Тавсияда:

 – кадрлар ишини юритишни ташкил этиш босқичлари;

 – кадрлар ишини юритишдаги асосий хатолар;

– электрон шаклдаги кадрлар ишини юритиш.

Кадрлар ишини юритишнинг асосий мақсади – иш берувчи ва ходимлар ўртасидаги меҳнат муносабатларини тўғри ва қонуний олиб борилишини таъминлаш. Бу жараён доирасида ташкилотдаги меҳнат муносабатларини тартибга солувчи ҳужжатлар яратилади ва сақланади.

Кадрлар ишини юритиш ҳар бир ходим ҳақидаги, унинг мартаба ўсиши, ўқиши ва касбий ривожланиши тўғрисидаги долзарб маълумотларни қўллаб-қувватлашни ҳам ўз ичига олади.

Кадрлар ишини юритишни олиб бориш ташкилий-ҳуқуқий шаклидан қатъи назар, ҳар қандай компания учун мажбурийдир.

Кадрлар ишини юритишни ташкил этиш

1. Кадрлар ишини юритиш учун масъул шахсни белгиланг

Ташкилотда кадрлар ҳужжат айланиши билан ким шуғулланиши ва унинг учун жавобгар бўлишини аниқланг.

Масъул шахсларнинг ваколатларини тасдиқлаш учун уларни тайинлаш тўғрисида буйруқларни расмийлаштиринг. Кадрлар бўлими ходимларининг мажбуриятларини аниқ вазифаларига қараб тақсимлаш мумкин. Масалан, ҳарбий ҳисоб, ҳужжатларни сақлаш, меҳнат дафтарчаларини юритиш, меҳнат муҳофазаси ва бошқалар учун масъул шахслар.

2. Ташкилотнинг таъсис ҳужжатлари ва ички ҳужжатларини ўрганиб чиқинг

Ички ҳужжатлар – бу аниқ иш берувчидаги иш жараёни ва меҳнат муносабатларининг алоҳида масалаларини тартибга солувчи ташкилотнинг ички ҳужжатлари (низомлар, йўриқномалар, қоидалар, жадваллар ва ҳ.к.).

Ички ҳужжатларнинг амал қилиши ташкилотнинг бутун ходимлар таркибига ёки ходимларнинг алоҳида тоифаларига, масалан, вояга етмаганлар, ногиронлиги бўлган шахсларга ва бошқаларга татбиқ этилади ва қуйидагиларга имкон беради:

• МК ва қонунчиликнинг бошқа ҳужжатлари билан тўғридан-тўғри тартибга солинмаган масалаларни ҳал қилиш;
• меҳнат қонунчилиги қоидаларини аниқлаштириш;
• қонунчиликка нисбатан ходимлар учун қўшимча меҳнат ҳуқуқлари ва кафолатларини белгилаш.

Шунингдек, барча иш берувчилар учун мажбурий бўлган ички норматив ҳужжатлар рўйхати мавжуд:

• Шахсий маълумотлар тўғрисидаги низом;
• Меҳнатни муҳофаза қилиш бўйича ички ҳужжатлар ва йўриқномалар;
• Таътиллар жадвали
• Штат жадвали – бюджет ташкилотлари учун.

Бунда мажбурий бўлмаган, аммо ташкилот ходимларининг меҳнат фаолиятини аниқ ташкил этиш учун зарур бўлган ички ҳужжатлар мавжуд. Бундай ички ҳужжатларга қуйидагилар киради:

• жамоа шартномаси;
• ички меҳнат тартиби қоидалари;
• меҳнатга ҳақ тўлаш тизимларини белгиловчи ҳужжатлар – Меҳнатга ҳақ тўлаш ва рағбатлантириш тўғрисидаги низом;
• этика ва хизмат хулқ-атвори нормаларини тартибга солувчи ҳужжатлар – Кийиниш тартиби тўғрисидаги низом, Офисда ўзини тутиш қоидалари, Этика ва хизмат хулқ-атвори кодекси ва б.;
• тижорат сирини ошкор қилмаслик бўйича мажбуриятларни тартибга солувчи ҳужжатлар – Тижорат сири ва махфий ахборот тўғрисидаги низом;
• ходимларнинг хизмат сафарларида бўлишини тартибга солувчи ҳужжатлар – Хизмат сафарлари тўғрисидаги низом;
• ишга қабул қилишда танлов ўтказиш, ходимларни аттестациядан ўтказиш тартибини тартибга солувчи ва бошқа ҳужжатлар.

Ички ҳужжатлар касаба уюшмаси қўмитасининг фикрини инобатга олган ҳолда қабул қилинади. Агар ташкилотда касаба уюшмаси қўмитаси бўлмаса, иш берувчи ички ҳужжатларни зарур тартиб-таомилларга риоя қилган ҳолда мустақил равишда тасдиқлаш ҳуқуқига эга. Ташкилотда касаба уюшмаси қўмитаси бўлмаганда ички ҳужжатларни қандай қабул қилиш ҳақида батафсил маълумотни мақоладан билиб олинг.

3. Мажбурий ҳужжатлар рўйхатини тузинг

Штат жадвали ва штат жойлаштириш жадвали.

Штат жадвали – кадрлар ходимининг меҳнат вазифаси билан бевосита боғлиқ бўлган дастлабки ҳужжатлардан биридир. Бироқ меҳнат қонунчилиги бюджетдан ташқари ташкилотлардан штат жадвалини расмийлаштиришни талаб қилмайди. Бюджет ташкилотларида штат жадвалининг мавжудлиги – мажбурий. Бу Бюджет ташкилотлари ва бюджет маблағлари олувчиларнинг харажатлар сметаси ва штат жадвалларини тузиш, тасдиқлаш ва рўйхатга олиш тартиби тўғрисидаги низомда назарда тутилган.
Штат жадвалини қандай шаклда тузиш ҳақида батафсил маълумотни тавсиядан кўринг.

4. Меҳнат шартномасининг намунавий шаклини тайёрланг

Меҳнат шартномаси меҳнат муносабатларини тартибга солиш соҳасида ташкилотнинг бирламчи ҳужжатларидан бири ҳисобланади. Келгусида компанияга янги ходимларни ёллашда фойдаланиладиган намунавий шакл намунасини ишлаб чиқиш зарур.

МКда меҳнат шартномасида бўлиши керак бўлган мажбурий шартлар ва зарур реквизитлар рўйхати белгиланган. Агар меҳнат шартномаси тузилаётганда унга назарда тутилган шартлар ёки реквизитларнинг бирортаси киритилмаган бўлса – бу меҳнат шартномасини ҳақиқий эмас деб топиш учун асос бўлмайди.

5. Рўйхатга олиш журналларини юритинг

Кадрлар ишини юритишда қуйидагиларни рўйхатга олинг:

• ходимлар таркиби бўйича барча турдаги буйруқлар;
• ходимларга хабарномалар – айниқса меҳнат шартномаси шартларининг ўзгариши билан боғлиқ бўлганлари;
• меҳнат шартномалари ва уларга қўшимча келишувлар;
• ходимларнинг шахсий ҳужжатлари;
• ходимларнинг меҳнат дафтарчалари;
• кадрлар хизмати томонидан бериладиган маълумотномалар – иш стажи, эгаллаган лавозимлари, иш даври ва бошқалар тўғрисида;
• бўш лавозимларни эгаллаш учун танлов комиссиялари мажлисларининг, лавозимга сайлаш бўйича баённомалар;
• хизмат сафари гувоҳномалари.

Умумий қоида мавжуд: асосий фаолият бўйича буйруқлар ва ходимлар таркиби бўйича буйруқлар алоҳида рўйхатга олинади. Бунда ходимлар таркиби бўйича буйруқларнинг сақлаш муддатлари турлича. Масалан, ишга қабул қилиш, ўтказиш, ишдан бўшатиш тўғрисидаги буйруқлар 75 йил сақланади. Таътил, хизмат сафари, интизомий жазо тўғрисидаги буйруқлар – 5 йил. Шунинг учун ходимлар таркиби бўйича буйруқлар оз бўлса ҳам, улар турли журналларда рўйхатга олиниши керак.

Бундан ташқари, ташкилотда қонунан ишлаб чиқаришдаги бахтсиз ҳодисалар, меҳнатни муҳофаза қилиш бўйича йўриқномалар, ҳарбий ҳисоб бўйича рўйхатга олиш ва ҳисоб юритиш мажбурий тартибда олиб борилиши белгиланган.

6. Кадрлар ҳужжатларини ишончли сақланишини таъминланг

Қонунчилик ҳужжатларни сақлаш ва уларнинг махфийлигига қатъий талаблар ўрнатади. Иш берувчи ишончли архивни ташкил этиш учун шароитларни таъминлаши шарт. Бундан ташқари, қонун билан турли хил ҳужжатлар учун ҳар бир ташкилот риоя қилиши керак бўлган турли сақлаш муддатлари белгиланган.

Ҳужжатларни сақлаш муддати Ўзбекистон Республикаси ташкилотлари фаолиятида юзага келадиган намунавий бошқарув ҳужжатлари рўйхатида кўрсатилган. Намунавий бошқарув ҳужжатлари рўйхати «Ўзархив» агентлиги томонидан 2011 йилда ишлаб чиқилган ва тасдиқланган. Бу – расмий ҳужжат эмас (у Адлия вазирлигида рўйхатга олинмаган). Шунга қарамай, Марказий давлат архиви мутахассислари Намунавий рўйхатда кўрсатилган сақлаш муддатларига риоя қилиш мулкчилик шаклидан қатъи назар, барча ташкилотлар учун мажбурий деб ҳисоблайди.

Ҳужжатлар сақлаш муддатлари бўйича вақтинчалик (1 йилдан 5 йилгача), узоқ муддат сақланадиган – 10 йилдан ортиқ ва доимий сақланадиганларга бўлинади.

Доимий ва узоқ муддат сақланадиган тугалланган ишларни дастлаб икки йил давомида кадрлар хизмати архивида сақланг. Кейин идоравий архивга топширинг.

Жадвал

Асосий кадрлар ҳужжатларининг тахминий сақлаш муддатлари

7. Муҳим ҳужжатлар билан ишни режалаштиринг

Кадрлар ҳисобига оид муҳим саналар кўрсатилган тақвим тайёрланг. Бу зарур ҳисоботларни ўз вақтида топшириш, ЯММТга маълумотларни киритиш, таътиллар жадвалини ўз вақтида тузиш, ҳужжатларни янгилаб бориш ва бошқа кадрлар фаолиятини амалга ошириш учун керак.

Кадрлар ишини  юритишдаги асосий хатолар

Талабларни нотўғри талқин қилиш ва бажармаслик, шу жумладан қасддан бўлмаган ҳолатлар ҳам маъмурий жавобгарлик ва ходим ҳамда компания раҳбариятининг тегишли жазоланишига олиб келиши мумкин.

1. Ходимларнинг шахсий йиғмажилдлари билан ишлашдаги хатолар

Ходимларнинг шахсий йиғмажилдлари улар лавозимга қабул қилинган пайтдан бошлаб очилади ва меҳнат шартномаси бекор қилингандан сўнг ёпилади.

Ходимларнинг шахсий йиғмажилдларини тўғри шакллантириш ҳужжатлардан тез фойдаланиш ва уларнинг яхши сақланишини таъминлайди.

Ҳужжатларни юритишда қуйидаги хатолар кўп учрайди:

• шахсий йиғмажилдда ҳужжатларнинг йўқлиги, меҳнат шартномалари, тиббий маълумотномалар, таълим ҳақидаги ҳужжатлар (агар ишни бажариш учун тегишли малака талаб этилса);
• йиғмажилдга унда бўлмаслиги керак бўлган ҳужжатларнинг киритилиши;
• шахсий йиғмажилдларни четдаги ташкилотлар ва шахсларга бериш.

Шуни ёдда тутиш керакки, шахсий йиғмажилдларда ходимларнинг шахсий ҳужжатлари нусхаларини сақлаш иш берувчининг шахсий маълумотлар тўғрисидаги қонунчиликни бузганлиги учун маъмурий жавобгарликка тортилишига асос бўлиши мумкин. Мансабдор шахсга  БҲМнинг 50 баравари миқдорида жарима солиниши мумкин.

Ходимларнинг шахсий йиғмажилдларини қандай юритиш ҳақида батафсил тавсияда ўқинг.

2. Меҳнат шартномасини тузишдаги хатолар

Меҳнат шартномасини расмийлаштиришда йўл қўйилган хатолар низоларни ҳал қилиш жараёнида ташкилот учун салбий оқибатларга олиб келиши мумкин.

Меҳнат шартномасини тузишда учрайдиган эҳтимолий хатолар:

• меҳнат шартномасини бир нусхада тузиш;
• меҳнат шартномасининг рақами ва рўйхатга олинган санаси йўқлиги;
• меҳнат шартномасида имзоларнинг йўқлиги;
• иш берувчи нусхасида ходимнинг меҳнат шартномаси нусхасини олганлиги тўғрисидаги имзосининг йўқлиги;
• мажбурий шартлар, маълумотлар ва реквизитларнинг ёзилмаганлиги;
• синов муддати билан ишга қабул қилиш шартларининг йўқлиги (агар у бўлса);
• иш ҳақининг аниқ миқдори кўрсатилмаганлиги;
• агар иш режими ИМТҚда белгиланганидан фарқ қилса, иш режими ва таътил тартибининг белгиланмаганлиги.

3. Ходимларнинг меҳнат дафтарчаларини юритишдаги хатолар

Кадрлар ҳисобидаги хатоларнинг кўп қисми меҳнат дафтарчаларини юритишда юзага келади. Энг кўп учрайдиган хатолар:

• ходимларнинг меҳнат дафтарчаларини юритиш ва расмийлаштириш ҳамда ЯММТда меҳнат фаолияти тўғрисидаги маълумотларни юритиш учун масъул бўлган шахснинг тайинланмаганлиги;
• иеҳнат дафтарчалари ҳаракати ҳисоби китобининг йўқлиги;
• иш берувчининг тўлиқ номи кўрсатилмаганлиги;
• қоғоз меҳнат дафтарчасидаги ёзувларни рақамлашда хатолик;
• бошқа ишга ўтказиш ҳақидаги ёзувнинг йўқлиги;
• ўқиётган ва ишлаётган талабаларга меҳнат дафтарчаларини расмийлаштиришни рад этиш;
• иш ҳақидаги маълумотларни нотўғри киритиш;
• меҳнат дафтарчалари ҳисоби китобининг тегишли тарзда юритилмаслиги;
• ходим тўғрисидаги маълумотлар бўлимининг тўлдирилмаганлиги;
• меҳнат дафтарчалари рўйхати китобида меҳнат дафтарчасини қабул қилишда ходим имзосининг йўқлиги;меҳнат шартномаси бекор қилинганда меҳнат дафтарчасини олишда имзонинг йўқлиги – ходимга меҳнат муносабатлари тугаши муносабати билан меҳнат дафтарчаси берилганда, у иш берувчи киритган барча ёзувларни текшириб, меҳнат дафтарчалари рўйхати китобида имзо чекиши керак;
• бўшаган ходимга меҳнат дафтарчасини бундай илтимос билан ёзма аризаси бўлмасдан почта орқали юбориш.

Меҳнат дафтарчаси ва ЯММТдаги меҳнат фаолияти тўғрисидаги маълумотлар ходимнинг бутун ҳаёти давомида меҳнат стажини акс эттирувчи асосий ҳужжатлардир. Уларни расмийлаштиришда юзага келиши мумкин бўлган ҳар қандай қоидабузарликларни минималлаштириш зарур. Меҳнат дафтарчасини қандай юритиш ҳақида тавсияда батафсил ўқинг.

Электрон шаклдаги кадрлар ишини юритиш 

Электрон ҳужжат айланиши биринчи навбатда вақтни тежаш ва ҳужжатларни қўлда қайта ишлашга кетадиган харажатларни камайтириш учун қулай. Бироқ, кадрлар ҳужжат айланиши учун эътиборга олиниши керак бўлган махсус талаблар мавжуд.

Кадрлар аудити

Кадрлар ишини юритиш аудити (кадрлар аудити) – маъно жиҳатидан кадрлар ҳужжатларини комплекс таҳлил қилиш ва уларнинг Ўзбекистон Республикаси қонунчилиги ҳамда кадрлар иш юритиш тартибини белгиловчи ички меъёрий ҳужжатлар талабларига мувофиқлигини текширишдир.

Кадрлар бўлими фаолиятини тўғри ташкил этиш муҳим ва кечиктириб бўлмайдиган иш ҳисобланади, лекин ҳамма раҳбарлар ҳам бунга алоҳида эътибор қаратмайди.

Кадрлар аудити кадрлар ҳужжатларини синчковлик билан текшириш ва батафсил таҳлил қилиш бўйича профессионал хизматларни назарда тутади. Кадрлар ҳужжатлари аудити жараёнида кадрлар ҳужжатларининг тўғри расмийлаштирилганлиги ва уларнинг қонунчилик ҳамда ички меъёрий ҳужжатларнинг барча долзарб талабларига мувофиқлиги тўлиқ текширилади. Кадрлар иши аудити кадрлар ишини юритишнинг ҳолати тўғрисида холис маълумот олиш ва кадрлар ишини юритишнинг потенциал хатарларини аниқлаш имконини беради.

Ташкилотнинг кадрлар аудити – бу молиявий-хўжалик фаолияти жараёнида муқаррар юзага келадиган кўплаб муаммоларни ҳал қилишнинг самарали воситаси бўлиб, одатда бундай аудит бутун молиявий-хўжалик фаолияти аудити жараёнида ўтказилади.

Кадрлар аудитининг энг муҳим мақсадлари:

• Кадрлар сиёсатининг тактик ва стратегик вазифаларини аниқлаш.
• Кадрлар ҳужжатларининг ҳақиқий ҳолати ва кадрлар ишини юритишнинг тўғри олиб борилишини баҳолаш.
• Ташкилот ходимларини бошқаришнинг алоҳида йўналишлари самарадорлиги ва натижадорлигини аниқлаш.
• Кадрларни бошқаришда шахсий иштирок даражаси ва кадрлар хизмати иши самарадорлигини баҳолаш.
• Ходимларни бошқариш тизимини комплекс ривожлантириш ва янада такомиллаштириш бўйича амалий тадбирларни амалга ошириш имкониятлари ва кетма-кетлигини аниқлаш (кадрлар салоҳияти аудити).

Ишлаб чиқаришдаги кадрлар аудити ташкилотдаги ишлар ҳолатини жиддий қийинлаштириши ва салбий оқибатларга олиб келиши мумкин бўлган меҳнат қонунчилиги бузилишларининг салбий оқибатларини сезиларли даражада камайтириш имконини беради.

Вазият

Агар иш берувчи қоидабузарликларни бартараф этишдан бош тортса, кадрлар бўйича мутахассис қандай йўл тутиши керак? 

Ташкилотда иш бошлаган янги кадрлар бўлими ходими кадрлар ҳужжатларининг ҳолатини ўрганиб чиқди ва дарҳол бир қатор қўпол қоидабузарликларни, хусусан, таътиллар бериш масаласига оид қоидабузарликларни аниқлади. Маълум бўлишича, ходимлар бир неча йил кетма-кет ҳар йилги меҳнат таътилига чиқмаган. Кадрлар бўлими ходими бу ҳақида иш берувчига оғзаки хабар берди, бироқ раҳбар буни қоидабузарлик деб ҳисобламаслиги ва ҳеч қандай чора кўрмоқчи эмаслигини айтди. Бундай вазиятда кадрлар бўйича мутахассис қандай йўл тутиши керак? Аниқланган камчиликларни расмий равишда қайд этиш мумкинми ва уларни қандай расмийлаштириш керак?

Мазкур ҳолатда кадрлар бўйича мутахассис фақат оғзаки мурожаат билан чекланиб қолмасдан, ёзма рапорт ёки хизмат хатини тузса, унинг ҳаракатлари тўғри бўлади. Бу аниқланган қоидабузарликлар фактини қайд этиш имконини беради.

Эслатиб ўтамиз

Иш берувчи ходимга иш йили давомида таътил бериши шарт. Ходимларга ҳар йилги таътилларни бермаганлик учун иш берувчининг мансабдор шахси БҲМ 5 бараваридан 10 бараваригача миқдорда жаримага тортилиши мумкин.

Кадрлар бўйича мутахассис мансабдор шахс сифатида бошқарув қарорларини қабул қилиш учун эмас, балки кадрлар ҳужжатларини юритиш учун жавобгардир. Шунинг учун қоидабузарликларни қайд этиб, раҳбарни расман хабардор қилиш тўғри қарор бўлади.

Бу раҳбар номига ёзилган рапорт ёки хизмат хати бўлиши мумкин. Ҳужжатда:

• аниқланган қоидабузарликларни МКнинг муайян моддаларига ҳавола билан санаб ўтиш;
• юзага келиши мумкин бўлган оқибатларни кўрсатиш (маъмурий жавобгарлик, ходимларнинг шикоятлари, суддаги низолар);
• бартараф этиш йўлларини таклиф қилиш (таътиллар жадвалини ишлаб чиқиш, тўпланган таътилларни навбат бўйича бериш, таътиллар бериш тўғрисида буйруқлар чиқариш) зарур.

Кадрлар бўлими ходимининг ёзма мурожаати профессионал жиҳатдан текширилган қадам бўлади: бир томондан, кадрлар бўлими ходими меҳнат қонунчилигига риоя қилиш бўйича ўз мажбуриятларини бажаради, иккинчи томондан эса – текширув ўтказилган тақдирда назорат қилувчи органлар томонидан билдирилиши мумкин бўлган эътирозлардан ўзини ҳимоя қилади. Кейинчалик, агар иш берувчи барибир ёзма огоҳлантиришни эътиборсиз қолдирса, кадрлар бўлими ходими ўз мажбуриятларини виждонан бажарганлигининг далили сифатида ўз ҳисоботига асосланиш ҳуқуқига эга.

Маслаҳат

Агар натижада раҳбар таътилларни бермаганлик учун жаримага тортилса, бу уни вазиятни тўғрилаш мажбуриятидан озод қилмайди. Ҳаммасини ўзгаришсиз қолдириш ва ходимларга таътил бермасликни давом эттириш мумкин эмас. Акс ҳолда қоидабузарликлар такроран аниқланганда жарима БҲМ 10 бараваридан 15 бараваригача миқдорни ташкил этиши мумкин.

Кадрлар аудитини ўтказиш

Корхона ёки ташкилот ходимларининг кадрлар аудити потенциал хатарларни аниқлаш, меҳнат қонунчилиги бузилишларини топиш ва кадрлар ҳужжатларини қонунчилик талаблари ҳамда ички меъёрий ҳужжатлар қоидаларига тўлиқ мувофиқлаштириш бўйича батафсил таклифлар ишлаб чиқишга қаратилган.

Кадрлар хизмати аудити қуйидаги ҳолларда самарали:

• Компания раҳбарияти таркибида ўзгаришлар бўлганда ёки мулкдор ўзгарганда.
• Кадрлар бўлими ходими ишдан бўшаганда ёки бошқа ишга ўтганда.
• Назорат органларининг режали ёки режадан ташқари текширувига тайёргарлик кўришда.
• Кадрлар ҳужжатларини архив сақловига топшириш учун расмийлаштиришда.
• Меҳнат муносабатларини тартибга солувчи қонунчилик соҳасида муҳим ўзгаришлар бўлганда.

Корхонанинг кадрлар аудити қуйидагиларни ўз ичига олиши керак:

• Умумий хусусиятдаги кадрлар ҳужжатларининг мавжудлиги ва тўғри расмийлаштирилганлигини текшириш.
• Меҳнат шартномаларининг қонунчиликка мувофиқлигини текшириш.
• Ички меъёрий ҳужжатларни меҳнат қонунчилиги талабларига мувофиқлигини текшириш билан таҳлил қилиш.
• Шахсий кадрлар ҳужжатлари ва ходимларни кўчириш ёки бўшатиш билан боғлиқ ҳужжатларнинг тўғри расмийлаштирилганлигини текшириш: меҳнат дафтарчалари, буйруқлар, фармойишлар.
• Ягона миллий меҳнат тизими (ЯММТ)да ишни ташкил этишни текшириш.
• Корхонада ҳарбий ҳисобнинг юритилишини текшириш (Ходимларнинг ҳарбий ҳисобини қандай юритиш керак).
• Ходимларга ҳар йилги таътиллар берилишини, шу жумладан таътиллар жадвалига риоя қилинишини текшириш.
• Қонунчилик ва корхонанинг ички ҳужжатларига мувофиқ ходимларга имтиёзлар берилишини текшириш.
• Кадрлар ҳужжатларини сақлаш ва архивлаш қоидаларига риоя қилинишини текшириш.
• Хатолар ва номувофиқликлар аниқланган кадрлар ҳужжатларини тузатиш ва қайта ишлаш бўйича таклифлар ва амалий тавсиялар киритиш.

Кадрлар аудитини ўз вақтида ўтказиш ходимларни бошқариш соҳасидаги кўплаб вазифаларни ҳал қилиш имконини беради:

• Кадрлар ҳужжат айланиши ва кадрлар ҳужжатларининг ҳолати тўғрисида реал тасаввурга эга бўлиш.
• Мансабдор шахсларнинг потенциал хатарлари батафсил тавсифи билан меҳнат қонунчилиги бузилишининг барча ҳолатларини ва санаб ўтилган бузилишлар учун жавобгарликни аниқлаш.
• Кадрлар жараёнлари аудитини ўтказишда меҳнат қонунчилигининг жиддий бузилишлари аниқланган кадрлар ҳужжатларини мувофиқлаштириш; кадрлар ҳужжатларини расмийлаштириш ва юритишдаги хато ва камчиликларни бартараф этиш.

Кадрлар аудитини босқичма-босқич ўтказиш тартиби

Кадрлар аудитини ўтказишнинг тахминий алгоритмини келтирамиз.

1. Аудит дастури ва режа-жадвалини тузиш. Бу мақсадни танлаш, масалан, ДМИ текширувига тайёргарлик кўриш; текшириш объектлари ва предметини белгилаш – айнан нимани ва қайси бўлинмаларда, қандай муддатларда текширишингизни белгилаш; экспертларни тайинлаш. Аудит ўтказиш тўғрисида тегишли буйруқ ёки фармойиш чиқаринг.
2. Экспертлар учун чек-варақлар тузиш. Бу аудитда жавоб бериш керак бўлган саволларнинг тахминий рўйхати. Ҳар бир эксперт уларни турлича расмийлаштиради. Кимгадир текшириладиган ҳужжатлар рўйхати етарли. Кимдир эса батафсил саволларни батафсил шакллантиради.
3. 1.    Компанияда мажбурий ҳужжатларнинг мавжудлигини текшириш.
4. Компания ҳужжатлари мазмунининг меҳнат қонунчилигининг долзарб талабларига мувофиқлигини текшириш. Топган барча қоидабузарликларни фото, видео, нусха ёки оддий ёзувлар ёрдамида қайд этинг. Бу «аудит далиллари» дейилади. Улар қоидабузарликлар мавжудлигини тасдиқлаш ва ҳисоботни тўғри тузишга ёрдам беради.
5. Таркибий бўлинмаларда кадрлар ҳисобини юритилишини текшириш. 3 ва 4-босқичларда сиз ҳужжатларни таҳлил қиласиз. Буни ижрочилар билан учрашмасдан ҳам қилиш мумкин. Бу босқичда сиз ходимларни сўровдан ўтказиш, аниқ «бўшлиқларни» аниқлаш учун  бўлимлар ва хизматларга борасиз,
6. Аудит ҳақида ҳисобот тузиш. Бу сиз раҳбариятга тақдим этадиган ва кейинги ҳаракатларни режалаштириш учун асос бўладиган якуний ҳужжат.

Текширув давомида аниқланган барча қоидабузарликларни  бартараф этиш ва олдини олиш бўйича тадбирлар режасини тузиш керак. Эҳтимол, сиз тузатиш, тузатувчи ва огоҳлантирувчи ҳаракатларни амалга ошириш талабларига дуч келган бўлсангиз керак. Буларнинг нималигини тушунтирамиз.

Тузатиш – аниқ хатони тўғрилаш. Масалан, нотўғри тузилган таътиллар жадвалини қайта тузиш.

Тузатувчи ҳаракат – қоидабузарлик сабабини бартараф этиш чораси. Масалан, таътиллар жадвали нотўғри тузилган, чунки кадрлар бўлими ходими барча ўзига хос жиҳатларни билмайди. Бу ҳолда ходим бошқа хатоларга йўл қўймаслиги учун қўшимча йўриқнома ёки ўқитишни режалаштиринг.

Огоҳлантирувчи ҳаракат – қоидабузарликларнинг олдини олиш тадбири. Масалан, сиз таътиллар жадвалини тузиш бўйича барча ўзига хос жиҳатлар ёзилган йўриқнома чиқарасиз. Шунда янги қабул қилинган кадрлар бўлими ходими талабларни билмаслиги туфайли қоидабузарликларга йўл қўймайди.

Кадрлар ҳужжатлари аудитида қандай хатоларни аниқлаш мумкин

Кадрлар ҳужжатлари аудити ўтказилганда аниқланадиган қоидабузарликларнинг тахминий рўйхатини келтирамиз:

• меҳнат шартномаларида мажбурий шартлар мавжуд эмас;
• ҳужжатлар ва танишганлик тўғрисидаги имзоларга сана қўйилмаган, бу туфайли муддатларни баҳолаб бўлмайди;
• ходимларнинг кадрлар ҳужжатлари (ички ҳужжатлар, буйруқлар ва б.) билан танишганлиги тўғрисида имзолари йўқ;
• иш вақти ҳисоби нотўғри юритилмоқда;
• мажбурий ва тавсия этилган ҳужжатлар (Ички меҳнат тартиби қоидалари, таътиллар жадвали, сменалилик жадвали, меҳнатни муҳофаза қилиш бўйича йўриқнома) мавжуд эмас;
• ходимлар йўриқнома, тиббий кўрик, меҳнатни муҳофаза қилиш бўйича ўқитиш ва билимларини текширишсиз ишга қўйилган;
• корхонада ҳарбий ҳисоб юритилмайди.