«Сотрудник долгое время не выходит на работу по невыясненным причинам, не отвечает на телефонные звонки и сообщения в электронных мессенджерах. Директор принял решение прекратить с ним трудовые отношения.

Отсутствие на работе без уважительных причин (прогул) – это нарушение работником своих трудовых обязанностей. Т.е. прогул считается дисциплинарным проступком, который в свою очередь, является основанием для привлечения работника к дисциплинарной ответственности . Мерами дисциплинарного взыскания согласно статье 312 ТК являются: выговор, штраф, прекращение трудового договора. Отдельные категории работников могут привлекаться к специальной дисциплинарной ответственности с применением иных, не указанных в ст. 312 ТК, мер взыскания.

Таким образом, работодатель вправе прекратить с прогульщиком трудовой договор в качестве меры дисциплинарного взыскания. Однако в случае с длительным отсутствием работника на работе по невыясненным причинам есть свои нюансы, в силу которых работодателю придется выйти за рамки стандартной процедуры применения взыскания, описанной в статье 313 ТК. Какой стратегии придерживаться работодателю для законного разрешения ситуации – в рекомендуемой инструкции ниже.

1. Документально фиксируйте факты отсутствия работника на работе.

Начинайте это делать с первого же дня неявки на работу. Отмечайте невыходы на работу в табеле или ином документе учета рабочего времени персонала, который ведется в вашей организации. До выяснения причин отсутствия проставляйте в табеле буквенный или цифровой код, обозначающий неявку по невыясненным причинам, например, «НН». Затем, если причины окажутся неуважительными, поменяйте его на код, обозначающий прогул (например, «ПР»), путем зачеркивания ранее проставленного кода. 

Собирайте документы, подтверждающие факт отсутствия работника на рабочем месте. Это могут быть докладная записка или рапорт непосредственного начальника работника, документы, фиксирующие приход-уход персонала компании: журналы учета на пропускном пункте (проходной), распечатка из автоматической пропускной системы контроля и т.д. Нелишним будет составлять с участием свидетелей акты об отсутствии работника на рабочем месте. Акт составляется произвольно. Укажите в нем:

• название и дату составления;
• ФИО, должность и подразделение, в котором числится работник;
• дату и точный период отсутствия сотрудника на работе. Например, «22 января 2023 года с 9.00 до 18.00».

Укажите ФИО, должности присутствующих при составлении акта (желательно как минимум трое человек). Пусть подпишут акт напротив своих фамилий.

Собирать документы нужно постоянно, насколько часто – законом не установлено. В первые дни неявки желательно делать это ежедневно. Если отсутствие работника затянулось, документально подтверждать прогулы можно раз в неделю или раз в месяц.

Воспользуйтесь чек-листом от экспертов Kadrovik PRO, который поможет оформить прогул

СКАЧАТЬ ЧЕК-ЛИСТ>>

 2. Примите меры для выяснения причин отсутствия работника.

Прекратить трудовой договор с работником за прогул можно только в том случае, если работник отсутствовал на работе по неуважительным причинам. Поэтому закон обязывает работодателя затребовать у работника письменное объяснение своей неявки на работу. Это одно из главных условий применения дисциплинарного взыскания . Но если работник не появляется на рабочем месте и не выходит на связь, взять от него объяснение становится затруднительным. Тем не менее работодателю придется предпринять все возможные меры, чтобы такое объяснение получить. Для этого используйте любые доступные способы связи с сотрудником.

В первую очередь рекомендуем отправить ему по почте телеграмму или письмо с требованием явиться на работу и дать письменное объяснение невыхода на работу. Известите работника о том, что, если в течение определенного срока от него не поступит ответ, работодатель воспользуется своим правом применить дисциплинарное взыскание, вплоть до прекращения трудового договора. Если направляете корреспонденцию как письмо, оформите его с услугой уведомления о вручении и описью вложения. Опись вложения необходима для подтверждения содержания письма: что работник действительно информируется о необходимости дачи объяснений по поводу своего отсутствия.

Письмо или телеграмму направьте по адресу места жительства работника, указанного в реквизитах трудового договора. Если вы располагаете сведениями о том, что работник может фактически проживать в другом месте, отправьте почтовую корреспонденцию по всем известным вам адресам.

Также можете направить с визитом по месту проживания работника представителей от работодателя из числа сотрудников организации, чтобы они вручили уведомление нарочно и получили объяснение на месте. Если не застанут самого коллегу, – пусть поговорят с другими лицами, которые могут «пролить свет» на ситуацию: членами его семьи, соседями, «участковым», представителями махаллинского комитета и т.д. Результаты посещения нужно зафиксировать актом и ознакомить с ним под подпись всех, с кем проведена беседа. Такая процедура тем более пригодится в том случае, если почтовое уведомление о необходимости дачи объяснения вернется работодателю в связи с неполучением его адресатом.

В дополнение к вышеуказанным мерам периодически отправляйте работнику:

• СМС-сообщения по всем известным номерам телефона, в том числе в электронных мессенджерах;
• письма по электронной почте (при наличии ее у работника), с требованием дать объяснение своему отсутствию.

Прекращать трудовой договор по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности работника – запрещается . Поэтому целесообразно направить письменный запрос от имени работодателя в поликлинику по месту жительства работника, чтобы узнать, не находится ли он на больничном. Либо - организовать выезд представителей работодателя в медучреждение и выяснить все на месте.

Если работник так и не появился на работе, никаким образом не вышел на связь и не объяснился по факту своего отсутствия в срок, указанный в почтовом уведомлении, составьте акт о невозможности получить объяснение от работника. После этого можете переходить к оформлению прекращения трудового договора за нарушение работником трудовых обязанностей, выразившихся в длительном прогуле.

 3. Установите основание прекращения трудового договора

 Прекратить трудовой договор с виновным работником в качестве меры дисциплинарного взыскания можно по 2 основаниям: за однократное грубое  или систематическое  нарушение трудовых обязанностей.

Прекращение трудового договора за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей

Главное условие увольнения по этому основанию – наличие в Правилах внутреннего трудового распорядка организации перечня однократных грубых нарушений, за которые может последовать прекращение трудового договора, и в числе таких нарушений указан прогул.

В отношении руководителя организации перечень грубых нарушений включается в его трудовой договор с собственником организации. Также исключение составляют отдельные категории работников (сотрудники правоохранительных органов, военнослужащие, госслужащие и пр.), увольнение которых по данному основанию происходит с применением уставов и положений о дисциплине. Об этом мы писали в публикации «Можно ли в качестве наказания понизить работника в должности».

Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем по согласованию с профкомом или иным представительным органом работников .

Внимание

Микрофирмы вправе не принимать правила внутреннего трудового распорядка. В этом случае перечень однократных грубых нарушений трудовых обязанностей, за совершение которых допускается прекращение трудового договора, может быть предусмотрен непосредственно в трудовых договорах работников. Если же такой перечень не предусмотрен ни правилами, ни трудовым договором, увольнять работников по п. 5 ч. 2 ст. 161 ТК микрофирма не вправе. В случае если работодателем является ИП, перечень однократных грубых нарушений также может указываться в трудовом договоре работника .

Таким образом, чтобы законно уволить работника по пункту 5 части 2 статьи 161 ТК:

• в организации должны быть правила внутреннего трудового распорядка, оформленные надлежащим образом . Что делать, если представительного органа работников в компании нет и как в таком случае утвердить правила – читайте в публикации: Как разрабатывать и утверждать локальные акты работодателя. 
• в правилах внутреннего трудового распорядка определен перечень проступков, за однократное совершение которых может последовать прекращение трудового договора с работником ;
• в числе однократных грубых нарушений значится прогул, и определено, какое время отсутствия работника на работе без уважительных причин (целый рабочий день, часть рабочего дня и т.п.) признается прогулом .

Если хоть одно из этих требований не соблюдено, прекращение трудового договора по п.5 ч. 2 ст. 161 ТК будет считаться произведенным с нарушением установленного порядка. А это может привести к признанию увольнения незаконным и восстановлению работника на работе с возмещением ему причиненного вреда.

Прекращение трудового договора за систематическое нарушение трудовых обязанностей

Уволить по этому основанию можно в том случае, если прогул работника – это уже повторное совершение им дисциплинарного проступка в течение года со дня привлечения к дисциплинарной или материальной ответственности либо применения к нему мер воздействия, предусмотренных трудовым законодательством и иными правовыми актами о труде, за предыдущее нарушение трудовых обязанностей.

Помните о сроках применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется непосредственно за обнаружением дисциплинарного проступка, но не позднее одного месяца со дня его обнаружения, не считая периода временной нетрудоспособности работника или пребывания его в отпуске .

В случае с длительным отсутствием работника подразумевается так называемый «длящийся прогул». Поэтому предполагается, что моментом обнаружения проступка является не первый зафиксированный день невыхода работника на работу, а момент окончания выяснения причин его отсутствия. Именно с этой даты начинается отсчет месячного срока для прекращения трудового договора в качестве меры дисциплинарного взыскания.

Если «прогульщик» ко дню издания приказа об увольнении так и не объявился, трудовые отношения с ним прекращаются с последнего рабочего дня, предшествовавшего первому дню его отсутствия на работе .

4. Согласуйте прекращение трудового договора с представительным органом работников

При прекращении трудового договора за виновные действия работника необходимо получить предварительное согласие профсоюзного комитета или иного представительного органа работников (далее – профком), если это предусмотрено коллективным соглашением или коллективным договором .

Профком должен сообщить работодателю в письменной форме о принятом решении по вопросу согласия на увольнение в 10-дневный срок со дня получения письменного представления работодателя. Если по истечении этого срока профком о своем решении не сообщил, трудовой договор с работником допускается прекратить без такого согласия.

Работодатель вправе прекратить трудовой договор не позднее одного месяца со дня принятия профкомом положительного решения.

5. Предупредите работника о прекращении трудового договора

Работодатель обязан в письменной форме (под роспись) предупредить работника о прекращении с ним трудового договора в связи с виновными действиями не менее чем за три дня . Но поскольку предупредить отсутствующего работника лично невозможно, нужно опять же прибегнуть к помощи почты. Отправьте предупреждение на домашний адрес работника телеграммой или заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Квитанции и почтовые бланки сохраните.

В качестве альтернативы закон разрешает работодателю на свое усмотрение заменить срок предупреждения соразмерной денежной компенсацией . Эта сумма будет включена в состав выплат, причитающихся работнику при прекращении с ним трудового договора .

6. Оформите приказ о прекращении трудового договора.

Приказ будет о применении к работнику меры дисциплинарного взыскания в виде прекращения трудового договора. В приказе укажите:

• обстоятельства совершения работником проступка, а именно длительного прогула без уважительных причин;
• основание прекращения трудового договора в точном соответствии с формулировкой пункта 5 ч. 2 ст. 161 ТК;
• пункт правил внутреннего трудового распорядка, предусматривающий прогул в качестве однократного грубого нарушения трудовых обязанностей, за совершение которого с работником прекращен трудовой договор.

Отметьте в приказе, что днем прекращения трудового договора является последний рабочий день перед прогулом .

Например, работник отсутствовал с 1 февраля по 1 апреля. Последний день, когда он выходил на работу, было 31 января. 1 апреля издан приказ о прекращении трудового договора. Таким образом, датой прекращения трудового договора будет 31 января, а датой издания приказа – 1 апреля.  

Приказ о применении меры дисциплинарного взыскания с указанием мотивов объявляется работнику под роспись . Работник, не ознакомленный с таким приказом, считается не имеющим дисциплинарного взыскания . Кроме того, раз это приказ о прекращении трудового договора, копию такого приказа необходимо выдать уволенному . Но если он ко дню прекращения трудового договора так и не объявится, работодатель по объективным причинам не сможет ни ознакомить работника с приказом лично, ни выдать его копию нарочно. Поэтому помимо прочего отразите в приказе эту информацию.

Вместе с тем работодатель все равно обязан довести приказ до сведения работника, чтобы выполнить требование закона об ознакомлении с приказом и вручении его копии. Для этого отправьте копию приказа по почте с уведомлением о вручении почтового отправления . Сделайте опись вложения, сохраните квитанции и почтовые бланки. Наряду с почтовым отправлением допускается использовать и любые другие способы для направления копии приказа. Например, посредством электронных, интернет и иных аналогичных средств связи . Факт получения работником такого уведомления является основанием считать, что работодатель выполнил обязанность по предоставлению работнику копии приказа о прекращении трудового договора.

Зарегистрируйте приказ о прекращении трудового договора в Единой национальной системе труда на my.mehnat.uz.

7. Заполните трудовую книжку работника

Если у работника имеется бумажная трудовая книжка, внесите в нее запись о прекращении трудового договора.  Все сведения (записи) о работе, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверьте подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации (при наличии) или отдела кадров .

Электронная трудовая книжка формируется автоматически в Единой национальной системе труда на my.mehnat.uz посредством регистрации заключения, изменения и прекращения трудового договора работника. Оттуда же можно распечатать выписку из электронной трудовой книжки.

8. Соберите все документы, подлежащие выдаче работнику

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку (выписку из электронной трудовой книжки), а также копию приказа о прекращении трудового договора .  

Если в день прекращения трудового договора работник отсутствует, работодатель обязан не позднее следующего рабочего дня направить ему письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Невостребованную работником трудовую книжку храните 2 года в отделе кадров организации, отдельно от трудовых книжек действующих сотрудников. По истечении этого срока трудовая книжка передается в архив организации, где хранится 50 лет, после чего ее можно уничтожить .

Если работник придет за трудовой книжкой, ее нужно выдать не позднее трех дней .

Итак, оформив увольнение:

• подготовьте копию приказа о прекращении трудового договора и выписку из электронной трудовой книжки;
• составьте от имени работодателя письменное уведомление работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее по почте. Подпишите его у руководителя организации или иного уполномоченного лица, обладающего правом приема на работу и прекращения трудового договора;
• отправьте работнику по почте копию приказа, выписку из электронной трудовой книжки и уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. Почтовую корреспонденцию оформите заказным письмом с уведомлением о получении и описью вложения с указанием наименований документов и их реквизитов.   
• наряду с почтовой корреспонденцией отправьте все документы работнику посредством электронных, интернет и иных аналогичных средств связи.

9. Произведите расчет с работником

Расчет включает в себя выплату работнику:

• недополученной заработной платы;
• компенсации за все неиспользованные работником основные и дополнительные отпуска;
• других выплат в случае, если они предусмотрены трудовым законодательством или иными правовыми актами о труде либо трудовым договором. Подробно об этом мы писали в публикации: Что включает в себя «расчет с работником» при увольнении

Все причитающиеся работнику суммы следует выплатить в день прекращения трудового договора. Если работник в этот день не работал, то соответствующие суммы нужно выплатить не позднее трех календарных дней после предъявления работником требования о расчете . При выплате зарплаты наличными деньгами, эти 3 дня позволят работодателю получить деньги в обслуживающем банке с учетом особенностей работы банковских учреждений.

В случае выплаты зарплаты путем перечисления на банковскую пластиковую карту работника - в день прекращения трудового договора зачислите на нее причитающуюся сумму денежных средств.