Пригодится каждому кадровику в сентябре:
Личные карточки сотрудников по форме Т-2: как заполнить и какие сведения вносить
Закон обязывает работодателя вести личные карточки по всему персоналу, с кем заключен трудовой договор. Заполнение личной карточки работника осуществляется по унифицированной форме, а к ее хранению и ведению установлены определенные требования. Подробнее об этом читайте в публикации.
Заполнение личной карточки: какую информацию указывать
После оформления с работником трудового договора на него заполняют личную карточку. Личную карточку на работника ведут с начала и до окончания трудовой деятельности у работодателя. Карточка имеет унифицированную форму Т-2 (прил. № 4 к Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, рег. МЮ № 402 от 29.01.1998 г.), в нее вводятся персональные данные сотрудника и информация о его трудовой деятельности.
Основанием для заполнения личной карточки является трудовой договор с работником и приказ о приеме на работу. К дополнительным документам, которые будут необходимы для заполнения, относятся:
- паспорт или ID-карта;
- военный билет;
- документы об образовании, повышении квалификации, сертификаты о специальных знаниях и др.
Kadrovik PRO рекомендует
В шапке личной карточки сотрудника прописывается:
- наименование компании;
- номер карточки;
- дата составления;
- табельный номер сотрудника;
- характер работы – постоянная, на определенный срок, временная, сезонная;
- вид работы – основная или по совместительству;
- пол работника и его ПИНФЛ.
Далее заполнению подлежат 10 разделов, но только при наличии документального основания.
Таблица
Какие разделы личной карточки заполнять и какие сведения в них вносить
|
Раздел личной карточки |
Вносимые данные |
|
Общие сведения |
Ф.И.О., дата и место рождения, информация о гражданстве, знании языков, образовании, профессии, стаже работы (общем, непрерывном, дающем право на надбавку за выслугу лет), данные паспорта или ID-карты и др. |
|
Сведения о воинском учете |
Категория запаса, воинское звание, категория годности к военной службе, наименование военкомата по месту жительства и др. Если работника сняли с военного учета, в личную карточку вносятся данные из справки военкомата |
|
Прием на работу и переводы на другую работу |
Структурное подразделение, должность, разряд и квалификацию, оклад и надбавки, основание (номер и дата приказа), подпись работника. Если работник будет переведен в другой отдел или на другую должность, заполняется новая строка таблицы. Подпись работника обязательна при каждом его новом перемещении |
|
Аттестация |
Решение комиссии, номер и дата приказа, которым утверждено решение по итогам проведения аттестации |
|
Повышение квалификации |
Период обучения (дата начала и окончания), вид повышения квалификации, название образовательной организации, наименование, серия и дата документа о повышении квалификации, основание для обучения |
|
Профессиональная переподготовка |
Аналогичные разделу «Повышение квалификации» данные |
|
Поощрения и награды |
Данные о поощрениях и наградах, сведения о государственных наградах, присвоении почетных званий, награждении нагрудных знаках и др. |
|
Отпуска |
Сведения об отпусках за время работы сотрудника в компании. По каждому виду отпуска указывается основание для него (номер и дата приказа), количество дней, даты его начала и его окончания |
|
Социальные льготы |
Данные о социальных льготах, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством, подтвержденные документами и обоснованные нормативно-правовыми актами |
|
Основание увольнения |
Дата увольнения, номер и дата приказа об увольнении |
Рекомендация
Подробнее о том, как заполнять и вести личную карточку Т-2, читайте в публикации
Личная карточка подписывается сотрудником кадровой службы, который ее заполнял, и самим работником.
Какие сведения не вносятся в личные карточки работников по форме Т-2
В личную карточку сотрудника не заносят информацию о количестве больничных, сведения о дисциплинарных взысканиях (выговорах, штрафах), а также:
- данные о повышении квалификации, которую сотрудник проходил во время работы в других компаниях;
- сведения о дальних родственниках сотрудника, кроме тех, которых находятся у него на иждивении;
- информацию о перемещении на другие должности или рабочие места на предыдущих местах работы;
- сведения, которые не подтверждены документально.
Рекомендуем прочитать
Кто должен заполнять личную карточку работника
Согласно пункту 2.3 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (рег. МЮ № 402 от 29.01.1998 г.), ведение работодателем личных карточек на каждого сотрудника обязательно. На предприятии их обычно заполняет работник кадровой службы, в чьи должностные обязанности это входит.
Как оформлять и хранить личную карточку работника по форме Т-2
Законодательство не устанавливает, в каком виде должна вестись личная карточка: в бумажном или электронном. На практике электронный вариант удобнее, так как его легче найти и проще вносить дополнительные записи и изменения. Также электронный вариант карточки не ограничен в объеме. Однако в разделе о приеме на работу и перемещении должна присутствовать подпись работника, подтверждающая правильность записи. Поэтому рекомендуем вести как бумажный, так и электронный вариант карточки, который может пригодиться в случае утери бумажного варианта.
Рекомендация
Эксперты Kadrovik PRO рассказали о том, как хранить и использовать персональные данные работника
Личная карточка, как и личное дело сотрудника, содержит его персональные данные. А значит, к ее хранению предъявляются особые требования:
- бумажные карточки должны храниться в специально отведенном для этого месте (сейф или запирающийся на ключ шкаф);
- доступ к карточкам может иметь только ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении персональных данных работников компании.
После прекращения трудового договора с работником личная карточка приобщается к его личному делу и хранится в кадровом архиве предприятия на протяжении года. Далее личное дело передается в местный государственный архив и хранится там 75 лет (ПКМ № 482 от 30.10.1999 г.).
