В рекомендации:

– этапы при организации кадрового делопроизводства;

– основные ошибки в ведении кадрового делопроизводства;

– кадровое делопроизводство в электронном формате.

Основная цель кадрового делопроизводства – обеспечить правильное и законное ведение трудовых отношений между работодателем и сотрудниками. В рамках этого процесса создаются и хранятся документы, которые регулируют трудовые отношения в организации.

Кадровое делопроизводство также включает в себя поддержание актуальной информации о каждом сотруднике, его карьерном росте, обучении и профессиональном развитии  

Ведение кадрового делопроизводства обязательно для любой компании вне зависимости от организационно-правовой формы.

Организация кадрового делопроизводства

1. Определите ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Определите, кто в организации будет заниматься кадровым документооборотом и отвечать за него.

Чтобы утвердить полномочия ответственных, оформите приказы об их назначении. Можно разделить обязанности кадровиков в зависимости от конкретного функционала. Например, ответственного за воинский учет, хранение документов, ведение трудовых книжек, охрану труда и т. п.

Ситуация

Есть ли нормы труда для кадровика 

«У нас частная компания с численностью штата порядка 200 человек. На все предприятие – один инспектор по кадрам. Текучесть кадров – высокая, объем работы – колоссальный. Директор отказывается увеличивать штат и брать еще одного специалиста по кадрам. Существуют ли какие-то нормы нагрузки на 1 кадровика? Какую численность штата он должен обслуживать?»

– Действующее законодательство не устанавливает нормативы численности специалистов по кадрам. Работодатели вправе решать этот вопрос самостоятельно. Конечно, здесь нужен разумный подход с учетом специфики организации.

Существенно увеличивают нагрузку кадровика:

• производственная деятельность предприятия;
• рабочие места с вредными условиями труда, где необходимы медосмотры;
• регулярное обучение и аттестация персонала;
• воинский учет;
• сдача отчетов в органы по труду и статистики и т. д.

Слишком высокая нагрузка на специалиста кадровой службы порождает риск ошибок и упущений в его работе. А это в свою очередь может повлечь за собой несоблюдение отдельных требований трудового законодательства, нарекания от контролирующих органов и административные штрафы. Еще один риск заключается в «человеческом факторе»: кадровик, как и остальные работники, может уйти на больничный, в отпуск, уехать в командировку и т. п. Но кадровую работу в связи с этим никто не отменяет. В этот период может понадобиться оформить какую-либо кадровую процедуру – срочно принять или уволить работника и т. п. В такой ситуации зачастую возникают трудности с заменой кадровика тем специалистом, который сможет грамотно все оформить, в том числе в ЕНСТ.

Что делать кадровику, которого перегрузили работой

1. Если вы сообщаете руководителю о перегрузке, нехватке времени, других проблемах и связанных с ними рисках, делайте это в письменной форме. Например, в докладной записке. Нелишним будет обратиться в профсоюзный комитет или иной представительный орган работников, если он есть на предприятии. Если в будущем встанет вопрос о вашем профессиональном несоответствии, у вас будут доказательства того, что вы не справляетесь с работой не по своей вине, а по объективным причинам.

2. Инициируйте нормирование вашего труда в качестве специалиста по кадрам. Для этого сделайте примерный расчет временных затрат на каждую кадровую процедуру. Полученные результаты покажут, сколько задач выполняет кадровик и сколько времени на них уходит.

Глава 16 Трудового кодекса посвящена нормированию труда.

Напоминаем

Нормирование труда – это установление уравновешенных соотношений между результатами труда и мерой его оплаты. Они позволяют в условиях данного производства:

• определить максимально допустимое количество времени для выполнения конкретной работы или операции;
• определить оптимальное соотношение между численностью работников различных категорий (групп) и количеством оборудования .

Статья 273 ТК определяет виды норм труда: нормы времени, выработки, обслуживания, численности работников и т. д. В частности, дается понятие нормы обслуживания. Это установленное количество единиц оборудования, площадей территорий и объектов оказания услуг, которое должно обслуживаться одним работником или группой работников соответствующей численности и квалификации при определенных организационно-технических условиях в течение смены. Разработку норм труда осуществляет работодатель на основе анализа затрат труда на выполнение работниками трудовых функций в конкретных организационно-технологических условиях труда . Введение, замена и пересмотр норм труда определяются в коллективном договоре, а при его отсутствии осуществляются работодателем по согласованию с профсоюзным комитетом или иным представительным органом работников.

Как посчитать нагрузку кадровика

Выполните хронометраж: в течение минимум месяца, а лучше – 2–3 месяцев, чтобы учесть естественные колебания нагрузки. Посчитайте, какие виды работы вы выполняете в течение рабочего дня и сколько времени уходит в среднем на 1 кадровую процедуру.

Например, при приеме на работу на ознакомление работника с локальными нормативными актами уходит 10 минут, на составление трудового договора – 15 минут, на регистрацию сотрудника в ЕНСТ на my.mehnat.uz – 10 минут, заполнение личной карточки Т-2 – 20 минут, ознакомление работника с трудовым договором, приказом и Т-2 – 10 минут. Полученные результаты сложите и получите общее количество времени, потраченного на процедуру приема 1 сотрудника. Затем определите примерное количество таких процессов за месяц и умножьте на время их выполнения.

Пример

• Общее время, необходимое для оформления приема 1 нового сотрудника, – 120 минут;
• Среднее количество таких процедур в месяц – 15;
• Итого: 120 × 15 = 1 800 минут (или 30 часов, или 3,75 рабочих дня).

И так придется просчитать все кадровые процедуры: увольнение, переводы, оформление больничных, заполнение табеля учета рабочего времени и т. д. Дело трудоемкое, но оно того стоит, поскольку позволит наглядно – на языке цифр – показать работодателю ваш рабочий процесс и отсечь вопросы нерадивости, низкой профессиональной компетентности и т. п. В последующем после введения норм труда работодатель обязан создавать все необходимые условия для их выполнения, в частности обеспечить технической и другой необходимой для работы документацией, оборудованием, техсредствами .

2. Изучите учредительные документы и локальные акты организации

Локальные акты – это внутренние документы организации, которые регламентируют отдельные вопросы рабочего процесса и трудовых взаимоотношений у конкретного работодателя (положения, инструкции, правила, графики и т. п.).

Действие локальных актов распространяется на весь персонал организации или на отдельные категории работников, например, несовершеннолетних, лиц с инвалидностью и др., и позволяют:

• решать вопросы, не урегулированные напрямую ТК и другими актами законодательства;
• конкретизировать положения трудового законодательства;
• устанавливать для работников дополнительные трудовые права и гарантии по сравнению с законодательством.

Также есть перечень локальных нормативных актов, обязательных для всех работодателей:

• Положение о персональных данных ;
• Локальные акты и инструкции по охране труда ;
• График отпусков
• Штатное расписание – для бюджетных организаций.

При этом есть локальные акты, которые не являются обязательными, однако они необходимы для четкой организации трудовой деятельности работников организации. К таким локальным актам относят:

• коллективный договор
• правила внутреннего трудового распорядка;
• акты, устанавливающие системы оплаты труда – Положение об оплате и стимулировании труда;
• акты, регулирующие нормы этики и служебного поведения – Положение о дресс-коде, Правила поведения в офисе, Кодекс этики и служебного поведения и пр;
• акты, регулирующие обязанности о неразглашении коммерческой тайны – Положение о коммерческой тайне и конфиденциальной информации;
• акты регулирующие нахождение работников в командировках – Положение о командировках;
• акты регулирующие порядок конкурсного отбора при приеме на работу, аттестации работников и пр.

Локальные акты принимают с учетом мнения профкома . В случае если в организации отсутствует профком, работодатель вправе самостоятельно утвердить локальные акты, но с соблюдением необходимых процедур. Подробнее о том, как принимать локальные акты, если в организации нет профкома, узнайте в публикации.

3. Составьте список обязательных документов

Штатное расписание и штатная расстановка.

Штатное расписание – один из первых документов, напрямую связанных с трудовой функцией кадровика. Однако трудовое законодательство не требует от внебюджетных организаций оформлять штатное расписание. Наличие штатного расписания в бюджетных организациях – обязательно. Это предусмотрено Положением о порядке составления, утверждения и регистрации смет расходов и штатных расписаний бюджетных организаций, и получателей бюджетных средств .

Подробнее о том, в какой форме составить штатное расписание, смотрите в рекомендации

4. Подготовьте шаблон трудового договора

Трудовой договор выступает одним из первостепенных документов организации в сфере регулирования рабочих отношений. Необходимо разработать образец типовой формы, которая в дальнейшем будет использоваться при найме в компанию новых сотрудников.

В ТК установлен перечень обязательных условий и необходимых реквизитов, которые должны быть в трудовом договоре  . Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо условия или реквизиты из числа предусмотренных – это не будет основанием, чтобы признать трудовой договор недействительным.

5. Заведите регистрационные журналы

В кадровом делопроизводстве регистрируйте:

• все виды приказов по личному составу;
• уведомления работников – особенно те, которые связаны с изменениями условий трудового договора;
• трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
• личные дела работников;
• трудовые книжки работников;
• справки, выдаваемые кадровой службой – о стаже работы, о занимаемых должностях, о периоде работы и др.;
• протоколы заседаний конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избранию на должность;
• командировочные удостоверения

Существует общее правило: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу регистрируют отдельно. При этом приказы по личному составу имеют разные сроки хранения. Так, риказы о приеме, переводах, увольнении хранятся 75 лет. Приказы об отпусках, командировках, взысканиях – 5 лет. Поэтому даже при небольшом количестве приказов по личному составу регистрироваться они должныв разных журналах.

Кроме того, законодательно установлено, что в организации в обязательном порядке должны вестись регистрация и учет несчастных случаев на производстве, инструкций по охране труда, по воинскому учету.

6. Обеспечьте надежное хранение кадровых документов

Законодательство устанавливает жесткие требования к хранению документов и их конфиденциальности. Работодатель обязан обеспечить условия для организации надежного архива. Кроме того, законом установлены различные сроки хранения для разных видов документов, которые должна соблюдать каждая организация.

Срок хранения документов указан в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций Республики Узбекистан. Типовой перечень управленческих документов разработан и утвержден Агентством «Узархив» в 2011 году. Это – не официальный документ (он не зарегистрирован в Минюсте). Тем не менее специалисты Центрального госархива считают, что соблюдение сроков хранения, указанных в Типовом перечне, обязательно для всех организаций независимо от формы собственности

Документы по срокам хранения разделяют на временные (от 1 года до 5 лет), долговременного хранения – свыше 10 лет, и постоянного хранения .

Завершенные дела постоянного и долговременного срока хранения, сначала храните в архиве кадровой службы в течение двух лет. Затем сдавайте в ведомственный архив .

Таблица

Примерные сроки хранения основных кадровых документов

7. Спланируйте работу с ключевыми документами

Подготовьте календарь, в котором будут прописаны важные даты для кадрового учета. Это необходимо для того, чтобы своевременно сдавать необходимые отчеты, и вносить данные в ЕНСТ, вовремя составлять график отпусков, актуализировать документы и осуществлять иную кадровую деятельность.

Основные ошибки в ведении кадрового делопроизводства

Неточности, неверное трактование и невыполнение требований, в том числе неумышленные, могут повлечь за собой административную ответственность и соответствующее наказание сотрудника и руководства компании. 

1. Ошибки при работе с личными делами сотрудников

Личные дела работников открываются с момента принятия них а должность и закрываются после прекращения трудового договора.

Корректное формирование личных дел работников позволяет обеспечить быстрый доступ к документации и лучшую ее сохранность.

При ведении документов чаще всего допускаются следующие ошибки:

• отсутствие документов в личном деле, трудовых договоров, медсправок, документов об образовании (если для выполнения работы требуется соответствующая квалификация);
• включение в дело документов, которые в нем не должны быть; 
• передача личных дел сторонним организациям и лицам. 

Следует иметь в виду, что хранение в личных делах копий личных документов работников может явиться основанием для привлечения работодателя к административной ответственности за нарушение законодательства о персональных данных. Должностное лицо могут оштрафовать в размере 50 БРВ .

Подробнее о том, как вести личные дела работников читайте в рекомендации.

2. Ошибки при заключении трудового договора

Ошибки, которые допускаются при оформлении трудового договора, в ходе разрешения конфликтов могут привести к нежелательным для организации последствиям.

Возможные ошибки при заключении трудового договора:

• заключение трудового договора в одном экземпляре;
• отсутствие номера и даты регистрации трудового договора; 
• отсутствие подписей в трудовом договоре; 
• отсутствие подписи работника о получении экземпляра трудового договора на экземпляре работодателя; 
• отсутствие прописанных обязательных условий, сведений и реквизитов; 
• отсутствие условий приема на работу с испытательным сроком, при его наличии;
• отсутствие конкретной величины заработной платы; 
• отсутствие установленного режима работы и отпуска, если режим работы отличается от установленного в ПВТР. 

3. Ошибки при ведении трудовых книжек сотрудников

Большая часть ошибок в кадровом учете возникает при ведении трудовых книжек. Наиболее часто встречающиеся:

1. не назначение лица, которое отвечает за ведение и оформление трудовых книжек сотрудников и ведения сведений о трудовой деятельности в ЕНСТ;
2. отсутствие книги учета движения трудовых книжек; 
3. неполное название работодателя; 
4. неправильная нумерация при ведении записей в бумажной трудовой книжке; 
5. отсутствие записи о переводе; 
6. отказ в оформлении трудовых книжек студентам, которые учатся и работают;
7. неверное или некорректное внесение сведений о работе; 
8. ведение книги учета трудовых книжек ненадлежащим образом; 
9. не заполнение раздела сведений о сотруднике; 
10. отсутствие подписи работника при приеме трудовой книжки в книге регистрации трудовых книжек; 
11. отсутствие подписи при получении трудовой книжки при прекращении трудового договора – при выдаче работнику трудовой книжки в связи с прекращением трудовых отношений, он должен проверить все записи, внесенные работодателем и расписаться в книге регистрации трудовых книжек; 
12. отправка уволенному работнику трудовой книжки по почте без письменного заявления сотрудника с такой просьбой. 

Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности в ЕНСТ – это основные документы сотрудника, которые отражают его трудовой стаж в течение всей жизни. Необходимо свести к минимуму любые нарушения, возможные при их оформлении.  Подробнее о том, как вести трудовую книжку, читайте в рекомендации.

Кадровое делопроизводство в электронном формате

Электронный документооборот удобен в первую очередь экономией времени и снижением затрат на ручную обработку документов. Однако, для кадрового документооборота есть особые требования, которые необходимо учесть.

Кадровый аудит

Аудит кадрового делопроизводства (аудит кадров), из смыслового значения – это комплексный анализ кадровой документации и проверка её соответствия требованиям законодательства Республики Узбекистан и внутренних нормативных актов, устанавливающих порядок ведения кадрового делопроизводства.

Правильная организация деятельности отдела кадров является делом важным и безотлагательным, однако не все руководители уделяют на это особое внимание.

Кадровый аудит предусматривает профессиональные услуги по тщательной проверке и доскональному анализу кадровой документации. В процессе выполнения аудита кадровых документов производится полная проверка правильности оформления кадровой документации и её соответствия всем актуальным требованиям законодательства и нормативных актов локального характера. Аудит кадровой работы позволяет получить объективную информацию о состоянии кадрового делопроизводства и выявить потенциальные риски ведения кадровой работы.

Кадровый аудит организации – это эффективное средство для решения многочисленных проблем, неизбежно возникающих в процессе финансово-хозяйственной деятельности и, как правило такой аудит проводится в процессе аудита всей финансово-хозяйственной деятельности.

Важнейшие цели кадрового аудита:

• Определение тактических и стратегических задач кадровой политики.
• Оценка фактического состояния кадровой документации и правильности ведения кадрового делопроизводства.
• Определение эффективности и результативности отдельных направлений в сфере управления персоналом организации.
• Оценка степени личного участия в управлении кадрами и эффективности работы кадровой службы.
• Определение возможностей и последовательности реализации практических мероприятий по комплексному развитию и дальнейшему совершенствованию системы управления персоналом (аудит кадрового потенциала).

Кадровый аудит на производстве позволяет значительно минимизировать негативные последствия нарушений трудового законодательства, которые могут серьезно осложнить положение дел в организации, привести к негативным последствиям.

Ситуация

Как действовать кадровику, если работодатель отказывается устранять нарушения

Новый кадровик, приступив к работе в организации, изучил состояние кадровой документации и сразу обнаружил ряд грубых нарушений, касающихся, в частности, вопроса предоставления отпусков». Оказалось, что работники несколько лет подряд не уходили в ежегодный трудовой отпуск. Кадровик сообщила об этом работодателю в устной форме, но руководитель ответил, что не считает это нарушением и никаких мер предпринимать не собирается. Как в такой ситуации поступить специалисту по кадрам? Можно ли официально зафиксировать выявленные недостатки и каким образом их оформить?

В данном случае действия кадровика будут правильными, если он не ограничится только лишь устным обращением, а составит письменный рапорт или служебную записку. Это позволит зафиксировать факт обнаруженных нарушений.

Напоминаем

Работодатель обязан предоставить работнику отпуск в течение рабочего года. За непредоставление работникам ежегодных отпусков должностное лицо работодателя может быть оштрафовано на сумму от 5 до 10 БРВ.

Кадровик, как должностное лицо, ответственен за ведение кадровой документации, но не за принятие управленческих решений. Поэтому верным решением будет зафиксировать нарушения и официально уведомить руководителя.

Это может быть рапорт или служебная записка на имя руководителя. В документе необходимо:

• перечислить выявленные нарушения с отсылкой к конкретным статьям ТК;
• указать возможные последствия (административная ответственность, жалобы работников, споры в суде);
• предложить пути устранения (разработка графика отпусков, предоставление накопленных отпусков по очередности, издание приказов о предоставлении отпусков).

Письменное обращение кадровика будет профессионально выверенным шагом: с одной стороны, кадровик выполнит свои обязанности по соблюдению трудового законодательства, а с другой – обезопасит себя от возможных претензий со стороны контролирующих органов в случае проверки. В дальнейшем, если работодатель все-таки проигнорирует письменное предупреждение, кадровик имеет право ссылаться на свой рапорт как на доказательство добросовестного выполнения своих обязанностей.

Совет

Если руководитель в итоге будет оштрафован за непредоставление отпусков, это не освободит его от обязанности исправить ситуацию. Оставить все без изменений и продолжать не предоставлять отпуска работникам – недопустимо. В противном случае при повторном выявлении нарушений штраф может составить уже от 10 до 15 БРВ.

Проведение кадрового аудита

Кадровый аудит персонала предприятия или организации направлен на выявление потенциальных рисков, нахождение возможных нарушений трудового законодательства и разработку детальных предложений по приведению кадровой документации в точное соответствие с требованиями законодательства и положениями локальных нормативных актов.

Аудит кадровой службы эффективен в следующих случаях:

• При изменениях в составе руководства компании или при смене собственника.
• При увольнении или переходе на другую работу сотрудника отдела кадров.
• Для подготовки к плановой или внеплановой проверке контролирующих органов.
• При оформлении кадровых документов для передачи на архивное хранение.
• При существенных изменениях в сфере законодательства, регламентирующего трудовые отношения.

Кадровый аудит предприятия должен включать:

• Проверку наличия и правильности оформления кадровой документации общего характера.
• Проверку трудовых договоров на предмет их соответствия законодательству.
• Анализ нормативных локальных актов с проверкой их соответствия требованиям трудового законодательства.
• Проверка правильности оформления личной кадровой документации и документов, связанных с перемещением или увольнением сотрудников: трудовых книжек, приказов, распоряжений.
• Проверка организации работы в Единой национальной системе труда (ЕНСТ).
• Проверка состояния воинского учета на предприятии (Как вести воинский учет работников).
• Проверка предоставления работникам ежегодных отпусков, в том числе и соблюдения графика отпусков.
• Проверка предоставления работникам льгот согласно законодательству и внутренним локальным актам предприятия.
• Проверка соблюдения правил хранения и архивации кадровой документации.
• Внесение предложений и практических рекомендаций по исправлению и доработке кадровой документации, в которой обнаружены ошибки и несоответствия.

Своевременное проведение кадрового аудита позволяет решать многочисленные задачи в сфере управления персоналом:

• Получить реальное представление о положении дел с кадровым документооборотом и состоянием кадровых документов.
• Выявить все случаи нарушений трудового законодательства с детальным описанием потенциальных рисков для должностных лиц и ответственностью за перечисленные нарушения.
• Привести в соответствие кадровую документацию, в которой при проведении аудита кадровых процессов обнаружены существенные нарушения трудового законодательства; устранить ошибки и недочеты при оформлении и ведении кадровых документов.

Как пошагово провести кадровый аудит

Приведем примерный алгоритм проведения кадрового аудита.

1. Составить программу и план-график аудита. Это значит выбрать цель, например, подготовка к проверке ГИТ; обозначить объекты и предмет проверки – что именно и в каких подразделениях вы будете проверять, в какие сроки; назначить экспертов. Издайте соответствующий приказ или распоряжение о проведении аудита.
2. Составить чек-листы для экспертов. Это примерный перечень вопросов, на которые нужно ответить при аудите. Каждый эксперт оформляет их по-разному. Кому-то достаточно списка документов, которые он будет проверять. А кто-то подробно формулирует подробные вопросы.
3. Проверить наличие в компании обязательных документов.
4.  Проверить соответствие содержания документов компании актуальным требованиям трудового законодательства. Обязательно фиксируйте все нарушения, которые найдете, при помощи фото, видео, ксерокопий или простых записей. Это называется «свидетельства аудита». Они помогают подтвердить наличие нарушений и правильно составить отчет.
5. Проверить ведение кадрового учета в структурных подразделениях. На этапах 3 и 4 вы анализируете документацию. Это можно сделать и без встреч с исполнителями. На этом этапе вы посещаете отделы и службы, чтобы опросить работников, выявить конкретные «пробелы».
6. Составить отчет об аудите. Это итоговый документ, который вы представите руководству, и на основе которого будете планировать дальнейшие действия.

По всем выявленным в ходе проверки нарушениям надо составить план мероприятий по их устранению и предотвращению. Наверное, вам встречались требования о проведении коррекции, корректирующих и предупреждающих действий. Рассказываем, что это такое.

Коррекция – исправление конкретной ошибки. Например, переделка неверно составленного графика отпусков.

Корректирующее действие – мера по устранению причины нарушения. Например, график отпусков составлен неверно, потому что кадровик не знает всех нюансов. В этом случае запланируйте дополнительный инструктаж или обучение работника, чтобы он больше не допускал ошибок.

Предупреждающее действие – мероприятие по профилактике нарушений. Например, вы издаете инструкцию по составлению графика отпусков, где прописываете все нюансы. И тогда вновь принятый кадровик уже не будет совершать нарушений из-за незнания требований.

Какие ошибки можно выявить при аудите кадровых документов

Приведем примерный список нарушений, которые выявляют, когда проводят аудит кадровой документации:

• в трудовых договорах отсутствуют обязательные условия;
• не датируются документы и подписи об ознакомлении, из-за чего нельзя оценить сроки;
• отсутствуют подписи работников в ознакомлении с кадровыми документами (локальными актами, приказами и пр.);
• неправильно ведется учет рабочего времени;
• отсутствуют обязательные и рекомендуемые документы (Правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, график сменности, инструкция по охране труда);
• работники допущены до работы без инструктажа, медосмотра, обучения и проверки знаний по охране труда.
• на предприятии не ведется воинский учет.