В рекомендации:

– нужно ли вести бумажную трудовую книжку

– ответственный за ведение трудовых книжек в организации

– как ведутся записи в трудовой книжке

– раздел «Сведения о работнике»

– запись о приеме на работу
– запись о постоянном переводе на другую работу
– запись о прекращении трудового договора

– запись о времени службы в органах Вооруженных Сил

– запись о повышении квалификации

– запись об обучении в высшей образовательной организации

– запись о работе по совместительству

– запись о временном переводе на другую работу

– запись о прикомандировании к другому работодателю

– исправление записей в трудовой книжке

– выдача трудовой книжки

Нужно ли вести бумажную трудовую книжку

С 01.01.2020 г. внедрена Единая национальная система труда (ЕНСТ), в которой формируются электронные трудовые книжки работников (сайт – my.mehnat.uz) . В то же время ведение бумажных трудовых книжек не отменено, продолжает действовать Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, рег. № 402 от 29.01.1998 г. (далее – Инструкция 402). Поэтому работодатель обязан вести параллельно и электронную трудовую книжку, и бумажную трудовую книжку – если она есть у работника. Если же к вам устраивается работник, впервые приступающий к трудовой деятельности или начавший ее после 01.01.2020 г. – у него будет вестись только электронная трудовая книжка. Это связано с тем, что с внедрением ЕНСТ территориальные центры содействия занятости населения (биржи труда) перестали выдавать бумажные бланки трудовых книжек. Соответственно, их приобретение организациями прекращено.

Кроме того, бумажной трудовой книжки может не быть у лиц, потерявших ее после 2020 года. Получить бумажный дубликат они, скорее всего, уже не смогли, поэтому их трудовая деятельность тоже отражается только в ЕНСТ.

Также не ведется бумажная трудовая на работающих по совместительству, которые при приеме на работу вместо «трудовой» предъявляют справку с основного места работы . Трудовую книжку совместителей ведет работодатель по основному месту работы.

Если бумажная трудовая книжка – есть. Ведите ее на работников, проработавших в организации свыше 5 дней, в соответствии с Инструкцией 402. Хранятся трудовые книжки как документы строгой отчетности в отделе кадров или у лица, ответственного за выдачу трудовых книжек . Они же должны вести учет всех трудовых книжек, принятых от работников при поступлении на работу, в специальной Книге. Ее форма установлена приложением № 3 к Инструкции 402. 

КНИГА

ведения учета трудовых книжек

Страницы Книги пронумеруйте, прошнуруйте, скрепите подписью руководителя организации и печатью (при наличии) . Как это сделать: выведите концы нити, которой прошили журнал, к внутренней стороне его задней обложки, поместите их между двумя полосками белой бумаги и склейте их. Далее прикрепите пломбу к внутренней стороне обложки и поставьте на нее обычную круглую печать фирмы (при ее наличии) или кадровой службы так, чтобы часть оттиска перекрывала обложку. Затем сделайте заверительную надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью. Рядом поставьте подпись руководителя с указанием должности, фамилии и инициалов и дату.

В Книге ведения учета трудовых книжек отражайте прием трудовых книжек работников при поступлении на работу и их выдачу при прекращении трудовых договоров с указанием серий и номеров.

Трудовые книжки хранятся в сейфах либо несгораемых шкафах или в специально оборудованных помещениях организации.

Важно

Вести бумажные трудовые книжки при наличии их у работников обязаны все организации независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, даже микрофирмы.  Исключение – индивидуальные предприниматели (ИП). На своих работников ИП трудовые книжки не ведут, оформляя прием на работу без издания приказа, на основании трудового договора, один из трех экземпляров которого представляется в налоговую по месту налогового учета ИП . Также трудовая книжка не ведется на домашних работников, экземпляр их трудового договора направляется в налоговую по месту жительства работодателя - физического лица .

Резюмируем. Бумажные трудовые книжки ведутся на работников, у которых они есть, и не ведутся на:

• работников, впервые поступающих на работу;
• работников, начавших свою трудовую деятельность после 01.01.2020 г. с внедрением ЕНСТ;
• работающих по совместительству;
• иностранных работников;
• домашних работников;
• работников ИП;
• проработавших в организации меньше 5 дней.
  
  

Ситуация

Если сведения в ЕНСТ отличаются от сведений в бумажном варианте трудовой книжки  

Что делать, если сведения в электронной трудовой книжке отличаются от записей в бумажном варианте? При регистрации в ЕНСТ у работника пропущены два года работы по причине того, что организация была ликвидирована и найти ИНН не удалось. Что делать в такой ситуации и куда обращаться?

Сведения о предыдущих местах работы своих сотрудников в my.mehnat (ЕНСТ) должен вносить действующий работодатель.

Kadrovik.uz рекомендует

Подробнее о том, как внести сведения о предыдущем стаже работы в электронную трудовую книжку – в рекомендации>>.

Отсутствие ИНН организации бывшего работодателя не является основанием для отказа вносить сведения в ЕНСТ. Однако если поиск на дополнительных сайтах orginfo.uz, uzorg.info, statsnet.co не дал результата, работник может обратиться в Отдел содействия занятости и сокращения бедности.

Совет

ЦСЗН часто отказывают работающим гражданам в помощи, ссылаясь на то, что внесение сведений – это прямая обязанность действующего работодателя. Поэтому, направляя работника в ЦСЗН, рекомендуем подготовить письмо от имени работодателя с просьбой о содействии в поиске организаций, где ранее трудился работник, так как поиски работодателя результатов не дали.

Параллельно можно обратиться в архивные учреждения для получения архивных справок, которые в дальнейшем можно представить в ПФ как дополнительные материалы для учета стажа. Кроме того, можно обратиться с запросом в налоговые органы.

 Ответственный за ведение трудовых книжек

Работа по ведению кадрового делопроизводства, включая и работу с трудовыми книжками работников возлагается на кадровую службу организации (отдел кадров, инспектора по кадрам и т.п.). Если отдельной штатной единицы кадровика в организации нет (как правило, такое бывает в малочисленных компаниях), следует назначить лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства, включая учет, хранение и ведение трудовых книжек, в том числе электронных .
Выполнение работником обязанностей по ведению кадрового делопроизводства и трудовых книжек пропишите в соответствующей должностной инструкции.
Если такие обязанности были предусмотрены в должностной инструкции до поступления работника на работу – его нужно ознакомить с ними под роспись еще до заключения трудового договора. Соответственно, в трудовом договоре работника (например, офис-менеджера), принимаемого в организацию, где нет должности инспектора по кадрам, следует предусмотреть, что на него возлагаются обязанности по ведению кадрового делопроизводства и трудовых книжек.
Если обязанности по ведению кадрового делопроизводства и трудовых книжек не указаны в должностной инструкции, руководитель организации должен определить, на кого именно их возложить. Но сделать это можно только с предварительного согласия работника и установлением ему доплаты за дополнительные обязанности. Если работник согласен, вносятся дополнения в его должностную инструкцию и трудовой договор. Дополнения в трудовой договор оформляются путем заключения дополнительного соглашения. Все о составлении и оформлении допсоглашения мы писали здесь. В допсоглашении укажите дату, с которой работник приступает к выполнению дополнительных обязанностей, и размер доплаты. На основании допсоглашения оформите приказ о возложении на работника дополнительных обязанностей по ведению кадрового делопроизводства.

Как вносятся записи в трудовую книжку

Трудовые книжки заполняются на государственном языке, в Республике Каракалпакстан – на каракалпакском или государственном языке в присутствии работника .

С каждой вносимой записью о приеме на работу, переводе на другую работу, прекращении трудового договора знакомьте владельца трудовой книжки под роспись в личном листке формы Т-2 . В течение всего периода работы в организации в Т-2 отмечайте сведения о переводах, изменениях должности, структурного подразделения и др. в точном соответствии с записями в трудовой книжке. Если в организации есть отдаленные подразделения, их работников разрешается знакомить с записями в трудовой книжке посредством высылки извещения с отметкой об этом в личном листке.

В обязательном порядке в трудовую книжку вносите сведения о:

• приеме на работу;
• постоянных переводах на другую работу;
• прекращении трудового договора;
• времени службы в органах Вооруженных Сил, Службы государственной безопасности, внутренних дел, а также в различных охранных учреждениях, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде и государственном социальном страховании - с указанием даты призыва и даты увольнения со службы;
• времени повышения квалификации;
• периоде обучения в средних специальных, профессиональных и высших образовательных организациях.

По просьбе работника на основании его письменного заявления в трудовую книжку вносите записи о:

• периодах работы по совместительству;
• временных переводах на другую работу;
• прикомандировании к другому работодателю.

Раздел «Сведения о работнике»

Сведения о работнике содержатся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Такие сведения вносились ранее при заполнении трудовой книжки лиц, поступающих на работу впервые, а также при выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее.  

В настоящее время заполнять этот раздел работодателям нет необходимости. Работники, работавшие ранее, приносят трудовую книжку с уже заполненной первой страницей. А на лиц, впервые поступающих на работу или приступивших к ней после 2020 года, бумажная трудовая книжка не заводится, ведется только электронная трудовая книжка в ЕНСТ на my.mehnat.uz. Бумажные бланки трудовых книжек, вкладыши и дубликаты к ним биржи труда с 2020 года не выдают.
В то же время в жизни человека могут произойти события, требующие внесения изменений в сведения о работнике, содержащиеся на первой странице трудовой книжки. Самый распространенный случай – изменение фамилии работника. Чаще всего это связано с вступлением в брак или с его расторжением. Для внесения изменений в кадровые документы работник должен подать заявление и представить оригиналы соответствующих документов (паспорта, ID-карты, свидетельства о рождении/браке/расторжении брака, изменении фамилии, имени, отчества и др.). Их копии подшиваются в личное дело работника
На основании заявления работника и представленных им документов составьте приказ по личному составу об изменении фамилии в учетных документах. В тексте приказа укажите личные данные работника до и после изменения. С приказом ознакомьте работника под роспись. Далее – внесите изменения в трудовую книжку.
Зачеркните прежнюю фамилию одной чертой, а новую впишите над прежней. Впишите фамилию в точном соответствии с паспортом или ID-картой. На внутренней стороне обложки сделайте запись со ссылками на соответствующие документы с указанием их номера и даты выдачи:
Фамилия «Исламова» изменена на фамилию «Алимова» на основании свидетельства о браке серии … № …, выданного ….
Начальник отдела кадров _______________  Ф.И.О.
     (подпись)  печать
 
Сделанную запись заверьте подписью руководителя организации или уполномоченного им лица и печатью организации (при наличии) или отдела кадров. В таком же порядке при необходимости вносите изменения об имени, образовании, профессии, специальности и т.п.
В трудовых книжках образца 1975 года после графы «Фамилия» ниже предусмотрены две пустые графы специально для таких случаев. Фамилия в верхней графе зачеркивается одной чертой, а в графу, расположенную ниже, вписывается новая фамилия.    

Запись о приеме на работу

Трудовые книжки заполняются по правилам, предусмотренным разделами 3 и 4 Инструкции 402.

При приеме работника на работу в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка напишите полное наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, содержащемуся в уставе и других учредительных документах. Запись может быть сделана от руки или с использованием штампа, содержащего наименование организации.

Если наименование организации в дальнейшем изменится, отразите это в трудовой книжке каждого работника. В графе 3 сделайте запись без присвоения очередного номера: «Общество с ограниченной ответственностью с 15 мая 2024 года переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Orom». На узбекском: “«Navruz» масъулияти чекланган жамияти 2024 йил 24 майдан «Orom» масъулияти чекланган жамият деб қайта номланди”.  В графу 4 впишите номер и дату приказа о внесении изменений в кадровые документы.

Под заголовком в графе 1 проставьте порядковый номер.

В графе 2 укажите дату приема на работу.

В графе 3 запишите: «Принят (назначен или избран) в _________ цех, отдел, подразделение, участок и т. д. на должность ______ (по профессии, специальности)». Укажите присваиваемый квалификационный разряд (в случае его присвоения).

В графе 4 укажите, на основании какого документа произведена запись, проставьте его дату и порядковый номер.

Запись о постоянном переводе на другую работу

При постоянном переводе:

• в графе 1 проставьте порядковый номер записи;
• в графе 2 укажите дату начала работы;
• в графу 3 внесите запись о переводе: «Переведен на должность (профессию, специальность) _________________». Укажите структурное подразделение, куда переводится работник (если перевод осуществляется в конкретное структурное подразделение);
• в графу 4 внесите номер и дату соответствующего приказа.

Запись о прекращении трудового договора

При прекращении трудового договора:

• в графе 1 проставьте порядковый номер записи;
  • в графе 2 укажите дату прекращения трудового договора;
  • в графу 3 внесите запись: «Трудовой договор прекращен»;
  • в графе 4 укажите дату и номер приказа.

При прекращении трудового договора записи, внесенные в раздел трудовой книжки «Сведения о работе» за время работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации (при наличии) или отдела кадров.

Ситуация

Что делать, если в трудовой нет записи об увольнении 

Новый сотрудник при поступлении на работу предоставил бумажную трудовую книжку, в которой есть запись о приеме на работу в 2016 году. Однако в 2022 году организация была ликвидирована, а записи об увольнении в бумажной трудовой книжке работника нет. Может ли новый работодатель сделать отсутствующую запись об увольнении в трудовой книжке? Или оставить пустое строки и дальше продолжать заполнение трудовой книжки?

Работодатель, принимающий на работу нового сотрудника, не несет ответственности за наличие или отсутствие в бумажной трудовой книжке записей о прежней трудовой деятельности.

Но при обнаружении отсутствия записей о прекращении трудового договора с последнего места работы работодатель вправе потребовать от работника предоставить трудовую книжку со всеми необходимыми сведениями.

Для решения данного вопроса работнику следует обратиться к прежнему работодателю с просьбой внести в трудовую книжку запись об увольнении. Либо предоставить справку, подтверждающую факт работы в данной организации. В случае если к настоящему моменту организация ликвидирована, необходимо обратиться к правопреемнику ликвидированной организации или в архив.

Новому работодателю самостоятельно вносить запись об увольнении с последнего места работы можно только на основании предоставленной работником архивной справки с указанием дат о приеме и увольнении, но без печати.

Kadrovik.uz рекомендует

Работник вправе обратиться в ЦСЗН с письменным заявлением о внесении в трудовую книжку информации о своих прошлых периодах трудоустройства.

Также рекомендуем через Единую национальную систему труда (mehnat.uz) по записям в электронной трудовой книжке проверить, был ли работник документально уволен с предыдущего места работы.

От своей организации вы можете внести только данные о приеме на работу, следующим порядковым номером после последней записи в трудовой книжке, даже если запись об увольнении отсутствует.

Если архивные документы не будут предоставлены, то зачесть работнику стаж по трудовой книжке невозможно. В этом случае в дальнейшем, при оформлении пенсии, работнику необходимо будет обратиться в суд.

Внимание

Действующий работодатель обязан внести сведения о предыдущих местах работы своих работников в МАПК «ЕНСТ».

Подробнее о том, как внести сведения о предыдущем стаже работы в электронную трудовую книжку, в рекомендации

Запись о времени службы в органах Вооруженных Сил

При производстве в трудовой книжке записи о военной службе в качестве основания укажите военный билет.

Запись о повышении квалификации, переподготовке

При производстве записи в трудовую книжку о повышении работником квалификации в качестве основания впишите свидетельство, сертификат о прохождении обучения с указанием номера и даты выдачи.

Если работнику по итогам обучения присвоен разряд, внесите запись по следующему образцу:

Если работник получил новую профессию или специальность, внесите запись в трудовую книжку по следующему образцу:

Запись об обучении в высшей образовательной организации

Запись о периодах работы по совместительству

Работник вправе требовать от работодателя внести в его трудовую книжку запись о периодах работы по совместительству путем подачи соответствующего заявления. И неважно, о каком совместительстве идет речь: внутреннем или внешнем.

Запись о работе на условиях внутреннего совместительства.
На основании заявления работника в раздел «Сведения о работе» сделайте запись о начале работы по совместительству. А когда работа по совместительству будет окончена (например, в связи с истечением срока трудового договора), внесите запись о прекращении работы по совместительству. 

Запись о работе на условиях внешнего совместительства.

Для внесения в трудовую книжку записи о периоде работы по внешнему совместительству работник должен подать работодателю по основному месту работы:
- соответствующее заявление;
- справку с места работы по совместительству. Форма этой справки утверждена приказом Минтруда, рег. МЮ от 29.01.2013 г. N 2417. Справка подписывается руководителем той организации, где работник трудится по совместительству.
Пример записи о работе по внешнему совместительству в случае, когда работник обратился с заявлением о внесении этих сведений в период его работы по совместительству:

Пример записи о работе по внешнему совместительству в случае, когда работник обратился с заявлением о внесении этих сведений после прекращения трудового договора о работе по совместительству:

Запись о временном переводе на другую работу

Временные переводы на другую работу оформляются приказом работодателя с указанием срока перевода. По окончании этого срока работодатель должен предоставить работнику прежнюю работу. В каких случаях производится временный перевод и как он оформляется – читайте в рекомендации экспертов тут.
Временные переводы на другую работу не требуют внесения изменений в трудовой договор и записи в трудовую книжку. Но если работник обратится с заявлением о внесении этих сведений в трудовую книжку, работодатель не вправе ему отказать.
Пример записи о временном переводе на другую работу:

Запись о прикомандировании к другому работодателю

Прикомандирование – это временное направление работника с его письменного согласия к другому работодателю на основании отдельного срочного трудового договора с работодателем, к которому работник прикомандирован . Трудовой договор по основному месту работы на период прикомандирования приостанавливается. Как оформить прикомандирование читайте здесь.
Работодатель, к которому работник прикомандирован, издает приказ о приеме работника на работу на основании заключенного с ним срочного трудового договора. Бумажная трудовая книжка работника (при ее наличии) остается у основного работодателя, прикомандировавшего работника. По письменному заявлению работника этот работодатель должен внести в его трудовую книжку запись о прикомандировании к другому работодателю.
Пример записи о прикомандировании к другому работодателю:

Исправление записей в трудовой книжке

При выявлении неправильной или неточной записи сведений о работе, исправление вносится и заверяется тем работодателем, которым внесена запись (п. 2.4.  Инструкции 402). Для этого есть строго определенный порядок, которого необходимо придерживаться.
Чтобы исправить запись:

• признайте ее недействительной;
• внесите, при необходимости, правильную запись.

Образец исправления, если запись не соответствует приказу работодателя, на основании которого была внесена запись.
В примере ниже инспектор отдела кадров по ошибке указала наименование специальности, не соответствующее трудовому договору и приказу о приеме на работу.  Вместо «водитель подземного самосвала» написала просто «водитель самосвала». Как это исправить:

Образец исправления неправильной даты приема на работу, указанной на основании неправомерного приказа работодателя

Приведем такой пример. Работник был допущен к работе директором 10 мая 2024 г., а трудовой договор с ним был оформлен только 30 мая. Эта же дата, 30.05.2024 г. была указана в приказе о приеме на работу. В процессе проверки соблюдения в организации трудового законодательства на основании табеля учета рабочего времени и иных документов правовой инспектор труда выявил, что работник фактически выполнял свои трудовые обязанности с 10 мая. После чего работодателю было выдано предписание об устранении данного нарушения. В этой ситуации работодателю следует внести соответствующие коррективы в трудовой договор и издать новый приказ о приеме на работу со дня фактического допущения к работе, т.е. с 10 мая 2024 г. Именно этот новый приказ и должен быть указан в качестве основания для внесения соответствующего исправления в трудовую книжку работника.

Запись, производимая в трудовой книжке в случае восстановления работника на прежней работе

Часто встречающаяся ситуация на практике: работник, не согласный с увольнением, подает в суд иск о восстановлении на работе. Если суд примет решение в пользу работника, приказом отмените приказ о прекращении трудового договора и восстановлении на прежней работе. На основании этого приказа внесите новую запись в трудовую книжку работника по следующему образцу:

Выдача трудовой книжки

Трудовая книжка выдается работнику:

•  при прекращении с ним трудового договора;
• в период работы по его просьбе – на срок до 5 дней, с условием возврата.

Выдача трудовой книжки при прекращении трудового договора

При прекращении трудового договора заполненную трудовая книжку выдайте работнику в последний день работы. Ознакомьте работника с записью в трудовой книжке о прекращении трудового договора. Работник должен поставить об этом подпись в личном листке формы Т-2 рядом с графой, где указывается дата прекращения трудового договора .

Выдайте трудовую книжку работнику на руки. О получении трудовой книжки работник должен расписаться в графе 14 Книги ведения учета трудовых книжек (прил. № 3 к Инструкции 402).

Бывает так, что в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника или его отказом от получения трудовой книжки. В этом случае не позднее следующего рабочего дня направьте работнику по почте заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправление по почте.

Бывает так, что работник не является за трудовой книжкой и не дает согласия на пересылку по почте. Такие трудовые книжки, за которыми никто не пришел, хранятся в течение двух лет в отделе кадров организации отдельно от трудовых книжек работников, состоящих на работе. Невостребованные в течение двух лет трудовые книжки по истечении этого срока хранятся в архиве организации на протяжении 50 лет. По истечении 50 лет трудовые книжки могут быть уничтожены в установленном порядке.

Если работник придет за своевременно не востребованной трудовой книжкой, выдайте ее не позднее 3 дней со дня обращения работника. Трехдневный срок начинает исчисляться со следующего дня после обращения работника за получением трудовой книжки . Например, если работник обратился за выдачей своевременно не востребованной трудовой книжки 10 числа, трудовая книжка должна быть выдана работнику не позднее 13 числа.

Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается первый следующий за ним рабочий день. Например, работник обратился за получением трудовой книжки в четверг. Трехдневный срок, в течение которого работнику должна быть выдана трудовая книжка, начинает исчисляться с пятницы. Допустим, организация работает в режиме 5-дневной рабочей недели, суббота и воскресенье – выходные дни. Трудовая книжка должна быть выдана работнику не позднее понедельника.

В случае смерти работника трудовую книжку выдайте его ближайшему родственнику под роспись или по его заявлению отправьте по почте . В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» запишите: «Трудовые отношения прекращены».

При задержке выдачи трудовой книжки по вине работодателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. В таком случае днем прекращения трудового договора считается день выдачи трудовой книжки. О новой дате дня прекращения трудового договора издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника . Запись о прекращении трудового договора, сделанная ранее, аннулируется.

Выдача трудовой книжки временно в период работы

Работник вправе попросить выдать ему трудовую книжку на несколько дней в личных целях, с условием возврата . Для этого получите от работника письменное заявление в произвольной форме, в котором он просит выдать книжку и обязуется вернуть ее обратно. Указывать в заявлении причины, побудившие работника обратиться с такой просьбой, не обязательно. Работодатель не вправе отказать работнику в выдаче трудовой на том основании, что в заявлении не указаны такие причины. 

В качестве подтверждения внесенных в трудовую книжку сведений о последнем месте работы и занимаемой должности вы должны выдать справку.

Предельный срок, в течение которого владелец трудовой книжки может держать ее у себя, – 5 дней.

Пока трудовая книжка находится у ее владельца, ему категорически запрещается вносить в нее дополнительные записи и изменять их, давать в залог или уничтожать ее. Вся ответственность за это возлагается на самого работника.

Принимая обратно трудовую книжку, откройте ее и внимательно изучите в присутствии владельца. Убедитесь, что бланк соответствует первоначальному состоянию, что работник не вносил в него никаких записей, не испортил его. Если обнаружились исправления или другие изменения, составьте акт, с привлечением свидетелей. Если этого не сделать и забрать документ, не глядя, впоследствии будет сложно доказать, что трудовую книжку испортил не кадровик, а сам работник.

За порчу трудовой книжки работодатель вправе применить к работнику меры дисциплинарного взыскания, предусмотренные ст. 312 ТК.