, как быть представлены.

 

Образец выписки из штатного расписания

Типовой бланк выписки из штатного расписания законодательством не утвержден, также нет и четких требований к содержанию выписки. Организация, которая запрашивает документ, сама указывает, какие именно данные ей нужны.

Обычно при составлении выписки указывается следующее:

1. Наименование предприятия.

2. Название документа.

3. Дата выдачи выписки.

4. Период, на который эта выписка действует.

5. Название организации, куда выписка будет предоставляться.

6. Информация о занимаемой работником должности:

• структурное подразделение;
• должность;
• количество штатных единиц;
• должностной оклад и надбавки;
• примечание.

7. Ф.И.О. и должность лиц, заверяющих документ.

Мы советуем делать выписку на фирменном бланке компании. Заранее подготовленный документ ускоряет процесс оформления и помогает не упустить важные детали. В Kadrovik PRO вы можете скачать образец выписки, составленный экспертами справочной системы и взять за основу для вашего бланка.

Заверяется выписка подписью уполномоченных лиц, как правило, это руководитель компании, бухгалтер и кадровик. Печать ставится в том случае, если она есть у предприятия. Далее документ регистрируется в учетном журнале, а в личном деле работника делается пометка о предоставлении выписки.