Корхонанинг кадрларга оид ҳужжатларини қандай архивлаш керак

Кадрларга оид ҳужжатларни архивлаш компанияга ходимларнинг меҳнат фаолияти тўғрисидаги ахборотни тартибга солиш, уларни йўқолишдан ҳимоя қилиш ва кейинчалик фойдаланиш имкониятини таъминлашга ёрдам беради. Мақолада ҳужжатлар ўз аҳамиятини йўқотганидан сўнг уларни ташкилот архивида сақлаш шартми, қоғоз шаклидаги кадрларга оид ҳужжатларни сақлаш тартиби қандай эканлиги ва электрон ҳужжат айланишида ходимлар ҳақидаги маълумотларни қандай сақлаш кераклиги ҳақида сўз юритамиз.

Ҳужжатларни ташкилот архивида сақлаш мажбурийми

Архивни яратиш ва жиҳозлаш, шунингдек ҳужжатларни архивга сақлаш учун топшириш тартиб-таомили – ҳужжатларни архивлаш деб аталади. Корхоналарда шахсий таркиб бўйича ҳужжатларни белгиланган муддат давомида архивлаш «Архив иши тўғрисида»ги Қонуннинг (15.06.2010 й. ЎРҚ-252-сон) 23-моддасига асосан мажбурий ҳисобланади. Бу талаб: меҳнат дафтарчалари, ходимларни ишга қабул қилиш ва ишдан бўшатиш тўғрисидаги буйруқлар, таътиллар жадваллари, табеллар ва меҳнат фаолияти билан боғлиқ бошқа ҳужжатларга тааллуқлидир.

Кадрларга оид ҳужжатларни архивлаш нафақат қонунчиликка риоя қилиш, балки ҳам иш берувчининг, ҳам ходимларнинг манфаатларини ҳимоя қилиш учун муҳимдир. Низолар ёки текширувлар юзага келган тақдирда, тўғри расмийлаштирилган ва архивланган ҳужжатларнинг мавжудлиги муҳим аҳамият касб этиши мумкин.

Ҳужжатларни архивлашни архивация деб ҳам атайдилар, бироқ моҳиятига кўра бу икки хил тушунчадир. Кадрларга оид ҳужжатларнинг архивацияси – бу узоқ муддат сақлаш учун мўлжалланган электрон ҳужжатли файллар ҳажмини мақбуллаштириш бўлиб, у маълумотларни зичлаш ва қайта кодлашни ўз ичига олади. Бу эса маълумот ташувчиларда файллар эгаллайдиган жойни сезиларли даражада камайтиришга ёрдам беради.

Ҳужжатларни архивда сақлашга тайёрлаш

Долзарблигини йўқотган ёки ходимларнинг ишдан бўшатилганлиги сабабли фойдаланилмаётган ҳужжатлар архивга топшириш учун тайёрланиши лозим.

Ҳужжатларни тайёрлаш учун қуйидагилар талаб этилади:

1. Архивланиши лозим бўлган барча кадрларга оид ҳужжатларни тўплаш;
2. Ҳужжатларни сақлаш муддатига кўра ажратиш: доимий, узоқ муддатли ва вақтинчалик;
3. Тоифалар бўйича тизимлаштириш: тури, санаси, мавзуси бўйича. Бу ахборотни тартибга солишга ва келгусида қидирувни осонлаштиришга ёрдам беради;
4. Ҳужжатларни бегона материаллардан тозалаш: скрепкалар, хато маълумотли варақлар;
5. Сақлаш муддати ўтган ҳужжатларни ва дубликатларни чиқариб ташлаш.

Сақланиши лозим бўлган кадрларга оид ҳужжатларнинг тўлиқ рўйхати ва уларни сақлаш муддатлари «Ўзархив» агентлигининг 21.02.2020 йилдаги 40-сон буйруғига Рўйхатда келтирилган. Хусусан, бундай ҳужжатлар жумласига қуйидагилар киради:

• кадрлар таркибига оид ҳужжатлар;
• ходимларнинг шахсий йиғмажилдлари;
• иш вақтини ҳисобга олиш табеллари ва журналлари;
• штатлар жадвали;
• ишга қабул қилиш ва ишдан бўшатиш тўғрисидаги буйруқлар;
• меҳнат шартномалари;
• баённомалар;
• лавозимга номзодларнинг ҳужжатлари ва бошқалар.

Ҳужжатларни ташкилот архивига топшириш: ҳаракатларнинг қадам-бақадам алгоритми

Ҳужжатларни тайёрлаш ва корхона архивига топшириш тартиби Иш юритиш бўйича йўриқномада белгиланиши мумкин. Бу корхонада иш юритиш тартибини белгилаш учун қабул қилинадиган ички ҳужжатдир. У ҳужжатларга ишлов бериш, уларни сақлаш, ҳисобга олиш ва топшириш қоидалари ҳамда тартиб-таомилларини, шунингдек иш юритиш билан боғлиқ ходимларнинг мажбуриятларини белгилайди.

Кадрларга оид ҳужжатларни архивга топшириш тартиби:

1-қадам. Рўйхат тузиш.

Ҳар бир ҳужжатлар тўплами учун рўйхат яратилади ва унда қуйидагилар кўрсатилади:

• ҳужжатнинг номи ва мазмуни;
• сақлаш муддати;
• ҳужжат санаси ва рақами.

2-қадам. Ҳужжатларни расмийлаштириш ва ўраш.

Ҳар бир ҳужжат гуруҳлар бўйича жилдга ёки қутига тикилади ҳамда қуйидагиларни ўз ичига олган ёрлиқ билан эҳтиёткорлик билан расмийлаштирилади:

• ташкилотнинг номи;
• ҳужжат турининг номи;
• сақлаш муддати (масалан, «вақтинча», «5 йил»);
• ҳужжат амал қилишининг бошланиш ва тугаш саналари.

Ҳужжатлар шикастланишдан ҳимояланганига ишонч ҳосил қилиш муҳим.

3-қадам. Ҳужжатларни топшириш.

Кадрларга оид ҳужжатларни архивга топширишдан олдин барча манфаатдор шахслар, масалан, бўлим бошлиқлари, топширишга розилик берганига ишонч ҳосил қилиш керак. Сўнгра қуйидагилар кўрсатиладиган қабул қилиш-топшириш далолатномаси тузилади:

• барча топширилаётган ҳужжатларнинг номи;
• ҳужжатлар сони;
• топшириш санаси.

Далолатнома икки тараф: топширувчи ва қабул қилувчи томонидан имзоланади.

Ҳужжатлар архивини қандай ташкил этиш керак: сақлаш қоидалари

Ҳужжатларни архивда сақлаш тартиби ВМҚнинг (05.04.2012 й. 101-сон) V бобида белгиланган. Унга мувофиқ:

• архив махсус ажратилган бинода ёки хонада, хавфли объектлардан узоқда жойлаштирилиши керак;
• ёнғин хавфсизлиги талабларига жавоб берадиган, мақбул ёруғлик ва санитария-гигиена режимига эга бўлган шароитлар яратилиши керак;
• архив сақланадиган жой табиий ва сунъий вентиляция билан таъминланиши лозим;
• сақлаш учун архив ҳужжатларини сақлаш ва кўчиришнинг махсус воситаларидан (стеллажлар, шкафлар, сейфлар, қутилар, жилдлар ва ҳоказо) фойдаланилиши керак.

Корхона раҳбарияти ҳужжатларнинг ҳолатини, улардан фойдаланиш имкониятини ва долзарблигини баҳолаш учун вақти-вақти билан архивни текшириб туриши керак. Сақлаш муддати тугаган ҳужжатлар йўқ қилинади. Бунинг учун, йўқ қилиниши лозим бўлган ҳужжатлар кўрсатилган ҳолда, ҳужжатларни ҳисобдан чиқариш далолатномаси тузилади. Давлат архивига топширилиши лозим бўлган ҳужжатлар (масалан, доимий сақланадиган ёки тарихий қийматга эга бўлган ҳужжатлар) белгиланган қоидаларга мувофиқ ва топшириш далолатномасини расмийлаштирилган ҳолда топширилади.

Электрон ҳужжат айланишида архивни қандай яратиш керак 

Электрон ҳужжат айланиши иштирокчилари ҳужжатларнинг қонунчиликда белгиланган тартибда сақланишини таъминлашлари шарт (29.04.2004 й. «Электрон ҳужжат айланиши тўғрисида»ги 611-II-сон Қонуннинг 16-моддаси).

Электрон ҳужжатларни сақлашда улардан фойдаланиш ҳамда уларнинг нусхаларини қоғоз шаклида тақдим этиш имкониятини таъминлаш зарур. Агар қонунда бошқа қоида назарда тутилмаган бўлса, электрон ҳужжатларни сақлаш муддати қоғоз шаклидаги шундай ҳужжатлар учун белгиланган муддат билан бир хил бўлади.

Электрон ҳужжатлар учун архив яратиш учун қуйидагилар талаб этилади:

• электрон архивлар сақланадиган хона ва жисмоний маълумот ташувчилар;
• ҳужжатларни қайта такрорлаш, улардан нусха кўчириш ва конвертация қилиш имконини берувчи техник ва дастурий воситалар;
• маълумот ташувчилар, техника ва дастурларнинг жисмоний ҳамда техник ҳолатини назорат қилиш.

Электрон ҳужжатларни архивлаш тартиби, шунингдек Иш юритиш бўйича йўриқномада белгиланиши ва қуйидагича бўлиши мумкин:

1. Барча электрон ҳужжат ташувчиларнинг ҳолатини текшириш;
2. Электрон ҳужжатларни машина ташувчиларига ёзиш;
3. Ёзув сифатини текшириш;
4. Ҳужжатларнинг ўзгартириш имкониятисиз сақланаётганига ишонч ҳосил қилиш;
5. Сақлов бирликларига архив шифрларини қўйиш;
6. Электрон ҳужжатларнинг рўйхатини тузиш ва кузатув маълумотлари тўпламини тайёрлаш.

Электрон шаклдаги архивация сақлаш харажатларини камайтиришга, ҳужжатлардан фойдаланиш қулайлигини ва ҳужжат бошқарувининг замонавий стандартларига мувофиқлигини таъминлашга ёрдам беради. Бироқ бунда электрон архив юридик кучга эга бўлиши ва йўқолишдан ҳимояланиши учун, қонунчилик талабларига риоя қилиш муҳим.