В рекомендации:

– кто обязан вести личные карточки Т-2;

– какую основную информацию вносить в карточку Т-2;

– как заполнить личную карточку Т-2.

Кто обязан вести личные карточки Т-2 

Личная карточка Т-2 – это кадровый документ, который каждый работодатель обязан вести  на сотрудника, оформленного по трудовому договору, с его первого рабочего дня  . Т-2 на сотрудника работодатель ведет на протяжении всего периода его работы. В Т-2 отражают полную информацию о трудовой деятельности сотрудника. При этом работодатель обязан знакомить работника с каждой новой записью в личной карточке, а работник должен расписаться об ознакомлении. 

Какую основную информацию вносить в карточку Т-2 

В личной карточке сотрудника – 2 страницы, данные которых сгруппированы в 5 разделов. Первично личную карточку заполняет кадровая служба при приеме работника на работу. Далее кадровик вносит записи в процессе трудовой деятельности работника вплоть до его увольнения.

1. Общая информация о сотруднике

В разделе I карточки Т-2 отражают анкетные/личные данные о сотруднике:

• ФИО;
• дату рождения и место рождения;
• сведения об образовании;
• паспортные данные;
• контактную информацию работника.

В том числе есть раздел о составе семьи, куда можно внести информацию о детях сотрудника. 

2. Сведения о воинском учете

В раздел II личной карточки Т-2 вносят информацию о воинском учёте. Если на работу приняли военнообязанного, он предоставляет в кадровую службу военный билет или приписное удостоверение. Сведения из военного билета сотрудника переносят и в его личную карточку.

3. Информация о трудовой деятельности сотрудника

В разделе III карточки Т-2 отражают информацию о приеме сотрудника, его переводах. Основанием для внесения записи будет приказ работодателя.

4. Сведения об отпусках

В разделе IV карточке есть раздел «Отпуск». В нем фиксируют основные и дополнительные отпуска – за вредные и неблагоприятные условия труда.

5. Дополнительные сведения

В строки раздела вносят информацию, которая может быть важной для работодателя, однако для её отражения нет специального раздела. Например, если работнику по закону положены льготы, либо он проходил аттестацию или переаттестации, если получил дополнительную профессию. Также в этот раздел можно внести дополнительные сведения, к примеру, о наличии водительских прав и их категории.

6. Основание прекращения трудового договора

Строку заполняет кадровый отдел только при увольнении сотрудника. В нее вписывают основание прекращения трудового договора – статью и пункт ТК, а также дату увольнения и реквизиты приказа.

Как заполнить личную карточку Т-2 

1. Начало документа

Перед началом заполнения разделов отражают базовую информацию в шапке. Здесь указывают:

• наименование организации;
• порядковый номер карточки;
• пол сотрудника;
• табельный номер работника, который присваивается при трудоустройстве;
• первую букву фамилии в поле «Алфавит».

В личной карточке Т-2 предусмотрена ячейка для фотографии работника.

2. Общие сведения

В первом разделе карточки отражают общую информацию, поэтому он самый объёмный:

1. ФИО. Вносится согласно данным паспорта или ID-карты.
2. Дата рождения.
3. Место рождения.
4. Национальность
5. Образование. Выбирают один из видов, приведённых тут же, на основании документа об образовании. Ниже в полях указывают название образовательного учреждения, наименование, серию и номер выданного документа, дату окончания, присвоенную квалификацию, направление или специальность.
6. Общий стаж на дату начала работы в организации – в годах, месяцах и днях из трудовой книжки.
7. Семейное положение – сведения о браке. Например, для женатого мужчины указывается «состоит в зарегистрированном браке».
8. Сведения о составе семьи. Перечисляются ФИО и даты рождения членов семьи.
9. Данные паспорта или ID-карты.
10. Адрес с индексом – по паспорту и фактический (если отличается), дата регистрации и номер телефона.

3. Сведения о воинском учёте

Если на работу принимают военнообязанного, он представляет в кадровую службу военный билет или заменяющий его документ. В раздел 2 личной карточки работника вносят информацию о воинском учёте (Инструкции по организации и порядку ведения воинского учета граждан Республики Узбекистан, рег. №3272 от 30.06.2020 г.):

1. Группа учета. Заполняется в отношении отслуживших, кроме генералов и офицеров запаса. В строке «Группа учета» личных карточек рядовых солдат, матросов, сержантов резерва и запаса проставляется «А» или «ТК», «ВМФ», «СГБ», «МВД», «КОГГ» – пункт 21 военного билета.
2. Категория учета. Указывается как «резерв» или «запас» – пункт 20 военного билета.
3. Состав. Заполняется на отслуживших лиц. Указывается состав из военного билета, например, рядовые, матросы, сержанты – пункт 22 военного билета.
4. Воинское звание. Указывается звание из билета, а для тех, кто ещё не служит в армии – «подлежит призыву».
5. Полное кодовое обозначение ВУС. Для отслуживших лиц указывается код военно-учётной специальности – пункт 25 военного билета.
6. Категория годности к военной службе. Отражается «годен к военной службе», «временно непригоден к военной службе», «ограниченно годен к военной службе в военное время», «непригоден к военной службе».
7. Наименование ОДО по месту жительства, в котором работник состоит на учёте.
8. Состоит на специальном воинском учёте. Поле заполняется только при наличии в билете отметки.

4. Прием на работу, назначения и перемещения

Данные в разделе заполняют на основе трудового договора, приказов о приеме или переводе. Первоначально делается при найме. В графах таблицы отражают:

1. Дату принятия на работу.
2. Структурное подразделение/отдел, куда приняли работника, цех/отдел, участок.
3. Должность, специальность или профессию с указанием разряда, класса квалификации, если они установлены.
4. Оклад. Размер оклада, установленный работнику.
5. Основание. Указывают дату и номер приказа о приеме на работу.
6. Подпись работника.

При постоянных переводах указанный раздел личной карточки заполняется так же. Сделать запись необходимо в течение трех дней, работник должен поставить подпись .

5. Отпуск

В этом разделе отражают как ежегодный оплачиваемый отпуск, так и все прочие его виды – учебный, неоплачиваемый и иные. В графах отражают следующие данные:

1. Вид отпуска. Если берётся только часть ежегодного отпуска, это надо отметить.
2. Период работы – рабочий год, за который предоставляют отпуск.
3. Дата начала и окончания отпуска.
4. Основание – график отпусков или приказ об отпуске.

6. Дополнительные сведения 

В строки раздела вносят информацию, которая может быть важной для работодателя, но для её отражения нет специального раздела. Например, сведения о наличии водительских прав и их категории.

Если работнику по закону положены льготы, информацию о них можно отразить в личной карточке в этом разделе. Подтвердить право на льготу сотрудник должен документом – например справкой об инвалидности.

Также в этот раздел можно внести сведения о повышении квалификации или профессиональной переподготовке. Сведения вносятся на основании документа о повышении квалификации, если ее проводили. Присвоение новой профессии подтверждается свидетельством или дипломом.

В этом разделе можно указать государственные награды и звания, если работник их получил, а также поощрения от работодателя.

7. Основание прекращения трудового договора

Этот раздел кадровая служба заполняет только при увольнении работника. В нее вписывают основание прекращения трудового договора – статью и пункт ТК, а также дату увольнения и реквизиты приказа.

Других данных в личную карточку работника по форме Т-2 не вносят. Карточки уволенных сотрудников помещают отдельно от карточек действующих работников организации, и хранят в течение 75 лет.

Ситуация

Необходимость заполнения формы Т-2 на сотрудников

Личная карточка Т-2 обязательный для работодателя документ , но форма Т-2 является унифицированной формой. Сейчас все трудовые книжки являются электронными и регистрируются в ЕНСТ. В отличие от формы Т-2, в ЕНСТ не хватает дополнительных граф – сведений о воинском учете и отпусках.

Можем ли мы не заполнять форму Т-2 в бумажном виде на каждого сотрудника согласно унифицированной форме, а заполнять только все формы в ЕНСТ на каждого сотрудника, если прописать это в учетной политике? Какие последствия могут при этом возникнуть?

– Нет, требование к ведению личной карточки Т-2, как и к ведению действующих до 2020 года трудовых книжек в бумажном виде, не отменены. Поэтому все организации обязаны вести на работников личные карточки формы Т-2. Тем более, что сведения о воинском учете и использованных отпусках необходимы для соблюдения законодательства о всеобщей воинской обязанности и военной службе, а также для реального отображения использованных отпусков и расчетов денежных компенсаций по ним.

Если не соблюдать это требование, то должностное лицо организации могут привлечь к ответственности по статье 49 КоАО.