Иш берувчи якка тартибдаги ҳужжатни қандай ишлаб чиқади ва расмийлаштиради
Якка тартибдаги ҳужжатларга нималар киради
Якка тартибдаги ҳужжатлар муайян ходимнинг ёки ходимлар гуруҳининг ҳуқуқ ва мажбуриятларига дахлдор ҳужжатлардир
. Бундай ҳужжатларнинг асосий хусусияти шундаки, улар муайян шахсларга тааллуқли бўлиб, жамоа шартномалари ёки ички локал ҳужжатлардан фарқли ўлароқ, ташкилотнинг барча ходимлари учун умумий мажбурий ҳисобланмайди.
Бунда якка тартибдаги ҳужжатлар ташкилот раҳбари томонидан якка тартибда қабул қилинадиган ва коллегиал қабул қилинадиган ҳужжатларга таснифланади.
Якка тартибдаги ҳужжат қандай тайёрланади
1. Инициациялаш
Жараён ҳужжатни инициациялашдан бошланади ва бу раҳбарият, кадрлар бўлими ёки ходимнинг ўз ташаббусига кўра амалга оширилиши мумкин (масалан, таътил олиш ёки бошқа ишга ўтказиш учун ариза бериш). Ҳужжатни қабул қилиш учун ходимнинг аризаси, бўлим бошлиғининг хизмат хати ёки меҳнат шартларини ўзгартиришнинг ички зарурати асос бўлиши мумкин.
2. Ҳужжат лойиҳасини тайёрлаш
Ушбу босқичда ҳужжат лойиҳаси тайёрланади, унда барча зарур тафсилотлар: ходимнинг фамилияси ва исми, ўзгаришларнинг моҳияти, тегишли норматив ҳужжатлар ёки Меҳнат кодекси моддаларига ҳаволалар кўрсатилади. Лойиҳа икки маъноли талқинлардан қочиш учун юридик таърифлар нуқтаи назаридан аниқ, тушунарли ва тўғри бўлиши керак.
3. Мувофиқлаштириш
Ҳужжат лойиҳаси келишиш учун тегишли бўлимларга (юридик бўлим, HR хизмати ва ҳ.к.) топширилади. Ушбу босқичда ҳужжатнинг қонун ҳужжатларига ва компаниянинг ички локал ҳужжатларига мувофиқлиги текширилади. Келишув хатоларга йўл қўймаслик ва меҳнат низолари каби ҳуқуқий оқибатларга йўл қўймаслик учун зарур.
4. Тасдиқлаш
Муваффақиятли келишилгандан сўнг лойиҳа бундай ҳужжатларни имзолаш ваколатига эга бўлган раҳбарга ёки ваколатли шахсга тасдиқлаш учун топширилади. Бу босқичда тасдиқлаш ўз вақтида амалга оширилиши муҳимдир, айниқса агар ҳужжат шошилинч масалаларга, масалан, бошқа ишга ўтказиш ёки ишдан бўшатишга тааллуқли бўлса.
Якка тартибдаги ҳужжат қандай расмийлаштирилади
Ҳар бир индивидуал ҳужжат стандарт тузилишга эга.
Ҳужжат «шапкасида» ташкилотнинг номи, ҳужжат санаси ва рақами кўрсатилади. Сўнгра ҳужжатнинг моҳиятини қисқача тавсифлайдиган ном келади. Кириш қисми ҳужжатни чиқарилиш мақсади ва сабабларини, зарур ахборотни, ҳужжатнинг мазмунини ва ҳуқуқий асосларни ўз ичига олади.
Фармойиш қисми нима қилиш кераклиги ҳақида аниқ кўрсатмаларни ўз ичига олади, бажарилиши керак бўлган ҳаракатларни аниқлайди.
Асослар ҳужжатни қабул қилиш заруратини келтириб чиқарган ҳужжатни кўрсатади. Ҳужжат масъул шахсларнинг имзолари билан якунланади.
Якка тартибдаги ҳужжатни расмийлаштиришда унга уникал рақам бериш муҳим бўлиб, бу келгусида уни осонлик билан аниқлаш имконини беради. Ҳужжат қабул қилинган пайтни қайд этиш учун чиқиш санаси ҳам кўрсатилади. Ҳужжатни тасдиқлаган шахснинг имзоси унинг қонуний кучини тасдиқлайди. Ички регламентга қараб, ташкилот муҳр босишни талаб қилиши мумкин. Агар ҳужжат ходимнинг меҳнат шартларига дахл қилса, уни расмийлаштириш ходимни хабардор қилиш билан тугалланади. Бу ходимнинг ўзгартиришлар билан таништирилганини ва уларга рози бўлшини (зарурат бўлганда) тасдиқлаш учун зарур.
Ҳужжат расмийлаштирилгандан сўнг тегишли журналда ёки маълумотлар базасида рўйхатдан ўтказилиши керак. Рўйхатга олиш барча қабул қилинган қарорларни ҳисобга олиш ва уларнинг бажарилишини назорат қилиш учун амалга оширилади. Рўйхатга олиш журнали ҳужжат рақами, санаси, қисқача мазмуни ва у мансуб бўлган ходимнинг фамилияси каби маълумотларни ўз ичига олади. Рўйхатдан ўтиш шунингдек меҳнат низолари ёки текширувлар содир бўлганда компаниянинг ички очиқ-ошкорлигини ва ҳуқуқий ҳимоясини таъминлаш имконини беради.
Айниқса, ишдан бўшатиш, меҳнат шартномасини ўзгартириш ёки интизомий жазога оид вазиятларда ходимни ўз вақтида ҳужжат билан таништириш ва унинг имзосини олиш муҳимдир. Шунингдек ходимнинг шахсий маълумотлари, айниқса маълумотларни бошқа бўлим ёки хизматларга узатишда, ахборотни ҳимоя қилиш тўғрисидаги қонунларга мувофиқ ҳимоя қилинишини таъминлаш лозим.
Иш юритишни ташкил этиш ва янада соддалаштирилган ҳисобни юритиш учун, ташкилотда иш юритиш бўйича йўриқнома тасдиқланган. Мазкур йўриқномага асосан буйруқларни ҳисобга олиш турлари бўйича алоҳида юритилади. Масалан, асосий фаолият бўйича, ишга қабул қилиш ҳақида, бошқа ишга ўтказиш ҳақида, таътил ҳақида, ишдан бўшатиш ҳақида, рағбатлантириш ҳақида, жазолаш ҳақида ва ҳоказо буйруқлар алоҳида-алоҳида рўйхатга олинади. Шартли рўйхатдан ўтказиш тартиб рақамлари ҳам буйруқларга ҳар бир рўйхатдан ўтказиш гуруҳи доирасида алоҳида берилади. Бироқ ташкилот юристи шахсий таркиб бўйича буйруқларга кетма-кет рўйхатдан ўтказиш тартиб рақамларини бериш ва уларни ягона журналда рўйхатдан ўтказиш зарур деб ҳисоблайди.
Шахсий таркиб бўйича буйруқларни гуруҳларга ажратмасдан, ягона журналда қайд этиш шартми? Қайси норматив ҳужжатда бу кўрсатилган? Иш юритиш бўйича локал йўриқнома буйруқларни алоҳида юритиш ва рўйхатга олиш учун асос бўладими?
Агар барча масалалар иш юритиш бўйича локал йўриқномада акс эттирилган бўлса ва ижрочилар унга амал қилсалар – корхонангизда буйруқларни рўйхатга олишнинг амалдаги ёндашуви тўғри.
Буйруқ – корхонанинг асосий фармойиш ҳужжатидир. Қонунчиликда тижорат корхоналари буйруқларнинг қандай турлари ва қайси тоифалар бўйича юритиши кераклиги белгиланмаган. Аммо буйруқларнинг учта асосий гуруҳини ажратиб кўрсатиш мумкин:
- асосий фаолият бўйича;
- кадрлар масалалари бўйича;
- маъмурий-хўжалик масалалари бўйича.
Ҳужжатларнинг сақланиш муддати ва буйруқларнинг хусусияти (мавзуси) каби мезонлар асос қилиб олинади. Шу билан бирга буйруқларни, маълум бир корхонанинг хусусиятларини ҳисобга олган ҳолда, турлари бўйича гуруҳлаш тақиқланмаган. Масалан, корхонада асосий фаолият тури ҳамда кадрлар масалалари бўйича ҳисоб юритилиши мумкин. Кадрлар тўғрисидаги ҳужжатлар эса, ўз навбатида, бир нечта кичик гуруҳларга бўлиниши мумкин. Асосийси – бу локал ҳужжатда ёзиб қўйилсин.
Асосий фаолият бўйича буйруқлар – бу раҳбарнинг умуман корхона ишини ёки унинг таркибий бўлинмалари ишини ташкил этиш бўйича қарорларини расмийлаштирадиган ҳужжатлардир. Асосий фаолиятга оид буйруқлар қуйидаги масалалар бўйича чиқарилади:
- низомлар, йўриқномалар, қоидалар, тузилмалар, штатлар жадвалини тасдиқлаш;
- ички норматив-ҳуқуқий ҳужжатларга ўзгартиришлар киритиш;
- ходимлар билан ишлаш тадбирларини ўтказиш;
- нархларни белгилаш;
- меҳнатни муҳофаза қилиш;
- реклама акцияларини ўтказиш;
- харажатларни меъёрлаш ва бошқалар.
Кадрлар масалалари бўйича буйруқлар – бу шахсий таркибга оид ҳужжатлар (ишга қабул қилиш, меҳнат шартномалари шартларини ўзгартириш, таътиллар бериш, рағбатлантириш ва жазолаш (интизомга оид), меҳнат шартномаларини бекор қилиш тўғрисидаги).
Маъмурий-хўжалик масалалари бўйича буйруқлар – бу маъмурий-хўжалик масалалари – бинога хизмат кўрсатиш, қўриқлаш, таъмирлаш ва бошқаларни ташкил этиш бўйича қарорлар расмийлаштириладиган ҳужжатлардир.
Агар корхона икки турдаги буйруқларни юритса, у ҳолда ҳар йили корхонада буйруқлар билан иккита йиғмажилд шакллантирилади, ҳужжат айланиши катта бўлганда эса – ҳар бир мавзу бўйича ҳар бир тур учун алоҳида жилдлар юритиш мумкин (масалан: асосий фаолият бўйича буйруқлар, 1-жилд; кадрлар масалалари бўйича буйруқлар, 3-жилд). Буйруқлар турлар (мавзулар) бўйича алоҳида рўйхатдан ўтказиш шаклларида рўйхатдан ўтказилади.
Журналлар, ички таснифга қараб, алоҳида юритилади. Буйруқларни рўйхатга олиш журнали буйруқлар билан ишлаш, уларни тезкор қидириш учун ахборот-маълумот воситаси ҳисобланади. Буйруқларни рўйхатга олиш ва рақамлаш бир календарь йил мобайнида олиб борилади. Журнални электрон шаклда ҳам юритиш мумкин.
Буйруқларни рўйхатга олиш журналларининг намунавий шакллари мавжуд эмас. Корхона тугатилган тақдирда ҳужжатлар такроран экспертизадан ўтказилиши лозим. Фуқаролар ҳуқуқларига тааллуқли буйруқлар сақлаш учун йиғмажилдлар рўйхати бўйича маҳаллий архив муассасаларига топширилади.
Буйруқларни расмийлаштириш, тасдиқлаш, бекор қилиш ва ўзгартириш киритиш тартиби локал ҳужжатларда, масалан, иш юритиш бўйича йўриқномада, баён этилиши лозим.
Шахсий таркиб бўйича буйруқ қандай расмийлаштирилади
- Ишга қабул қилиш тўғрисида буйруқ
Ташкилот бланкасида «Ишга қабул қилиш тўғрисида»ги буйруқнинг номини кўрсатинг. Агар қўшимча тушунтиришлар талаб этилмаса, кириш қисмини тушириб қолдириш мумкин.
Фармойиш қисмида нима қилиш кераклиги ҳақида аниқ кўрсатмалар мавжуд: «И.И.Искандаровни ... лавозимига қабул қилиш». Бунда ишга қабул қилиш тўғрисидаги буйруқнинг мазмуни ходим билан тузилган меҳнат шартномаси шартларига мувофиқ бўлиши керак
. Ходимни қабул қилиш санасини, дастлабки синов муддатини, меҳнатга ҳақ тўлаш шартларини кўрсатинг.
Буйруқ чиқариш учун асос сифатида ходим билан тузилган меҳнат шартномасини кўрсатинг.
Буйруқ ташкилот раҳбарининг ёки бошқа ваколатли шахснинг имзоси, шунингдек муҳр (мавжуд бўлса) билан тасдиқланади.
Буйруқ расмийлаштирилгандан сўнг уни журналда ёки маълумотлар базасида рўйхатдан ўтказинг. Буйруқларни рақамлаш тартибини МК белгиламайди. Кўпинча рўйхатга олиш рақамлари буйруқларга календарь йил доирасида – 1 январдан 31 декабргача, кетма-кет «1» дан бошлаб ва кейин тартиб бўйича берилади. Бунда шахсий таркиб бўйича тартиб рақами: «-k», «-l», «l/s» ёки «-ok» индекслари билан тўлдирилиб, рўйхатга олинади. Масалан: «17-ок-сонли буйруқ».
Ходимни иш амалда бошланган кундан бошлаб уч кун муддатда, имзо чектириб, буйруқ билан таништиринг
.
- Меҳнат шартномасини бекор қилиш тўғрисида буйруқ
Ташкилот бланкасида буйруқнинг номини кўрсатинг: «Меҳнат шартномасини бекор қилиш тўғрисида». Кириш қисмида ишдан бўшатиш тўғрисида буйруқ чиқариш учун зарур маълумотларни, ҳужжатнинг мазмунини ва ҳуқуқий асосларни кўрсатинг. Агар қўшимча тушунтиришлар талаб этилмаса, кириш қисмини тушириб қолдириш мумкин.
Фармойиш қисмида нима қилиш кераклиги ҳақида аниқ кўрсатмалар мавжуд: «И.И.Искандаров билан меҳнат шартномасини бекор қилиш ... ». Бунда буйруқда меҳнат шартномасини бекор қилиш асослари ва МКнинг ёки меҳнат шартномасини бекор қилишнинг тегишли асосларини назарда тутувчи бошқа қонуннинг моддасига (бандига) ҳавола кўрсатилган бўлиши керак
.
Асосда ходим билан меҳнат шартномасини бекор қилишнинг қонунийлигини тасдиқловчи ҳужжатларга ҳаволаларни кўрсатинг. Бу ходимнинг аризаси, меҳнат шартномасини бекор қилиш тўғрисидаги келишув ва бошқалар бўлиши мумкин.
Ишдан бўшатиш тўғрисидаги буйруқни ходим билан тузилган меҳнат шартномасини бекор қилиш ҳуқуқига эга бўлган мансабдор шахс имзолайди.
Буйруқ расмийлаштирилгандан сўнг уни журналда ёки маълумотлар базасида рўйхатдан ўтказинг.
- Таътил бериш тўғрисида буйруқ
Таътил бериш тўғрисидаги буйруқ бошқа буйруқлар каби асосий қисмларни (кириш ва фармойиш) ўз ичига олиши керак, лекин у ўзига хос хусусиятларга ҳам эга. Буйруқда таътил бериладиган давр, шунингдек таътилнинг бошланиши ва тугашининг аниқ саналари кўрсатилиши керак. Агар моддий ёрдам тўлаш назарда тутилган бўлса, бу ҳам буйруқда акс эттирилиши керак. Бундан ташқари, таътилнинг айнан қандай тури (йиллик асосий, қўшимча, ўқув, иш ҳақи сақланмайдиган ва ҳ.к.) берилишига аниқлик киритиш лозим. Таътил қисмларга бўлинган ҳолда берилишини ва ходимнинг аризасига кўра таътил бошқа даврга кўчирилишини ҳам қайд этиш – муҳимдир.
- Хизмат сафарига юбориш тўғрисида буйруқ
Хизмат сафари буйруғи қонунчилик талабларига ва ташкилотнинг ички қоидаларига мувофиқлигини таъминлаш учун бир нечта асосий элементларни ўз ичига олиши керак.
Кириш қисмида ташрифнинг мақсадини аниқ тасвирланг, масалан: конференцияда иштирок этиш, музокаралар ўтказиш, филиални текшириш ва ҳоказо.
Буйруқнинг фармойиш қисмида бажарилиши лозим бўлган ҳаракатларни ёзинг. Масалан: «И.И.Искандаров 2024 йил 10 октябрдан 14 октябргача ҳамкорлар билан музокараларда иштирок этиш учун хизмат сафарига юборилсин». Аҳоли пункти, мамлакат, минтақа, хизмат сафарининг бошланиш ва тугаш саналарини кўрсатинг. Буйруқда бошқа тафсилотларни ҳам кўрсатинг, масалан: хизмат сафарини узайтириш имконияти; хизмат сафари якунлари бўйича ҳисобот тақдим этиш; хизмат сафари қандай маблағлар ҳисобидан амалга оширилади; кунлик, йўлкира, яшаш ва бошқа харажатлар.
Агар компаниянинг ички тартиб-қоидаларида назарда тутилган бўлса, буйруқни ходимнинг бевосита раҳбарининг хизмат (маъруза) хати асосида чиқаринг.
Буйруқ ташкилот раҳбари томонидан имзоланади, шундан сўнг ходим у билан, имзо қўйиб, танишади.
Ташкилотда кадрлар бўйича буйруқларни бирйўла икки тилда – рус ва ўзбек тилларида расмийлаштириш мумкинми? Бу қонунчилик нормаларини бузиш бўлмайдими, ва ҳужжатларни расмийлаштиришда қайси тил устувор ҳисобланиши керак?
Давлат тили ўзбек тили бўлиб, давлат ҳокимияти ва бошқаруви органларида иш юритиш ва расмий ҳужжатлар айнан ўзбек тилида юритилиши керак
. Шу билан бирга қонунда, агар ходимларнинг кўпчилиги ўзбек тилини билмаса, ташкилотлар ва фуқароларнинг бошқа тиллардан фойдаланиш ҳуқуқи мустаҳкамланган
. Шундай қилиб, буйруқларни бир вақтнинг ўзида ўзбек ва рус тилларида расмийлаштириш мумкин.
Амалиётда айрим ташкилотлар буйруқнинг икки тилли шаклини қўллайди: буйруқ давлат тили сифатида ўзбек тилида тузилади ва унинг ёнида рус тилидаги таржимаси келтирилади. Бундай ҳолда у битта шартноманинг икки тилли версиясини ифодалайди. Бунда тарафлар, келишмовчиликлар юзага келган тақдирда, икки тилдан қай биридаги матн устувор юридик кучга эга бўлишини белгилашга ҳақли.
Якка тартибдаги ҳужжатни расмийлаштиришда қандай хатоларга йўл қўймаслик керак
Кўпинча йўл қўйиладиган хато – бу қонуний асосларсиз ҳужжат чиқариш, масалан, огоҳлантиришсиз ёки розилигисиз ходимни ишдан бўшатишдир. Яна бир хато – ҳужжатнинг нотўғри расмийлаштирилганлиги ёки рўйхатдан ўтказилмаганлиги, бу меҳнат низолари бўлган тақдирда компания учун ҳуқуқий муаммоларга олиб келиши мумкин. Ходимларни огоҳлантиришда хатоларга йўл қўймаслик ҳам муҳим – улар акт билан у кучга киргунга қадар, айниқса, агар у ходимнинг ҳуқуқ ва мажбуриятларига тааллуқли бўлса, танишиб чиқишлари керак.
Корхона раҳбари ва кадрлар бўйича мутахассис барча буйруқларни юрист билан келишишни талаб қилмокда. Бу тўғрими? Юридик хизмат томонидан имзоланадиган буйруқларнинг аниқ турлари қонунчиликда кўрсатилганми?
Нодавлат ташкилотлар учун қонун ҳужжатларида юристлар томонидан буйруқларни визалаш ва экспертизадан ўтказиш талаби белгиланмаган.
Бунда давлат органлари ва ташкилотларида юридик хизматларнинг фаолияти махсус Низом билан тартибга солинади (19.01.2017 йилдаги ПҚ-2733-сон қарорга 1-илова). Юридик хизмат ташкилотининг бошқа таркибий тузилмаларидан (ходимларидан) кейин раҳбариятига тақдим қилинадиган буйруқлар, фармойишлар, шартномалар ва юридик тусдаги бошқа ҳужжатлар лойиҳаларини экспертизадан ўтказади. Агар эътироз ва таклифлар бўлмаса, уларга виза қўяди.
Низом виза қўйиладиган буйруқларнинг турларини аниқлаштирмайди. Бундан ташқари, Низом нодавлат ташкилотлар учун тавсиявий хусусиятга эга. Шу билан бирга, давлат ва хусусий компаниялар заруратга қараб ҳужжатларни визалашнинг ички тартибини (ким, қачон ва қандай буйруқларни визалайди) тасдиқлашлари мумкин. Ушбу механизмни иш юритиш бўйича йўриқномаларда, ҳужжатларни келишиш регламентида, таркибий бўлинмалар тўғрисидаги низомларда ва бошқаларда ҳам мустаҳкамлаш мумкин.
Ҳужжатларга виза қўяр экан, юрист уларнинг шакли ва мазмунига кўра қонунга мувофиқлигига рози бўлади. Визалар одатда буйруқнинг охирги варағининг орқа томонига ёки алоҳида келишиш варағига қўйилади. Юрист, шунингдек, ҳужжатда аниқланган барча камчиликларни кўрсатган ҳолда юридик хулоса бериши мумкин.
Телеграм канали