Какие документы нужно требовать при приеме на работу

2023-йил 21 февраль

Какие документы работодатель обязательно должен получить от работника при трудоустройстве и какие могут понадобиться дополнительно, с учетом норм нового ТК разъяснила эксперт «Нормы», юрист Ленара ХИКМАТОВА:

Обязательный пакет документов

– Затребуйте, принимая на работу нового работника :

паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности, выдаваемое органом внутренних дел до оформления паспорта) или ID-карту. У лиц моложе 16 лет – свидетельство о рождении или идентификационную ID-карту;
бумажную трудовую книжку (если есть) или выписку из электронной трудовой книжки, заверенную по последнему месту работу. Лица, поступающие на работу впервые, трудовую книжку и выписку не предъявляют. Лица, поступающие на работу по совместительству, вместо трудовой книжки предъявляют справку установленного образца с основного места работы.

Внимание! Новый ТК не отменяет ведение бумажных трудовых книжек. Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц) обязан вести трудовые книжки на всех работников, проработавших в организации свыше 5 дней . Электронная трудовая книжка ведется параллельно с бумажной.

При этом у лиц, начавших свою трудовую деятельность после внедрения Единой национальной системы труда (ЕНСТ) с 01.01.2020 г., бумажной трудовой книжки, как правило, нет, поскольку органы по труду с этой даты перестали выдавать их бланки.

У работников без бумажной трудовой книжки формируется только электронная книжка, выписку из которой они и предъявляют работодателю.

Также бумажной трудовой книжки может не быть у лиц, потерявших ее после 2020 года. Получить ее дубликат они, скорее всего, уже не смогли, поэтому их трудовая деятельность тоже отражается только в ЕНСТ. Соответственно, на таких работников, как и на тех, кто поступает на работу впервые, ведется только электронная трудовая книжка.

военный билет – предъявляют военнообязанные, приписное свидетельство – призывники;
диплом об окончании высшей или средней специальной, профессиональной образовательной организации, удостоверение (сертификат) на право выполнения данной работы либо иной соответствующий документ при поступлении на работу, к выполнению которой могут быть допущены только лица, имеющие соответствующее образование или специальную подготовку);
ПИНФЛ (если есть). В паспортах и ID-картах граждан Узбекистана ПИНФЛ уже указан. Предоставлять отдельно ПИНФЛ должны, например, иностранцы, работающие в Узбекистане. Они получают его через центры госуслуг или отдел миграции и оформления гражданства ОВД;
идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)*;
накопительную пенсионную книжку, за исключением лиц, поступающих на работу впервые*.

* Думаем, в дальнейшем при внесении поправок в ТК последние две позиции претерпят изменения. Ведь с 1 июля 2021 года учет налогоплательщиков в налоговых органах ведется с использованием ПИНФЛ. А выдачу ИНН и постановку граждан на учет в пенсионной накопительной системе – отменили. Единым идентификатором, удостоверяющим личность гражданина при оказании всех государственных, банковских, социальных и иных услуг, является ПИНФЛ .

Дополнительный пакет

Дополнительно при необходимости работник предоставляет:

документ (справку, медзаключение) о результатах медицинского осмотра. Это касается категорий лиц, указанных в ст. 360 ТК. В частности, работодатель обязан организовать проведение предварительного медицинского осмотра при трудоустройстве:

– несовершеннолетних;

– лиц, достигших общеустановленного пенсионного возраста (для мужчин – 60 лет, для женщин – 55 лет);

– лиц с инвалидностью;

– на работу с неблагоприятными условиями труда, ночные работы, работы, связанные с движением транспорта;

– на работу в пищевой промышленности, торговле и других отраслях, непосредственно обслуживающих население;

– педагогических и других работников общих средних образовательных организаций, дошкольных образовательных и иных организаций, непосредственно занятых обучением или воспитанием детей;

письменное согласие одного из родителей (лица, заменяющего родителей), если работнику от 15 до 16 лет; письменное согласие обоих родителей (лица, заменяющего родителей), если работнику меньше 15 лет ;
копии дипломов об ученых степенях и ученых званиях и т.п. – для научных, научно-педагогических, творческих работников;
вид на жительство – для иностранных граждан и лиц без гражданства ;
другие документы, если это предусмотрено законодательством.

Хранение принятых документов

С представленных документов снимите копии и храните их в личном деле сотрудника. Там же можете держать копии трудового договора, приказа о приеме на работу и всех последующих приказов и документов, касающихся сотрудника. Оригинал бумажной трудовой книжки оставьте и храните в отделе кадров организации – как документ строгой отчетности – в сейфе или несгораемом шкафу.

Для справки:

С 1 июня 2021 года запрещено государственным органам, хозяйственным объединениям, органам исполнительной власти на местах, государственным организациям и учреждениям требовать от населения и субъектов предпринимательства некоторые документы. В частности :

– копии документа, удостоверяющего личность;

– трудовые книжки и их копии (кроме случаев истребования при назначении пенсии, если невозможно получить этот документ через ЕНСТ).

Государственные органы и организации при приеме на работу самостоятельно запрашивают эти документы у ответственных структур, в том числе – через межведомственную интеграционную платформу системы «Электронное правительство».

Вместе с тем в новом ТК эти положения своего отражения не нашли.