В рекомендации:

– стадии приема на работу;

– трудовой договор;

– фактический допуск к работе;

– приказ о приеме на работу;

– оформление приема;

– регистрация в ЕНСТ.

ТК определяет три стадии приема на работу . На первой стадии для работника проводят ознакомительную процедуру. На второй стадии с работником заключают трудовой договор. На последней, третьей стадии работодатель:

• издает приказ о приеме на работу;
• вносит сведения в бумажную трудовую книжку работника, если она у него есть;
• вносит данные в МАПК «Единая национальная система труда» (ЕНСТ).

Первая стадия. Ознакомительная процедура

Ознакомительная процедура нужна, чтобы работника ознакомили с будущими обязанностями, характером работы, условиями труда, локальными актами . Работодателю ознакомительная процедура помогает проверить, подходит ли работник на должность по своим профессиональным и деловым качествам и пр. .

С полным перечнем документов, которые работник предоставляет работодателю при поступлении на работу, можете ознакомиться в публикации:

– Какие документы нужно требовать при приеме на работу.

ТК предусматривает право работодателя проводить собеседование или конкурсный отбор для поиска подходящего на должность сотрудника. Однако работодатель может принимать на работу по конкурсу, если в организации есть внутреннее положение, которое регулирует эту процедуру . Положение о конкурсном отборе работодатель утверждает по согласованию с профсоюзным комитетом.

Для отдельных категорий работников законодательство при приеме на работу предусматривает обязательный конкурсный отбор. Например, педагогов на работу в вузы принимают на конкурсной основе, согласно Положению о порядке приема педагогических работников на работу в высшие образовательные учреждения на конкурсной основе .

Вторая стадия. Заключение трудового договора

Трудовой договор считается заключенным, если стороны достигли соглашения по всем его условиям и подписали его. 

Трудовой договор должен содержать общие сведения, обязательные условия и реквизиты сторон. При этом в трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника. Подробнее о том, какие условия включать в трудовой договор, узнайте в рекомендации эксперта.

В какой форме заключать трудовой договор

Трудовой договор заключается в письменной форме не менее чем в двух экземплярах, имеющих одинаковую силу. На каждом экземпляре должны быть подписи сторон и печать работодателя, если она есть. Один из экземпляров остается у работника, а другой – хранится у работодателя.

Внимание

Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить в форме электронного документа .

От имени работодателя трудовой договор подписывает должностное лицо с правом приема на работу. Факт того, что работник получил свой экземпляр трудового договора, фиксируется подписью работника на экземпляре работодателя .

Рис. Пример записи в трудовой договоре о получении своего экземпляра трудового договора

Ситуация

Нужно ли брать с работника письменное заявление о приеме на работу 

Директор при приеме на работу требует брать у соискателей письменное заявление. Однако, некоторые из соискателей не хотят писать заявление, ссылаясь на то, что законодательство такое требование не устанавливает. Не нарушаем ли мы законодательство, если продолжаем брать заявления о приеме на работу у соискателей?

– Нет, не нарушаете.

Письменное заявление при приеме на работу у соискателя брать не обязательно – в ТК действительно нет такого требования. Однако брать заявления о приеме на работу, это – не нарушение. Вложите его в личное дело работника. В любом случае, главное, чтобы с работником заключили трудовой договор, так как для издания приказа о приеме на работу основанием будет только наличие трудового договора .

Какие документы должны быть в личном деле работника, а какие нельзя хранить, узнайте в рекомендации «Как вести личное дело работника».

Ситуация

Может ли главный бухгалтер подписывать трудовые договоры с работниками 

Можно ли временно передать полномочия по подписанию трудовых договоров главному бухгалтеру, например, на период отсутствия директора? Как правильно оформить такое временное делегирование?

Прямого запрета на подписание трудовых договоров главным бухгалтером законодательство не содержит. Однако ТК четко устанавливает: от имени работодателя трудовой договор подписывает должностное лицо, наделенное правом приема на работу. Это значит, что он должен обладать официально подтвержденными полномочиями.

На практике возникает проблема: далеко не всегда в компании определено, кому именно предоставляется такое право. Если, к примеру, в уставе не прописано, что главный бухгалтер относится к числу лиц, уполномоченных принимать сотрудников на работу, его подпись может быть признана недействительной. Это является нарушением порядка оформления приема на работу.

Полномочия могут быть делегированы с помощью генеральной доверенности.

Если такие полномочия действительно предоставлены – главный бухгалтер вправе подписывать трудовые договоры от имени работодателя, и это будет соответствовать требованиям законодательства. Но если в документах отсутствует прямое упоминание права приема на работу, то подписывать договор должен руководитель организации либо иное специально уполномоченное лицо.

Напоминаем

Трудовой договор заключается в бумажной или электронной форме минимум в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами и заверяется печатью работодателя. Подробнее о том, как подтвердить заключение электронного трудового договора, узнайте в рекомендации

Что указывать в реквизитах трудового договора

В трудовом договоре обязательно указывать его номер, дату, место заключения и реквизиты самих сторон, которые заключили трудовой договор .

Таблица 1 

Какие реквизиты указывать в трудовом договоре

Если при заключении трудового договора в него не включили некоторые из обязательных реквизитов, это – не основание перезаключать трудовой договор или признавать его незаключенным. В этом случае достаточно дополнить трудовой договор недостающими реквизитами и заключить об этом дополнительное соглашение.

– Примерная форма трудового договора на неопределенный срок

– Примерная форма трудового договора на определенный срок

– Примерная форма трудового договора с совместителем

Когда трудовой договор вступает в силу

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания сторонами. Работник обязан приступить к работе с даты, определенной трудовым договором. Если в договоре эта дата не указана, приступить к работе нужно на следующий рабочий день после вступления договора в силу .

Когда считается, что работника фактически допустили к работе

Фактическим допуском считаются случаи, когда работника допустили к работе без оформления приема на работу. В этом случае допустить работника к работе может должностное лицо с правом приема на работу или другие сотрудники – с его ведома. Например, это может быть руководитель организации или руководитель подразделения.

Внимание

День фактического допуска работника к работе будет считаться днем заключения трудового договора. Если работника не оформили и сразу допустили к трудовым обязанностям, работодатель должен в трехдневный срок заключить трудовой договор и издать приказ о приеме на работу .

Ситуация

Если к работе допустил не уполномоченный на это работник, и работодатель отказывается оформлять прием на работу 

Кандидат прошел собеседование с руководителем подразделения, и его решили принять на работу. Работник согласился сразу же приступить к работе. Кадровый отдел об этом не известили и прием на работу в тот же день не оформили, а на следующий день работодатель по каким-то причинам отказался принимать кандидата на работу. Как оплачивать работу в такой ситуации?

– Работодатель, в интересах которого незаконно допущенный к обязанностям работник выполнил работу, в любом случае обязан оплатить ему фактически отработанное время, выполненный объем работ. Оплату работодатель произведет, исходя из тарифной ставки, оклада, который установлен за выполнение работы соответствующей сложности .

Третья стадия. Издание приказа о приеме на работу и внесение сведений в ЕНСТ и трудовую книжку работника

Приказ о приеме на работу работодатель издает после заключения трудового договора и только на его основании. Затем работодатель вносит сведения в бумажную трудовую книжку и ЕНСТ.

Как издать приказ о приеме на работу

Перед тем, как издать приказ нужно проверить два пункта.

1. Соответствуют ли даты заключения трудового договора и издания приказа о приеме на работу. В противном случае могут возникнуть трудности при регистрации трудового договора в ЕНСТ.

2. Соответствует ли содержание приказа условиям трудового договора – этого требует ТК .

Приказ о приеме на работу работодатель объявляет работнику под подпись в трехдневный срок со дня, когда он фактически начал работать. Давать работнику копию приказа не обязательно. Однако если работник потребует копию приказа – отказать нельзя. При этом копия заверяется подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица, а также печатью, если она есть.

Зафиксировать факт того, что работник получил свой экземпляр договора можно в журнале или книге приказов, если в организации их ведут. Также работник, чтобы подтвердить получение своего экземпляра трудового договора может расписаться об этом в оригинале приказа.

            – Общая форма приказа о приеме на работу 

            – Форма приказа с включением в него условия о предварительном испытании 

Ситуация

Можно ли одним приказом принять на работу нескольких человек 

Планируем оформить трудовые отношения с 20 новыми сотрудниками. Обязательно ли на каждого создавать отдельный приказ или можно издать один приказ с 20 параграфами?

Прямого запрета на издание одного приказа о приеме нескольких работников в ТК нет. В идеале, конечно, нужно оформлять на каждого принимаемого работника отдельный приказ.

Во-первых, приказ содержит персональные данные работника.

Во-вторых, оформляя прием на работу работодатель заключает с каждым сотрудником отдельный трудовой договор, который и будет основанием для издания приказа .

С приказом о приеме на работу вы будете знакомить каждого работника, которого он касается, – под роспись в 3-дневный срок со дня фактического начала работы. Также любой работник может потребовать от работодателя выдать ему надлежаще заверенную копию приказа о его приеме на работу . Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора, а они могут отличаться для разных работников. И положения трудового договора с одним работником нежелательно показывать другим работникам, которых принимают на работу на других условиях.

Также периодически придется снимать копии приказов о приеме на работу в различные организации (в вуз – для подтверждения начала трудовой деятельности выпускника, в отделы пенсионного фонда и т.д.), где требуются данные на конкретного работника, а не списком.

В больших компаниях со множеством структурных подразделений кадровикам нередко приходится принимать на работу в один день десятки, а то и сотни человек. И оформление одного приказа на всех значительно облегчает труд кадровой службы. Некоторые опытные кадровики используют в тексте приказа табличную форму, указывая в ее графах соответствующие данные на каждого работника на основе заключенного с ним трудового договора:

При этом каждого работника с приказом можно знакомить, показывая только графу, которая относится к нему, закрывая при этом остальные.

Также можно делать приказ, разбивая его на параграфы. Отдельный параграф – на отдельного работника. И опять же – знакомить работника только с той частью приказа, которая содержит сведения о приеме на работу, касающиеся непосредственно его.

В дальнейшем, если работнику понадобится приказ о приеме на работу, сделайте из него выписку. Выписка – это документ, представляющий собой копию части другого документа. Самое главное – правильно ее оформить, заверив подписью руководителя организации (или иного уполномоченного лица) и печатью (если есть) .

Бывает и так, что сделать копию документа – затруднительно, т.к. в некоторых организациях приказы брошюруются, сшиваются в отдельные многолистные папки. И из этих папок почти невозможно сделать качественную ксерокопию. И выписка из приказа как раз и будет выходом из положения.

Ситуация

Можно ли оформить приказ о приеме на работу позже даты заключения трудового договора 

Да, можно, но не позже 3 рабочих дней со дня фактического начала работы .

Трудовые отношения с соискателем возникают на основании заключенного трудового договора.  В договоре фиксируется не только дата его подписания, но и дата, с которой работник приступает к выполнению своих обязанностей. Если в трудовом договоре не определен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу.

Важно

Трудовой договор нужно оформить не позднее трех дней со дня фактического допущения к работе. Подробнее о том, какие условия включать в трудовой договор – в рекомендации эксперта

ТК не требует, чтобы приказ о приеме на работу и трудовой договор были оформлены в один и тот же день. Главное – чтобы работник был допущен к работе в срок, указанный в трудовом договоре.

Например, трудовой договор заключен 22 сентября. Работник обязан приступить к работе с даты, определенной в трудовом договоре – 23 сентября. Приказ о приеме на работу можно оформить как 22, так и 23 сентября. При этом дата приема на работу в приказе должна совпадать с датой, которую указали в трудовом договоре. 

Напоминаем

С приказом о приеме необходимо ознакомить работника под подпись в течение 3 дней со дня фактического начала работы.

Таким образом, дата приема на работу и дата издания приказа могут не совпадать. При это важно соблюдать сроки и порядок оформления, в том числе в ЕНСТ. Зарегистрировать трудовой договор на my.mehnat необходимо в течение 5 рабочих дней со дня заключения трудового договора 

Как внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку

Запись о приеме на работу в бумажной трудовой книжке работодатель делает на основании приказа в течение пяти дней после его издания. С этой записью работодатель должен ознакомить работника в течение трех дней в личном листке Т-2.

Чтобы внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку, следуйте инструкции.

1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка впишите полное наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию организации в уставе и других учредительных документах.

Если работник принимается в обособленное подразделение – указывается и его наименование. Запись может быть сделана от руки или с использованием штампа, содержащего наименование организации.

2. Под заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер записи.

3. В графе 2 укажите дату приема на работу.

4. В графе 3 напишите: «Принят (назначен или избран) в _______цех, отдел, подразделение, участок и т. д. на ____ должность (по профессии, специальности)». Также укажите квалификационный разряд (если он присваивается).

5. В графе 4 пропишите, на основании какого документа произведена запись, проставьте его дату и порядковый номер.

Таблица 2

Как внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку

6. О приеме бумажной трудовой книжки сделайте запись в Книге приема трудовых книжек.

Как внести данные о приеме на работу в ЕНСТ

В ЕНСТ данные о приеме работника на работу вносятся также, как и в случае с бумажной трудовой книжкой – на основании приказа о приеме в течение пяти дней после его издания.

Чтобы внести данные о приеме на работу в ЕНСТ следуйте инструкции:

1. Создайте рабочее место с должностью работника и нажмите кнопку «Оформить сотрудника», чтобы зарегистрировать трудовой договор. Далее система переведет вас на форму заполнения паспортных данных сотрудника.

2. Заполните все необходимые данные по документам работника. Если по какой-то причине появляются ошибки, то проверьте правильность паспортных данных или ПИНФЛ. После того, как успешно ввели все данные, в системе появится информация о работнике и у вас появится кнопка для перехода в окно регистрации трудового договора.

3. В окне регистрации трудового договора заполните все сведения в строках.

Таблица 3

Как заполнить сведения о регистрации трудового договора в ЕНСТ

Документы, которые оформляют после принятия сотрудника на работу

После издания приказа и приема сотрудника на работу работодатель заводит на него личный листок Т-2. Также можно завести личное дело работника, в котором будут храниться его документы.

Kadrovik.uz рекомендует

Какие дополнительные документы должен предоставить работник по требованию работодателя, а какие сведения о кандидате нельзя требовать, узнайте в рекомендации.

Личный листок работника Т-2

Личный листок Т-2 заводится на работника после того, как его оформили на работу. В первую очередь в личный листок вносят сведения о работнике, например, Ф.И.О., год и место рождения, сведения о воинском учете и пр. Учтите, что записи в личном листке должны соответствовать записям в трудовой книжке. В личном листке вы можете брать у работника подпись об ознакомлении с новыми записями в его трудовой книжке.

Личное дело работника

Работодатель не обязан заводить и вести личные дела сотрудников – ТК такого требования не устанавливает. Однако на практике это помогает оптимизировать хранение личных документов сотрудников. В любом случае, как хранить документы и личные данные сотрудников решает сам работодатель. Правила хранения и оформления документов сотрудников прописываются в локальном акте организации.

Чек-лист и Блок-схема

Воспользуйтесь чек-листом и блок-схемой от экспертов Kadrovik PRO, которые помогут оформить прием на работу, избежать ошибок в документах, сэкономить время и снизить риски штрафов. Документы также можно скачать, распечатать и раздать коллегам.

СКАЧАТЬ ЧЕК-ЛИСТ>> 

СКАЧАТЬ БЛОК-СХЕМУ>>